Mô hình hybrid working đang là xu hướng mới trong thế giới làm việc. Tuy nhiên, việc chuyển đổi sang mô hình này không hề dễ dàng. Các doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều thách thức như: sự bất đồng trong giao tiếp, quản lý thời gian linh hoạt và duy trì sự gắn kết trong đội ngũ. Những vấn đề này có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu quả công việc và tinh thần của nhân viên. Bài viết sẽ giúp bạn tìm hiểu sâu hơn về những khó khăn này và đưa ra các giải pháp hiệu quả.
1. Sự bất đồng trong giao tiếp giữa các nhóm
Giao tiếp hiệu quả là một yếu tố sống còn trong bất kỳ môi trường làm việc nào. Khi doanh nghiệp chuyển sang mô hình hybrid working, việc duy trì giao tiếp thông suốt giữa các nhóm làm việc tại văn phòng và từ xa trở thành một thách thức lớn. Sự khác biệt trong cách thức giao tiếp giữa các nhóm này có thể dẫn đến những bất đồng, hiểu lầm và thậm chí là xung đột.
1.1. Giao tiếp trực tiếp và giao tiếp trực tuyến
Trong mô hình làm việc truyền thống, giao tiếp trực tiếp thường được ưu tiên hơn. Nhân viên có thể trao đổi nhanh chóng khi gặp nhau ở hành lang, trong thang máy, hoặc thậm chí là qua bàn làm việc của đồng nghiệp. Những cuộc thảo luận trực tiếp này thường không chỉ nhanh chóng mà còn hiệu quả, vì có thể giải quyết ngay các vấn đề nảy sinh.
Tuy nhiên, trong mô hình hybrid working, điều này lại trở thành một hạn chế lớn đối với những nhân viên làm việc từ xa. Họ thường cảm thấy bị bỏ lại phía sau vì không thể tham gia vào những cuộc thảo luận ngẫu hứng này. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến việc truyền đạt thông tin mà còn làm giảm hiệu quả công việc của nhóm làm việc từ xa.
Mô hình hybrid working khiến cho nhân viên gặp không ít khó khăn trong giao tiếp
Một vấn đề khác là trong các cuộc họp kết hợp giữa nhân viên tại văn phòng và nhân viên từ xa, nhóm làm việc từ xa thường gặp khó khăn trong việc thể hiện quan điểm của mình. Các yếu tố như chất lượng đường truyền, tiếng nói nhỏ hoặc thiếu sự hiện diện vật lý khiến ý kiến của họ ít được chú ý hoặc đánh giá cao. Hậu quả là, họ có thể cảm thấy bị cô lập và không được coi trọng, dẫn đến sự mất động lực và cam kết trong công việc.
1.2. Hãy tạo môi trường giao tiếp công bằng khi áp dụng mô hình hybrid working
Để khắc phục tình trạng này, doanh nghiệp cần tạo ra một môi trường giao tiếp công bằng cho cả hai nhóm. Một giải pháp hiệu quả là khuyến khích tất cả nhân viên, dù làm việc tại văn phòng hay từ xa, sử dụng các kênh giao tiếp số hóa để mọi thông tin đều được chia sẻ và cập nhật kịp thời. Các công cụ như email, chat nhóm, hoặc các nền tảng quản lý dự án trực tuyến sẽ giúp đảm bảo rằng không ai bị bỏ lỡ thông tin quan trọng.
Ngoài ra, trong các cuộc họp trực tuyến, doanh nghiệp nên yêu cầu tất cả nhân viên, bao gồm cả những người tại văn phòng, tham gia cuộc họp từ máy tính cá nhân của họ. Điều này giúp đảm bảo rằng tất cả mọi người đều có cơ hội lắng nghe và chia sẻ ý kiến một cách bình đẳng. Lãnh đạo và quản lý cần phải dành thời gian để quan tâm và lắng nghe cả hai nhóm một cách công bằng. Chẳng hạn, nếu có buổi gặp mặt trực tiếp với nhóm làm việc tại văn phòng, họ cũng nên dành thời gian tương tự để gặp gỡ và trao đổi với nhóm làm việc từ xa qua các công cụ trực tuyến.
Một cách khác để đảm bảo giao tiếp hiệu quả là xây dựng các quy trình rõ ràng về việc chia sẻ thông tin và ra quyết định. Doanh nghiệp cần thiết lập các quy tắc chung về cách thức thông báo, thời gian phản hồi, và các bước tiếp theo trong quy trình làm việc. Điều này không chỉ giúp tránh hiểu lầm mà còn tăng cường sự minh bạch và tin cậy giữa các thành viên trong nhóm.
>>> Xem thêm: Cách doanh nghiệp hàng đầu xây dựng môi trường làm việc lý tưởng
2. Mô hình hybrid working giúp linh hoạt trong thời gian làm việc
Một trong những lợi thế lớn nhất của mô hình làm việc kết hợp là tính linh hoạt. Tuy nhiên, nếu không được quản lý đúng cách, sự linh hoạt này có thể trở thành một con dao hai lưỡi. Việc áp dụng lịch làm việc cứng nhắc có thể gây ra những khó khăn và thách thức lớn cho nhân viên, đặc biệt là khi họ phải cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân.
2.1. Khó khăn của mô hình làm việc truyền thống
Trong mô hình làm việc truyền thống, thời gian làm việc thường được ấn định từ 9 giờ sáng đến 5 giờ chiều, năm ngày mỗi tuần. Mặc dù khung giờ này đã trở thành tiêu chuẩn trong nhiều thập kỷ, nhưng nó không còn phù hợp với nhu cầu và thói quen của nhiều nhân viên trong thế giới hiện đại. Đặc biệt, đối với những người phải chăm sóc con nhỏ, người già, hoặc những người có vấn đề về sức khỏe, việc tuân thủ nghiêm ngặt thời gian làm việc cố định có thể gây ra nhiều khó khăn.
Ví dụ, một nhân viên có con nhỏ có thể phải sắp xếp thời gian để đưa đón con đi học hoặc chăm sóc con khi con ốm. Hoặc một nhân viên khác có thể phải đi khám bệnh định kỳ hoặc tham gia các buổi trị liệu sức khỏe. Những yêu cầu cá nhân này có thể khiến việc đến văn phòng vào đúng giờ trở nên bất khả thi. Trong những trường hợp này, việc yêu cầu họ tuân thủ lịch làm việc truyền thống có thể dẫn đến căng thẳng, giảm hiệu suất làm việc, và thậm chí là mất đi động lực làm việc.
>>> Xem thêm: Cách Google xây dựng văn hóa đổi mới và sáng tạo
2.2. Giải pháp linh hoạt thời gian
Để giải quyết vấn đề này, doanh nghiệp cần áp dụng một phương pháp linh hoạt hơn về thời gian làm việc. Thay vì yêu cầu nhân viên làm việc theo khung giờ cố định, doanh nghiệp có thể cho phép họ tự điều chỉnh thời gian làm việc sao cho phù hợp với lịch trình cá nhân, miễn là đảm bảo được hiệu quả công việc và không ảnh hưởng đến đồng nghiệp hoặc khách hàng.
Doanh nghiệp có thể cho phép nhân viên làm việc linh hoạt thời gian
Một trong những cách để thực hiện điều này là áp dụng các khung giờ làm việc linh hoạt, nơi nhân viên có thể chọn bắt đầu và kết thúc ngày làm việc của mình trong một khoảng thời gian nhất định. Ví dụ, thay vì yêu cầu tất cả nhân viên phải làm việc từ 9 giờ sáng đến 5 giờ chiều, doanh nghiệp có thể cho phép họ bắt đầu làm việc từ 7 giờ sáng và kết thúc vào 3 giờ chiều, hoặc bắt đầu từ 10 giờ sáng và kết thúc vào 6 giờ chiều.
Bên cạnh đó, các cuộc họp nhóm chung cần được xem là “cột mốc” để mọi người tuân thủ, giúp đồng bộ thời gian làm việc giữa các thành viên trong nhóm. Những khoảng thời gian còn lại có thể được linh hoạt sắp xếp sao cho phù hợp với lịch trình cá nhân của mỗi người. Điều này không chỉ giúp nhân viên cảm thấy thoải mái hơn mà còn tăng cường sự cam kết và hài lòng với công việc.
3. Xây dựng sự gắn kết trong môi trường làm việc kết hợp
Mối quan hệ giữa các đồng nghiệp và sự gắn kết trong đội nhóm là một yếu tố quan trọng góp phần vào sự thành công của bất kỳ tổ chức nào. Tuy nhiên, khi áp dụng mô hình làm việc kết hợp, sự gắn kết này có thể dễ dàng bị xói mòn nếu không được chú trọng đúng mức.
3.1. Gắn kết đội nhóm tại văn phòng và từ xa
Trong môi trường làm việc kết hợp, sự gắn kết giữa các nhóm làm việc tại văn phòng và từ xa có thể gặp nhiều khó khăn. Những nhân viên làm việc tại văn phòng thường có nhiều cơ hội để tương tác trực tiếp, từ đó dễ dàng xây dựng mối quan hệ gần gũi và khăng khít hơn với đồng nghiệp. Ngược lại, những nhân viên làm việc từ xa có thể cảm thấy bị cô lập, thiếu kết nối với đội nhóm và thậm chí là bị “bỏ quên” trong các hoạt động chung.
Với mô hình hybrid working nhân viên làm việc từ xa có thể cảm thấy bị cô lập
Sự thiếu gắn kết này không chỉ ảnh hưởng đến tinh thần làm việc của nhân viên mà còn có thể dẫn đến việc thiếu sự phối hợp nhịp nhàng trong công việc. Khi các thành viên trong đội nhóm không cảm thấy gắn kết, họ có xu hướng làm việc độc lập hơn, ít chia sẻ thông tin và kinh nghiệm, dẫn đến việc công việc trở nên phân tán và kém hiệu quả.
>>> Xem thêm: Làm sao để Work-From-Home tập trung và hiệu quả?
3.2. Các hoạt động kết nối và tạo dựng mối quan hệ
Để xây dựng và duy trì sự gắn kết trong môi trường làm việc kết hợp, doanh nghiệp cần tổ chức nhiều hoạt động kết nối giữa các thành viên trong đội nhóm. Những hoạt động này có thể bao gồm các buổi teambuilding, các buổi gặp gỡ trực tiếp, hoặc thậm chí là những buổi ăn tối, dã ngoại ngoài giờ làm việc. Những hoạt động này không chỉ giúp tăng cường mối quan hệ giữa các thành viên mà còn tạo ra một không gian để mọi người chia sẻ, học hỏi lẫn nhau.
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên khuyến khích các nhóm làm việc kết hợp gặp gỡ nhau trực tiếp tại văn phòng trong một số dịp đặc biệt. Những buổi gặp gỡ này không chỉ giúp xây dựng mối quan hệ cá nhân mà còn tạo điều kiện để các thành viên trong nhóm hiểu rõ hơn về phong cách làm việc của nhau, từ đó cải thiện sự phối hợp và hiệu quả công việc.
MGE: Hệ thống quản lý nội bộ hiệu quả
Việc tìm kiếm một giải pháp toàn diện để nâng cao hiệu quả làm việc và duy trì sự gắn kết trong đội ngũ là điều vô cùng cần thiết. Tại đây, MGE chính là câu trả lời mà bạn đang tìm kiếm.
MGE là một hệ thống được thiết kế đặc biệt để hỗ trợ các doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi sang mô hình làm việc kết hợp. Với các tính năng nổi bật như kết nối mọi thành viên, truyền thông minh bạch, xây dựng văn hóa học tập và chia sẻ kiến thức, MGE cung cấp một nền tảng vững chắc để giải quyết những thách thức mà chúng ta đã đề cập ở trên.
Bằng cách tận dụng các tính năng ưu việt của MGE, doanh nghiệp có thể dễ dàng vượt qua những thách thức trong quá trình chuyển đổi sang mô hình làm việc kết hợp, xây dựng một môi trường làm việc hiệu quả và linh hoạt, đồng thời tăng cường sự hài lòng và năng suất của nhân viên.
Kết luận
Chuyển đổi sang mô hình hybrid working là một quá trình đầy thách thức, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và quản lý tinh tế từ phía doanh nghiệp. Việc giải quyết các vấn đề liên quan đến giao tiếp, linh hoạt về thời gian và sự gắn kết trong đội nhóm không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì hiệu quả công việc mà còn tăng cường sự hài lòng và cam kết của nhân viên. Với những giải pháp phù hợp, mô hình làm việc kết hợp sẽ không chỉ là một xu hướng mà còn là một yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp phát triển bền vững trong tương lai.
>>>Xem thêm: Bí quyết nâng cao trải nghiệm nhân viên và hoạt động gắn kết với MGE
