Cách quản lý thời gian hiệu quả với phương pháp Rapid Planning Method (RPM)

Cách quản lý thời gian hiệu quả và tối ưu hóa công việc là thách thức lớn mà nhiều người gặp phải. Có rất nhiều phương pháp và công cụ quản lý thời gian được đưa ra, nhưng không phải lúc nào cũng mang lại kết quả như mong muốn. Phương pháp Rapid Planning Method (RPM) là một trong những cách tiếp cận được đánh giá cao bởi sự đơn giản nhưng hiệu quả. Hãy cùng MGE tìm hiểu về phương pháp RPM và cách mà nó giúp tối ưu hóa hiệu quả làm việc trong bài viết dưới đây,

1. Rapid Planning Method là gì?

Rapid Planning Method (RPM) là một phương pháp tư duy được phát triển bởi Tony Robbins, một chuyên gia nổi tiếng trong lĩnh vực phát triển bản thân và lãnh đạo. RPM không chỉ đơn thuần là một hệ thống quản lý thời gian mà còn là một cách quản lý thời gian hiệu quả, giúp bạn tập trung vào những gì thực sự quan trọng, tạo ra kết quả lớn trong cuộc sống và công việc. RPM bao gồm các yếu tố chính sau:

• Tập trung vào kết quả
• Xác định động cơ
• Lập kế hoạch hành động cụ thể

RPM khác biệt so với các phương pháp quản lý thời gian truyền thống nhờ việc chuyển trọng tâm từ quản lý công việc nhỏ nhặt sang việc đạt được các kết quả quan trọng. Robbins nhấn mạnh rằng “Sức mạnh đến từ sự tập trung”. Khi bạn tập trung vào các mục tiêu lớn, bạn sẽ có sức mạnh để vượt qua mọi trở ngại và đạt được thành công bền vững.

2. RPM giúp tối ưu hiệu quả công việc như thế nào ?

RPM không chỉ giúp bạn sắp xếp thời gian mà còn giúp tối ưu hóa hiệu quả công việc thông qua ba yếu tố chính: Kết quả, Động cơ và Kế hoạch hành động. Cách tiếp cận này giúp bạn tập trung vào những mục tiêu quan trọng, vượt qua những rào cản tâm lý và trì hoãn mà thường làm bạn mất tập trung hoặc giảm hiệu suất làm việc.

2.1. Tập trung vào kết quả (Results-oriented)

Hầu hết chúng ta bắt đầu ngày mới với một danh sách dài các việc cần hoàn thành, nhưng lại thường kết thúc ngày với cảm giác không thỏa mãn vì chưa đạt được gì đáng kể. Nguyên nhân chính là chúng ta không biết rõ điều gì thực sự quan trọng. RPM giải quyết vấn đề này bằng cách hướng bạn tới việc xác định kết quả mong muốn trước khi bắt đầu công việc. Khi đã có cái nhìn rõ ràng về mục tiêu cuối cùng, bạn sẽ dễ dàng bỏ qua những nhiệm vụ không cần thiết và dành nhiều thời gian cho những gì thực sự có giá trị. Đây chính là cách quản lý thời gian hiệu quả mà RPM mang lại.

Việc tập trung vào kết quả không chỉ giúp bạn làm việc có hiệu quả hơn mà còn giúp bạn có cảm giác đạt được thành tựu thực sự vào cuối ngày. Điều này rất quan trọng để duy trì động lực trong quá trình làm việc dài hạn.

2.2. Động cơ rõ ràng (Purpose-driven)

Một yếu tố then chốt trong RPM là giúp bạn xác định rõ động cơ của mình. Đây là lý do tại sao bạn muốn đạt được kết quả, và điều này đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì động lực. Khi có một động cơ mạnh mẽ, bạn sẽ không bị dễ dàng từ bỏ khi gặp khó khăn. Động cơ không chỉ là lý do bạn bắt đầu, mà còn là sức mạnh thúc đẩy bạn tiến lên khi gặp trở ngại.

Ví dụ, nếu mục tiêu của bạn là cải thiện kỹ năng quản lý thời gian, động cơ có thể là mong muốn tăng năng suất để dành nhiều thời gian hơn cho gia đình hoặc để đạt được sự thăng tiến trong sự nghiệp. Động cơ rõ ràng giúp bạn kiên trì hơn trong việc theo đuổi mục tiêu, ngay cả khi con đường phía trước có nhiều thách thức.

2.3. Kế hoạch hành động cụ thể (Massive Action Plan)

Khi đã xác định được kết quả và động cơ, bước tiếp theo là lập một kế hoạch hành động cụ thể. RPM khuyến khích bạn không chỉ tạo ra những bước đi nhỏ lẻ mà cần xây dựng một kế hoạch tổng thể với các hành động cụ thể. Kế hoạch này giúp bạn không chỉ tập trung mà còn phân bổ thời gian, nguồn lực hợp lý để đảm bảo tiến tới mục tiêu một cách có hệ thống. Đây chính là cách quản lý thời gian hiệu quả mà phương pháp này mang lại.

Một kế hoạch hành động tốt sẽ giúp bạn xác định những nhiệm vụ ưu tiên, tổ chức thời gian hợp lý và liên tục theo dõi tiến trình để đảm bảo rằng bạn không đi lệch khỏi quỹ đạo. Việc lập kế hoạch kỹ lưỡng giúp bạn giảm thiểu sự lãng phí và tránh bị sao nhãng bởi những công việc không cần thiết.

>>> Xem thêm: 4 cách quản lý công việc hiệu quả tránh tình trạng quá tải khi nhận thêm việc

3. Làm thế nào biến kế hoạch RPM trở thành một cách quản lý thời gian hiệu quả

Để áp dụng thành công RPM, bạn cần tuân thủ các bước cơ bản sau đây, và mở rộng thêm các yếu tố quan trọng giúp tối ưu hóa hiệu quả của phương pháp này.

3.1. Ghi lại suy nghĩ và mục tiêu của bạn (Capture your thoughts and goals)

Bạn cần dành thời gian để tập trung vào việc ghi lại tất cả những suy nghĩ, mục tiêu mà bạn muốn đạt được. Đây là một bước quan trọng giúp bạn hệ thống hóa suy nghĩ và xác định rõ ràng những gì cần tập trung. Mục tiêu của bạn có thể liên quan đến các khía cạnh khác nhau trong cuộc sống, từ công việc, tài chính đến sức khỏe, gia đình hay phát triển cá nhân. Việc này không chỉ giúp bạn hình dung rõ ràng hơn mà còn là cách quản lý thời gian hiệu quả, giúp bạn tập trung vào những gì thực sự quan trọng.

• Phân nhóm mục tiêu: Để dễ quản lý, hãy chia các mục tiêu thành các nhóm nhỏ. Ví dụ: mục tiêu sự nghiệp, sức khỏe, mối quan hệ, tài chính, và phát triển bản thân.
• Ưu tiên mục tiêu: Không phải tất cả mục tiêu đều quan trọng như nhau. Bạn cần xác định những mục tiêu nào cấp bách và quan trọng nhất để tập trung thực hiện trước.

Việc ghi lại suy nghĩ không chỉ giúp bạn hình dung rõ ràng hơn về những điều bạn muốn đạt được mà còn giúp loại bỏ sự mơ hồ và tạo nền tảng vững chắc cho các bước tiếp theo trong quá trình lập kế hoạch RPM.

3.2. Xác định rõ kết quả, động cơ và lập kế hoạch (Define outcomes, purpose, and action plan)

Sau khi đã xác định các mục tiêu chính, bước tiếp theo là xác định kết quả cụ thể mà bạn muốn đạt được, lý do thúc đẩy bạn đạt được mục tiêu đó, và kế hoạch hành động để biến mục tiêu thành hiện thực. Tony Robbins thường nhấn mạnh ba câu hỏi cơ bản trong quá trình này:

• Kết quả: Bạn muốn đạt được điều gì?

Câu trả lời cần cụ thể và rõ ràng, chẳng hạn như “Tăng doanh số bán hàng lên 20% trong vòng 6 tháng” thay vì những mục tiêu chung chung như “Cải thiện doanh số”.

• Động cơ: Tại sao bạn muốn đạt được điều đó?

Động lực của bạn phải đủ mạnh để giữ cho bạn kiên định trong suốt quá trình. Ví dụ: “Tôi muốn tăng doanh số để cải thiện thu nhập và mở rộng quy mô doanh nghiệp, tạo thêm cơ hội cho nhân viên.”

• Kế hoạch hành động: Bạn cần làm gì để đạt được điều đó?

Đây là lúc bạn cần lập một kế hoạch hành động chi tiết, chia nhỏ mục tiêu thành các bước cụ thể. Ví dụ: “Tôi cần thực hiện 5 chiến dịch tiếp thị trong quý tới, tăng cường đào tạo đội ngũ bán hàng và cải thiện dịch vụ khách hàng.”

Mỗi câu hỏi này giúp bạn làm rõ không chỉ mục tiêu và động lực, mà còn định hình hành động để đạt được kết quả cụ thể. Điều này giúp bạn giữ vững sự tập trung và không bị lạc hướng.

3.3. Lên kế hoạch và sắp xếp lịch trình (Create a timeline and schedule)

Sau khi xác định được mục tiêu, động lực và các bước hành động cần thiết, việc tiếp theo là sắp xếp lịch trình. Một kế hoạch hành động sẽ không có giá trị nếu bạn không phân bổ thời gian và nguồn lực cụ thể cho từng bước trong quá trình thực hiện. Đây là một phần quan trọng trong cách quản lý thời gian hiệu quả.

• Ưu tiên công việc quan trọng: Xác định những việc quan trọng nhất cần làm trước. Những nhiệm vụ này thường là những hoạt động trực tiếp đóng góp vào việc đạt được kết quả cuối cùng.
• Lên lịch cho từng nhiệm vụ: Khi bạn đã có một danh sách các nhiệm vụ cụ thể, hãy lên kế hoạch cho từng nhiệm vụ theo thời gian biểu rõ ràng. Điều này giúp đảm bảo rằng bạn không bị lãng phí thời gian vào những việc không quan trọng và giữ được sự tập trung vào những gì thực sự cần hoàn thành.
• Dự trù những trở ngại: Hãy nghĩ trước đến những trở ngại tiềm ẩn có thể xảy ra và cách bạn sẽ giải quyết chúng. Điều này giúp bạn không bị động khi gặp phải khó khăn và có thể dễ dàng thích ứng với các tình huống bất ngờ.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn cách sử dụng công cụ quản lý thời gian tiện lợi và hiệu quả hơn

3.4. Định hình bản sắc cá nhân và tư duy (Shape your identity and mindset)

RPM không chỉ dừng lại ở việc hoàn thành công việc mà còn giúp bạn định hình lại bản sắc và tư duy cá nhân. Một phần quan trọng của phương pháp này là bạn cần thay đổi cách nhìn nhận về chính bản thân mình. Để đạt được hiệu quả tối đa, bạn cần tự xác định mình là một người làm chủ thời gian, luôn kiểm soát được công việc và cuộc sống.

• Xây dựng niềm tin tích cực: Bạn nên thay đổi cách nhìn nhận về bản thân, bắt đầu nghĩ rằng mình là người có kỷ luật và biết làm chủ công việc. Điều này giúp bạn duy trì sự tự tin và động lực lâu dài.
• Nuôi dưỡng tinh thần kiên trì: Định hình bản sắc không chỉ dừng lại ở suy nghĩ mà còn ở cách bạn đối mặt với thử thách. Một tinh thần kiên trì, không ngại khó khăn sẽ giúp bạn duy trì sự tập trung và vượt qua những giai đoạn khó khăn trong quá trình thực hiện kế hoạch.

3.5. Đánh giá và điều chỉnh tiến trình (Review and adjust your progress)

Cuối cùng, RPM yêu cầu bạn thường xuyên đánh giá tiến độ để xem xét những gì đã đạt được và những gì cần điều chỉnh. Không có kế hoạch nào là hoàn hảo ngay từ đầu, vì vậy việc theo dõi và điều chỉnh là vô cùng quan trọng trong cách quản lý thời gian hiệu quả.

• Theo dõi tiến trình: Định kỳ xem lại tiến trình của bạn. Bạn có đạt được những mục tiêu nhỏ theo lịch trình đã đặt ra không? Có bất kỳ vấn đề nào phát sinh mà bạn chưa lường trước?
• Điều chỉnh kế hoạch nếu cần: Nếu tiến độ không như mong đợi, hãy xem xét lại kế hoạch hành động và điều chỉnh. Đôi khi, bạn có thể cần thêm nguồn lực, hoặc thay đổi cách tiếp cận để đạt được kết quả mong muốn.
• Ghi nhận những thành tựu: Đánh giá bên cạnh để tìm ra điều cần cải thiện mà còn là cơ hội để ghi nhận những thành công đã đạt được. Việc nhận ra mình đang tiến bộ sẽ tiếp tục tạo động lực và giúp bạn giữ vững sự tập trung.

4. MGE: Giải pháp cho doanh nghiệp hiện đại

Để triển khai hiệu quả phương pháp này trong môi trường doanh nghiệp hiện đại, cần có một hệ thống hỗ trợ mạnh mẽ về kết nối thông tin và quản lý quy trình. Đây là lúc MGE phát huy vai trò của mình.

MGE không chỉ là cổng thông tin nội bộ giúp các doanh nghiệp quản lý công việc và tài liệu hiệu quả, mà còn cung cấp một nền tảng kết nối mạnh mẽ, tạo điều kiện cho việc giao tiếp và truyền thông trong tổ chức. Hơn thế nữa, MGE thúc đẩy văn hóa học tập và chia sẻ kiến thức, giúp các thành viên trong tổ chức luôn hướng tới mục tiêu chung một cách có tổ chức và chủ động. Tính năng quản lý thông tin và khả năng điều phối công việc linh hoạt của MGE giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu suất đội ngũ, từ đó thực hiện cách quản lý thời gian hiệu quả hơn.

Sự kết hợp giữa RPM và MGE mang đến cho doanh nghiệp không chỉ công cụ để lập kế hoạch rõ ràng, mà còn nền tảng để triển khai và theo dõi tiến độ, đảm bảo rằng mọi thành viên đều được kết nối và hướng tới các kết quả lớn.

MGE – Mạng xã hội nội bộ chuyên đào tạo dành cho doanh nghiệp

>>> Xem thêm: Hệ thống đào tạo trực tuyến dành cho nội bộ doanh nghiệp MGE

Kết luận

Rapid Planning Method (RPM) là một cách tiếp cận hiệu quả, giúp bạn tập trung vào những gì quan trọng nhất, với mục tiêu rõ ràng, động lực mạnh mẽ và kế hoạch hành động cụ thể. Phương pháp này không chỉ hỗ trợ tối ưu hóa hiệu suất công việc, mà còn giúp bạn xây dựng một tư duy tích cực và kiên trì, từ đó không ngừng phát triển cả trong công việc lẫn cuộc sống.

Liên hệ ngay với MGE để tạo dựng nền tảng phát triển bền vững và áp dụng cách quản lý thời gian hiệu quả cho doanh nghiệp của bạn!

>>> Xem thêm:

13 cách quản lý thời gian hiệu quả giúp tối ưu hiệu suất công việc

Thử ngay 4 cách giúp bạn vượt qua áp lực công việc và cân bằng cuộc sống