Giữ chân nhân viên là một trong những thách thức lớn nhất đối với các doanh nghiệp trong vấn đề quản trị nhân sự hiện nay. Tỷ lệ nghỉ việc cao không chỉ ảnh hưởng đến năng suất mà còn làm tăng chi phí tuyển dụng và đào tạo nhân sự mới. Để giảm thiểu tỷ lệ nghỉ việc và tăng cường sự gắn kết của nhân viên, các nhà lãnh đạo cần hiểu rõ cảm nhận và mong muốn của họ.
Một trong những phương pháp hiệu quả nhất để đạt được điều này là thông qua các cuộc trò chuyện giữ chân nhân viên, hay còn gọi là “stay conversation”. Những cuộc trò chuyện này có thể giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về nhu cầu và mong muốn của nhân viên và tạo ra một môi trường làm việc tích cực và hỗ trợ. Bài viết dưới đây hãy cùng MGE tìm hiểu cách quản trị nhân sự và thực hiện những cuộc trò chuyện này một cách hiệu quả.
1. Tầm quan trọng của “stay conversation” trong quản trị nhân sự
Giữ chân nhân viên không chỉ là việc đảm bảo họ không nghỉ việc, mà còn là việc tạo điều kiện để họ phát triển và cống hiến hết mình cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp sẽ cần tìm hiểu lý do vì sao các cuộc trò chuyện giữ chân nhân viên lại quan trọng và cách chúng giúp cải thiện môi trường làm việc.
1.1 Hiểu rõ cảm nhận của nhân viên
Những cuộc trò chuyện giữ chân nhân viên giúp nhà quản lý hiểu rõ hơn về cảm nhận và suy nghĩ của nhân viên đối với công việc và môi trường làm việc. Đây là cơ hội để họ lắng nghe những phản hồi chân thành để đưa ra những điều chỉnh cần thiết để cải thiện trải nghiệm làm việc. Thông qua việc lắng nghe, nhà quản trị nhân sự có thể nhận ra những vấn đề tiềm ẩn mà nhân viên có thể gặp phải để cung cấp các biện pháp khắc phục kịp thời, cụ thể như một nhân viên có thể cảm thấy không hài lòng với cách quản lý hiện tại hoặc cảm thấy công việc của mình không được đánh giá đúng mức. Khi những vấn đề này được đưa ra và thảo luận trong các cuộc trò chuyện giữ chân, doanh nghiệp có thể tìm cách giải quyết và cải thiện môi trường làm việc, giúp nhân viên cảm thấy được tôn trọng và đánh giá cao.
>>> Xem thêm: Làm sao để nâng cao tinh thần làm việc và giữ chân nhân viên?
1.2 Tạo môi trường làm việc tốt hơn khi là một nhà quản trị nhân sự
Khi hiểu rõ nhu cầu và mong muốn của nhân viên, doanh nghiệp có thể xây dựng một môi trường làm việc tích cực và hỗ trợ nhân viên cảm thấy hài lòng hơn mà còn tăng cường sự gắn kết và cam kết của họ đối với công ty. Một môi trường làm việc tốt sẽ thúc đẩy sự sáng tạo, tăng cường hiệu quả làm việc và giảm thiểu xung đột nội bộ, môi trường làm việc tích cực cũng giúp thu hút và giữ chân nhân tài. Khi nhân viên cảm thấy hài lòng với môi trường làm việc, họ sẽ có xu hướng giới thiệu công ty cho bạn bè và người thân để doanh nghiệp thu hút được nhiều ứng viên chất lượng. Đồng thời, môi trường làm việc tốt cũng giúp giảm thiểu tỷ lệ nghỉ việc, giữ chân những nhân viên giỏi và có kinh nghiệm.
>>> Xem thêm: Bí quyết giúp năng chặn và phục hồi hội chứng kiệt sức trong môi trường làm việc
Các cuộc trò chuyện “Stay conversation” giúp nhà quản trị nhân sự hiểu nhân viên hơn
2. Các bước chuẩn bị cho “stay conversation”
Để cuộc trò chuyện giữ chân nhân viên đạt hiệu quả cao, việc chuẩn bị kỹ càng là yếu tố không thể thiếu. Bắt đầu từ việc thông báo rõ ràng mục đích của cuộc trò chuyện, giúp nhân viên cảm thấy thoải mái và sẵn sàng chia sẻ. Tiếp đến có thể chuẩn bị những câu hỏi mở và cụ thể sẽ giúp cuộc trò chuyện diễn ra sâu sắc và hiệu quả hơn.
2.1 Thông báo và thiết lập bối cảnh trò chuyện
Trước khi tiến hành một cuộc trò chuyện giữ chân, nhà quản trị nhân sự cần gửi thông báo trước cho nhân viên. Nội dung thông báo cần nêu rõ mục đích của buổi trò chuyện là để hiểu rõ hơn về cảm nhận của họ và cải thiện môi trường làm việc, không phải để đánh giá hiệu suất hay xử lý vấn đề công việc cụ thể. Sự chuẩn bị trước có thể làm nhân viên cảm thấy thoải mái và sẵn sàng chia sẻ những suy nghĩ, cảm nhận của mình. Thông báo trước cũng giúp nhân viên có thời gian để suy nghĩ và chuẩn bị các ý kiến, phản hồi một cách kỹ lưỡng. Khi nhân viên hiểu rõ mục đích của buổi trò chuyện, họ sẽ dễ dàng chia sẻ những khó khăn, thách thức mà họ đang gặp phải cũng như những đề xuất, mong muốn của mình.
>>> Xem thêm: Đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên: Tiêu chí và phương pháp hiệu quả
2.2 Chuẩn bị câu hỏi và nội dung trò chuyện
Để cuộc trò chuyện diễn ra suôn sẻ, nhà quản lý nên chuẩn bị trước một số câu hỏi cần thiết. Các câu hỏi nên xoay quanh những vấn đề như cảm nhận của nhân viên về công việc hiện tại, những khó khăn họ đang gặp phải, và cách doanh nghiệp có thể hỗ trợ họ tốt hơn. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng giúp cuộc trò chuyện trở nên mạch lạc và hiệu quả hơn.
Đây là một số câu hỏi cụ thể mà nhà quản lý có thể sử dụng trong các cuộc trò chuyện giữ chân:
- Bạn cảm thấy thế nào về công việc hiện tại?
- Bạn thích phần nào nhất trong công việc của mình?
- Phần việc nào bạn cảm thấy không hứng thú nhất?
- Bạn cảm thấy thế nào về việc có thể cân bằng giữa công việc và gia đình?
- Thử thách lớn nhất với bạn trong năm hoặc quý này là gì? Tôi có thể làm gì để hỗ trợ bạn tốt hơn không?
- Tôi có thể làm gì khác để hỗ trợ bạn và nhóm?
- Bạn có muốn tôi đưa ra phản hồi về điều gì không?
- Bạn có cảm thấy được học hỏi và phát triển ở đây không? Nếu không, tôi có thể làm gì để cải thiện trải nghiệm của bạn?
Đặt ra những câu hỏi theo ví dụ trên, nhà quản lý sẽ hiểu rõ hơn về cảm nhận của nhân viên mà còn giúp họ xác định được những điểm cần cải thiện trong môi trường làm việc, tạo ra một cuộc trò chuyện chân thành, cởi mở và hiệu quả.
Quản trị nhân sự cần chuẩn bị trước câu hỏi để tạo sự thoải mái cho nhân viên
>>>> Xem thêm: Nâng cao kỹ năng giao tiếp bằng những cuộc trò chuyện ngẫu nhiên tại văn phòng
3. Nhà quản trị nhân sự nên thực hiện “stay conversation” như thế nào?
Thực hiện cuộc trò chuyện giữ chân nhân viên một cách hiệu quả không chỉ đòi hỏi kỹ năng lắng nghe mà còn cần biết cách tạo không gian thoải mái và không bị gián đoạn. Phần này sẽ giới thiệu cách thực hiện cuộc trò chuyện từ việc loại bỏ tác động gây nhiễu đến việc lắng nghe và thấu hiểu nhân viên.
3.1 Loại bỏ tác động gây gián đoạn cuộc trò chuyện
Trong quá trình trò chuyện, nhà quản trị nhân sự nên loại bỏ mọi tác động gây nhiễu như tắt thông báo điện thoại, email và các kênh chat. Sự chuẩn bị kỹ sẽ tạo không gian yên tĩnh, tập trung vào cuộc trò chuyện và thể hiện sự tôn trọng đối với nhân viên. Khi nhân viên thấy rằng nhà quản lý dành toàn bộ sự chú ý và thời gian cho mình, họ sẽ cảm thấy được tôn trọng và sẵn lòng chia sẻ hơn. Loại bỏ tác động gây nhiễu cũng giúp nhà quản lý lắng nghe và hiểu rõ hơn những gì nhân viên chia sẻ. Khi không bị phân tâm bởi các yếu tố bên ngoài, quản lý nhân sự có thể tập trung vào cuộc trò chuyện và nắm bắt được những thông tin quan trọng thì cuộc trò chuyện sẽ diễn ra suôn sẻ và đạt được kết quả mong muốn.
3.2 Nhà quản trị nhân sự cần lắng nghe và thấu hiểu nhân viên
Nhà quản trị cần thể hiện sự lắng nghe chân thành và thấu hiểu cảm nhận của nhân viên, nhất là nên chú ý đến những điều nhân viên chia sẻ, đặt câu hỏi để làm rõ và xác nhận lại thông tin nếu cần thiết. Việc này hỗ trợ nhân viên cảm thấy được tôn trọng và lắng nghe. Một kỹ năng quan trọng trong việc lắng nghe là phản hồi lại những gì nhân viên chia sẻ, quản lý có thể sử dụng các câu phản hồi như “Tôi hiểu rằng bạn đang cảm thấy…” hoặc “Tôi nghe bạn nói rằng…”. Những câu phản hồi này sẽ xác nhận lại thông tin, thể hiện sự quan tâm và thấu hiểu của doanh nghiệp đối với cảm nhận của nhân viên.
>>> Xem thêm: Thấu hiểu nhân viên với phương pháp quản trị nhân sự đa thế hệ
3.3 Đào sâu vào các vấn đề và cam kết với nhân viên
Khi nhân viên chia sẻ về những khó khăn hoặc mong muốn của mình, nhà quản lý nên đào sâu tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ của vấn đề thay vì chỉ đưa ra các giải pháp tạm thời, họ cần tập trung vào các cam kết dài hạn và cùng nhân viên tìm ra hướng giải quyết tốt nhất, đào sâu vào các vấn đề giúp nhà quản lý hiểu rõ hơn về những thách thức mà nhân viên đang gặp phải và tìm ra các giải pháp hiệu quả. Đồng thời, việc tập trung vào các cam kết dài hạn giúp đảm bảo rằng những cải tiến sẽ được duy trì và nhân viên cảm thấy hài lòng với những thay đổi đã được thực hiện.
Hãy tạo cảm giác thoải mái trong các cuộc trò chuyện với nhân viên để thấu hiểu
4. Hành động sau cuộc trò chuyện
Hành động sau cuộc trò chuyện là bước quan trọng để đảm bảo các cam kết được thực hiện và theo dõi tiến độ một cách chặt chẽ. Phần này sẽ hướng dẫn bạn cách ghi lại các bước hành động cụ thể và theo dõi tiến trình sau cuộc trò chuyện.
4.1 Ghi lại các bước hành động
Sau khi kết thúc cuộc trò chuyện, quản trị nhân sự nên ghi lại những điểm chính và các bước hành động cụ thể đã được thống nhất với nhân viên. Việc này giúp đảm bảo các cam kết được thực hiện và theo dõi tiến độ một cách chặt chẽ, kết hợp ghi lại các bước hành động cũng giúp quản lý và nhân viên có thể xem lại những gì đã được thảo luận và những cam kết đã được đưa ra để tạo ra sự minh bạch và rõ ràng trong quá trình thực hiện các cam kết và giúp nâng cao hiệu quả và độ tin cậy của các cuộc trò chuyện giữ chân nhân viên.
4.2 Theo dõi và điều chỉnh kế hoạch
Quản lý nhân sự cần theo dõi và đánh giá lại các hành động đã thực hiện, đồng thời điều chỉnh kế hoạch nếu cần thiết để đảm bảo rằng những cải tiến được duy trì và nhân viên cảm thấy hài lòng với những thay đổi đã được thực hiện. Theo dõi tiến độ và điều chỉnh kế hoạch cũng hỗ trợ doanh nghiệp nhận ra những điểm cần cải thiện và đưa ra các biện pháp kịp thời, xác minh các cam kết được thực hiện đúng hạn và đạt được kết quả mong muốn. Đồng thời, việc theo dõi và điều chỉnh kế hoạch cũng giúp tạo ra một môi trường làm việc linh hoạt và hỗ trợ, từ đó nâng cao sự hài lòng và gắn kết của nhân viên.
Cần ghi chú lại những gì đã trao đổi với nhân viên để quản trị nhân sự có thể cải thiện
MGE là một công cụ quản lý nội bộ và là một chiến lược giúp doanh nghiệp phát triển bền vững trong môi trường kinh doanh hiện đại. MGE đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng một môi trường làm việc lý tưởng. Thông qua các cuộc trò chuyện giữ chân nhân viên, MGE đã giúp quản trị nhân sự hiểu rõ hơn về cảm nhận của nhân viên mà còn tạo ra những thay đổi tích cực dựa trên những phản hồi đó, góp phần nâng cao sự hài lòng và gắn kết của nhân viên để thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Lời kết
Những cuộc trò chuyện giữ chân nhân viên không chỉ giúp nhà quản trị nhân sự hiểu rõ hơn về nhân viên mà còn tạo ra một môi trường làm việc tích cực và hỗ trợ. Bằng cách lắng nghe và thấu hiểu nhân viên, doanh nghiệp có thể xây dựng được một đội ngũ nhân viên gắn kết và cam kết, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động và phát triển bền vững. MGE sẽ giúp doanh nghiệp tạo ra một môi trường làm việc như vậy, nơi mà mọi thành viên đều cảm thấy được lắng nghe và đánh giá cao.
>>> Có thể bạn đang quan tâm:
Cách quản trị nhân tài chuyên môn cao và hiệu quả
Tổng hợp các bài viết liên quan tới quản trị nhân sự trong doanh nghiệp
