Để xây dựng một chương trình training nhân sự mới hiệu quả và thành công, doanh nghiệp cần đầu tư khối lượng thời gian và nguồn ngân sách không hề nhỏ. Liệu các chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra đang tốn vào đâu và có cách tính cụ thể nào để tối ưu nguồn ngân sách? Song, doanh nghiệp có gặp những khó khăn khi đào tạo nhân viên mới? Hãy cùng tìm hiểu thêm thông tin qua bài viết sau.

Tìm hiểu về chi phí đào tạo nhân sự mới

Chi phí đào tạo nhân sự mới là tổng số tiền mà một tổ chức phải chi trả để đào tạo và phát triển nhân viên mới. Đây là một khoản chi phí đầu tư để đảm bảo nhân viên mới có đủ kiến thức, kỹ năng và năng lực để làm việc hiệu quả trong vai trò của họ.

Tìm hiểu về chi phí đào tạo nhân sự mới

Những yếu tố ảnh hưởng đến chi phí training nhân sự mới

Chi phí đào tạo nhân sự mới có thể thay đổi tùy thuộc vào loại công việc, ngành nghề, quy mô của doanh nghiệp và phương pháp đào tạo được sử dụng. Dưới đây là một số yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến chi phí đào tạo nhân sự mới:

• Người đào tạo: Chi phí của người đào tạo là một yếu tố quan trọng. Nếu tổ chức có người trong nhà đảm nhận vai trò đào tạo, chi phí có thể thấp hơn so với việc thuê người ngoài. Tuy nhiên, nếu cần sử dụng dịch vụ của chuyên gia hoặc công ty đào tạo bên ngoài, chi phí sẽ cao hơn.
• Tài liệu đào tạo: Cung cấp tài liệu đào tạo cho nhân viên mới cũng gây ra một khoản chi phí. Điều này bao gồm việc tạo, in ấn hoặc phân phối tài liệu giáo trình, sách hướng dẫn và bất kỳ tài liệu đào tạo bổ sung nào cần thiết.
• Phương pháp đào tạo: Chi phí đào tạo cũng phụ thuộc vào phương pháp đào tạo được sử dụng. Đào tạo trực tiếp và thực hành có thể yêu cầu chi phí cao hơn so với đào tạo trực tuyến hoặc sử dụng các tài liệu đào tạo tự học.
• Công cụ và thiết bị: Đối với một số công việc, việc cung cấp các công cụ và thiết bị đặc biệt để nhân viên mới thực hành và trải nghiệm có thể tăng chi phí đào tạo. Điều này bao gồm máy móc, phần mềm, phần cứng hoặc bất kỳ công cụ đặc biệt nào cần thiết để nhân viên mới có thể làm việc hiệu quả.

Cách tính chi phí đào tạo nhân sự mới

Để xác định chi phí đào tạo trên một nhân viên, bạn cần liệt kê chính xác được các khoản phí kể trên để có Tổng chi phí đào tạo, bao gồm:

• Tài liệu và thiết bị đào tạo
• Mất năng suất (Lương được trả trong quá trình đào tạo)
• Thanh toán cho các khoản đào tạo từ bên ngoài (chuyên gia thuê ngoài)

Khi đó công thức là:

• Chi phí đào tạo trên mỗi nhân viên = Tổng chi phí đào tạo / Số lượng nhân viên mới

Lưu ý: Công thức này mặc định công ty chỉ đào tạo nhân viên mới, chưa tính đến đào tạo chuyển cấp, định kỳ.

Những chi phí tiềm ẩn trong việc training nhân sự mới

Bên cạnh các khoản phí được đề cập phía trên, nếu không quản lý và theo sát quá trình đào tạo nhân sự, doanh nghiệp cũng có thể bị mất một số khoản phí khác. Sau đây là chi phí tiềm ẩn trong việc training nhân sự mới:

• Chi phí thời gian: Đào tạo nhân sự mới đòi hỏi sự đầu tư thời gian, cả từ phía nhân viên mới và từ phía người đào tạo. Thời gian được dành để hướng dẫn, giảng dạy, thực hành và đánh giá nhân viên mới có thể gây ra gián đoạn trong các hoạt động kinh doanh khác. Bên cạnh đó, cả bộ phận nhân sự và nhân viên mới đó sẽ mất một khoảng thời gian nhất định để thực hiện xong các thủ tục giấy tờ cần thiết bao gồm các biểu mẫu, văn bản về phúc lợi, thuế và bảo hiểm,…
• Chi phí thất thoát nhân viên: Trong một số trường hợp, nhân viên mới có thể không phù hợp hoặc không đáp ứng được yêu cầu công việc. Trường hợp này có thể dẫn đến việc sa thải hoặc rời bỏ công việc. Chi phí thất thoát nhân viên bao gồm chi phí tuyển dụng lại, đào tạo nhân sự mới thay thế và sự gián đoạn trong quá trình làm việc.
• Chi phí sai sót: Nhân viên mới thường sẽ gặp một số sai sót trong quá trình học và thực hành. Điều này có thể gây ra tổn thất về thời gian, tài nguyên và tiềm năng kinh doanh. Nếu nhân viên mới không được hướng dẫn và giám sát cẩn thận, các sai sót có thể ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ, gây mất khách hàng và ảnh hưởng đến hình ảnh của tổ chức.
• Chi phí mất cơ hội: Trong quá trình đào tạo nhân sự mới, tổ chức phải dành thời gian và nguồn lực để đào tạo và phát triển nhân viên. Trong thời gian này, nhân viên mới có thể không thể đóng góp tối đa cho công việc hoặc tham gia vào các dự án quan trọng. Điều này có thể dẫn đến mất cơ hội kinh doanh và giới hạn khả năng tăng trưởng của tổ chức trong thời gian đầu.

Những khó khăn khi đào tạo nhân viên mới

Tuy việc đào nhân viên mới được đánh giá là điều cần thiết cho sự vận hành của một doanh nghiệp, Nhưng trên thực tế, không phải doanh nghiệp nào cũng có đủ tiềm lực và khả năng để hoàn thành việc đào tạo nhân sự một cách hiệu quả. Sau đây là một số khó khăn khi đào tạo nhân viên mới mà doanh nghiệp thường mắc phải.

Hạn chế ngân sách

Một ngân sách hạn chế có thể là một khó khăn đáng kể khi đào tạo nhân viên mới. Tổ chức có thể không có đủ nguồn lực tài chính để đầu tư vào quá trình đào tạo toàn diện. Điều này có thể dẫn đến việc cắt giảm chi phí đào tạo hoặc hạn chế phạm vi và chất lượng của quá trình đào tạo.

Hạn chế ngân sách là một trong những khó khăn khi đào tạo nhân viên mới

Năng suất lao động bị mất đi

Đào tạo nhân sự mới yêu cầu thời gian và nguồn lực từ các nhân viên hiện có. Những người đảm nhận vai trò hướng dẫn và giám sát phải dành thời gian để đảm bảo rằng nhân viên mới hiểu và thực hiện đúng công việc. Do đó, họ có thể không thể dành đủ thời gian và tập trung cho công việc của mình, dẫn đến mất đi năng suất lao động. Ngoài ra, đối với các nhân viên cũ không đảm nhận vai trò hướng dẫn, họ buộc phải đảm nhận công việc của nhân viên được phân công hướng dẫn hoặc nhân viên mới trong khi họ được đào tạo, dẫn đến tăng cường áp lực và giảm năng suất.

Chương trình đào tạo chưa được tối ưu hoá

Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp vẫn chưa thật sự có cho mình một chương trình đào tạo được thiết kế sao cho hiệu quả và tối ưu. Việc duy trì cách đào tạo truyền thống làm lãng phí thời gian, nguồn nhân lực và kinh phí. Bên cạnh đó, nếu chương trình đào tạo không được thiết kế và triển khai một cách hiệu quả, nhân viên mới có thể không nhận được kiến thức và kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc một cách hiệu quả. Điều này có thể dẫn đến hiệu suất làm việc kém, dễ mắc lỗi và sự không hài lòng của nhân viên mới.

Hiện nay, để có thể tối ưu hóa chương trình đào tạo, doanh nghiệp có thể áp dụng mô hình học tập trực tuyến trong nội bộ của mình. Một trong những lựa chọn mà doanh nghiệp có thể cân nhắc chính là hệ thống MGE. Đây là một hệ thống đào tạo chất lượng chuyên cung cấp các giải pháp đào tạo online hoàn thiện gồm website, mobile app vừa giúp tối ưu quy trình đào tạo vừa giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động. Đến với MGE, các doanh nghiệp có thể xây dựng lộ trình học cho từng nhóm học viên, tạo các khóa học với cấu trúc bài giảng phức tạp có đính kèm các buổi học livestream trực tiếp và đảm bảo đáp ứng đúng các mục tiêu phát triển kỹ năng của doanh nghiệp.

>>> Xem thêm: Để đào tạo nhân viên mới hiệu quả, doanh nghiệp cần biết những điều này

Training nhân sự mới trực tuyến với MGE

Kết luận

Bài viết vừa rồi đã tổng hợp các thông tin liên quan đến ngân sách training nhân sự mới dành cho doanh nghiệp. Bên cạnh các khoản phí dành cho tài liệu, phương pháp, thiết bị đào tạo và lương dành cho nhân viên cũng như chuyên gia, doanh nghiệp cũng cần lưu ý các chi phí tiềm ẩn khác được đề cập phía trên để có thể xây dựng một chương trình đào tạo hiệu quả. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể tham khảo phương pháp đào tạo trực tuyến với hệ thống MGE. Đây sẽ là lựa chọn tối ưu giúp tiết kiệm chi phí đồng thời sẽ giải quyết được những khó khăn khi đào tạo nhân viên mới của doanh nghiệp.