Khi công nghệ phát triển và công việc ngày càng đòi hỏi tốc độ cao, tìm được cách quản lý thời gian hiệu quả trở thành yếu tố then chốt giúp bạn hoàn thành công việc mà vẫn giữ được sự cân bằng cuộc sống. Tuy nhiên, nếu những thói quen không hiệu quả vẫn đang cản trở, việc đạt được hiệu quả tối đa sẽ trở nên khó khăn. Năm 2025 gần đến, đã đến lúc chúng ta cần mạnh dạn từ bỏ những thói quen cũ, kém hiệu quả để thay thế bằng các phương pháp làm việc thông minh hơn. Bài viết này sẽ giúp bạn nhận diện những thói quen cần “say goodbye” để duy trì một cách quản lý thời gian tối ưu và phù hợp với thời đại mới.
1. Từ bỏ những thói quen làm việc cản trở cách quản lý thời gian hiệu quả
1.1. Không tập trung vào việc quan trọng nhất – Định hình mục tiêu để làm việc thông minh hơn là một cách quản lý thời gian hiệu quả
Một thói quen phổ biến là bỏ qua các nhiệm vụ quan trọng nhất, dẫn đến làm việc quá sức mà vẫn không đạt kết quả mong muốn. Để khắc phục, việc xác định các mục tiêu rõ ràng là thiết yếu. Bắt đầu ngày mới với việc lựa chọn một nhiệm vụ chính, giúp bạn tập trung năng lượng vào công việc mang lại giá trị cao nhất. Kỹ năng này không chỉ giúp hoàn thành công việc hiệu quả mà còn xây dựng thói quen làm việc có tổ chức và có chủ đích.
1.2. Quyết định công việc tiếp theo một cách ngẫu nhiên – Lên kế hoạch trước để tránh lãng phí thời gian
Việc chọn nhiệm vụ tiếp theo một cách ngẫu nhiên dễ dẫn đến sự lãng phí thời gian và mất định hướng. Cách quản lý thời gian hiệu quả là lên kế hoạch trước giúp duy trì sự tập trung và tránh phải đối mặt với quyết định ngẫu nhiên giữa các nhiệm vụ. Hãy dành vài phút đầu ngày hoặc cuối ngày hôm trước để lập kế hoạch chi tiết, xác định các ưu tiên. Kế hoạch này không chỉ tối ưu hóa thời gian mà còn giảm căng thẳng và nâng cao hiệu suất làm việc.
Lên kế hoạch trước, tiết kiệm thời gian, tăng năng suất
1.3. Lập danh sách công việc chỉ để “cho vui” – Hãy biến nó thành công cụ quản lý thời gian thật sự
Nhiều người tạo danh sách công việc như một thói quen, nhưng không thực sự dựa vào đó để quản lý thời gian. Để danh sách này trở thành công cụ hiệu quả, bạn cần cập nhật và sắp xếp nó theo thứ tự ưu tiên. Hãy cam kết hoàn thành các nhiệm vụ được ghi trong danh sách và tập trung vào những mục tiêu có ý nghĩa. Việc này không chỉ giúp bạn quản lý công việc mà còn thúc đẩy động lực và cảm giác thành công.
1.4. Đặt quá nhiều nhiệm vụ vào danh sách hằng ngày – Đơn giản hóa để đạt hiệu quả cao
Danh sách với quá nhiều nhiệm vụ có thể khiến bạn dễ dàng bị quá tải và thất bại trong việc hoàn thành chúng. Đơn giản hóa danh sách công việc bằng cách chọn ra một vài nhiệm vụ chính có thể giúp bạn duy trì năng suất ổn định. Tập trung vào những công việc này trước, sau đó mới thực hiện các nhiệm vụ ít quan trọng hơn nếu có thời gian. Kỹ năng này giúp giảm căng thẳng và làm việc một cách thực tế hơn.
Đơn giản hóa công việc, tối đa hóa hiệu quả
1.5. Không ghi chú lại công việc – Ghi chép để luôn nắm bắt những gì cần hoàn thành
Việc ghi chú giúp bạn quản lý và tổ chức các công việc một cách khoa học. Thói quen ghi lại ý tưởng và nhiệm vụ ngay khi xuất hiện giúp đảm bảo bạn không bỏ sót điều gì quan trọng. Hãy tận dụng các công cụ như ứng dụng ghi chú hoặc sổ tay để lưu lại các đầu mục cần hoàn thành. Việc này không chỉ tạo cảm giác trật tự mà còn giúp theo dõi tiến độ công việc, đảm bảo bạn luôn nắm rõ mọi thứ cần làm và tối ưu hóa thời gian.
1.6. Chỉ tập trung vào những việc “khẩn cấp” – Đầu tư thời gian cho các nhiệm vụ mang tính chiến lược
Nếu chỉ ưu tiên các nhiệm vụ khẩn cấp mà bỏ qua những công việc mang tính dài hạn, bạn có thể lạc vào vòng xoáy “chữa cháy” liên tục mà không đạt được mục tiêu chiến lược. Cách quản lý thời gian hiệu quả là lập kế hoạch cho các nhiệm vụ quan trọng nhưng chưa khẩn cấp, giúp bạn đầu tư vào sự phát triển dài hạn và đạt được thành công bền vững. Cân bằng giữa giải quyết công việc ngắn hạn và dành thời gian cho các dự án dài hạn sẽ mang lại kết quả tốt hơn về lâu dài.
Đừng chỉ chữa cháy, hãy đầu tư cho sự phát triển bền vững
1.7. Lên kế hoạch nhưng không xem lại – Đảm bảo kiểm tra thường xuyên để theo kịp tiến độ
Lập kế hoạch chi tiết là bước đầu quan trọng, nhưng để đạt hiệu quả tối đa, việc xem xét lại kế hoạch thường xuyên là cần thiết. Dành thời gian cuối ngày hoặc tuần để rà soát kế hoạch giúp bạn nhận ra những điểm chưa hoàn thành và điều chỉnh kịp thời. Thói quen này tạo ra nhịp độ làm việc đều đặn, giúp bạn giữ được sự tập trung vào mục tiêu và điều chỉnh các nhiệm vụ khi cần, tránh lãng phí thời gian vào những việc không quan trọng.
1.8. Để môi trường xung quanh làm phân tâm – Tạo không gian làm việc yên tĩnh để tập trung tối đa
Môi trường làm việc đóng vai trò lớn trong hiệu suất làm việc của bạn. Nếu không kiểm soát được các yếu tố gây xao lãng, bạn sẽ rất dễ bị phân tâm và giảm năng suất. Tạo không gian làm việc yên tĩnh, loại bỏ các yếu tố gây mất tập trung như điện thoại hoặc thông báo không cần thiết giúp bạn tập trung tối đa vào công việc. Bạn cũng có thể thử đeo tai nghe hoặc sử dụng nhạc không lời để hỗ trợ tập trung, từ đó nâng cao hiệu quả công việc.
Tạo không gian làm việc tối ưu để đạt được hiệu quả tối đa
1.9. Tập trung vào nhiệm vụ dễ thay vì nhiệm vụ quan trọng – Đầu tư thời gian vào những việc tạo giá trị
Thực hiện các công việc dễ có thể tạo cảm giác “hoàn thành nhanh chóng,” nhưng lại không mang lại giá trị lớn. Để làm việc hiệu quả, hãy đầu tư thời gian vào các nhiệm vụ quan trọng giúp đạt mục tiêu dài hạn. Phân biệt giữa “dễ” và “quan trọng” giúp bạn tập trung vào những công việc có ảnh hưởng thực sự đến sự phát triển của mình, đồng thời tránh lãng phí thời gian cho những nhiệm vụ không cần thiết.
1.10. Nói “có” với mọi yêu cầu – Học cách từ chối để bảo vệ thời gian của mình
Việc luôn đồng ý với các yêu cầu từ đồng nghiệp hay bạn bè có thể khiến lịch làm việc của bạn trở nên quá tải và giảm năng suất. Cách quản lý thời gian hiệu quả là học cách từ chối một cách lịch sự nhưng dứt khoát, đây là kỹ năng quan trọng để bảo vệ thời gian quý giá. Điều này không chỉ giúp bạn giữ vững lộ trình làm việc mà còn nâng cao năng suất bằng cách tập trung vào những nhiệm vụ ưu tiên.
Từ chối là một nghệ thuật giúp bảo vệ thời gian và năng suất
1.11. “Gánh” thêm vấn đề của người khác – Tập trung vào mục tiêu của bản thân
Giúp đỡ người khác là tốt, nhưng nếu luôn dành quá nhiều thời gian cho các vấn đề của người khác, bạn sẽ dễ dàng bị phân tâm khỏi mục tiêu của mình. Để quản lý thời gian hiệu quả, hãy học cách phân định rõ ràng trách nhiệm cá nhân và tập trung vào mục tiêu của mình. Điều này không chỉ giúp bạn làm việc chủ động hơn mà còn bảo vệ quỹ thời gian của bản thân.
1.12. Không bao giờ ủy quyền – Học cách giao phó để tối ưu hóa năng suất
Nếu cố gắng tự làm mọi việc, bạn có thể bị quá tải và giảm hiệu quả. Học cách ủy quyền là cách để bạn tận dụng sức mạnh của đội ngũ và tập trung vào các nhiệm vụ mà bạn làm tốt nhất. Việc này không chỉ tối ưu hóa năng suất của cả nhóm mà còn giúp bạn có thêm thời gian để xử lý các công việc quan trọng và chiến lược hơn.
Để hiệu quả tăng cao, học cách ủy quyền thông minh
1.13. Làm việc trong không gian lộn xộn – Sắp xếp gọn gàng để nâng cao hiệu suất
Môi trường làm việc lộn xộn có thể gây mất tập trung và giảm hiệu quả. Dành thời gian sắp xếp bàn làm việc và giữ cho không gian ngăn nắp giúp bạn tập trung tốt hơn vào nhiệm vụ. Một không gian sạch sẽ, gọn gàng sẽ tạo cảm giác thoải mái, dễ chịu và giúp bạn nâng cao năng suất làm việc.
1.14. Đa nhiệm liên tục – Tập trung vào từng nhiệm vụ để đạt chất lượng cao nhất
Đa nhiệm không mang lại hiệu quả như nhiều người nghĩ, mà còn có thể làm giảm chất lượng công việc. Cách quản lý thời gian hiệu quả là hãy tập trung vào hoàn thành từng nhiệm vụ trước khi chuyển sang công việc tiếp theo. Phương pháp này giúp bạn đạt được chất lượng công việc cao hơn và giảm bớt căng thẳng.
1.15. Rập khuôn phương pháp của người khác – Phát triển phương pháp quản lý thời gian cá nhân
Không có một công thức cố định cho quản lý thời gian, vì mỗi người có phong cách và nhu cầu riêng. Thay vì áp dụng rập khuôn phương pháp của người khác, hãy thử nghiệm để tìm ra cách làm việc phù hợp nhất với bản thân. Việc này sẽ giúp bạn xây dựng một hệ thống quản lý thời gian hiệu quả và cá nhân hóa, mang lại thành quả bền vững.
Hãy phát triển phong cách làm việc riêng của bạn để tối ưu hóa thời gian
>>> Xem thêm: 4 cách quản lý công việc hiệu quả giúp tránh tình trạng quá sức
2. Cách duy trì thói quen làm việc tích cực để quản lý thời gian hiệu quả trong 2024
2.1. Thiết lập hệ thống quản lý thời gian cá nhân phù hợp
Việc tạo ra một hệ thống quản lý thời gian phù hợp giúp bạn tối ưu hóa hiệu suất làm việc và tập trung vào những mục tiêu quan trọng. Cách quản lý thời gian hiệu quả là sử dụng các công cụ quản lý thời gian phổ biến như MGE, Trello, Asana hoặc Notion, cho phép bạn dễ dàng lập kế hoạch, theo dõi tiến độ, và quản lý nhiệm vụ hằng ngày.
Để sử dụng hiệu quả, hãy bắt đầu bằng việc phân loại công việc theo ưu tiên (việc khẩn cấp, quan trọng, ít quan trọng) và lập kế hoạch cho từng tuần. Bên cạnh đó, ghi chú và sắp xếp các nhiệm vụ theo thời gian cụ thể giúp bạn giảm căng thẳng và luôn kiểm soát công việc. Các công cụ này còn cho phép bạn tạo danh sách, nhắc nhở, và trực quan hóa tiến độ, giúp công việc luôn trong tầm kiểm soát.
2.2. Tạo động lực duy trì bằng các kỹ thuật tự thưởng và đánh giá tiến bộ
Duy trì động lực làm việc là yếu tố quan trọng để đạt được sự tiến bộ. Một trong những cách hiệu quả là tự thưởng cho bản thân khi hoàn thành một mục tiêu hoặc công việc quan trọng, giúp tạo cảm giác hài lòng và thúc đẩy bạn tiếp tục nỗ lực. Ngoài ra, đánh giá tiến bộ định kỳ mỗi tuần hoặc mỗi tháng giúp bạn nhìn nhận sự tiến bộ, nhận ra các khó khăn và điều chỉnh chiến lược phù hợp. Điều này không chỉ củng cố các thói quen tốt mà còn tạo động lực để bạn duy trì và phát triển lối sống làm việc tích cực trong dài hạn.
Tự thưởng cho mình để duy trì động lực, và luôn đánh giá tiến bộ – chìa khóa để duy trì cách quản lý thời gian hiệu quả
>>> Xem thêm: 9 cách sử dụng công cụ quản lý thời gian hiệu quả nhất
3. Cách MGE hỗ trợ giải quyết các thói quen cản trở quản lý thời gian hiệu quả
MGE cung cấp giải pháp quản lý thời gian tối ưu, giúp doanh nghiệp và nhân viên giảm thiểu các thói quen gây phân tán, từ đó tập trung vào các nhiệm vụ trọng yếu. Hệ thống MGE tích hợp các công cụ hỗ trợ lập kế hoạch chi tiết và phân công công việc hợp lý, giúp mỗi thành viên dễ dàng theo dõi tiến độ công việc cá nhân và cả đội ngũ.
Bên cạnh đó, MGE cũng hỗ trợ tính năng cộng tác linh hoạt, giúp các thành viên trao đổi thông tin và phối hợp với nhau một cách nhịp nhàng, hạn chế tối đa tình trạng gián đoạn. Những tính năng này là một phần quan trọng trong cách quản lý thời gian hiệu quả, giúp nhân viên tối ưu thời gian và nâng cao hiệu suất công việc, tạo điều kiện cho doanh nghiệp phát triển bền vững và chuyên nghiệp.
MGE – Mạng xã hội nội bộ chuyên đào tạo cho doanh nghiệp
>>> Xem thêm: Tìm hiểu về giải pháp nâng cao hiệu suất quản lý và đào tạo trực tuyến của MGE
Kết luận
Để làm chủ thời gian và tạo dựng phong cách làm việc hiệu quả, điều quan trọng là bạn cần nhận diện và loại bỏ những thói quen làm việc cản trở hiệu suất. Những thay đổi tích cực trong thói quen không chỉ giúp bạn cải thiện hiệu quả công việc mà còn góp phần xây dựng một cuộc sống cân bằng hơn. Đừng chờ đợi thêm nữa, hãy bắt đầu hành trình tối ưu hóa thời gian từ hôm nay để phát huy tối đa tiềm năng của mình.
Hãy liên hệ với MGE ngay hôm nay để khám phá cách quản lý thời gian hiệu quả và tìm hiểu cách chúng tôi có thể giúp bạn và doanh nghiệp đạt được mục tiêu tối ưu hóa công việc, nâng cao hiệu suất và phát triển bền vững.
>>> Xem thêm: Quản lý thời gian là gì? 10 cách sắp xếp thời gian hiệu quả nhất
