Xóa tan nỗi lo về phản hồi góp ý: Gợi ý các cách góp ý hữu hiệu trong giao tiếp nội bộ

Giao tiếp nội bộ hiệu quả là chìa khóa then chốt cho sự thành công của bất kỳ tổ chức nào. Trong đó, phản hồi góp ý đóng vai trò quan trọng, giúp nhân viên nhận biết điểm mạnh, điểm yếu và cải thiện hiệu suất làm việc. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách đưa ra phản hồi một cách khéo léo và mang tính xây dựng. Bài viết này sẽ khám phá những sai lầm phổ biến trong việc phản hồi góp ý và cung cấp 20 ví dụ thực tế để giúp bạn trở thành một người giao tiếp hiệu quả.

1. Những sai lầm phổ biến khiến việc phản hồi góp ý trong giao tiếp nội bộ kém hiệu quả

1.1 Phản hồi không cụ thể

Những lời nhận xét mơ hồ như “tốt lắm” hoặc “cần cải thiện” không mang lại giá trị cụ thể cho người nhận. Nhân viên sẽ không hiểu rõ họ đã làm tốt ở điểm nào và cần cải thiện ra sao. Hãy đưa ra những ví dụ cụ thể và minh họa chi tiết để người nhận hiểu rõ vấn đề và có hướng giải quyết cụ thể.

1.2 Phản hồi mang tính công kích cá nhân

Việc tập trung vào những khía cạnh đời sống cá nhân của người nhận thay vì hành vi và kết quả công việc có thể gây tổn thương và giảm động lực làm việc của họ. Tránh sử dụng những từ ngữ mang tính xúc phạm hoặc chỉ trích trong giao tiếp nội bộ. Thay vào đó, hãy tập trung vào hành vi cụ thể cần thay đổi và đưa ra những gợi ý để cải thiện.

1.3 Phản hồi quá muộn hoặc không kịp thời

Tính kịp thời của phản hồi góp ý là rất quan trọng. Phản hồi càng sớm càng tốt sau khi sự việc xảy ra để người nhận còn nhớ rõ tình huống và có thể rút kinh nghiệm một cách hiệu quả. Phản hồi chậm trễ có thể làm giảm giá trị của thông tin phản hồi và gây khó khăn cho việc cải thiện.

1.4 Phản hồi chỉ tập trung vào mặt tiêu cực

Mặc dù việc chỉ ra những điểm cần cải thiện là cần thiết, nhưng đừng quên ghi nhận những thành tích và nỗ lực của người nhận. Bằng cách tập trung vào những điều tích cực, bạn có thể tạo động lực và khuyến khích nhân viên tiếp tục phát triển. Cụ thể, theo nghiên cứu của công ty tư vấn, phân tích dữ liệu Gallup đã đưa ra sự thật thú vị là có đến 80% nhân viên khi nhận lời đóng góp mang tính xây dựng sẽ cảm thấy gắn bó hơn với doanh nghiệp.

1.5 Không lắng nghe và tiếp thu phản hồi

Giao tiếp nội bộ cần có sự trao đổi hai chiều. Vì vậy, nếu đôi bên đều không chịu lắng nghe, bảo thủ giữ nguyên ý kiến cá nhân thì cuộc nói chuyện sẽ đi vào ngõ cụt. Do đó, khi đưa ra phản hồi, hãy tạo một môi trường cởi mở, nơi mọi người cảm thấy thoải mái khi chia sẻ ý kiến và phản hồi của mình. Lắng nghe tích cực những phản hồi đó một cách nghiêm túc và xem xét chúng để cải thiện quá trình giao tiếp và chất lượng công việc.

>>>Xem thêm: Chìa khóa để biến khiển trách thành cơ hội phát triển trong giao tiếp nội bộ

2. Các cách nâng tầm phản hồi góp ý trong giao tiếp nội bộ

Phản hồi góp ý là một phần thiết yếu trong giao tiếp nội bộ, giúp mọi người cùng nhau học hỏi, cải thiện và phát triển. Dưới đây là các cách nâng cao hiệu quả của việc phản hồi góp ý, mỗi cách đều có vai trò quan trọng trong việc xây dựng một môi trường làm việc tích cực và hiệu quả.

2.1 Chuẩn bị kỹ lưỡng

Chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi đưa ra phản hồi góp ý là bước quan trọng đầu tiên để đảm bảo thông điệp của bạn được truyền đạt một cách rõ ràng và hiệu quả. Sự chuẩn bị sẽ giúp bạn tự tin hơn và tránh những hiểu lầm không đáng có. Trong đó, sự chuẩn bị kỹ lưỡng trong giao tiếp nội bộ bao gồm:

• Xác định mục đích rõ ràng: Trước khi phản hồi, hãy xác định rõ ràng bạn muốn đạt được điều gì. Ví dụ, nếu bạn muốn nhân viên cải thiện kỹ năng thuyết trình, hãy nhấn mạnh mục tiêu này ngay từ đầu. Mục đích rõ ràng sẽ giúp bạn tập trung vào vấn đề chính và tránh lan man.
• Lựa chọn thời điểm và địa điểm phù hợp: Tránh góp ý khi người khác đang bận rộn hoặc căng thẳng. Một thời điểm và địa điểm phù hợp sẽ giúp người nhận phản hồi cảm thấy thoải mái và sẵn lòng lắng nghe.
• Chuẩn bị nội dung góp ý một cách cẩn thận: Xác định những điểm cần góp ý, sắp xếp ý tưởng một cách logic và lựa chọn ngôn ngữ phù hợp. Ví dụ, nhà quản lý trước khi gặp nhân viên, có thể ghi lại các điểm chính họ muốn đề cập và sắp xếp theo thứ tự ưu tiên.

2.2 Thể hiện thái độ tích cực

Một thái độ tích cực không chỉ giúp giảm bớt căng thẳng mà còn tạo dựng niềm tin và sự hợp tác từ phía người nhận phản hồi. Điều này đặc biệt quan trọng trong môi trường làm việc, nơi mà sự tôn trọng và thiện chí là nền tảng cho mối quan hệ tốt đẹp.

Thái độ tích cực được biểu hiện dưới nhiều hình thức trong giao tiếp nội bộ như:

• Giữ thái độ tôn trọng và thiện chí: Trong các buổi họp và trò chuyện nơi công sở, việc bắt đầu bằng một nhận xét tích cực sẽ giúp người nhận cảm thấy được ghi nhận và dễ chấp nhận những góp ý sau đó, ví dụ “Tôi rất ấn tượng với cách bạn quản lý dự án lần này, nhưng chúng ta có thể cùng cải thiện một vài điểm để kết quả tốt hơn.”
• Tập trung vào những điểm cần cải thiện thay vì chỉ trích cá nhân: Ví dụ, trong các tình huống nhân viên trễ hạn, thay vì nói “Bạn luôn trễ hạn”, hãy nói “Việc hoàn thành đúng hạn rất quan trọng, chúng ta cần thảo luận về cách cải thiện điều này.” Tập trung vào hành vi thay vì cá nhân giúp tránh cảm giác bị công kích và khuyến khích sự thay đổi tích cực.

2.3 Giao tiếp rõ ràng và súc tích

Giao tiếp rõ ràng và súc tích giúp đảm bảo rằng thông điệp của bạn được hiểu đúng và không gây ra sự hiểu lầm. Đây là một yếu tố quan trọng để phản hồi góp ý đạt được hiệu quả cao nhất. Trong đó, một số lưu ý của giao tiếp rõ ràng gồm:

• Trình bày ý kiến một cách rõ ràng, dễ hiểu: Ví dụ “Trong báo cáo tuần trước, số liệu về doanh số chưa chính xác. Chúng ta cần kiểm tra lại nguồn dữ liệu.” Cách trình bày rõ ràng giúp người nhận dễ dàng nắm bắt vấn đề và biết cách khắc phục.
• Sử dụng ví dụ cụ thể: Ví dụ “Trong cuộc họp hôm qua, phần trình bày của bạn về chiến lược marketing rất chi tiết, nhưng phần dữ liệu hỗ trợ có thể cần thêm một số số liệu từ quý trước để hoàn thiện.” Các định hướng khắc phục cụ thể giúp minh họa rõ hơn cho nhận xét của bạn, đồng thời, dễ dàng cho cả người tiếp nhận góp ý có thể cải thiện thêm.

2.4 Kỹ năng lắng nghe

Lắng nghe là một phần quan trọng của giao tiếp nội bộ hiệu quả. Khi bạn chú tâm lắng nghe, bạn không chỉ thể hiện sự tôn trọng mà còn hiểu rõ hơn về quan điểm và cảm xúc của người khác. Trong đó, những yếu tố cần có của kỹ năng lắng nghe gồm:

• Thể hiện sự quan tâm đến những gì người khác nói: Ví dụ khi nhân viên giải thích lý do gặp khó khăn, hãy lắng nghe và hỏi lại để hiểu rõ hơn: “Bạn có thể giải thích thêm về trở ngại gặp phải không?” Lắng nghe chủ động giúp người góp ý nắm bắt chính xác vấn đề và đưa ra phản hồi phù hợp.
• Tránh ngắt lời hoặc phản ứng tiêu cực: Khi lắng nghe, hãy để người khác nói hết ý và thể hiện sự đồng cảm. Điều này giúp xây dựng môi trường giao tiếp cởi mở và chân thành.

2.5 Tập trung vào hành vi, không phải cá nhân

Khi phản hồi, hãy tập trung vào hành vi cụ thể thay vì cá nhân thực hiện hành vi đó. Điều này giúp tránh làm tổn thương lòng tự trọng của người nhận và khuyến khích họ thay đổi theo hướng tích cực, cụ thể:

• Tránh phán xét cá nhân: Đặt trường hợp, người quản lý muốn góp ý nhân viên cấp dưới cải thiện kỹ năng giao tiếp, thay vì nói “Bạn không có kỹ năng giao tiếp tốt”, hãy nói “Cách bạn truyền đạt thông tin trong cuộc họp hôm nay chưa rõ ràng, chúng ta có thể làm gì để cải thiện?” Tập trung vào hành vi giúp người nhận hiểu rõ vấn đề và có động lực để thay đổi.
• Sử dụng ngôn ngữ xây dựng: Ngôn ngữ xây dựng giúp phản hồi của bạn trở nên tích cực và khích lệ hơn. Ví dụ góp ý mang từ ngữ xây dựng “Tôi nhận thấy bạn có nhiều ý tưởng sáng tạo, chúng ta chỉ cần tìm cách truyền đạt chúng một cách rõ ràng hơn.”

2.6 Đưa ra giải pháp

Không chỉ dừng lại ở việc nêu ra vấn đề, việc đề xuất giải pháp cụ thể trong phản hồi sẽ giúp người nhận thấy được hướng đi và cách thức để cải thiện. Để đưa ra giải pháp, người góp ý cần:

• Đề xuất giải pháp cụ thể: Đơn cử như tình huống lỗi chính tả trong email, người quản lý có thể góp ý nhân viên rằng “Để tránh lỗi tương tự, bạn có thể thử sử dụng phần mềm kiểm tra lỗi chính tả này trước khi gửi email.” Việc đưa ra giải pháp cụ thể cho thấy sự quan tâm và muốn giúp đỡ người tiếp nhận góp ý cải thiện tốt hơn.
• Khuyến khích sự sáng tạo trong giải quyết vấn đề: Ví dụ, trong các buổi họp, việc đưa ra phản hồi góp ý như “Bạn nghĩ sao nếu chúng ta thử áp dụng phương pháp mới này để cải thiện quy trình làm việc?” sẽ giúp tạo ra nhiều giải pháp sáng tạo, hiệu quả.

2.7 Khuyến khích thảo luận

Phản hồi hiệu quả là phản hồi mang tính chất đối thoại hai chiều. Trong đó, việc khuyến khích thảo luận giúp cả hai bên hiểu rõ hơn về vấn đề, cùng nhau tìm ra giải pháp tốt nhất, cụ thể:

• Tạo điều kiện cho người khác chia sẻ quan điểm: Khuấy động cuộc thảo luận nhóm bằng những phản hồi như “Bạn nghĩ sao về đề xuất này?” hoặc “Có giải pháp nào khác bạn thấy khả thi hơn không?” sẽ giúp người khác cảm thấy tự tin và sẵn sàng trao đổi ý kiến nhiều hơn.
• Thảo luận cởi mở và tôn trọng: Hãy khuyến khích thảo luận bằng thái độ lắng nghe chủ động, không ngắt lời và không phán xét. Tôn trọng và sẵn sàng lắng nghe ý kiến khác biệt giúp xây dựng môi trường giao tiếp cởi mở và hợp tác. Ví dụ, câu phản hồi mang tính khuyến khích thảo luận: “Tôi rất hứng thú với ý kiến của bạn về việc cải thiện quy trình làm việc. Chúng ta hãy cùng thảo luận sâu hơn để tìm ra phương án tốt nhất.”

2.8 Thể hiện sự tin tưởng

Thể hiện niềm tin vào khả năng cải thiện của người nhận phản hồi sẽ giúp họ cảm thấy tự tin và có động lực để thay đổi. Sự tin tưởng trong giao tiếp nội bộ được thể hiện thông qua:

• Khuyến khích người tiếp nhận góp ý tiếp tục học hỏi và phát triển: Sự tin tưởng và khích lệ sẽ tạo động lực cho nhân viên nỗ lực hơn. Ví dụ phản hồi mang sự tin tưởng “Tôi tin rằng với sự cố gắng và chăm chỉ, bạn sẽ nhanh chóng nắm bắt được kỹ năng mới này.”
• Thể hiện sự ủng hộ: Sự ủng hộ của bạn giúp người tiếp nhận cảm thấy tự tin và được hỗ trợ. Ví dụ, bạn có thể nói: “Nếu bạn cần hỗ trợ thêm, tôi luôn sẵn sàng giúp đỡ.” Điều này cho thấy bạn tin tưởng vào khả năng của họ và sẵn sàng đồng hành trong quá trình phát triển, góp phần xây dựng mối quan hệ bền vững trong tổ chức.

2.9 Theo dõi tiến độ

Sau khi đưa ra phản hồi, việc theo dõi tiến độ giúp đảm bảo rằng những thay đổi cần thiết được thực hiện và mang lại hiệu quả, cụ thể:

• Theo dõi để đảm bảo thay đổi cần thiết được thực hiện: Ví dụ, trong một dự án, việc người quản lý thường xuyên có các phản hồi như “Chúng ta sẽ họp lại vào tuần sau để xem tiến độ của dự án này như thế nào.” sẽ giúp họ dễ dàng theo dõi tiến độ, kiểm tra được kết quả và hỗ trợ nhân viên khi cần thiết.
• Cung cấp hỗ trợ và khích lệ khi cần thiết: Sự hỗ trợ, khích lệ sẽ giúp nhân viên vượt qua khó khăn và tiếp tục cải thiện. Hãy luôn sẵn sàng lắng nghe và giúp đỡ khi họ gặp trở ngại trong quá trình thực hiện góp ý. Hành động này sẽ giúp thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên, xây dựng lòng tin và sự gắn kết trong nhóm.

Ngoài ra, để việc phản hồi góp ý mang tính hiệu quả và cá nhân hoá cao, việc lựa chọn đúng hệ thống truyền thông nội bộ phù hợp là điều quan trọng. Điển hình trong số này có hệ thống MGE là nơi cung cấp thông tin, nâng cao văn hóa chia sẻ, giao tiếp nội bộ và xây dựng văn hóa doanh nghiệp. Với MGE, các tổ chức có thể dễ dàng quản lý và chia sẻ thông tin, giúp nhân viên phát triển hơn mỗi ngày, củng cố mối liên kết trong tổ chức, xây dựng một môi trường làm việc đồng nhất và hiệu quả. MGE là giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất, thích nghi linh hoạt với môi trường kinh doanh hiện đại.

>>>Xem thêm: Giao tiếp nội bộ hiệu quả: Từ “Tôi không biết” đến “Tôi sẽ tìm hiểu”

3. Kết luận

Phản hồi góp ý trong giao tiếp nội bộ là một công cụ mạnh mẽ để thúc đẩy sự phát triển của nhân viên và nâng cao hiệu quả làm việc của tổ chức. Bằng cách tránh những sai lầm phổ biến và áp dụng những cách góp ý hữu hiệu trên, bạn có thể xây dựng một môi trường làm việc tích cực, nơi mọi người cảm thấy được ghi nhận, tôn trọng và có động lực để phát triển bản thân.