Công nghệ ngày càng đóng vai trò quan trọng trong việc định hình môi trường làm việc hiện đại, đặc biệt là trong bối cảnh làm việc kết hợp giữa văn phòng và từ xa. Các công cụ công nghệ không chỉ hỗ trợ nhân viên hoàn thành công việc một cách hiệu quả mà còn nâng cao trải nghiệm tổng thể của họ tại nơi làm việc. Bài viết dưới đây hãy cùng MGE làm rõ vai trò của việc đầu tư công nghệ trong việc cải thiện trải nghiệm nhân viên khi làm việc kết hợp.
1. Môi trường công nghệ trong trải nghiệm nhân viên
Môi trường công nghệ của tổ chức bao gồm tất cả các công cụ và hệ thống mà nhân viên sử dụng để hoàn thành công việc hàng ngày. Đây là yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất và trải nghiệm nhân viên.
1.1 Các yếu tố cấu thành môi trường công nghệ
Môi trường công nghệ trong doanh nghiệp hiện đại không chỉ đơn thuần là tổng hợp các thiết bị và phần mềm. Đó là một hệ sinh thái phức tạp, liên kết chặt chẽ với nhau, từ hạ tầng mạng nội bộ cho đến những trải nghiệm số của từng cá nhân. Mỗi chiếc máy tính, mỗi ứng dụng, thậm chí là mỗi dòng code đều đóng góp vào việc tạo nên một không gian làm việc số hóa, nơi thông tin được chia sẻ, công việc được kết nối và hiệu quả được tối ưu hóa.
>>> Xem thêm: Hệ thống LMS giúp đào tạo doanh nghiệp trong thời đại 4.0
1.2 Tác động của công nghệ lỗi thời đến trải nghiệm nhân viên
Một hệ thống công nghệ lỗi thời giống như một chiếc xe cũ kỹ, càng chạy càng tốn nhiều nhiên liệu và dễ hỏng hóc. Khi các phần mềm, phần cứng không được cập nhật, chúng trở nên chậm chạp, dễ bị lỗi và không tương thích với các công nghệ mới. Gây ảnh hưởng đến làm giảm hiệu suất làm việc mà còn tạo ra những rủi ro tiềm ẩn về an ninh thông tin. Các cuộc tấn công mạng trở nên dễ dàng hơn khi hệ thống không được bảo vệ đầy đủ, gây ra mất mát dữ liệu quan trọng và ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp.
>>> Xem thêm: Nâng cao trải nghiệm nhân viên với AI trong thời đại 5.0
Nâng cao trải nghiệm nhân viên thông qua công nghệ sẽ đem lại hiệu quả công việc
2. Nắm bắt các công nghệ mới
Để tồn tại và phát triển trong thời đại số, doanh nghiệp cần không ngừng đổi mới và thích ứng. Việc nắm bắt và ứng dụng các công nghệ tiên tiến như trí tuệ nhân tạo, dữ liệu lớn, điện toán đám mây, chuỗi khối và Internet vạn vật là điều vô cùng quan trọng. Những công nghệ này không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc mà còn mở ra những cơ hội kinh doanh mới, tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững.
2.1 Các công nghệ tiên tiến cần lưu ý
Trí tuệ nhân tạo, với khả năng học hỏi và tự động hóa các tác vụ, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình sản xuất, nâng cao chất lượng dịch vụ và đưa ra những quyết định kinh doanh chính xác hơn. Dữ liệu lớn cung cấp cho doanh nghiệp một lượng thông tin khổng lồ, từ đó giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về khách hàng, thị trường và phát hiện những cơ hội kinh doanh mới.
Điện toán đám mây giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí hạ tầng, tăng tính linh hoạt và khả năng mở rộng. Blockchain đảm bảo tính minh bạch, bảo mật và truy xuất nguồn gốc của dữ liệu, đặc biệt hữu ích trong các ngành công nghiệp như tài chính, logistics và quản lý chuỗi cung ứng. Cuối cùng, Internet vạn vật kết nối tất cả các thiết bị, tạo ra một hệ thống thông minh, giúp doanh nghiệp theo dõi và kiểm soát hoạt động sản xuất một cách hiệu quả.
2.2 Lợi ích của việc áp dụng công nghệ mới
Việc ứng dụng công nghệ mới vào hoạt động kinh doanh không chỉ đơn thuần là một xu hướng mà còn là một yếu tố quyết định sự thành bại của doanh nghiệp trong kỷ nguyên số. Công nghệ không chỉ giúp tối ưu hóa các quy trình làm việc, tăng năng suất lao động mà còn mang lại nhiều lợi ích khác. Nhờ công nghệ, doanh nghiệp có thể thu thập và phân tích một lượng lớn dữ liệu, từ đó đưa ra những quyết định kinh doanh chính xác và kịp thời. Đồng thời, công nghệ cũng giúp doanh nghiệp tạo ra những sản phẩm, dịch vụ mới, cá nhân hóa trải nghiệm khách hàng và xây dựng lòng trung thành với thương hiệu. Áp dụng công nghệ trong doanh nghiệp là yếu tố sẽ giúp nâng cao trải nghiệm nhân viên.
>>> Xem thêm: Các tiêu chí và phương pháp để đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên
Ứng dụng công nghệ trong doanh nghiệp sẽ hỗ trợ tăng cường trải nghiệm nhân viên
3. Quan sát và hiểu nhu cầu của nhân viên
Việc triển khai công nghệ thành công phụ thuộc rất lớn vào việc hiểu rõ nhu cầu của nhân viên. Khi nhân viên cảm thấy công nghệ được thiết kế để phục vụ họ, họ sẽ sẵn sàng sử dụng và tận dụng tối đa các công cụ đó. Như trường hợp của EY, việc lắng nghe và đáp ứng nhu cầu của nhân viên đã giúp công ty đạt được hiệu quả cao hơn trong việc ứng dụng công nghệ.
3.1 Tầm quan trọng của việc thấu hiểu nhu cầu trải nghiệm nhân viên
Việc thành công trong việc triển khai công nghệ không chỉ phụ thuộc vào các yếu tố kỹ thuật mà còn phụ thuộc rất lớn vào sự tham gia và chấp nhận của nhân viên. Thay vì đơn thuần tập trung vào các tính năng và hiệu suất của công nghệ, doanh nghiệp cần dành thời gian để lắng nghe và hiểu rõ những gì nhân viên mong đợi và cần thiết để hoàn thành công việc một cách hiệu quả. Khi nhân viên cảm thấy được lắng nghe và công nghệ được thiết kế để phục vụ nhu cầu của họ, họ sẽ sẵn sàng sử dụng và tận dụng tối đa các công cụ mới. Điều này không chỉ giúp tăng năng suất lao động mà còn tạo ra một môi trường làm việc tích cực, nơi nhân viên cảm thấy được tôn trọng và có động lực làm việc.
>>> Xem thêm: 9 cách tạo động lực cho nhân viên mà nhà quản lý không nên bỏ qua
3.2 Bài học từ trường hợp của EY (Ernst & Young)
Ernst & Young (EY) đã từng đối mặt với một tình huống khá phổ biến trong nhiều doanh nghiệp, nhân viên sử dụng các công cụ và ứng dụng không được công ty phê duyệt để hoàn thành công việc. Thay vì áp đặt các quy định nghiêm ngặt và cấm đoán, EY đã quyết định tìm hiểu sâu hơn về lý do tại sao nhân viên lại làm như vậy. Qua việc quan sát, phỏng vấn và thu thập phản hồi từ nhân viên, EY nhận ra rằng những công cụ này thường đáp ứng được những nhu cầu cụ thể mà các công cụ do công ty cung cấp chưa thể đáp ứng.
Từ đó, EY đã có một quyết định táo bạo thay vì chống lại xu hướng, họ đã quyết định hợp tác với nhân viên. EY đã thành lập một nhóm làm việc để đánh giá các công cụ mà nhân viên đang sử dụng, xác định những điểm mạnh và yếu kém của chúng, và tìm cách tích hợp những tính năng hữu ích vào các công cụ chính thức của công ty. Nhờ vậy, EY không chỉ tăng cường trải nghiệm nhân viên mà còn cải thiện hiệu suất làm việc và thúc đẩy sự sáng tạo.
EY (Ernst & Young) là doanh nghiệp thành công trong nâng cao trải nghiệm nhân viên
>>>> Xem thêm: Áp dụng công nghệ AI vào công việc gia tăng năng suất làm việc cho doanh nghiệp
4. Thử nghiệm và triển khai công nghệ mới
Để đảm bảo công nghệ mới được áp dụng hiệu quả, các tổ chức cần có một quy trình thử nghiệm kỹ lưỡng. Qua việc cho phép một nhóm nhỏ nhân viên trải nghiệm sản phẩm hoặc công nghệ mới trong một môi trường có kiểm soát, tổ chức có thể đánh giá chính xác hiệu quả và tác động của nó trước khi triển khai rộng rãi.
4.1 Quy trình thử nghiệm công nghệ mới
Việc triển khai một công nghệ mới vào một tổ chức là một quá trình phức tạp đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Để đảm bảo rằng công nghệ này không chỉ hoạt động hiệu quả mà còn được nhân viên chấp nhận và sử dụng một cách tối đa, các tổ chức cần có một giai đoạn thử nghiệm nghiêm túc.
Bằng cách cho phép một nhóm nhỏ nhân viên đại diện cho các bộ phận khác nhau trong tổ chức được trải nghiệm công nghệ mới trong một môi trường được kiểm soát, tổ chức có thể thu thập những phản hồi quý báu. Những phản hồi này sẽ giúp đánh giá hiệu quả thực tế của công nghệ, xác định những điểm mạnh, điểm yếu và các vấn đề tiềm ẩn. Giai đoạn thử nghiệm cũng giúp nhân viên làm quen dần với công nghệ mới, từ đó giảm thiểu sự kháng cự và tăng khả năng chấp nhận khi công nghệ được triển khai rộng rãi và tăng cường trải nghiệm nhân viên.
4.2 Đánh giá và triển khai chính thức
Khi công nghệ đã được chứng minh là hiệu quả và đáp ứng được các tiêu chí đã đặt ra, tổ chức có thể tiến hành triển khai chính thức đến toàn bộ nhân viên. Quá trình triển khai này đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng, bao gồm việc xây dựng một kế hoạch triển khai chi tiết, đào tạo nhân viên, cung cấp hỗ trợ kỹ thuật và truyền thông hiệu quả. Mục tiêu của quá trình triển khai là đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều hiểu rõ về công nghệ mới, biết cách sử dụng và tận dụng tối đa các tính năng của nó. Doanh nghiệp cần tạo ra một môi trường làm việc thuận lợi, khuyến khích nhân viên sử dụng công nghệ mới và sẵn sàng hỗ trợ họ khi gặp khó khăn.
5. Cần tập trung vào nhu cầu nhân viên thay vì yêu cầu
Khi triển khai công nghệ mới, doanh nghiệp thường quá chú trọng vào các thông số kỹ thuật mà bỏ qua yếu tố con người. Thay vì chỉ tập trung vào cấu hình máy móc, phần mềm, chúng ta cần hiểu rõ hơn về cách nhân viên tương tác với công nghệ đó. Chỉ khi đáp ứng được nhu cầu thực tế của người dùng, công nghệ mới phát huy hết tiềm năng.
5.1 Phân biệt nhu cầu và yêu cầu kỹ thuật
Thông thường, khi một tổ chức cần trang bị thiết bị mới, các bản đề xuất thường tập trung vào các thông số kỹ thuật như cấu hình máy, tốc độ xử lý, dung lượng lưu trữ,… Điều này hoàn toàn hợp lý vì các yêu cầu kỹ thuật là nền tảng để đảm bảo thiết bị hoạt động ổn định và hiệu quả. Tuy nhiên, việc chỉ tập trung vào các yếu tố kỹ thuật mà bỏ qua yếu tố con người, cụ thể là cách thức nhân viên tương tác với thiết bị, có thể dẫn đến những hậu quả không mong muốn.
5.2 Cách tiếp cận hiệu quả để đáp ứng trải nghiệm nhân viên
Đầu tư vào công nghệ mới là một quyết định quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Tuy nhiên, để đảm bảo rằng khoản đầu tư này mang lại hiệu quả cao nhất, doanh nghiệp cần đi sâu vào việc hiểu rõ nhu cầu thực tế của nhân viên. Thay vì chỉ tập trung vào các thông số kỹ thuật và tính năng của công nghệ, doanh nghiệp cần xem xét cách thức mà nhân viên sẽ tương tác với công nghệ đó trong công việc hàng ngày.
Lắng nghe và hiểu rõ ý kiến của nhân viên là điều vô cùng quan trọng. Bằng cách tổ chức các buổi thảo luận, khảo sát hoặc phỏng vấn, doanh nghiệp có thể thu thập thông tin chi tiết về cách làm việc hiện tại của nhân viên, những khó khăn mà họ gặp phải và những công cụ họ cần để hoàn thành công việc một cách hiệu quả. Từ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra những quyết định sáng suốt về việc lựa chọn và triển khai các công nghệ phù hợp.
>>> Xem thêm: Bí quyết khẳng định bản thân để thăng tiến trong công việc
Tập trung vào nhu cầu của nhân viên sẽ cải thiện tối đa trải nghiệm nhân viên
Hệ thống cổng thông tin nội bộ MGE toàn diện kết nối mọi thành viên, thúc đẩy chia sẻ kiến thức và tạo ra một nền tảng làm việc trực tuyến linh hoạt, MGE không chỉ giúp nâng cao hiệu suất làm việc mà còn góp phần xây dựng một văn hóa doanh nghiệp tích cực, nơi nhân viên cảm thấy được kết nối và có động lực làm việc. Với MGE, doanh nghiệp không chỉ đơn thuần là trang bị công cụ mà còn đang đầu tư vào trải nghiệm nhân viên, tạo ra một môi trường làm việc hiện đại và hiệu quả.
Lời kết
Đầu tư công nghệ không chỉ là việc mua sắm thiết bị và phần mềm mới mà còn là việc hiểu rõ nhu cầu của nhân viên và tạo ra môi trường làm việc tích cực, hiệu quả. Bằng cách nắm bắt các công nghệ mới, quan sát nhu cầu của nhân viên, thử nghiệm và triển khai một cách thông minh, doanh nghiệp có thể nâng cao trải nghiệm nhân viên, tạo nên lợi thế cạnh tranh và phát triển bền vững.
>>> Có thể bạn quan tâm:
Cách sắp xếp công việc hiệu quả giúp tiết kiệm thời gian trong công việc
Khám phá các bài viết liên quan đến trải nghiệm của nhân viên trong môi trường công sở
