Feedback mơ hồ, chung chung hay nỗi e ngại góp ý vì sợ mất lòng đồng nghiệp là những tình huống quen thuộc nơi công sở. Feedback có thể là “liều thuốc bổ” thúc đẩy sự phát triển, nhưng cũng có thể là “con dao hai lưỡi” gây ra những tổn thương không đáng có. Vậy làm thế nào để biến feedback thành công cụ hữu ích cho cả người đưa và người nhận? Thực tế, ranh giới này rất mong manh nếu bạn chưa biết cách feedback hiệu quả. Hãy cùng MGE tìm hiểu nghệ thuật feedback khi giao tiếp nơi công sở, biến những lời góp ý thành động lực mạnh mẽ trên con đường thành công của mỗi cá nhân và toàn doanh nghiệp.
Lợi ích của việc feedback hiệu quả trong kỹ năng giao tiếp nơi công sở
Feedback hiệu quả không chỉ là những lời khen ngợi hay phê bình đơn thuần, mà là một quá trình trao đổi thông tin mang tính xây dựng, giúp người nhận hiểu rõ điểm mạnh, điểm yếu của mình để phát triển bản thân và hoàn thiện công việc.
Tại sao feedback hiệu quả lại quan trọng?
- Đối với cá nhân: Giúp nhận biết điểm mạnh, điểm yếu, từ đó phát triển bản thân và nâng cao hiệu suất làm việc.
- Đối với doanh nghiệp: Tạo ra môi trường làm việc cởi mở, khuyến khích sự học hỏi và phát triển, từ đó nâng cao năng lực cạnh tranh.
Phản hồi, góp ý là kỹ năng giao tiếp nơi công sở quan trọng
Feedback hiệu quả còn là “chiếc la bàn” chỉ đường cho hiệu suất làm việc. Bằng những thông tin cụ thể, nhân viên dễ dàng điều chỉnh phương pháp làm việc, tối ưu hóa kết quả. Đồng thời, quá trình trao đổi feedback còn là “cầu nối” thắt chặt mối quan hệ giữa cấp trên và nhân viên, xây dựng niềm tin và sự thấu hiểu đôi bên.
Văn hóa doanh nghiệp cũng được “vun đắp” nhờ feedback. Khi mọi ý kiến đều được lắng nghe và tôn trọng, nhân viên sẽ cảm thấy mình có giá trị, từ đó gắn bó hơn với công ty. Không những thế, feedback còn giúp doanh nghiệp “bắt mạch” kịp thời những vấn đề còn tồn đọng, ngăn chặn hậu quả xấu có thể xảy ra.
Các loại feedback tại công sở
Feedback đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu suất làm việc, phát triển cá nhân, và xây dựng môi trường làm việc tích cực. Có nhiều loại feedback khác nhau trong kỹ năng giao tiếp nơi công sở, và mỗi loại đều có những cách thức, mục tiêu riêng. Dưới đây là phân tích chi tiết về các loại feedback gồm:
Đối với dạng feedback lời khen, động viên: Lời khen, động viên là loại feedback dễ đưa ra nhất và thường được sử dụng để khuyến khích và công nhận những thành tựu của nhân viên:
- Mục đích: Lời khen nhằm nâng cao tinh thần làm việc, tạo động lực và khuyến khích nhân viên tiếp tục phát huy những điểm mạnh của mình.
- Cách thức: Lời khen nên cụ thể và chân thành. Ví dụ, thay vì chỉ nói “Bạn làm tốt lắm”, bạn có thể nói “Bản báo cáo của bạn rất chi tiết và rõ ràng, tôi rất ấn tượng với cách bạn phân tích dữ liệu.”
- Lợi ích: Tăng cường sự tự tin và cảm giác được công nhận, khuyến khích hành vi tích cực và nâng cao hiệu suất làm việc, tạo ra một môi trường làm việc tích cực và đầy cảm hứng.
Đối với dạng feedback tiêu cực: Phản hồi tiêu cực là loại feedback có tính xây dựng nhưng yêu cầu sự khéo léo và lựa lời để không làm mất đi mối quan hệ đồng nghiệp:
- Mục đích: Nhằm giúp nhân viên nhận ra những điểm yếu và khắc phục sai sót, từ đó cải thiện hiệu suất làm việc và phát triển kỹ năng.
- Cách thức: Phản hồi tiêu cực nên được đưa ra một cách tế nhị và xây dựng. Hãy tập trung vào hành vi cụ thể chứ không phải cá nhân, và cung cấp gợi ý cụ thể để cải thiện. Ví dụ, thay vì nói “Bạn làm việc không hiệu quả”, hãy nói “Dự án này cần nhiều sự tập trung hơn, có thể bạn cần quản lý thời gian tốt hơn để hoàn thành đúng hạn”.
- Lợi ích: Giúp nhân viên nhận diện và khắc phục những điểm yếu, nâng cao chất lượng công việc và hiệu suất tổng thể, tạo ra cơ hội cho sự phát triển cá nhân và nghề nghiệp.
Cần có sự khéo léo đối với các feedback mang tính tiêu cực
Feedback gay gắt, chân thực, thẳng thắn: Feedback gay gắt, chân thực, thẳng thắn là loại feedback mạnh mẽ và trực diện, thường được sử dụng trong môi trường làm việc yêu cầu sự minh bạch và không khoan nhượng với sai sót.
- Mục đích: Giúp nhân viên nhận ra những vấn đề nghiêm trọng hoặc những lỗi lầm lớn cần phải khắc phục ngay lập tức.
- Cách thức: Loại feedback này nên được đưa ra với sự minh bạch và trung thực, đồng thời đảm bảo rằng nó không mang tính cá nhân mà chỉ tập trung vào công việc. Ví dụ, trong một tình huống cần cải thiện khẩn cấp, bạn có thể nói “Dự án này không đạt yêu cầu và cần thay đổi ngay lập tức để đáp ứng tiêu chuẩn”.
- Lợi ích: Đảm bảo chất lượng công việc được duy trì ở mức cao, nhanh chóng nhận diện và khắc phục những vấn đề nghiêm trọng, thúc đẩy văn hóa doanh nghiệp minh bạch và trung thực.
Từ những phân tích trên, có thể thấy, mỗi loại feedback đều có vai trò và cách thức riêng trong việc nâng cao hiệu suất làm việc và phát triển cá nhân trong công sở. Lời khen, động viên giúp khuyến khích và công nhận những thành tựu; phản hồi tiêu cực giúp nhận diện và cải thiện điểm yếu; trong khi feedback gay gắt, chân thực, thẳng thắn đảm bảo chất lượng và minh bạch. Sự kết hợp hài hòa và khéo léo giữa các loại feedback này sẽ tạo ra một môi trường làm việc tích cực, hiệu quả và đầy động lực.
>> Xem thêm: Nghệ thuật kết nối nhân viên: Bí quyết giao tiếp dành cho CEO
5 lời khuyên rèn luyện kỹ năng giao tiếp nơi công sở để đưa ra feedback tốt
Chọn đúng thời điểm và ngữ cảnh
Feedback giống như một món quà, cần được trao đúng lúc và đúng chỗ mới phát huy hết giá trị. Đừng vội vàng góp ý ngay sau cuộc họp căng thẳng hay khi đồng nghiệp đang bận rộn. Hãy chọn một thời điểm thoải mái, có thể là cuối ngày làm việc hoặc khi cả hai đều rảnh rỗi. Một không gian riêng tư cũng giúp cuộc trò chuyện diễn ra cởi mở và chân thành hơn.
Ví dụ, bạn muốn góp ý về hiệu suất của một nhân viên trong dự án gần đây. Hãy hẹn họ một buổi cafe cuối ngày hoặc một cuộc gặp riêng trong phòng họp yên tĩnh. Điều này giúp họ tiếp nhận thông tin một cách nhẹ nhàng và sẵn sàng thảo luận.
Việc chọn đúng thời điểm và ngữ cảnh để feedback là rất quan trọng
Đối thoại hai chiều, cùng nhau phát triển
Feedback là cuộc đối thoại giữa hai cá nhân. Hãy tạo không gian để người nhận phản hồi chia sẻ quan điểm, giải thích và đặt câu hỏi. Khi cả hai cùng trao đổi, bạn sẽ hiểu rõ hơn về tình hình và tìm ra giải pháp tốt nhất.
Ví dụ, một thành viên trong nhóm thường xuyên đi muộn. Thay vì chỉ trích, hãy hỏi han xem họ có gặp khó khăn gì không. Có thể họ đang gặp vấn đề cá nhân hoặc công việc quá tải. Khi hiểu rõ nguyên nhân, bạn có thể cùng họ tìm ra cách giải quyết phù hợp.
>> Xem thêm: 10 cách cải thiện vấn đề giao tiếp nội bộ tại nơi công sở
Hiểu rõ vấn đề, phản hồi chính xác
Trước khi đưa ra feedback, hãy chắc chắn rằng bạn đã hiểu rõ về công việc hoặc dự án của đồng nghiệp. Điều này giúp bạn đưa ra những nhận xét chính xác và có giá trị thực sự. Nếu không nắm rõ thông tin, hãy dành thời gian tìm hiểu hoặc hỏi thêm đồng nghiệp để tránh hiểu lầm và góp ý sai lệch.
Cần hiểu rõ và chính xác vấn đề cần feedback để đưa ra cái nhìn khách quan nhất
Ví dụ, bạn muốn góp ý về cách một đồng nghiệp xử lý một nhiệm vụ. Trước tiên, hãy xem xét kỹ báo cáo của họ, tìm hiểu về quy trình và những khó khăn họ gặp phải. Sau đó, bạn có thể đưa ra những nhận xét cụ thể và hữu ích, giúp họ cải thiện hiệu quả công việc.
Cụ thể, trực tiếp, không vòng vo
Feedback nên rõ ràng, cụ thể và đi thẳng vào vấn đề. Tránh những lời nhận xét chung chung, mơ hồ như “công việc chưa tốt” hay “cần cố gắng hơn”. Hãy chỉ ra cụ thể những điểm cần cải thiện và đưa ra ví dụ minh họa. Đồng thời, hãy giao tiếp trực tiếp với đồng nghiệp để đảm bảo họ hiểu rõ thông điệp của bạn.
Ví dụ, bạn muốn đồng nghiệp cải thiện kỹ năng thuyết trình. Thay vì nói “bài thuyết trình chưa tốt”, hãy chỉ ra cụ thể phần nào cần cải thiện, ví dụ như “phần mở đầu chưa thu hút” hay “slide trình bày chưa rõ ràng”. Sau đó, bạn có thể gợi ý cách khắc phục cụ thể.
Chất lượng là trên hết
Feedback không chỉ là những lời khen chê, mà còn là cơ hội để cả hai bên cùng học hỏi và phát triển. Hãy tập trung vào việc đưa ra những phản hồi mang tính xây dựng, giúp đồng nghiệp nhận ra tiềm năng của mình và có định hướng cải thiện rõ ràng.
Rèn luyện kỹ năng giao tiếp nơi công sở chú trọng vào nội dung feedback chất lượng, giúp đôi bên cùng phát triển
Ví dụ, bạn muốn khuyến khích một nhân viên có tiềm năng. Hãy khen ngợi những điểm mạnh của họ và chỉ ra những lĩnh vực họ có thể phát triển thêm. Bạn cũng có thể gợi ý các khóa học, tài liệu hoặc hoạt động giúp họ nâng cao kỹ năng.
>> Xem thêm: Cách rèn luyện kỹ năng giải quyết vấn đề trong công việc không thể bỏ qua!
Bằng cách áp dụng 5 lời khuyên trên, bạn sẽ trở thành một người đưa ra feedback hiệu quả, góp phần xây dựng một môi trường làm việc tích cực và hiệu quả. Trong đó, các phương pháp nâng cao kỹ năng giao tiếp nơi công sở này cũng có thể được lan tỏa rộng đến toàn nhân viên trong doanh nghiệp thông qua hệ thống kênh truyền thông nội bộ như MGE. MGE là nơi cung cấp thông tin, nâng cao văn hóa chia sẻ, giao tiếp nội bộ và xây dựng văn hóa doanh nghiệp. Với MGE, các tổ chức có thể dễ dàng quản lý và chia sẻ thông tin, giúp nhân viên phát triển hơn mỗi ngày, củng cố mối liên kết trong tổ chức, xây dựng một môi trường làm việc đồng nhất và hiệu quả. MGE là giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất, thích nghi linh hoạt với môi trường kinh doanh hiện đại.
Kết luận
Như vậy, việc đưa ra feedback đúng cách không chỉ giúp cải thiện hiệu suất làm việc, nâng cao kỹ năng giao tiếp nơi công sở mà còn tạo ra môi trường làm việc tích cực và phát triển. Bằng cách áp dụng những lời khuyên trên, mọi nhân viên trong doanh nghiệp đều có thể cải thiện kỹ năng feedback, phát huy điểm mạnh và cải thiện điểm còn hạn chế. Hãy cùng theo dõi MGE để cập nhật thêm những bài viết hay về các chủ đề liên quan đến xây dựng văn hóa doanh nghiệp nhé!
