Kế hoạch truyền thông nội bộ: chiến lược và mẫu 7 bước

Việc truyền thông nội bộ thường xuyên quá tải về ưu tiên và thông điệp, cùng thiếu hụt thời gian, nhân lực, ngân sách, đòi hỏi một kế hoạch chiến lược rõ ràng. Kế hoạch này giúp sắp xếp thời gian, nguồn lực hợp lý, tăng cường hiệu quả hoạt động, tập trung vào nhu cầu doanh nghiệp, trao quyền cho lãnh đạo và đội ngũ truyền thông, giảm áp lực, hỗ trợ nhân viên, tinh chỉnh thông điệp, tận dụng kênh truyền thông và đo lường tiến độ theo mục tiêu kinh doanh.Bài viết này của MGE sẽ giúp bạn hiểu hơn kế hoạch truyền nội bộ và 7 bước chiến lược mẫu.

1. Kế hoạch truyền thông nội bộ chiến lược là gì?

Kế hoạch truyền thông nội bộ chiến lược là công cụ giúp các nhà lãnh đạo thúc đẩy hành vi và hành động của nhân viên nhằm đạt được kết quả kinh doanh mong muốn. Kế hoạch này phải hỗ trợ trực tiếp cho các mục tiêu kinh doanh chính của tổ chức và cần được cập nhật hàng năm để phù hợp với chiến lược kinh doanh, thay vì chỉ thực hiện một cách tùy tiện hoặc như một ý nghĩ chợt nảy ra. Khi một kế hoạch thực sự mang tính chiến lược, nó sẽ được ưu tiên và được cung cấp nguồn lực tương đương với một kế hoạch bên ngoài, hoạt động hiệu quả cùng nhau để đạt được kết quả kinh doanh cho tổ chức.

>>>Xem thêm: “Bí kíp” khuấy động bầu không khí nội bộ doanh nghiệp

2. Thực hành tốt nhất về lập kế hoạch truyền thông nội bộ

Một kế hoạch truyền thông nội bộ hiệu quả không chỉ đơn thuần là một danh sách các chiến thuật. Thay vào đó, các chiến thuật này phải là một phần của kế hoạch tổng thể, phản ánh cách bạn sẽ đạt được các mục tiêu kinh doanh có thể đo lường được.

Có nhiều phương pháp để xây dựng một chiến lược truyền thông nội bộ thông minh. Lời khuyên tốt nhất là chọn một định dạng phù hợp với tổ chức của bạn và luôn có một kế hoạch cụ thể. Điều chỉnh kế hoạch là điều cần thiết và có thể dự đoán, nhưng các mục tiêu và tầm nhìn cơ bản về truyền thông cần được xác định rõ ràng trong kế hoạch, nhằm hướng dẫn các quyết định thông minh về ưu tiên và lĩnh vực trọng tâm.

Khi bắt đầu lập kế hoạch truyền thông nội bộ, hãy xem xét các yếu tố quan trọng sau để đảm bảo chiến lược của bạn hiệu quả:

• Mô tả rõ ràng về môi trường kinh doanh hiện tại và những thách thức mà doanh nghiệp đang phải đối mặt.
• Đặt ra các mục tiêu cần đạt được (cả mục tiêu kinh doanh và mục tiêu truyền thông).
• Xác định đối tượng giao tiếp (khán giả của bạn).
• Xác định thông điệp chính cần truyền tải.
• Lựa chọn phương pháp giao tiếp (chiến lược, chiến thuật và kênh truyền thông nội bộ).
• Lên lịch trình giao tiếp cụ thể (thời gian và tần suất liên lạc).
• Xác định cách thức đo lường và đánh giá hiệu quả kế hoạch.

3. Chiến lược truyền thông nội bộ thông minh mang lại những gì ?

Khi được thực hiện đúng cách, các kế hoạch truyền thông chiến lược có thể mang lại kết quả mạnh mẽ cho doanh nghiệp. Qua kinh nghiệm hợp tác với nhiều tổ chức để phát triển và triển khai các kế hoạch chiến lược, chúng tôi đã chứng kiến những kết quả đáng kể sau:

• Chuyển đổi chiến lược thành hành động cụ thể và thúc đẩy các hành vi mới trong tổ chức, chẳng hạn như giảm thiểu sự cố an toàn và thúc đẩy sự tham gia của nhân viên vào các sáng kiến về đa dạng và hòa nhập.
• Hỗ trợ nhân viên trong việc thay đổi và thích nghi.
• Giải quyết các vấn đề quan trọng của ngành.
• Truyền đạt thông tin về các chủ đề nhạy cảm tới nhân viên.
• Đồng bộ hóa và kích hoạt các tổ chức theo một chiến lược mới.
• Cải thiện văn hóa doanh nghiệp để nâng cao trải nghiệm của nhân viên và đạt được mục tiêu hiệu suất.

Bất cứ khi nào bạn có nhiều thông điệp và nhiệm vụ cần thực hiện, hãy lập kế hoạch truyền thông để tối ưu hóa cách tiếp cận các nhóm và thúc đẩy câu chuyện của bạn theo hướng phù hợp với đối tượng và mục tiêu mong muốn.

>>>Xem thêm: Cách nâng tầm chiến lược truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp

4 Cách tạo kế hoạch truyền thông nội bộ trong 7 bước

Trong bất kỳ doanh nghiệp nào, truyền thông nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì sự kết nối và hiểu biết giữa các nhân viên. Để tạo ra một kế hoạch truyền thông nội bộ hiệu quả, có thể áp dụng chiến lược 7 bước dưới đây:

4.1 Tóm tắt tình hình

Phân tích bối cảnh hiện tại của doanh nghiệp, nhận diện các thách thức và cơ hội. Điều này giúp hiểu rõ lý do tại sao cần có kế hoạch truyền thông và những gì cần đạt được. Cụ thể, doanh nghiệp cần đánh giá các yếu tố sau:

• Tình hình kinh doanh hiện tại.
• Văn hóa doanh nghiệp.
• Các vấn đề và thách thức trong giao tiếp nội bộ.
• Cơ hội cải thiện thông qua truyền thông.

4.2 Xác định kết quả mong muốn

Đặt ra mục tiêu cụ thể cho cả kinh doanh và truyền thông, tuân theo tiêu chí SMART (Cụ thể, Đo lường được, Có thể đạt được, Thực tế, và Thời gian). Những mục tiêu này giúp định hướng và đánh giá hiệu quả của kế hoạch. Ví dụ:

• Tăng cường sự hiểu biết về chiến lược kinh doanh của công ty trong vòng 6 tháng.
• Cải thiện sự hài lòng của nhân viên với các kênh truyền thông nội bộ lên 80% trong năm nay.
• Đạt tỷ lệ tham gia của nhân viên trong các cuộc họp công ty trên 90%.

4.3 Xác định đối tượng

Nhận diện rõ ràng các nhóm nhân viên khác nhau trong tổ chức và nhu cầu thông tin của họ. Hiểu rõ đối tượng giúp lựa chọn phương pháp truyền thông phù hợp và hiệu quả. Các nhóm đối tượng có thể bao gồm:

• Nhóm quản lý cấp cao.
• Nhóm quản lý cấp trung.
• Nhân viên văn phòng.
• Nhân viên kỹ thuật và sản xuất.
• Các phòng ban chức năng khác.

4.4 Phát triển thông điệp

Soạn thảo các thông điệp chính cần truyền tải, đảm bảo chúng rõ ràng, ngắn gọn và có điểm hỗ trợ. Thông điệp cần phải nhất quán và phù hợp với mục tiêu đã đề ra. Một số thông điệp chính có thể bao gồm:

• Thông tin về chiến lược và mục tiêu công ty.
• Cập nhật về các dự án và tiến độ.
• Chính sách và quy trình mới.
• Hoạt động và sự kiện nội bộ.

4.5 Chọn chiến lược, kênh và biện pháp

Lựa chọn các phương pháp và kênh truyền thông thích hợp để tiếp cận đối tượng mục tiêu. Có thể sử dụng email, bản tin nội bộ, cuộc họp trực tiếp, hoặc các công cụ kỹ thuật số khác để truyền đạt thông điệp. Một số kênh phổ biến bao gồm:

• Email và bản tin nội bộ.
• Mạng nội bộ và các ứng dụng giao tiếp.
• Cuộc họp toàn công ty và các buổi đào tạo.
• Mạng xã hội nội bộ và các diễn đàn trao đổi.

4.6 Lên lịch truyền thông

Xây dựng một lịch trình truyền thông chi tiết, bao gồm thời gian và tần suất truyền thông. Lịch trình này giúp đảm bảo các thông điệp được truyền tải đúng lúc và liên tục. Ví dụ:

• Bản tin hàng tuần.
• Cuộc họp hàng tháng.
• Cập nhật định kỳ trên mạng nội bộ.
• Các sự kiện theo quý hoặc theo năm.

Ngày cập nhật	Nội dung
Thứ Ba	Thông báo quan trọng, chia sẻ tài liệu và kiến thức
Thứ Năm	Cập nhật tiến độ dự án, tin tức từ ban lãnh đạo

Bảng ví dụ cập nhật định kỳ trên mạng nội bộ

4.7 Đo lường tiến độ

Đánh giá hiệu quả của kế hoạch truyền thông bằng cách sử dụng các chỉ số đo lường cụ thể. Điều này giúp xác định những gì đã làm tốt và những gì cần cải thiện. Các chỉ số có thể bao gồm:

• Mức độ tham gia và tương tác của nhân viên.
• Sự hài lòng của nhân viên đối với các kênh truyền thông.
• Tỷ lệ đọc và phản hồi các bản tin nội bộ.
• Hiệu quả của các cuộc họp và sự kiện.

Bài viết này của MGE hướng dẫn doanh nghiệp xây dựng một kế hoạch truyền thông nội bộ chiến lược qua 7 bước để giải quyết các vấn đề như quá tải thông điệp, thiếu hụt thời gian, nhân lực và ngân sách. Các bước bao gồm: tóm tắt tình hình, xác định kết quả mong muốn, xác định đối tượng, phát triển thông điệp, chọn kênh và biện pháp, lên lịch và đo lường tiến độ. MGE, hệ thống mạng nội bộ tiên tiến, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình truyền thông từ việc phát triển thông điệp, lựa chọn kênh đến đo lường hiệu quả. Hệ thống này hỗ trợ lãnh đạo và nhân viên tiếp cận thông tin nhanh chóng, xây dựng văn hóa doanh nghiệp vững mạnh và đạt được các mục tiêu kinh doanh.

>>>Xem thêm: Xây dựng văn hóa đội nhóm theo DISC

Kết Luận

Kế hoạch truyền thông nội bộ không chỉ giúp cải thiện sự kết nối trong doanh nghiệp mà còn đóng góp vào sự thành công chung. Bằng cách áp dụng chiến lược 7 bước trên, doanh nghiệp có thể xây dựng một môi trường làm việc gắn kết và hiệu quả, nơi mà mọi thông điệp đều được truyền tải rõ ràng và đúng đắn.