Không sợ deadline dí với phương pháp quản lý thời gian M.I.T

Với nhịp độ công việc ngày càng bận rộn của thời hiện đại, việc mỗi cá nhân trang bị những phương pháp quản lý thời gian hữu hiệu là điều cần thiết. Trong đó, cách thức quản lý thời gian bằng phương pháp M.I.T (Most Important Tasks) được nhận định là một công cụ mạnh mẽ giúp bạn tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất, từ đó cải thiện hiệu suất làm việc và giảm căng thẳng. Vậy điểm gì tạo nên sự đặc biệt của phương pháp này? Hãy cùng MGE tìm hiểu ngay dưới đây.

1. Tổng quan về phương pháp quản lý thời gian M.I.T

Phương pháp quản lý thời gian M.I.T (Most Important Tasks) là một hệ thống tối ưu hóa hiệu suất làm việc bằng cách xác định và tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất trong ngày. Bằng cách ưu tiên và hoàn thành những nhiệm vụ này, bạn đảm bảo rằng thời gian và năng lượng của mình được sử dụng hiệu quả nhất, mang lại kết quả tốt nhất trong công việc và cuộc sống.

Ví dụ trong công việc, chị A, một nhân viên Marketing, thường xuyên phải đối mặt với hàng loạt dự án và chiến dịch khác nhau. Để không bị quá tải, chị áp dụng phương pháp M.I.T. Hàng tuần, chị A xác định ba nhiệm vụ quan trọng nhất cần hoàn thành. Ví dụ, tuần này, chị tập trung vào việc lên kế hoạch cho chiến dịch quảng cáo mới, viết nội dung cho website và phân tích kết quả chiến dịch trước đó. Nhờ vậy, chị A đảm bảo các dự án quan trọng được ưu tiên và đạt hiệu quả cao nhất.

Hoặc ví dụ khác trong cuộc sống hàng ngày, anh B, một người đam mê thể thao và yêu thích học hỏi, luôn cố gắng cân bằng giữa sở thích cá nhân và công việc. Anh sử dụng phương pháp M.I.T để tối ưu hóa thời gian của mình. Mỗi ngày, anh B xác định ba nhiệm vụ quan trọng nhất. Ví dụ, hôm nay, anh tập trung vào việc hoàn thành dự án công việc, tập luyện thể thao và đọc một chương sách mới. Nhờ đó, anh B vừa đạt được hiệu quả trong công việc, vừa có thời gian chăm sóc sức khỏe và phát triển bản thân.

2. Tác động tích cực của cách quản lý thời gian theo M.I.T

Phương pháp quản lý thời gian M.I.T (Most Important Tasks) không chỉ là một công cụ hữu ích, mà còn là phương châm sống giúp bạn làm chủ thời gian và đạt được những thành tựu vượt bậc. Trong đó, những lợi ích nổi bật của cách thức quản lý thời gian này gồm:

• Tập trung tối đa vào nhiệm vụ quan trọng nhất: Phương pháp M.I.T giúp bạn xác định và ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng nhất trong ngày. Bằng cách này, bạn đảm bảo rằng thời gian và năng lượng của mình được tập trung vào những công việc có ảnh hưởng lớn đến mục tiêu và thành công của bạn, thay vì bị phân tâm bởi các công việc không quan trọng.
• Tối ưu hóa hiệu suất công việc: Áp dụng phương pháp M.I.T giúp cải thiện hiệu suất làm việc. Hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng trước tiên giúp bạn giảm thiểu thời gian bị lãng phí trong công việc không cần thiết.

• Làm dịu căng thẳng và áp lực: Khi xác định và hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng trước tiên, bạn cảm thấy tự tin hơn về khả năng quản lý thời gian của mình, giảm bớt áp lực và lo âu về việc hoàn thành công việc.
• Thúc đẩy sự phát triển cá nhân và các mục tiêu dài hạn: Phương pháp M.I.T cũng giúp bạn tạo điều kiện cho phát triển cá nhân và đạt được mục tiêu dài hạn. Tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất giúp bạn dành thời gian cho việc học tập, phát triển kỹ năng, tiến xa hơn trong cả sự nghiệp và cuộc sống cá nhân.

>>> Làm thế nào để cải thiện hiệu suất làm việc ở nhân viên

3. Cách ứng dụng phương pháp quản lý thời gian M.I.T vào công việc và cuộc sống

Phương pháp quản lý thời gian M.I.T không chỉ giúp bạn tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất mà còn mang lại sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân. Để áp dụng phương pháp này một cách hiệu quả, bạn cần thực hiện theo quy trình sau.

3.1 Lập danh sách M.I.T hàng ngày

Mỗi ngày, hãy xác định các nhiệm vụ và công việc cần hoàn thành. Từ danh sách này, lọc ra những nhiệm vụ quan trọng nhất mà bạn cần ưu tiên trong ngày. Những nhiệm vụ này chính là các M.I.T của bạn.

Ví dụ thực tiễn: Mỗi sáng, John, một nhà quản lý dự án, dành 10 phút để xem xét các nhiệm vụ và công việc cần hoàn thành trong ngày. Từ danh sách dài này, anh lọc ra ba nhiệm vụ quan trọng nhất cần ưu tiên, đó là các M.I.T của anh.

3.2 Sắp xếp thứ tự ưu tiên M.I.T là bước quan trọng trong phương pháp quản lý thời gian

Sau khi xác định các M.I.T, bạn cần đánh giá mức độ quan trọng của từng nhiệm vụ và sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên. Điều này giúp bạn biết rõ nhiệm vụ nào cần được thực hiện trước để đạt hiệu quả cao nhất.

Ví dụ: .Sau khi xác định được ba M.I.T, John đánh giá mức độ quan trọng và khẩn cấp của từng nhiệm vụ. Anh nhận thấy việc hoàn thành báo cáo dự án là quan trọng nhất vì hạn chót sắp đến, tiếp theo là cuộc họp với khách hàng và cuối cùng là đánh giá tiến độ của nhóm.

>>> Sử dụng phương pháp Master list trong quản lý công việc cá nhân

3.3 Hạn chế các tác nhân sao nhãng và phân tâm

Để đảm bảo rằng bạn có thể tập trung hoàn toàn vào các M.I.T, hãy tạo một môi trường làm việc yên tĩnh và không bị phân tâm. Tắt thông báo từ điện thoại, email, hoặc các ứng dụng khác có thể làm bạn mất tập trung.

Ví dụ: Để tập trung hoàn toàn vào việc hoàn thành báo cáo dự án, John tắt tất cả thông báo trên điện thoại và máy tính, đóng cửa phòng làm việc và yêu cầu không bị làm phiền trong khoảng thời gian nhất định.

3.4 Ưu tiên giải quyết M.I.T đầu tiên

Bắt đầu ngày làm việc với nhiệm vụ quan trọng nhất trong danh sách ưu tiên. Hoàn thành nhiệm vụ này trước tiên giúp bạn cảm thấy đã đạt được một thành tựu lớn trong ngày và tạo động lực cho các nhiệm vụ tiếp theo.

Ví dụ: John bắt đầu ngày làm việc bằng cách tập trung toàn bộ năng lượng và thời gian vào việc hoàn thành báo cáo dự án. Anh không để bất kỳ công việc nào khác xen vào cho đến khi báo cáo được hoàn thành.

3.5 Tiếp tục hoàn thành những M.I.T khác

Sau khi hoàn thành nhiệm vụ quan trọng nhất, tiếp tục với các nhiệm vụ quan trọng tiếp theo trong danh sách ưu tiên. Duy trì sự tập trung và kỷ luật để đảm bảo rằng các nhiệm vụ quan trọng đều được hoàn thành.

Ví dụ: Sau khi hoàn thành báo cáo, John chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo trong danh sách ưu tiên, đó là cuộc họp với khách hàng. Anh chuẩn bị kỹ lưỡng cho cuộc họp và tập trung lắng nghe ý kiến của khách hàng để đảm bảo cuộc họp diễn ra hiệu quả.

3.6 Đánh giá và cải tiến danh sách M.I.T

Theo dõi, đánh giá và điều chỉnh danh sách M.I.T hàng ngày để phù hợp với từng hoàn cảnh và thời điểm. Thực hành thường xuyên để trở nên thành thạo và hiệu quả hơn trong quản lý thời gian.

Ví dụ: Cuối ngày, John xem lại danh sách M.I.T và đánh giá những gì đã hoàn thành. Anh nhận thấy mình đã hoàn thành hai trong ba nhiệm vụ quan trọng nhất. John điều chỉnh danh sách M.I.T cho ngày hôm sau, chuyển nhiệm vụ đánh giá tiến độ nhóm lên đầu danh sách và thêm một số nhiệm vụ mới. John tiếp tục thực hành phương pháp M.I.T hàng ngày, điều chỉnh và cải thiện quy trình để phù hợp với công việc và cuộc sống của mình. Nhờ đó, anh không chỉ nâng cao hiệu suất làm việc mà còn có thêm thời gian cho gia đình và sở thích cá nhân.

>>> Sử dụng thang điểm để đánh giá hiệu suất làm việc cho nhân viên

4. Một số lưu ý khác khi áp dụng cách quản lý thời gian M.I.T

Để đạt hiệu quả khi áp dụng phương pháp quản lý thời gian M.I.T, bạn cần lưu ý một số điều sau:

• Chất lượng hơn số lượng: Thay vì ôm đồm quá nhiều, hãy chọn ra 2-3 M.I.T mỗi ngày. Điều này giúp bạn tập trung năng lượng và đạt hiệu quả cao nhất cho những nhiệm vụ thực sự quan trọng.
• Kết hợp với các kỹ thuật khác: Sử dụng kết hợp các kỹ thuật quản lý thời gian khác để tăng cường sự tập trung và duy trì động lực trong suốt quá trình làm việc. Điển hình như phương pháp Pomodoro quản lý thời gian đơn giản nhưng hiệu quả, chia công việc thành các khoảng thời gian tập trung 25 phút, xen kẽ với thời gian nghỉ ngắn 5 phút. Sau mỗi 4 “pomodoro”, bạn có một khoảng nghỉ dài hơn (15-20 phút). Phương pháp này giúp duy trì sự tập trung, giảm căng thẳng và tăng hiệu suất làm việc.

• Đặt mục tiêu và theo dõi tiến độ: Mục tiêu rõ ràng sẽ giúp bạn tập trung và có động lực hơn. Sử dụng sổ tay, ứng dụng hoặc bảng công việc để theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu quả của phương pháp M.I.T.
• Linh hoạt và thích ứng: Mức độ quan trọng và những nhiệm vụ phát sinh luôn thay đổi, vì vậy hãy xem danh sách M.I.T như một danh sách thực hiện linh hoạt. Đừng ngại điều chỉnh danh sách hàng ngày để phù hợp với tình hình thực tế và những ưu tiên mới phát sinh.
• Kiên nhẫn và thực hành: M.I.T không phải là phép màu, mà là một kỹ năng cần thời gian để thành thạo. Hãy kiên trì thực hành và điều chỉnh phương pháp để phù hợp với phong cách làm việc của bạn.
• Hợp tác và đồng thuận: Nếu làm việc nhóm, hãy đảm bảo mọi thành viên đều hiểu và đồng thuận về M.I.T cũng như thời gian làm việc của bạn. Điều này giúp tăng cường sự phối hợp và đạt được kết quả tốt nhất cho cả nhóm.

>>> Tổng hợp phương pháp quản lý thời gian hiệu quả cho công việc mà bạn nên biết

Thông qua những phân tích trên, có thể thấy, phương pháp quản lý thời gian M.I.T thực sự hữu hiệu và cần được ứng dụng rộng rãi hơn ở nhiều doanh nghiệp. Chính vì vậy, việc đẩy mạnh công tác truyền thông nội bộ về cách thức quản lý thời gian này là điều cần thiết. Trong đó, hệ thống MGE, được thiết kế như một hệ thống mạng nội bộ cho doanh nghiệp, là nơi cung cấp thông tin, nâng cao văn hóa chia sẻ, giao tiếp nội bộ và xây dựng văn hóa doanh nghiệp. Với MGE, các tổ chức có thể dễ dàng quản lý và chia sẻ thông tin, giúp nhân viên phát triển hơn mỗi ngày, củng cố mối liên kết trong tổ chức, xây dựng một môi trường làm việc đồng nhất và hiệu quả. MGE là giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất, thích nghi linh hoạt với môi trường kinh doanh hiện đại.

Kết luận

Phương pháp quản lý thời gian M.I.T không chỉ giúp bạn tối ưu hóa hiệu suất làm việc mà còn mang lại sự cân bằng và cải thiện chất lượng cuộc sống. Bằng cách áp dụng những nguyên tắc nếu trên, bạn có thể đạt được mục tiêu một cách hiệu quả và giảm bớt căng thẳng trong quá trình làm việc. Hãy bắt đầu ngay hôm nay và trải nghiệm sự thay đổi tích cực mà phương pháp M.I.T mang lại.

>>> Những hiểu lầm tai hại về quản lý GenZ mà nhà lãnh đạo cần tránh