Làm việc tại nhà (WFH) đã trở thành một xu hướng phổ biến trong thời đại số, mang đến sự linh hoạt và tiện lợi cho người lao động. Tuy nhiên, WFH cũng đi kèm với những thách thức riêng, đặc biệt là vấn đề mất tập trung. Tiếng ồn từ trẻ nhỏ, công việc nhà, những thông báo từ mạng xã hội,… tất cả đều có thể dễ dàng làm bạn xao nhãng khỏi công việc. Vậy làm thế nào để giữ được sự tập trung và tăng hiệu suất làm việc khi WFH? Đừng lo lắng, bài viết này sẽ chia sẻ những bí quyết hữu ích giúp bạn vượt qua những cám dỗ và trở thành một “cao thủ” WFH.
1. Thiết lập môi trường làm việc tối ưu
Để làm việc từ xa hiệu quả, điều đầu tiên bạn cần làm là tạo ra một môi trường làm việc lý tưởng. Việc chọn một không gian làm việc riêng biệt rất quan trọng. Điều này không chỉ giúp bạn tập trung hơn mà còn giúp bạn tách biệt rõ ràng giữa công việc và cuộc sống cá nhân.
Không gian làm việc của bạn cần có đủ ánh sáng tự nhiên để tạo ra một bầu không khí sáng sủa và dễ chịu. Ánh sáng tự nhiên không chỉ giúp bạn làm việc lâu dài mà còn giúp giảm mỏi mắt và căng thẳng. Nếu không thể tận dụng ánh sáng tự nhiên, hãy đảm bảo bạn có một hệ thống chiếu sáng nhân tạo đủ sáng và không gây chói mắt.
Thông gió là một yếu tố không thể thiếu để tạo ra một không gian làm việc thoải mái. Một không gian thông thoáng giúp bạn cảm thấy dễ chịu hơn, giảm cảm giác bí bách và mệt mỏi. Đảm bảo căn phòng có cửa sổ hoặc hệ thống thông gió tốt để không khí luôn được lưu thông.
Trang bị đầy đủ công cụ làm việc cần thiết cũng là một bước quan trọng. Một chiếc bàn và ghế phù hợp giúp bạn duy trì tư thế ngồi đúng, tránh các vấn đề về cột sống và cổ vai gáy. Máy tính và các thiết bị hỗ trợ khác như bàn phím, chuột, màn hình phụ, và tai nghe sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. Hãy sắp xếp các thiết bị này sao cho thuận tiện và hợp lý, giúp bạn dễ dàng thao tác và duy trì sự tập trung trong suốt quá trình làm việc.
Thiết lập một môi trường làm việc tối ưu không chỉ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn mà còn cải thiện chất lượng cuộc sống khi làm việc từ xa.
>>>Xem thêm: Ứng xử chuyên nghiệp trong môi trường công sở: Nguyên tắc vàng cho mọi nhân viên
2. Quản lý thời gian hiệu quả
Quản lý thời gian hiệu quả là một yếu tố then chốt để làm việc từ xa thành công. Điều này bắt đầu bằng việc xây dựng một lịch làm việc rõ ràng, giúp bạn biết chính xác thời gian bắt đầu và kết thúc công việc mỗi ngày. Điều này không chỉ giúp bạn duy trì kỷ luật mà còn tạo ra một thói quen làm việc nhất quán.
Sử dụng các công cụ quản lý thời gian như lịch Google, Trello hay Asana sẽ giúp bạn theo dõi và quản lý công việc một cách khoa học hơn. Những công cụ này cho phép bạn lập kế hoạch chi tiết cho từng nhiệm vụ, đặt lịch nhắc nhở và theo dõi tiến độ công việc. Bằng cách này, bạn có thể dễ dàng biết được mình đang làm gì, đã hoàn thành những gì và còn phải làm gì tiếp theo.
Sử dụng các công cụ quản lý thời gian như lịch Google sẽ giúp bạn quản lý công việc một cách khoa học hơn
Đừng quên tuân thủ thời gian nghỉ ngơi. Làm việc liên tục mà không nghỉ ngơi có thể dẫn đến mệt mỏi và giảm hiệu suất. Bạn cần dành thời gian để nghỉ ngơi, thư giãn giữa các phiên làm việc để tái tạo năng lượng. Một khoảng nghỉ ngắn từ 5-10 phút mỗi giờ có thể giúp bạn duy trì sự tỉnh táo và tập trung cao độ.
Quản lý thời gian hiệu quả không chỉ giúp bạn hoàn thành công việc đúng hạn mà còn giúp bạn duy trì sức khỏe và trạng thái tinh thần tốt, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc. Hãy coi việc quản lý thời gian như một kỹ năng cần thiết và rèn luyện nó hàng ngày để đạt được hiệu quả cao nhất trong công việc từ xa.
>>>Xem thêm: Đánh bay trì hoãn với chỉ trong 2 phút: Bí quyết quản lý thời gian hiệu quả
3. Đảm bảo sức khỏe tinh thần và thể chất
Sức khỏe tinh thần và thể chất là yếu tố then chốt để làm việc hiệu quả từ xa. Để duy trì sức khỏe thể chất, bạn nên thực hiện các bài tập thể dục đều đặn như yoga, đi bộ hoặc chạy bộ. Những hoạt động này không chỉ giúp cơ thể khỏe mạnh mà còn cải thiện tinh thần.
Ngoài ra, việc áp dụng các kỹ thuật giảm căng thẳng như thiền và hít thở sâu rất quan trọng. Thiền giúp bạn tìm lại sự bình tĩnh và cân bằng trong công việc. Kỹ thuật hít thở sâu có thể giúp giảm căng thẳng và tăng cường sự tập trung.
Cũng quan trọng không kém là tạo khoảng thời gian nghỉ ngắn giữa giờ làm việc. Những phút giây nghỉ ngơi này giúp bạn tái tạo năng lượng, giảm căng thẳng và duy trì hiệu suất làm việc cao. Một khoảng nghỉ ngắn từ 5-10 phút mỗi giờ có thể làm nên sự khác biệt lớn trong khả năng tập trung và sáng tạo của bạn.
Nghỉ từ 5-10 phút mỗi giờ có thể làm nên sự khác biệt lớn trong khả năng tập trung
Bằng cách chăm sóc tốt sức khỏe tinh thần và thể chất, bạn sẽ không chỉ làm việc hiệu quả hơn mà còn cảm thấy hạnh phúc và tràn đầy năng lượng mỗi ngày.
4. Nâng cao kỹ năng sử dụng công nghệ để tăng hiệu suất làm việc
Trong môi trường làm việc từ xa, công nghệ là công cụ không thể thiếu giúp bạn duy trì kết nối và hiệu quả. Sử dụng các phần mềm hỗ trợ làm việc nhóm như Slack, Zoom, và Microsoft Teams để giao tiếp và hợp tác hiệu quả với đồng nghiệp. Những công cụ này cho phép bạn tham gia các cuộc họp trực tuyến, chia sẻ tài liệu, và thảo luận công việc một cách dễ dàng.
Việc cập nhật các xu hướng công nghệ mới cũng rất quan trọng. Điều này giúp bạn tận dụng tối đa các công cụ hỗ trợ công việc, từ đó nâng cao hiệu suất và sáng tạo. Các công nghệ mới thường mang lại những tính năng và tiện ích tiên tiến, giúp công việc của bạn trở nên dễ dàng và linh hoạt hơn.
Bảo mật thông tin và dữ liệu cá nhân là một khía cạnh quan trọng khác khi làm việc từ xa. Sử dụng mật khẩu mạnh và xác thực hai yếu tố để bảo vệ tài khoản và thông tin cá nhân của bạn. Các phần mềm bảo mật cũng cần được cài đặt và cập nhật thường xuyên để đảm bảo an toàn cho dữ liệu. Việc này giúp ngăn chặn các mối đe dọa từ hacker và bảo vệ thông tin quan trọng khỏi rủi ro mất mát.
Công nghệ mới giúp công việc của bạn dễ dàng và linh hoạt hơn
Nâng cao kỹ năng sử dụng công nghệ không chỉ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn mà còn đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin trong môi trường làm việc từ xa. Bằng cách thành thạo và tận dụng tối đa các công cụ công nghệ, bạn sẽ tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả hơn.
5. Ví dụ thực tế
GitLab, một công ty phát triển phần mềm nổi tiếng toàn cầu, là một ví dụ điển hình về việc áp dụng thành công mô hình làm việc từ xa (WFH). Ngay từ khi thành lập vào năm 2011, GitLab đã hoạt động hoàn toàn từ xa với đội ngũ nhân viên trải rộng trên khắp thế giới.
Họ đã xây dựng một văn hóa làm việc từ xa mạnh mẽ, tập trung vào sự minh bạch, tự chủ và kết nối. Tất cả các quy trình làm việc, tài liệu và giao tiếp đều được thực hiện trực tuyến, giúp mọi thành viên trong nhóm dễ dàng tiếp cận và tham gia. GitLab cũng cung cấp các công cụ và hỗ trợ cần thiết để nhân viên có thể tăng hiệu suất làm việc từ bất kỳ đâu, bao gồm cả việc cung cấp các thiết bị làm việc và trợ cấp cho việc thiết lập không gian làm việc tại nhà.
Công ty phát triển phần mềm GitLab
Kết quả là, GitLab đã đạt được sự tăng trưởng ấn tượng về cả quy mô và doanh thu, chứng minh rằng mô hình WFH không chỉ khả thi mà còn có thể mang lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp.
Làm việc tại nhà (WFH) mang đến sự linh hoạt nhưng cũng đặt ra không ít thách thức trong việc duy trì hiệu suất làm việc. Mất tập trung, thiếu kết nối với đồng nghiệp, khó khăn trong việc quản lý công việc,… là những vấn đề thường gặp. Tuy nhiên, với MGE – Hệ thống cổng thông tin nội bộ toàn diện, bạn hoàn toàn có thể vượt qua những trở ngại này và nâng cao hiệu suất làm việc của mình ngay tại nhà.
Giới thiệu tính năng:
- Kết nối mọi lúc mọi nơi: MGE giúp bạn dễ dàng kết nối với đồng nghiệp, cấp trên và các phòng ban khác thông qua các công cụ trò chuyện, gọi video, chia sẻ màn hình,… giúp bạn luôn cập nhật thông tin và phối hợp công việc một cách hiệu quả, bất kể bạn đang ở đâu.
- Quản lý công việc thông minh: Với MGE, bạn có thể dễ dàng theo dõi tiến độ công việc, phân công nhiệm vụ, đặt deadline và nhận thông báo nhắc nhở. Nhờ đó, bạn có thể quản lý công việc một cách khoa học, tránh bỏ sót công việc và đảm bảo hoàn thành đúng hạn.
- Truy cập tài liệu mọi lúc mọi nơi: MGE cung cấp một kho lưu trữ tài liệu tập trung, giúp bạn dễ dàng tìm kiếm và truy cập các tài liệu cần thiết cho công việc. Bạn cũng có thể chia sẻ tài liệu với đồng nghiệp một cách nhanh chóng và thuận tiện.
- Xây dựng văn hóa chia sẻ và phát triển không ngừng: MGE không chỉ là một công cụ làm việc mà còn là một nền tảng chia sẻ những kinh nghiệm và kiến thức trong doanh nghiệp. Bạn có thể tham gia các diễn đàn trực tuyến, chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm với đồng nghiệp, từ đó nâng cao năng lực chuyên môn và phát triển sự nghiệp.
Với những tính năng ưu việt trên, MGE không chỉ giúp bạn vượt qua những thách thức của WFH mà còn mang đến một môi trường làm việc năng động, hiệu quả và gắn kết, ngay cả khi bạn không ở văn phòng. Hãy trải nghiệm MGE ngay hôm nay để khám phá những lợi ích tuyệt vời mà nó mang lại!
>>>Xem thêm : Từ Work-Life Balance đến Work-Life Fit: Sự chuyển mình của xu hướng quản lý nhân sự
Tạm kết
Làm việc từ xa mang lại nhiều lợi ích vượt trội, nhưng cũng đi kèm với những thách thức riêng. Bằng cách áp dụng các phương pháp trên, bạn không chỉ làm việc hiệu quả hơn mà còn tận dụng tối đa tiềm năng của mình. Hãy bắt đầu từ hôm nay, thiết lập môi trường làm việc lý tưởng, quản lý thời gian khoa học, chăm sóc sức khỏe tinh thần và thể chất, và nâng cao kỹ năng công nghệ. Bạn sẽ thấy sự khác biệt rõ rệt trong hiệu suất làm việc và chất lượng công việc của mình.
