Bật mí kỹ năng giao tiếp nội bộ trong doanh nghiệp hiệu quả

Theo dữ liệu của công ty tư vấn và nghiên cứu công nghệ Gartner đã chỉ ra rằng gần 70% các sai sót trong công việc có nguyên nhân từ giao tiếp nội bộ trong doanh nghiệp kém hiệu quả. Điều này minh chứng cho việc kỹ năng giao tiếp nơi công sở vẫn chưa được chú trọng đúng cách. Vậy làm thế nào để khắc phục thực trạng này? Hãy cùng MGE tìm hiểu bài viết dưới đây để có giải đáp cụ thể.

1. Tầm quan trọng của giao tiếp nội bộ trong doanh nghiệp

1.1 Truyền đạt thông tin nội bộ rõ ràng

Giao tiếp nội bộ trong doanh nghiệp hiệu quả giúp đảm bảo rằng thông tin được truyền tải một cách chính xác, rõ ràng và đầy đủ giữa các cá nhân, bộ phận và cấp bậc trong công ty. Nhờ vậy, hạn chế tối đa hiểu lầm, sai sót và mâu thuẫn do thiếu sót thông tin. Việc truyền đạt thông tin rõ ràng còn giúp các bên liên quan nắm bắt đầy đủ thông tin cần thiết để đưa ra quyết định đúng đắn và kịp thời, góp phần nâng cao hiệu quả công việc chung.

1.2 Thúc đẩy sáng tạo và đổi mới thông qua giao tiếp nội bộ

Giao tiếp nội bộ trong doanh nghiệp hiệu quả tạo điều kiện cho sự trao đổi ý tưởng cởi mở và khuyến khích sự sáng tạo trong môi trường làm việc. Khi mọi người có thể tự do chia sẻ ý tưởng của mình mà không sợ bị đánh giá hay phán xét, họ sẽ có thêm động lực để sáng tạo và đổi mới. Những ý tưởng mới mẻ và sáng tạo có thể giúp công ty giải quyết các vấn đề một cách hiệu quả hơn, phát triển sản phẩm/dịch vụ mới và nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường.

1.3 Giao tiếp nội bộ giúp nâng cao hiệu suất làm việc

Thông tin chính xác, rõ ràng và kịp thời là yếu tố quan trọng để đạt được hiệu suất công việc cao. Giao tiếp nội bộ trong doanh nghiệp hiệu quả đảm bảo rằng mọi thành viên trong nhóm đều hiểu rõ mục tiêu, nhiệm vụ và trách nhiệm của mình. Do đó, giao tiếp hiệu quả giúp giảm thiểu sai sót, tối ưu hóa quy trình làm việc và đạt được kết quả tốt nhất trong thời gian ngắn nhất. Theo khảo sát của McKinsey (tổ chức tư vấn quản trị cho các doanh nghiệp) đã nhấn mạnh rằng giao tiếp hiệu quả sẽ giúp tăng 20% – 25% hiệu suất làm việc của cả team.

1.4 Xây dựng và củng cố mối quan hệ

Giao tiếp hiệu quả là chất xúc tác mạnh mẽ giúp xây dựng và củng cố các mối quan hệ trong công việc. Khi chúng ta giao tiếp một cách cởi mở, trung thực và tôn trọng sẽ giúp tạo dựng lòng tin và sự tôn trọng lẫn nhau, từ đó cải thiện mối quan hệ giữa mọi người trong công ty, tạo nên một môi trường làm việc thân thiện, hợp tác và hỗ trợ.

1.5 Giải quyết xung đột và xây dựng sự đồng thuận

Xung đột là điều không thể tránh khỏi trong môi trường làm việc, nhưng với kỹ năng giao tiếp nơi công sở hiệu quả, mọi nhân viên có thể biến những trở ngại này thành cơ hội để cùng nhau phát triển, tìm ra giải pháp đôi bên cùng có lợi mà không làm sứt mẻ mối quan hệ. Trong đó, giao tiếp cởi mở và lắng nghe tích cực giúp hiểu rõ quan điểm của nhau, từ đó tìm ra điểm chung và đạt được sự đồng thuận.

1.6 Phát triển bản thân và thăng tiến sự nghiệp

Kỹ năng giao tiếp nơi công sở là một trong những yếu tố quan trọng nhất để phát triển sự nghiệp. Những người có khả năng giao tiếp tốt thường được đánh giá cao, có nhiều cơ hội thăng tiến và được giao phó những nhiệm vụ quan trọng. Họ cũng dễ dàng xây dựng mạng lưới quan hệ rộng lớn, hỗ trợ và giúp đỡ nhau trong công việc.

>>>Xem thêm: Kết nối nhân viên hiệu quả: Kỹ năng giao tiếp nơi công sở dành cho CEO

2. Những rào cản thường gặp về kỹ năng giao tiếp nội bộ trong doanh nghiệp

2.1. Rào cản về ngôn ngữ

Dù ngôn ngữ là công cụ kết nối nhưng nếu không sử dụng đúng cách, vẫn có thể trở thành rào cản trong giao tiếp nơi công sở. Việc lạm dụng tiếng lóng hoặc sử dụng thuật ngữ chuyên môn mà không giải thích rõ ràng khiến các thông tin trong cuộc họp nội bộ trở nên khó hiểu. Chưa kể, mỗi người có một phong cách diễn đạt riêng, và nếu có quá nhiều phong cách diễn đạt không được thống nhất chung, sẽ có thể tạo nên sự hiểu lầm trong giao tiếp.

2.2. Rào cản về văn hóa

Câu chuyện về khoảng cách thế hệ, sự khác biệt trong suy nghĩ giữa các giới tính, văn hóa vùng miền, xuất thân,… là những yếu tố cản trở việc thấu hiểu suy nghĩ đối phương khi giao tiếp. Trong đó, vấn đề phổ biến các doanh nghiệp thường gặp hiện nay là vấn đề hòa nhập, giao tiếp hiệu quả giữa gen Z (sinh từ năm 1997 – 2015) với gen Y (sinh từ năm 1981 – 1996) và gen X (sinh từ năm 1965 đến 1980).

2.3. Rào cản cá nhân

Trên thực tế, môi trường công sở với muôn hình vạn trạng các cách giao tiếp khác nhau từ nhiều nhóm tính cách khác nhau. Điển hình như giữa người hướng nội và người hướng ngoại, nếu không có sự cân bằng trong giao tiếp sẽ dễ dẫn đến hiểu lầm nhau. Ngoài ra, các yếu tố cá nhân khác về cảm xúc chi phối, định kiến về ai đó, vấn đề nào đó cũng khiến cho cuộc trò chuyện chỉ đầy những “cái tôi” được đề cao mà thiếu đi sự lắng nghe, thấu hiểu.

2.4. Rào cản về tổ chức

Nếu một tổ chức có sự phân cấp bậc quá rõ ràng giữa các cấp, với lối lãnh đạo chuyên quyền chỉ mỗi cấp trên có tiếng nói, nhân viên sẽ cảm thấy ngột ngạt và có khoảng cách nhất định trong giao tiếp nội bộ. Đồng thời, một tổ chức chỉ tập trung vào thành tích mà quên mất đi yếu tố cốt lõi con người cũng sẽ tạo ra môi trường làm việc căng thẳng, thiếu sự hỗ trợ và không khuyến khích giao tiếp cởi mở.

2.5 Rào cản do thiếu thông tin

Thông tin chính được ví như mạch máu trong giao tiếp. Do đó, việc thiếu hụt hay tắc nghẽn dòng chảy này có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng. Khi thông tin không được cung cấp đầy đủ hoặc không chính xác, mọi người sẽ khó lòng định hướng và đưa ra quyết định đúng đắn khi giao tiếp. Ngược lại, việc bị “bơi” trong quá nhiều thông tin cũng không hề tốt, bởi nó khiến nhân viên phân tán sự tập trung, không thể phân biệt được đâu là thông tin quan trọng, đâu là thông tin thứ yếu, dẫn đến tạo rào cản trong kỹ năng giao tiếp nơi công sở.

3. Những lưu ý khi giao tiếp giữa các cấp bậc trong công ty

3.1. Giao tiếp giữa sếp và nhân viên: Cầu nối hai chiều

Sếp khi giao tiếp với nhân viên cần:

• Rõ ràng và cụ thể: Giao tiếp rõ ràng về mục tiêu, kỳ vọng và tiêu chí đánh giá công việc. Điều này giúp nhân viên hiểu rõ những gì được mong đợi ở họ và tránh những hiểu lầm không đáng có.
• Cởi mở và khuyến khích: Tạo một môi trường làm việc cởi mở, nơi nhân viên cảm thấy thoải mái chia sẻ ý kiến và khó khăn của mình. Lắng nghe và ghi nhận những đóng góp của nhân viên một cách công bằng và khách quan.
• Đánh giá và phản hồi: Đưa ra những phản hồi mang tính xây dựng, giúp nhân viên nhận ra điểm mạnh và điểm yếu của mình để phát triển. Đánh giá công bằng và ghi nhận những thành tích của nhân viên.

Nhân viên khi giao tiếp với sếp cần:

• Chủ động và minh bạch: Thường xuyên cập nhật tiến độ công việc cho sếp, báo cáo những khó khăn gặp phải và đề xuất giải pháp. Sự chủ động này thể hiện tinh thần trách nhiệm và giúp sếp nắm bắt tình hình một cách toàn diện.
• Lắng nghe và tiếp thu: Sếp là người có kinh nghiệm và tầm nhìn rộng hơn. Hãy lắng nghe những lời khuyên, góp ý của sếp một cách chân thành và cởi mở, từ đó rút ra bài học và cải thiện bản thân.
• Tôn trọng và chuyên nghiệp: Luôn thể hiện sự tôn trọng đối với sếp, không chỉ trong lời nói mà còn trong hành động và thái độ. Sử dụng ngôn ngữ lịch sự, trang phục phù hợp và đúng giờ trong các cuộc họp.

3.2. Giao tiếp với đồng nghiệp: Hợp tác và tôn trọng

• Hỗ trợ và hợp tác: Xây dựng tinh thần đồng đội, sẵn sàng hỗ trợ và hợp tác với đồng nghiệp để đạt được mục tiêu chung. Chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm và giúp đỡ lẫn nhau khi cần thiết.
• Tôn trọng sự khác biệt: Mỗi người đều có những điểm mạnh, điểm yếu và cá tính riêng. Hãy tôn trọng sự khác biệt của đồng nghiệp, lắng nghe và học hỏi từ họ.
• Trung thực và thẳng thắn: Nếu có vấn đề hoặc mâu thuẫn với đồng nghiệp, hãy trao đổi trực tiếp một cách thẳng thắn, trung thực và lịch sự. Tránh nói xấu sau lưng hoặc lan truyền những tin đồn thất thiệt.
• Góp ý chân thành: Đưa ra những lời góp ý chân thành, mang tính xây dựng để giúp đồng nghiệp phát triển. Đồng thời, về phía tiếp nhận những lời góp ý của đồng nghiệp nên theo hướng tích cực và cầu thị.

4. 06 cách hữu hiệu nâng cao kỹ năng giao tiếp nội bộ trong doanh nghiệp

4.1. Chủ động lắng nghe

Lắng nghe không chỉ là nghe những gì người khác nói mà còn là thấu hiểu ý nghĩa sâu xa đằng sau lời nói đó. Hãy tập trung toàn bộ sự chú ý vào người đối diện, quan sát ngôn ngữ cơ thể và đặt câu hỏi mở để khuyến khích họ chia sẻ nhiều hơn. Tránh ngắt lời, phán xét hay đưa ra kết luận vội vàng.

Ví dụ: Trong một cuộc họp, thay vì chỉ ghi chép lại những gì đồng nghiệp trình bày, hãy đặt những câu hỏi như “Anh/chị có thể giải thích rõ hơn về ý tưởng này không?” hoặc “Theo anh/chị, những rủi ro tiềm ẩn của dự án này là gì?”.

4.2. Suy nghĩ thấu đáo trước khi giao tiếp

Trước khi mở lời, hãy dành một chút thời gian để suy nghĩ về những gì bạn muốn truyền đạt và cách diễn đạt sao cho rõ ràng, mạch lạc nhất. Việc này giúp bạn tránh được những hiểu lầm không đáng có và đảm bảo thông điệp của bạn được truyền tải một cách hiệu quả.

Ví dụ: Trước khi trình bày vấn đề cần bàn luận cho đồng nghiệp hoặc cấp trên, hãy tự ghi chú ra giấy ý chính và luyện tập nói nhiều lần (nếu có) để đảm bảo nội dung trình bày đi đúng định hướng, không gây hiểu lầm.

4.3. Giao tiếp rõ ràng, mạch lạc

Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu, tránh sử dụng từ ngữ trừu tượng hoặc quá nhiều thuật ngữ chuyên ngành mà không đi kèm giải thích khi giao tiếp với các phòng ban khác. Ngoài ra, kỹ năng giao tiếp nơi công sở còn thể hiện ở việc trình bày ý kiến một cách logic, có trọng tâm và đi thẳng vào vấn đề.

Ví dụ: Thay vì nói “Chúng ta cần phải tối ưu hóa quy trình làm việc để đạt được hiệu quả cao hơn”, hãy nói “Chúng ta cần tìm cách đơn giản hóa quy trình làm việc để tiết kiệm thời gian và công sức”.

4.4. Thể hiện sự tôn trọng

Luôn thể hiện sự tôn trọng đối với người khác, bất kể vị trí hay chức vụ của họ. Sử dụng ngôn ngữ lịch sự, tránh những lời nói xúc phạm, miệt thị hay đánh giá cá nhân.

Ví dụ: Khi không đồng tình với ý kiến của đồng nghiệp, thay vì nói “Ý kiến của anh/chị thật ngớ ngẩn”, hãy nói “Tôi hiểu quan điểm của anh/chị, nhưng tôi xin phép trình bày thêm một góc nhìn khác về vấn đề này”.

4.5. Thực hành và suy ngẫm

Kỹ năng giao tiếp nơi công sở cũng giống như bất kỳ kỹ năng nào khác, cần được rèn luyện thường xuyên để trở nên thành thạo. Hãy tìm kiếm cơ hội để thực hành giao tiếp trong các tình huống khác nhau, sau đó dành thời gian định kỳ hằng tuần hoặc hằng tháng để nhìn lại và rút ra bài học kinh nghiệm cho bản thân.

Ví dụ: Sau một buổi thuyết trình, hãy tự đánh giá lại phần trình bày của mình, xem xét những điểm nào đã làm tốt và những điểm nào cần cải thiện.

4.6. Tìm kiếm góp ý cải thiện

Đừng ngại xin ý kiến phản hồi từ đồng nghiệp, bạn bè hoặc người thân về kỹ năng giao tiếp của bạn. Những phản hồi này sẽ giúp bạn nhìn nhận bản thân một cách khách quan hơn và có những điều chỉnh phù hợp.

Ví dụ: Sau một cuộc họp, hãy hỏi ý kiến đồng nghiệp về cách bạn đặt câu hỏi, cách bạn thể hiện ý kiến hoặc cách bạn lắng nghe người khác.

>>>Xem thêm: Nâng cấp kỹ năng giao tiếp nơi công sở: Nghệ thuật đưa ra feedback hiệu quả

5. “Công thức vàng” để giao tiếp nội bộ trong doanh nghiệp hiệu quả qua mọi kênh.

5.1. Nghệ thuật giao tiếp trực tiếp

Một cuộc trò chuyện hiệu quả không chỉ là trao đổi thông tin mà còn là tạo dựng kết nối. Hãy bắt đầu bằng những câu hỏi mở để thể hiện sự quan tâm đến người đối diện. Ví dụ, thay vì hỏi “Dự án của anh/chị đến đâu rồi?”, hãy hỏi “Anh/chị có gặp khó khăn gì trong quá trình thực hiện dự án không?”.

Bên cạnh ngôn ngữ lời nói, hãy kết hợp giao tiếp phi ngôn ngữ như giao tiếp bằng mắt, mỉm cười, cử chỉ cơ thể,… để thể hiện sự tự tin và thiện chí. Ví dụ, khi lắng nghe đồng nghiệp trình bày, hãy gật đầu nhẹ để thể hiện sự đồng tình và tập trung.

5.2. Tăng cường kỹ năng giao tiếp nơi công sở trong cuộc họp trực tuyến

Trong môi trường trực tuyến, việc tạo kết nối với người tham gia là rất quan trọng. Hãy luôn bật camera để tạo sự gần gũi và tương tác với mọi người bằng cách đặt câu hỏi, đưa ra ý kiến. Ví dụ, trong một buổi họp trực tuyến, hãy chủ động chia sẻ màn hình để minh họa cho ý tưởng của mình.

Ngoài ra, việc sử dụng các công cụ hỗ trợ như chatbox, bảng trắng, khảo sát cũng giúp tăng tính tương tác và thu hút sự tham gia của mọi người. Ví dụ, bạn có thể tạo một cuộc khảo sát nhanh để lấy ý kiến của mọi người về một vấn đề nào đó.

5.3. Giao tiếp chuyên nghiệp qua email và ứng dụng nhắn tin

Sử dụng ngôn ngữ lịch sự, trang trọng, đúng chính tả, và ngữ pháp. Tránh sử dụng từ ngữ quá thân mật hoặc biểu tượng cảm xúc không phù hợp. Ví dụ, thay vì viết “Ok, mình sẽ làm”, hãy viết “Vâng, tôi sẽ thực hiện việc này”.

Đi thẳng vào vấn đề, nêu rõ mục đích và yêu cầu của email hoặc tin nhắn. Tránh lan man, dài dòng hoặc sử dụng quá nhiều từ ngữ không cần thiết. Ví dụ, một email thông báo lịch họp nên bao gồm đầy đủ thông tin về thời gian, địa điểm, nội dung và những người tham gia.

5.4. Xây dựng bản tin nội bộ vững mạnh

Bản tin nội bộ là công cụ hữu ích để chia sẻ thông tin quan trọng, những câu chuyện thành công, những giá trị và văn hóa của công ty. Hãy sử dụng ngôn ngữ truyền cảm hứng, tích cực và khơi gợi sự hứng thú của người đọc. Ví dụ, một bản tin về thành tích của một nhân viên xuất sắc có thể truyền cảm hứng cho những người khác.

Bên cạnh đó, bản tin nội bộ không chỉ là nơi chia sẻ thông tin mà còn là nơi xây dựng và củng cố văn hóa công ty. Hãy sử dụng bản tin để chia sẻ những giá trị cốt lõi, tầm nhìn và sứ mệnh của công ty, đồng thời khuyến khích sự tham gia và đóng góp của nhân viên. Ví dụ, bạn có thể tổ chức một cuộc thi viết về “Giá trị cốt lõi của công ty trong mắt tôi” và đăng những bài viết hay nhất lên bản tin.

Ngoài ra, hiện nay, có khá nhiều hình thức bản tin nội bộ gồm các ấn phẩm nội bộ và cả bản tin truyền thông nội bộ trực tuyến như hệ thống MGE. MGE là nơi cung cấp thông tin, nâng cao văn hóa chia sẻ, giao tiếp nội bộ và xây dựng văn hóa doanh nghiệp. Với MGE, các tổ chức có thể dễ dàng quản lý và chia sẻ thông tin, giúp nhân viên phát triển hơn mỗi ngày, củng cố mối liên kết trong tổ chức, xây dựng một môi trường làm việc đồng nhất và hiệu quả. MGE là giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất, thích nghi linh hoạt với môi trường kinh doanh hiện đại.

6. Kết luận

Kỹ năng giao tiếp nội bộ trong doanh nghiệp nơi công sở cần thời gian dài để học hỏi và trau dồi không ngừng. Bằng cách áp dụng những “bí kíp vàng” đã được chia sẻ, bạn sẽ từng bước nâng cao khả năng giao tiếp của mình, xây dựng những mối quan hệ vững chắc và mở ra cánh cửa thành công trong sự nghiệp. Hãy nhớ rằng, giao tiếp không chỉ đơn thuần là một kỹ năng, mà còn là cả nghệ thuật đòi hỏi sự khéo léo, tinh tế và lòng chân thành. Khi bạn đặt tâm huyết vào việc giao tiếp, bạn không chỉ truyền tải thông điệp mà còn tạo dựng những giá trị bền vững, góp phần vào sự phát triển của bản thân và thành công chung của tổ chức..

>>> Xem thêm: Làm sao để cải thiện vấn đề giao tiếp nội bộ trong doanh nghiệp