Văn hóa doanh nghiệp là bản sắc riêng, là tư tưởng và niềm tin phát triển của mỗi doanh nghiệp. Đó cũng là yếu tố thể hiện năng lực cạnh tranh và sức mạnh nội tại để các doanh nghiệp phát triển mạnh, bền vững, không chỉ trong hiện tại mà đặc biệt là trong kỷ nguyên 4.0. Xây dựng văn hóa doanh nghiệp đã khó, duy trì văn hóa bền vững lại càng khó hơn, nhất là trong bối cảnh nhiều công ty có phần lớn nhân viên đang làm việc từ xa. Để thực hiện điều này, trong bài viết dưới đây, MGE sẽ chia sẻ đến bạn những yếu tố trọng điểm cần được củng cố.
Tầm quan trọng của việc duy trì văn hóa doanh nghiệp
Văn hóa doanh nghiệp bao gồm các giá trị cốt lõi, tầm nhìn sứ mệnh, quy tắc, cách hành xử trong công việc, phong cách quản lý… là yếu tố tạo nên cá tính của công ty. Chính vì thế, việc duy trì văn hóa doanh nghiệp không chỉ đơn thuần là thực hiện các hoạt động xây dựng nhóm, tổ chức team building…, nhà quản lý doanh nghiệp cần phải quan tâm các yếu tố khác như hoạt động đào tạo trong công ty, các chính sách đãi ngộ hoặc điều chỉnh các nguyên tắc, ứng xư trong công việc cho phù hợp với bối cảnh mới.
Duy trì 1 văn hóa doanh nghiệp vững mạnh sẽ giúp cho nguồn nhân lực của công ty ổn định, nâng cao hiệu suất làm việc đồng thời tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường.
Việc duy trì văn hóa doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng, đặc biệt trước tác động của dịch COVID-19
Khi đại dịch Covid-19 diễn ra, việc duy trì văn hóa công ty cũng đối mặt với nhiều thách thức so với trước đó, bởi nhiều doanh nghiệp chuyển từ làm việc offline sang online. Khi nhân viên không cùng làm việc trong 1 môi trường công sở, sẽ dễ dẫn đến xao nhãng các nguyên tắc vốn được quy định trong doanh nghiệp. Vì thế, nhà quản lý, bộ phận nhân sự nên giúp nhân viên kết nối với tầm nhìn và mục tiêu chung của công ty, nhằm thúc đẩy họ có cảm giác trở thành một phần của doanh nghiệp. Đây là điều bắt buộc để tạo sự gắn bó của nhân viên.
>>> Xây dựng văn hóa doanh nghiệp khi nhân viên làm việc từ xa
Văn hóa doanh nghiệp có ý nghĩa như thế nào với nhân viên khi làm việc từ xa?
Với những người đang tìm kiếm việc làm, ưu tiên hàng đầu của họ chính là một văn hóa công ty chất lượng. Theo một cuộc khảo sát được thực hiện bởi nhà cung cấp giải pháp digital và trải nghiệm khách hàng toàn cầu TELUS International, do hậu quả của đại dịch, 51% người được hỏi cảm thấy ít kết nối với văn hóa công ty hơn khi làm việc từ xa.
Khi được hỏi điều gì khiến họ cảm thấy khác biệt khi làm việc online, dưới đây đây là những câu trả lời phổ biến nhất:
- Nói chuyện phiếm và tương tác với đồng nghiệp (57%)
- Làm việc nhóm trực tiếp (53%)
- Sự tách biệt giữa nơi làm việc và nhà (50%)
Một nền văn hóa công ty vững mạnh trở thành mối quan tâm hàng đầu đối với những người tìm kiếm việc làm
Trong 1 khảo sát đánh giá triển vọng việc làm, 57% người tìm việc ở tất cả cấp độ nghề nghiệp xem văn hóa cũng quan trọng như tiền lương. Đối với 75% nhà tuyển dụng tài năng, sự phù hợp văn hóa quan trọng hơn quá trình làm việc và kinh nghiệm của ứng viên tiềm năng. Đặc biệt, 73% cho rằng, một nền văn hóa được xác định rõ ràng là yếu tố quan trọng nhất để tạo nên danh tiếng của một công ty cũng như nơi làm việc. Khái niệm này được xem như thương hiệu tuyển dụng.
6 yếu tố để duy trì văn hóa công ty khi làm việc từ xa
Bộ phận nhân sự, nhà quản lý đóng vai trò quan trọng trong việc củng cố văn hóa công ty trong khi làm việc từ xa. Bên cạnh đó, các nhân viên cũng có thể góp phần vào quá trình củng cố và duy trì sự vững mạnh của văn hóa doanh nghiệp.
Trong nghiên cứu của TELUS, ba thành phần quan trọng nhất để tạo ra một nền văn hóa ảo hiệu quả là:
- Workshop ảo và cơ hội học tập thường xuyên (68%)
- Các cuộc họp nhân viên hàng tuần và trực tiếp với manager (66%)
- Thời gian biểu linh hoạt (65%)
1. Củng cố và tập trung phát triển vào nền văn hóa cụ thể
Đầu tiên, bộ phận nhân sự cần chủ động thảo luận về văn hóa công ty với nhà quản lý doanh nghiệp, các quản lý và nhân viên. Nếu văn hóa hiện tại của doanh nghiệp vâng đang tác động tích cực đến vấn hành của doanh nghiệp, hãy tìm cách củng cố nó bằng cách xác định những yếu tố cần điều chỉnh, nhằm thúc đẩy sự thành công của nhân viên làm việc từ xa. Yêu cầu mỗi nhóm thiết lập các chỉ tiêu riêng để tăng cường khả năng làm việc cùng nhau và chia sẻ chúng với các nhóm khác.
Hãy tìm cách củng cố nền văn hóa bạn mong muốn, nhằm thúc đẩy năng suất làm việc của nhân viên từ xa
Lời khuyên: Duy trì lời nhắc hàng ngày đối với yếu tố trong văn hóa mà doanh nghiệp muốn phát triển hoặc và củng cố. Ví dụ, nếu trong lúc làm việc offline, các nhân viên thường ăn trưa cùng nhau 1 lần/tuần, thì khi chuyển sang online, hãy duy trì việc ăn trưa theo hình thức ảo. Hoặc ví dụ khác, các team thường tổ chức họp hàng tuần để được hỗ trợ và cập nhật tin tức? Nếu vậy, doanh nghiệp nên tiếp tục cuộc họp online. Và nếu công ty thường meeting để báo cáo tiến độ, đặt mục tiêu và ăn mừng sự kiện, hãy duy trì báo cáo online trong suốt thời gian làm việc từ xa.
2. Tin tưởng vào nhân viên
Nếu nhân viên nhận được sự tin tưởng và tôn trọng, họ sẽ có động lực cống hiến và có khả năng thăng tiến nhanh hơn. Vì vậy, thay vì giám sát quá mức trong khi họ làm việc từ xa – yếu tố được cho là cản trở động lực và năng suất làm việc, bộ phận nhân sự hãy tìm các giải pháp thay thế cho nhóm để chia sẻ lịch trình làm việc (như sử dụng Trello để luôn cập nhật và nắm bắt tiến độ làm việc của từng cá nhân).
Ngoài ra, việc sử dụng các công cụ như Slack, Microsoft Teams, Cisco Jabber, Workplace… cho phép nhóm của bạn tương tác hiệu quả mà không cần phải tham gia nhiều cuộc họp như trên Zoom.
Khi nhân viên và leader nhận thức được các hoạt động làm việc hàng ngày của thành viên trong nhóm là thông qua quy trình làm việc, các công cụ giao tiếp thay cho quản lý vi mô (hình thức quản lý sát sao, liên tục), điều này sẽ giúp củng cố lòng tin với nhân viên.
3. Phát triển kỹ năng nhằm củng cố văn hóa doanh nghiệp
Làm việc theo hình thức online đòi hỏi kỹ năng lãnh đạo mạnh mẽ hơn trong quá trình quản lý, điều phối các dự án và gắn kết các thành viên trong nhóm với nhau. Ở môi trường làm việc này, leader có thể không nắm bắt được tình trạng làm việc của nhân viên nhưng trong môi trường làm việc offline.
Leader cần được trau dồi kỹ năng lãnh đạo tốt hơn để điều phối nhóm khi nhân viên làm việc từ xa
Do đó, leader cần được đảm bảo trang bị kỹ năng huấn luyện, đào tạo và hỗ trợ cần thiết để họ có khả năng cao về:
- Thiết lập mục đích và mục tiêu dài hạn cho các thành viên trong nhóm, để nhân viên có thể vượt qua thử thách khi làm việc từ xa
- Đặt ra các tiêu chuẩn về hiệu suất để mọi người biết chính xác những gì được mong đợi từ họ
- Thúc đẩy một nền văn hóa thể hiện sự mong đợi, trách nhiệm với công việc của nhân viên và phản hồi về những sai phạm để nhân viên biết họ đang làm như thế nào
- Trao đổi rõ ràng về mục tiêu, những đóng góp quan trọng, thành quả, các vấn đề và cơ hội. Điều này cho phép nhân viên xây dựng niềm tin vào nhóm
- Giảm thiểu sự phân tâm và nâng cao hiệu suất làm việc trong môi trường ảo
- Xây dựng mối quan hệ với nhân viên và khuyến khích mỗi thành viên trong nhóm tham gia tích cực
- Đáp ứng kịp thời các yêu cầu trợ giúp, ý kiến đóng góp, thời gian và phản hồi của nhân viên, đặc biệt khi họ cần sự quan tâm nhiều hơn từ manager trong quá trình làm việc tại nhà
- Chú ý đến mối quan tâm của nhân viên về nhu cầu phát triển và giải quyết chúng. Ví dụ: tổ chức các buổi đào tạo tương tác thường xuyên, đồng thời cung cấp các sự kiện online để nhân viên tham gia
4. Đề cao tính minh bạch trong các tương tác của nhân viên
Để duy trì văn hóa doanh nghiệp trong khi nhân viên làm việc từ xa, việc giao tiếp minh bạch là rất quan trọng. Trong một cuộc khảo sát đối với những người làm việc từ xa do hậu quả của đại dịch, 48% đáp viên chia sẻ rằng, tính minh bạch là chìa khóa khi nói đến cảm giác an toàn về công ăn việc làm. 47% người muốn nghe từ các CEO, ban lãnh đạo và những người khác về việc công ty đang bị ảnh hưởng như thế nào bởi các sự kiện hiện tại, và giải pháp thực hiện nhằm củng cố doanh nghiệp – bao gồm vị trí công việc của cá nhân họ.
Tuy nhiên, 38% cho rằng công ty cần phải làm nhiều hơn so với hiện tại để thông báo cho nhân viên. Dù trong thực tế, gần 1/2 số nhân viên muốn công ty thông báo rõ ràng về ảnh hưởng của đại dịch, hơn 1/3 cảm thấy rằng công ty có thể làm tốt hơn.
Có thể thấy, đây được xem như một bài học hiệu quả về việc giao tiếp minh bạch và tác động của nó đối với lòng tin của nhân viên.
>>> Nâng cao kỹ năng làm việc cho nhân viên sau đại dịch
5. Tăng cường sự cân bằng giữa công việc – cuộc sống và tính linh hoạt của nhân viên
Trong bối cảnh làm việc từ xa, việc chú ý đến sự cân bằng giữa công việc – cuộc sống của nhân viên có thể củng cố văn hóa của doanh nghiệp.
Tạo điều kiện để nhân viên có thể cân bằng giữa công việc và đời sống cá nhân khi làm việc từ xa
Ví dụ, cung cấp chế độ hỗ trợ chăm sóc con cái cho các bậc cha mẹ đang đi làm, các chính sách nghỉ phép linh hoạt hơn để phù hợp với giai đoạn bình thường mới. Ngoài ra, các hoạt động social online cũng góp phần củng cố tính cân bằng giữa công việc – cuộc sống của nhân viên.
Để làm được điều này, doanh nghiệp cần chấp nhận những khó khăn mà nhân viên gặp phải trong môi trường từ xa. Thông qua đó, hãy lên lịch các cuộc họp và thời gian trao đổi trong giờ hành chính, và tôn trọng thời gian riêng tư của họ dành cho gia đình vào buổi sáng và buổi tối. Ví dụ, trước khi nhân viên bắt đầu vào công việc, họ có thể cần giáo dục con cái cách học tại nhà hoặc học online.
Lời khuyên: Hãy thể hiện sự công nhận thường xuyên cho nhân viên, giúp họ nhận thấy rằng sự cống hiến và làm việc chăm chỉ của họ thực sự được đánh giá cao.
6. Giải quyết vấn đề về sức khỏe tinh thần mà nhân viên có thể gặp phải
Ngoài việc chú ý đến vấn đề cân bằng giữa công việc – cuộc sống của nhân viên, bạn cần quan tâm đến sức khỏe tinh thần của từng cá nhân. Khi làm việc từ xa, họ có thể gặp phải tình trạng như cảm giác đơn độc, khó tập trung, thiếu sự tương tác hàng ngày với đồng nghiệp, lo lắng cho công việc và nền kinh tế sau này của họ.
Trong một nghiên cứu cho biết, gần 37% các công ty cho thấy, nhân viên đang gặp các vấn đề về sức khỏe tinh thần do bị xã hội cô lập và lo lắng về tài chính.
Để củng cố văn hóa quan tâm, đồng cảm, cân nhắc và biết ơn nhân viên, doanh nghiệp thường xuyên kiểm tra tình trạng của cá nhân, và cho phép họ có những ngày nghỉ ngơi, thư giãn để có thể tập trung làm việc trở lại.
Tăng sự gắn kết khi làm việc từ xa với hệ thống Moodle LMS MGE
MGE là hệ thống đào tạo trực tuyến sở hữu các tính năng ưu việt dành cho doanh nghiệp. Ngoài khả năng xây dựng hàng trăm khóa học chuyên môn cho các bộ phận mà vẫn đảm bảo tính cá nhân hóa cao, MGE còn giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý hiệu suất học tập, nâng cao kiến thức chuyên môn. Doanh nghiệp có thể xuất các báo cáo về tiến độ học tập, tỷ lệ hoàn thành khóa học nhằm đánh giá chất lượng đào tạo cũng như đo lường được chất lượng hiện tại của đội ngũ nhân sự. Bên cạnh đó, MGE sở hữu tính năng live cho phép doanh nghiệp thực hiện các buổi chia sẻ, tăng khả năng gắn kết trong quá trình làm việc từ xa.
>>> 7 cách để củng cố văn hóa doanh nghiệp thông qua giải pháp training trực tuyến
Khi đại dịch vẫn còn đang tiếp diễn, vấn đề làm việc từ xa là điều không thể tránh khỏi. Vì vậy, MGE hy vọng qua bài viết này, bạn sẽ có những thông tin hữu ích để duy trì văn hóa doanh nghiệp trong bối cảnh hiện nay. Để biết thêm về cách xây dựng văn hóa doanh nghiệp tích cực cũng như cách triển khai hệ thống LMS cho doanh nghiệp, liên hệ với MGE ngay nhé.
