Giao tiếp nội bộ đóng vai trò then chốt trong các hoạt động làm việc hằng ngày của một doanh nghiệp. Tuy nhiên, mâu thuẫn trong giao tiếp nội bộ có thể nổ ra bất cứ lúc nào, gây ra những hậu quả nghiêm trọng. Vậy đâu là nguyên nhân và làm thế nào để giải quyết những mâu thuẫn này một cách hiệu quả? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết hơn thông qua bài viết dưới đây.

1. Nguyên nhân và hậu quả của mâu thuẫn trong giao tiếp nội bộ

1.1 Nguyên nhân

Giao tiếp nội bộ là yếu tố then chốt để duy trì sự vận hành trơn tru của mọi tổ chức. Tuy nhiên, những mâu thuẫn không đáng có vẫn thường xuyên xảy ra, gây ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu suất làm việc chung.

Một trong những nguyên nhân hàng đầu gây ra mâu thuẫn chính là thiếu thông tin hoặc thông tin không rõ ràng. Thông tin sai lệch như một liều thuốc độc, đầu độc sự tin tưởng và hợp tác giữa các thành viên. Khi nhân viên không được cung cấp đầy đủ thông tin hoặc nhận được những thông tin không chính xác, họ dễ đưa ra quyết định sai lầm, gây ra những hậu quả nghiêm trọng cho cả dự án lẫn mối quan hệ giữa các cá nhân và phòng ban.

Mâu thuẫn nội bộ phát sinh khi không dung hòa được phong cách làm việc của nhau

Bên cạnh đó, sự khác biệt trong phong cách làm việc cũng là một mảnh đất màu mỡ cho mâu thuẫn nảy sinh. Mỗi cá nhân là một cá thể độc lập với những ưu tiên và cách tiếp cận công việc riêng. Nếu không được tôn trọng và dung hòa, những khác biệt này có thể biến thành xung đột. Chẳng hạn, một người thích làm việc độc lập có thể cảm thấy ngột ngạt khi phải hợp tác chặt chẽ với một người có xu hướng làm việc nhóm.

1.2 Hậu quả của việc giao tiếp nội bộ thiếu hiệu quả

Mâu thuẫn trong giao tiếp nội bộ không chỉ là những bất đồng nhỏ nhặt, mà có thể trở thành “quả bom nổ chậm”, tàn phá từ bên trong nếu không được giải quyết kịp thời.

Hệ quả đầu tiên và rõ ràng nhất chính là sự sụt giảm hiệu suất công việc. Khi mâu thuẫn xảy ra, thay vì tập trung vào nhiệm vụ, nhân viên sẽ bị cuốn vào vòng xoáy của tranh cãi, đổ lỗi và bảo vệ bản thân. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc của cá nhân mà còn kéo lùi tiến độ chung của cả dự án.

Bên cạnh đó, mâu thuẫn còn bào mòn tinh thần và động lực làm việc của nhân viên. Một môi trường làm việc căng thẳng, thiếu sự tin tưởng và tôn trọng lẫn nhau sẽ khiến họ cảm thấy chán nản, mất niềm tin vào công ty và không còn động lực để cống hiến hết mình.

Hậu quả của mâu thuẫn nội bộ tác động đến tinh thần làm việc của nhân viên

Không dừng lại ở đó, mâu thuẫn nội bộ còn có thể gây ra làn sóng “chảy máu chất xám”. Nhân viên tài năng sẽ không muốn gắn bó lâu dài với một môi trường làm việc độc hại, đầy rẫy sự cạnh tranh tiêu cực và thiếu tin tưởng. Họ sẽ tìm kiếm cơ hội mới ở những công ty khác, khiến doanh nghiệp mất đi nguồn nhân lực quý giá và phải đối mặt với chi phí tuyển dụng cao.

>>> Mâu thuẫn chốn văn phòng: “Vượt bão” êm ái hay “chìm nghỉm” trong tranh cãi?

2. 07 bước hữu hiệu giải quyết mâu thuẫn trong giao tiếp nội bộ

Khi mâu thuẫn trong giao tiếp nội bộ xảy ra, việc giải quyết không chỉ đơn thuần là dập tắt “đám cháy” trước mắt mà còn là quá trình xây dựng lại niềm tin và sự hợp tác. 7 bước dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp chuyển hóa những xung đột thành cơ hội để thấu hiểu và phát triển.

2.1 Nhận diện và thừa nhận mâu thuẫn

Bước đầu tiên và quan trọng nhất để giải quyết bất kỳ mâu thuẫn nào là thừa nhận sự tồn tại của nó. Đừng cố gắng lảng tránh hay che giấu vấn đề. Hãy đối diện với thực tế rằng mâu thuẫn đang xảy ra và nó cần được giải quyết. Ví dụ, nếu hai nhân viên liên tục tranh cãi trong các cuộc họp, đừng bỏ qua nó như một sự bất đồng nhỏ. Thay vào đó, hãy thừa nhận rằng có một vấn đề cần được giải quyết.

2.2 Lắng nghe tích cực

Mỗi bên liên quan đến mâu thuẫn đều có quan điểm và cảm xúc riêng. Hãy tạo một không gian an toàn để họ có thể bày tỏ những điều này mà không sợ bị phán xét. Lắng nghe không chỉ là nghe những gì họ nói mà còn là hiểu được cảm xúc và động cơ đằng sau những lời nói đó. Ví dụ, một nhân viên có thể phàn nàn về khối lượng công việc quá tải. Thay vì chỉ tập trung vào việc giải thích tại sao khối lượng công việc lại như vậy, hãy cố gắng hiểu được sự mệt mỏi và áp lực mà nhân viên đó đang trải qua.

>>> Lãnh đạo khéo léo: Chìa khóa giải quyết mâu thuẫn giữa các thế hệ

2.3 Xác định nguyên nhân gốc rễ của mâu thuẫn

Mâu thuẫn thường chỉ là biểu hiện bề nổi của những vấn đề sâu xa hơn. Để giải quyết mâu thuẫn một cách triệt để, cần phải tìm ra nguyên nhân gốc rễ của nó. Có thể sử dụng các công cụ như “5 Whys” (5 câu hỏi tại sao) để đi sâu vào vấn đề. Ví dụ, nếu hai phòng ban bất đồng về ngân sách, hãy hỏi “tại sao” họ lại bất đồng, và tiếp tục hỏi “tại sao” cho đến khi tìm ra nguyên nhân sâu xa nhất.

2.4 Giao tiếp cởi mở và chú ý ngôn ngữ cơ thể

Giao tiếp cởi mở là chìa khóa để giải quyết mâu thuẫn. Hãy khuyến khích các bên liên quan nói chuyện trực tiếp với nhau một cách trung thực và tôn trọng. Đồng thời, hãy chú ý đến ngôn ngữ cơ thể của họ. Ngôn ngữ cơ thể có thể tiết lộ nhiều điều hơn lời nói. Ví dụ, nếu một người nói rằng họ ổn nhưng lại khoanh tay và tránh giao tiếp bằng mắt, có thể họ đang che giấu cảm xúc thật của mình.

2.5 Tìm kiếm giải pháp đôi bên cùng có lợi trong giao tiếp nội bộ

Mục tiêu của việc giải quyết mâu thuẫn không phải là để tìm ra ai đúng ai sai, mà là để tìm ra một giải pháp mà tất cả các bên đều có thể chấp nhận được. Hãy khuyến khích các bên liên quan cùng nhau động não và tìm ra những giải pháp sáng tạo. Ví dụ, nếu hai nhân viên tranh cãi về cách thực hiện một nhiệm vụ, hãy giúp họ tìm ra một cách làm việc kết hợp cả hai ý tưởng của họ.

Giải pháp đôi bên cùng có lợi giúp giải quyết mâu thuẫn nội bộ

2.6 Tìm kiếm sự hỗ trợ từ bên thứ ba (nếu cần)

Đôi khi, các bên liên quan không thể tự mình giải quyết mâu thuẫn. Trong trường hợp này, việc tìm kiếm sự hỗ trợ của người hòa giải đến từ bên thứ ba ở phòng ban nhân sự hoặc một quản lý cấp cao hơn có thể là điều cần thiết. Người thứ ba có thể giúp các bên nhìn nhận vấn đề một cách khách quan hơn và đưa ra những giải pháp mà họ không tự nghĩ ra được.

2.7 Theo dõi tiến độ của giải pháp và rút ra bài học kinh nghiệm

Sau khi đã thống nhất một giải pháp, hãy theo dõi sát sao quá trình thực hiện để đảm bảo rằng nó đang đi đúng hướng. Đồng thời, hãy đánh giá hiệu quả của giải pháp và rút ra bài học kinh nghiệm để hạn chế những mâu thuẫn tương tự trong tương lai. Ví dụ, nếu một giải pháp đã được thực hiện nhưng mâu thuẫn vẫn tiếp diễn, hãy xem xét lại giải pháp và tìm hiểu nguyên nhân tại sao nó không hiệu quả.

>>> Kỹ năng giải quyết xung đột khi làm việc nhóm tại nơi công sở

3. Case study giải quyết mâu thuẫn nội bộ trong doanh nghiệp

Ví dụ, trong một công ty công nghệ, phòng Marketing và phòng Sales đang “căng như dây đàn” vì bất đồng quan điểm về cách triển khai dự án mới. Phòng Marketing muốn tập trung vào quảng bá trực tuyến để tiếp cận số đông, trong khi phòng Sales lại cho rằng tiếp cận khách hàng trực tiếp mới là chìa khóa thành công.

Nhận thấy tình hình “cơm không lành, canh không ngọt”, giám đốc điều hành quyết định vào cuộc. Ông tổ chức một cuộc họp chung, mời đại diện hai phòng ban cùng ngồi lại để “ba mặt một lời”. Tại đây, ông kiên nhẫn lắng nghe ý kiến của từng bên, tạo không gian để họ trình bày quan điểm một cách cởi mở và thẳng thắn.

Tầm quan trọng của việc lắng nghe khi mâu thuẫn nội bộ xảy ra

Sau khi “mổ xẻ” vấn đề, giám đốc điều hành nhận ra nguyên nhân sâu xa nằm ở việc hai bên chưa thống nhất được mục tiêu chung của dự án. Ông nhẹ nhàng gợi ý mọi người cùng nhau nhìn lại bức tranh toàn cảnh, tập trung vào mục tiêu cuối cùng thay vì tranh cãi về phương pháp.

Không khí cuộc họp dần trở nên nhẹ nhàng hơn. Mọi người bắt đầu lắng nghe và thấu hiểu quan điểm của nhau. Nhờ sự khéo léo của giám đốc điều hành, hai bên đã tìm được tiếng nói chung: một chiến lược kết hợp cả quảng bá trực tuyến và tiếp cận trực tiếp, tận dụng thế mạnh của cả hai phòng ban.

Giám đốc điều hành không dừng lại ở đó. Ông tiếp tục theo dõi sát sao quá trình triển khai dự án, đồng thời ghi nhận những bài học kinh nghiệm quý báu về tầm quan trọng của việc xác định rõ mục tiêu chung ngay từ đầu. Nhờ vậy, dự án đã thành công ngoài mong đợi, còn hai phòng ban thì từ “đối thủ” trở thành “đồng minh”, cùng nhau đưa công ty tiến xa hơn.

Từ những phân tích trên, có thể thấy, mâu thuẫn nội bộ là điều khó tránh khỏi khi làm việc nhóm cùng nhau. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp biết cách áp dụng những bước giải quyết mâu thuẫn hiệu quả, những hóa giải sau mâu thuẫn sẽ là động lực thúc đẩy đội nhóm hợp tác với nhau tốt hơn. Đồng thời, việc truyền thông qua các kênh nội bộ để nhân viên cùng hiểu và nâng cao kỹ năng giải quyết mâu thuẫn nội bộ cũng rất quan trọng. Trong đó, hệ thống MGE được thiết kế như một hệ thống mạng nội bộ cho doanh nghiệp, là nơi cung cấp thông tin, nâng cao văn hóa chia sẻ, giao tiếp nội bộ và xây dựng văn hóa doanh nghiệp. Với MGE, các tổ chức có thể dễ dàng quản lý và chia sẻ thông tin, giúp nhân viên phát triển hơn mỗi ngày, củng cố mối liên kết trong tổ chức, xây dựng một môi trường làm việc đồng nhất và hiệu quả. MGE là giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất, thích nghi linh hoạt với môi trường kinh doanh hiện đại.

>>> Bí quyết giải quyết mâu thuẫn “ngược đời” của FPT Software

4. Kết luận

Mâu thuẫn trong giao tiếp nội bộ là một phần không thể tránh khỏi trong môi trường làm việc. Tuy nhiên, bằng cách áp dụng những bước giải quyết hiệu quả và xây dựng một văn hóa giao tiếp cởi mở, tôn trọng, doanh nghiệp hoàn toàn có thể biến những mâu thuẫn này thành cơ hội để phát triển và thành công.