Checklist thông minh – cách sắp xếp công việc hiệu quả “đỉnh của chóp”

Thời gian là một tài sản quý giá, nhưng không phải ai cũng biết phương pháp để tận dụng nó bằng cách sắp xếp công việc hiệu quả. Có người mỗi ngày hoàn thành được vô số công việc, trong khi người khác lại mãi loay hoay không biết phải bắt đầu từ đâu. Bí quyết nằm ở cách bạn quản lý thời gian và sắp xếp công việc. Một checklist thông minh có thể trở thành vũ khí đắc lực giúp bạn vượt qua mọi thử thách, từ việc cá nhân cho đến công việc chuyên nghiệp. Bài viết dưới đây, hãy cùng MGE tìm hiểu cách lập checklist và tối ưu hóa công việc của bạn để trở thành “tỷ phú thời gian” nhé!

1. Tại sao phải lập kế hoạch?

Bạn có bao giờ rơi vào tình trạng đến cuối ngày mới nhận ra mình chẳng hoàn thành được gì, dù đã làm việc cật lực? Việc không lập kế hoạch và không biết cách sắp xếp công việc sẽ đẩy bạn vào trạng thái căng thẳng và mất kiểm soát.

1.1. Những “thảm họa” khi không biết cách sắp xếp công việc hiệu quả và quản lý thời gian hợp lý

Nếu không biết cách sắp xếp công việc hiệu quả hợp lý, bạn sẽ dễ dàng rơi vào “vòng xoáy” của những việc lặt vặt không đáng, lãng phí thời gian và tài nguyên cá nhân. Điều này có thể dẫn đến những hậu quả như:

• Căng thẳng: Khi công việc không được giải quyết kịp thời, deadline chồng chất, bạn dễ rơi vào tình trạng căng thẳng, lo lắng về việc không kịp tiến độ.
• Mất cơ hội: Những cơ hội trong công việc và cuộc sống đến rồi đi rất nhanh. Nếu không có kế hoạch, bạn sẽ không kịp nắm bắt chúng, để lại sự hối tiếc và bỏ lỡ tiềm năng phát triển.
• Mất cân bằng cuộc sống: Khi bạn không biết cách phân chia thời gian hợp lý, cuộc sống sẽ trở nên mất cân bằng, ảnh hưởng đến sức khỏe và tinh thần.

1.2. Làm việc thiếu kế hoạch – hiệu suất tụt dốc

Thiếu một kế hoạch cụ thể cũng giống như việc bạn bước vào một trận chiến mà không có chiến lược. Khi không biết cách sắp xếp công việc hiệu quả, bạn sẽ không có một lịch trình rõ ràng, dễ dàng bị cuốn vào những công việc nhỏ nhặt, tốn thời gian nhưng không mang lại giá trị thực. Điều này làm cho:

• Hiệu suất làm việc giảm sút: Không biết nên bắt đầu từ đâu và làm gì trước khiến bạn mất định hướng, dẫn đến hiệu quả công việc không đạt được như mong muốn.
• Tình trạng trì trệ kéo dài: Thiếu kế hoạch không chỉ khiến công việc bị trì trệ mà còn làm cho bạn dễ chán nản, mất động lực và dần rơi vào vòng lặp của sự chậm trễ.

2. Bí kíp lập checklist chuẩn chỉnh

Checklist là công cụ đơn giản nhưng cực kỳ hiệu quả để giúp bạn kiểm soát và tối ưu hóa thời gian. Tuy nhiên, để checklist thực sự phát huy tác dụng, bạn cần biết cách lập nó một cách đúng đắn.

2.1. Phân loại công việc: ngắn hạn, dài hạn và phát sinh đột xuất

Một trong những bước quan trọng đầu tiên khi lập checklist là phân chia công việc thành ba loại: ngắn hạn, dài hạn, và phát sinh đột xuất. Cách sắp xếp công việc hiệu quả này giúp bạn không chỉ tập trung vào những việc cần làm ngay mà còn có tầm nhìn xa hơn về các nhiệm vụ dài hạn và biết cách xử lý tình huống bất ngờ.

• Công việc ngắn hạn theo lịch trình: Đây là những nhiệm vụ hàng ngày, cần phải hoàn thành ngay lập tức. Ví dụ như trả lời email, làm báo cáo hàng ngày, hoặc các việc liên quan trực tiếp đến tiến độ công việc. Công việc này đòi hỏi tính nhất quán và phải được thực hiện đúng thời hạn.
• Công việc dài hạn: Là những nhiệm vụ không cần phải hoàn thành ngay, nhưng có tác động quan trọng đến sự phát triển cá nhân hoặc công việc trong tương lai. Ví dụ như việc học thêm kỹ năng mới, lập kế hoạch cho dự án dài hạn hoặc phát triển chiến lược kinh doanh. Dù không cần gấp nhưng nếu bỏ qua, những nhiệm vụ này sẽ ảnh hưởng đến mục tiêu lớn hơn của bạn.
• Công việc phát sinh đột xuất: Đây là những công việc không dự đoán trước nhưng cần phải giải quyết ngay khi xuất hiện. Những công việc này thường làm gián đoạn kế hoạch ban đầu và đòi hỏi bạn phải điều chỉnh thời gian và nhiệm vụ khác để ưu tiên xử lý chúng. Ví dụ như khách hàng đến thăm bất ngờ hoặc các cuộc họp gấp từ sếp.

Phân loại công việc giúp bạn dễ dàng theo dõi, đồng thời không bỏ sót bất kỳ nhiệm vụ quan trọng nào, dù ngắn hạn, dài hạn hay phát sinh bất ngờ.

2.2. Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho từng nhiệm vụ

Sau khi phân loại công việc, bước tiếp theo là sắp xếp thứ tự ưu tiên cho từng nhiệm vụ. Cách sắp xếp công việc hiệu quả này sẽ giúp bạn làm đúng việc vào đúng thời điểm và không bị “lạc lối” trong khối lượng công việc khổng lồ. Dưới đây là một số mẹo để sắp xếp thứ tự ưu tiên cực kỳ hiệu quả:

• Ma trận Eisenhower: Đây là một công cụ tuyệt vời để giúp bạn phân chia công việc theo bốn nhóm: quan trọng gấp, quan trọng không gấp, không quan trọng nhưng gấp, và không quan trọng không gấp. Việc sắp xếp này giúp bạn tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng trước tiên, tránh bị xao nhãng bởi những việc không cần thiết.
• Quy tắc 80/20: Nguyên tắc này chỉ ra rằng 80% kết quả đến từ 20% nỗ lực. Hãy ưu tiên thực hiện những công việc có giá trị lớn nhất, mang lại hiệu quả cao nhất cho công việc của bạn.

>>> Xem thêm: 13 cách quản lý thời gian hiệu quả trong công việc

3. Những sai lầm phổ biến khi lập checklist

Checklist là một công cụ quản lý thời gian tuyệt vời, nhưng chỉ khi được sử dụng đúng cách. Nhiều người gặp khó khăn vì mắc phải những sai lầm phổ biến khi lập và thực hiện checklist, dẫn đến việc mất kiểm soát công việc và không đạt được hiệu quả mong muốn.

3.1. Lập mà không theo sát

Một trong những sai lầm lớn nhất mà nhiều người mắc phải là lập ra checklist xong lại không theo sát hoặc không thực hiện đúng kế hoạch đã đề ra. Bạn có thể đã dành thời gian để lên kế hoạch cho từng ngày, liệt kê mọi thứ mình cần làm, nhưng sau đó, công việc phát sinh hoặc những yếu tố khác làm gián đoạn, khiến bạn quên luôn danh sách đã lập. Vì vậy nếu không biết cách sắp xếp công việc hiệu quả có thể gây ra những hậu quả sau:

• Công việc không hoàn thành đúng hạn: Khi không theo dõi sát sao checklist, bạn có nguy cơ bỏ sót các nhiệm vụ quan trọng. Công việc không được hoàn thành đúng hạn sẽ dẫn đến tình trạng căng thẳng, chồng chất và thiếu hiệu quả.
• Lãng phí thời gian đã bỏ ra để lập kế hoạch: Lập checklist đòi hỏi thời gian và công sức. Nhưng nếu bạn không tuân theo, thời gian dành cho việc lập kế hoạch cũng trở nên vô ích.
• Mất động lực: Khi liên tục không hoàn thành được công việc theo kế hoạch, bạn dễ cảm thấy thất vọng, mất tự tin và từ đó giảm động lực trong những ngày tiếp theo.

>>> Xem thêm: 4 cách vượt qua áp lực công việc, giúp bạn lấy lại cân bằng

3.2. Phí thời gian cho những việc nhỏ nhặt

Một sai lầm phổ biến khác là bạn dành quá nhiều thời gian cho những công việc nhỏ nhặt, không thực sự quan trọng, dẫn đến việc bỏ lỡ các nhiệm vụ chính. Những hoạt động như kiểm tra email liên tục, lướt mạng xã hội, hoặc xử lý những việc cá nhân không quan trọng có thể chiếm phần lớn thời gian trong ngày mà không mang lại giá trị cụ thể. Những công việc này không có tác động lớn đến mục tiêu công việc nhưng lại làm bạn lãng phí quỹ thời gian quý báu.

Hậu quả của việc phí thời gian cho những việc nhỏ nhặt:

• Hiệu suất giảm: Những công việc nhỏ nhặt dễ gây phân tâm, khiến bạn mất thời gian và năng lượng mà đáng ra nên tập trung vào các nhiệm vụ chính.
• Khó hoàn thành mục tiêu lớn: Bằng cách để thời gian trôi qua với những việc nhỏ, bạn không còn đủ quỹ thời gian và sức lực để giải quyết các dự án hoặc nhiệm vụ quan trọng hơn.

4. Mẹo quản lý thời gian – cách sắp xếp công việc hiệu quả mà không phải ai cũng biết

Sau khi lập checklist, để thực sự trở thành bậc thầy quản lý thời gian, bạn cần biết cách vận dụng những mẹo giúp tối ưu hóa hiệu suất công việc. Dưới đây là một số mẹo quản lý thời gian ít ai biết nhưng có thể tạo ra sự thay đổi lớn trong thói quen làm việc của bạn.

4.1. Khung giờ “vàng” để làm việc hiệu quả

Một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc là thời điểm bạn thực hiện nhiệm vụ. Mỗi người đều có một khoảng thời gian mà họ cảm thấy minh mẫn, sáng tạo và làm việc hiệu quả nhất trong ngày. Thời gian này được gọi là “khung giờ vàng”. Tận dụng đúng khung giờ vàng sẽ giúp bạn đạt được kết quả công việc tốt nhất trong thời gian ngắn nhất cũng là một điều tiên quyết trong các cách sắp xếp công việc hiệu quả, tối ưu thời gian.

Cách xác định khung giờ vàng của bạn:

• Quan sát nhịp sinh học của bản thân: Bạn hãy dành vài tuần để theo dõi khi nào mình cảm thấy nhiều năng lượng và tập trung nhất. Với nhiều người, buổi sáng là khoảng thời gian đầu óc minh mẫn và sáng tạo nhất. Tuy nhiên, với những người khác, buổi chiều hoặc thậm chí là tối muộn lại là khung giờ mà họ làm việc hiệu quả nhất.
• Phân chia công việc theo khung giờ: Sau khi xác định được khung giờ vàng của mình, hãy dành thời gian này cho những công việc quan trọng và đòi hỏi sự tập trung cao độ như lập kế hoạch, sáng tạo, giải quyết các vấn đề phức tạp. Những công việc ít cần đến sự sáng tạo hoặc yêu cầu năng lượng thấp hơn như trả lời email, gặp gỡ khách hàng, có thể thực hiện vào các khung giờ ít hiệu quả hơn.

4.2. Loại bỏ xao nhãng, tập trung tối đa

Một trong những nguyên nhân khiến hiệu suất làm việc bị giảm là do các yếu tố xao nhãng. Những yếu tố như mạng xã hội, tin nhắn điện thoại, hoặc những việc vặt vãnh có thể làm gián đoạn quá trình làm việc và khiến bạn mất tập trung.

Cách loại bỏ xao nhãng:

• Tắt thông báo không cần thiết: Khi làm việc, hãy tắt các thông báo từ điện thoại, email, hoặc các ứng dụng không liên quan đến công việc. Điều này giúp bạn tập trung hoàn toàn vào nhiệm vụ mà không bị gián đoạn.
• Sử dụng kỹ thuật Pomodoro: Đây là một kỹ thuật quản lý thời gian hiệu quả, giúp bạn tập trung cao độ trong một khoảng thời gian ngắn, thường là 25 phút. Sau đó, bạn có thể nghỉ 5 phút và tiếp tục làm việc. Pomodoro giúp bạn tối ưu hóa sự tập trung và làm việc liên tục mà không bị kiệt sức.

4.3. Ứng dụng công nghệ để tối ưu công việc

Trong thời đại công nghệ, có rất nhiều ứng dụng giúp bạn quản lý thời gian và công việc hiệu quả hơn. Sử dụng công nghệ đúng cách sẽ là cách sắp xếp công việc hiệu quả nhất, giúp bạn tiết kiệm thời gian, tăng cường hiệu suất và giảm thiểu việc quên nhiệm vụ.

Các công cụ hỗ trợ quản lý công việc hiệu quả:

• Trello: Trello là một công cụ quản lý dự án đơn giản nhưng cực kỳ hiệu quả. Nó cho phép bạn sắp xếp công việc theo từng bảng, dễ dàng theo dõi tiến độ và phân công công việc cho từng thành viên trong nhóm.
• Google Keep: Google Keep giúp bạn ghi chú nhanh và lập checklist một cách trực quan. Bạn có thể sử dụng nó để ghi lại những công việc nhỏ hàng ngày, sắp xếp công việc theo từng nhóm và đặt nhắc nhở.
• Todoist: Đây là một ứng dụng giúp bạn quản lý danh sách công việc một cách khoa học. Nó cho phép bạn thiết lập deadline, phân chia công việc theo độ ưu tiên và nhắc nhở công việc sắp đến hạn.

Việc sử dụng các công cụ này giúp bạn tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm thiểu thời gian lãng phí vào việc ghi nhớ và tổ chức công việc thủ công. Điều này cũng giúp đảm bảo rằng bạn không bỏ sót bất kỳ nhiệm vụ quan trọng nào trong ngày.

>>> Xem thêm: 5 bí quyết quản lý công việc hiệu quả giúp tối ưu hiệu suất nhóm

MGE – Giải pháp giúp sắp xếp công việc hiệu quả

Để hỗ trợ bạn sắp xếp công việc hiệu quả, hệ thống cổng thông tin nội bộ MGE mang đến các giải pháp quản lý công việc toàn diện. MGE giúp bạn dễ dàng theo dõi, phân loại công việc và quản lý thời gian thông minh thông qua các công cụ tích hợp. Với khả năng tạo lập checklist, quản lý dự án và phối hợp nhóm chỉ bằng vài thao tác đơn giản, MGE đảm bảo thông tin được truyền đạt minh bạch, giúp bạn và đồng nghiệp nắm bắt công việc quan trọng kịp thời. Nhờ MGE, không chỉ quy trình làm việc được tối ưu mà môi trường làm việc cũng trở nên gắn kết và hiệu quả hơn, thúc đẩy sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp.

MGE – Mạng xã hội nội bộ chuyên đào tạo dành cho doanh nghiệp

>>> Xem thêm: Giải pháp đào tạo trực tuyến cho doanh nghiệp của MGE

Kết luận

Cách quản lý thời gian hiệu quả hay cách sắp xếp công việc hiệu quả không chỉ đơn giản là lập checklist mà còn đòi hỏi bạn biết cách thực hiện nó một cách thông minh và linh hoạt. Bằng cách áp dụng những mẹo nhỏ nhưng mạnh mẽ như sử dụng khung giờ vàng, loại bỏ xao nhãng và tối ưu hóa công việc với công nghệ, bạn sẽ nâng cao đáng kể hiệu suất làm việc và cuộc sống.

Hãy liên hệ ngay với MGE để khám phá thêm những cách sắp xếp công việc hiệu quả, giải pháp tối ưu và tận dụng tối đa quỹ thời gian của mình!

>>> Xem thêm: 4 cách sắp xếp công việc hiệu quả giúp nâng cao hiệu suất