Trong môi trường công việc, việc xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với sếp đóng vai trò quan trọng trong việc thăng tiến và thành công. Giao tiếp hiệu quả với sếp là chìa khóa để bạn có thể truyền tải ý tưởng, đề xuất sáng kiến và nhận được sự tin tưởng, đánh giá cao từ cấp trên. Chỉ bằng một email ngắn gọn, súc tích, bạn hoàn toàn có thể ghi điểm ấn tượng với sếp và tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp với họ. Cùng MGE tìm hiểu cách viết mail hiệu quả nhé!
1. Email trong truyền thông nội bộ là gì?
Email nội bộ là phương thức giao tiếp được sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp, giữa lãnh đạo, các cấp quản lý và nhân viên. Thông tin được truyền đi qua công cụ này đảm bảo được sự an toàn và minh bạch.
Bên cạnh đó, biết cách viết mail hiệu quả cũng là một công cụ truyền thông hữu ích giúp doanh nghiệp gắn kết nhân viên, nâng cao hiệu quả công việc và tiết kiệm chi phí. Do đó, các doanh nghiệp cần tận dụng tối đa hiệu quả của email nội bộ để thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp.
Email trong truyền thông nội bộ là gì?
Ngoài ra, MGE sẽ là một công cụ truyền thông nội bộ hiệu quả và thích hợp dành cho doanh nghiệp của bạn nếu bạn đang có những lo âu về:
- Nhân sự bị miss thông tin
- Mong muốn thấu hiểu nhưng nhân viên không cởi mở
- Kiến thức đào tạo đa dạng nhưng lại khó khăn khi đưa xuống cho nhân sự
Với những nỗi lo trên MGE sẽ đồng hành cùng bạn giải quyết, hãy liên hệ với chúng tôi để nhận được tư vấn chi tiết hơn.
>>>> Xem thêm: Bí quyết để viết báo cáo chuyên nghiệp
2. Các trường hợp cần viết email cho sếp
Việc liên hệ với cấp trên qua email có thể áp dụng trong các trường hợp sau:
- Yêu cầu thời gian nghỉ
- Xin nhờ giúp đỡ trong công việc
- Đặt câu hỏi liên quan đến nơi làm việc
- Cung cấp xác nhận về một nhiệm vụ đã hoàn thành
- Yêu cầu gia hạn thời hạn của nhiệm vụ
- Cảm ơn và bày tỏ lòng biết ơn
- Chia sẻ thông tin quan trọng về một nhiệm vụ hoặc dự án
Lưu ý: Đối với email nội bộ nên sử dụng cho công việc, còn những vấn đề ngoài công việc nên sử dụng một email khác với cách viết mail hiệu quả hơn để không để loãng thông tin công việc, và giúp sếp của bạn nhận được thông tin sớm hơn.
>>> Xem thêm: 7 kênh truyền thông nội bộ hiệu quả nhất
3. Cách viết mail hiệu quả dành cho bạn
3.1 Xác định rõ mục đích
Để áp dụng cách viết mail hiệu quả, trước hết hãy xác định rõ lý do bạn liên hệ với cấp trên của mình. Việc này sẽ giúp bạn đi đúng hướng trong khi soạn thảo email và đảm bảo rằng bạn bao gồm tất cả các thông tin liên quan. Chẳng hạn, nếu bạn muốn yêu cầu thay đổi thời hạn cho một dự án, hãy đảm bảo rằng bạn bao gồm thời hạn trước đó, thời hạn được yêu cầu đổi mới và lý do thay đổi. Điều này giúp sếp của bạn nhanh chóng hiểu rõ bối cảnh và lý do bạn gửi email.
Xác định rõ mục đích của viết mail để đạt được hiệu quả như mong muốn
3.2 Cách viết mail hiệu quả cho phần mở đầu chỉn chu
Một phần mở đầu thật chỉn chu sẽ là điểm cộng khi bạn gửi mail cho sếp của mình. Dòng chủ đề của email nên tóm tắt ngắn gọn lý do gửi thư của bạn. Gửi một dòng chủ đề có liên quan giúp người giám sát của bạn định vị email, hiểu những gì mong đợi và ưu tiên email dựa trên mức độ quan trọng và khẩn cấp.
Lời chào là dòng đầu tiên trong email của bạn, ngay sau dòng chủ đề. Xác định tên và chức danh mà người giám sát của bạn muốn được gọi và đưa nó vào lời chào qua email. Nếu bạn không chắc chắn về tên và chức danh mà người giám sát của bạn thích, thì bạn có thể sử dụng họ của sếp.
Cách viết mail hiệu quả cho phần mở đầu chỉn chu
3.3 Nêu rõ nguyên nhân viết email
Sau lời chào của bạn, hãy bao gồm một câu mở đầu cho biết lý do bạn gửi email ngay sau đó. Mở đầu email bằng cách giải thích lý do của bạn sẽ giữ cho email ngắn gọn và rõ ràng. Sử dụng từ ngữ và văn phong ngắn gọn xúc tích, đủ ý, đúng trọng tâm là cách viết mail hiệu quả cho sếp của bạn.
Ví dụ, bạn có thể viết: “Tôi gửi email hôm nay để cảm ơn bạn vì…” hoặc “Tôi muốn yêu cầu thời gian nghỉ từ ngày… đến ngày…”. Điều này giúp sếp của bạn nhanh chóng hiểu rõ nội dung và mục đích của email.
3.4 Đề cập đến các đầu việc cần sếp xử lý
Nếu có thể, hãy cung cấp thông tin chi tiết hoặc giải thích về lý do bạn gửi email. Điều này có thể hữu ích nếu bạn đưa ra lời giải thích để sếp của bạn nắm được bối cảnh của một tình huống. Sau khi giải thích, hãy nhớ bao gồm thông tin về bất kỳ nhiệm vụ nào mà bạn cần người giám sát hoàn thành khi xem xét email của bạn. Điều này có thể bao gồm việc phê duyệt đề xuất dự án hoặc thay đổi thời hạn, kiểm tra lợi ích thời gian nghỉ của bạn hoặc đưa ra quyết định liên quan đến dự án.
3.5 Phần kết thúc chuyên nghiệp
Phần kết là dòng cuối cùng của email, đây là nơi bạn có thể cảm ơn người giám sát đã dành thời gian cho họ, nhắc lại thông tin quan trọng hoặc mời họ đặt bất kỳ câu hỏi nào liên quan đến nội dung email của bạn.
Một số ví dụ về một phần kết email chuyên nghiệp: “Cảm ơn bạn đã dành thời gian xem xét email này,” “Hãy cho tôi biết nếu bạn có bất cứ thắc mắc nào,” hoặc “Bạn có thể liên hệ với tôi nếu bạn có thêm câu hỏi hoặc để biết thêm thông tin.” Trong phần chữ ký của bạn, hãy bao gồm họ tên và chức danh công việc để cấp trên có thể nhận dạng bạn.
Phần kết thúc chuyên nghiệp gây ấn tượng với sếp của bạn
4. Kết luận
Việc biết cách viết mail hiệu quả không chỉ giúp bạn truyền tải thông tin một cách rõ ràng và chuyên nghiệp, mà còn tạo ấn tượng mạnh mẽ với sếp. Một email được viết chỉn chu, đúng trọng tâm và khéo léo sẽ thể hiện sự tôn trọng và kỹ năng giao tiếp của bạn. Từ đây, không chỉ giúp bạn đạt được mục tiêu của email mà còn góp phần xây dựng hình ảnh cá nhân xuất sắc trong mắt lãnh đạo. Hãy thử bắt đầu áp dụng những bí quyết này để nâng cao điểm ấn tượng với sếp ngay hôm nay!
Bấm theo dõi MGE để luôn được cập nhật các tips hay nhé!
>>>> Xem thêm: Cách lên ý tưởng team building độc đáo trong doanh nghiệp
