Thay đổi văn hóa doanh nghiệp: 6 nguyên tắc cốt lõi cần nắm vững

Thay đổi văn hóa doanh nghiệp là một trong những thách thức lớn nhất mà bất kỳ tổ chức nào cũng phải đối mặt khi muốn duy trì sự cạnh tranh và phát triển bền vững. Văn hóa doanh nghiệp không chỉ là những giá trị cốt lõi hay những nguyên tắc đã được hình thành từ lâu mà còn là cách mọi người trong tổ chức tương tác, làm việc và hợp tác với nhau.

Một sự thay đổi trong văn hóa có thể tạo ra những tác động sâu rộng, không chỉ làm thay đổi cách thức hoạt động mà còn ảnh hưởng đến cách mọi người nhìn nhận về công ty và chính bản thân họ. Tuy nhiên, quá trình này không hề dễ dàng và đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Để quá trình này trở nên khả thi và hiệu quả, doanh nghiệp cần tuân thủ 6 nguyên tắc cốt lõi sau đây. Bài viết dưới đây hãy cùng MGE làm rõ các nguyên tắc này.

1. Thực tế trong việc thay đổi văn hóa doanh nghiệp

Thực tế là yếu tố quan trọng nhất khi bắt đầu quá trình chuyển đổi văn hóa doanh nghiệp. Thay đổi văn hóa doanh nghiệp không chỉ đơn giản là thay đổi khẩu hiệu hay các chính sách bề mặt mà đòi hỏi sự thay đổi tận gốc rễ về hành vi và thói quen. Chính vì thế, doanh nghiệp cần có một cái nhìn thực tế và rõ ràng về những gì cần thay đổi và khả năng thực hiện của mình.

1.1 Tập trung vào các thói quen cụ thể

Một trong những sai lầm lớn nhất mà các doanh nghiệp thường mắc phải khi thay đổi văn hóa là cố gắng thay đổi mọi thứ cùng một lúc. Điều này không chỉ gây quá tải cho tổ chức mà còn làm giảm hiệu quả của quá trình thay đổi. Thay vào đó, doanh nghiệp cần tập trung vào các thói quen cụ thể, những hành vi đang tồn tại rộng rãi và có ảnh hưởng lớn đến hoạt động của công ty.

Cụ thể nếu doanh nghiệp nhận thấy rằng có một thói quen làm việc thiếu hiệu quả phổ biến trong các phòng ban, thì việc thay đổi thói quen này cần được ưu tiên trước. Bằng cách tập trung vào những điểm chính yếu này, doanh nghiệp có thể dồn lực vào những thay đổi quan trọng, từ đó đạt được những kết quả rõ ràng và có thể đo lường được. Việc xác định những thói quen cụ thể cần thay đổi cũng đòi hỏi một quá trình đánh giá kỹ lưỡng. Doanh nghiệp cần phải thực hiện các khảo sát, phỏng vấn và thảo luận với nhân viên ở nhiều cấp độ khác nhau để hiểu rõ những thói quen nào đang tồn tại và chúng ảnh hưởng như thế nào đến hiệu suất làm việc.

1.2 Lập kế hoạch và thực hiện hợp lý việc thay đổi văn hóa doanh nghiệp

Sau khi đã xác định được những thói quen cần thay đổi, bước tiếp theo là lập kế hoạch chi tiết cho quá trình thay đổi văn hóa doanh nghiệp. Kế hoạch này cần phải cụ thể, rõ ràng và có tính khả thi cao. Điều quan trọng là phải xác định được các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, đồng thời có kế hoạch để theo dõi và đánh giá tiến trình thực hiện. Một kế hoạch chuyển đổi văn hóa hiệu quả cần bao gồm các bước thực hiện cụ thể, nguồn lực cần thiết, thời gian biểu và các phương thức đo lường kết quả.

Bên cạnh đó, việc thực hiện kế hoạch cũng cần có sự cam kết từ tất cả các cấp lãnh đạo trong công ty. Lãnh đạo không chỉ đóng vai trò trong việc định hướng mà còn phải tham gia trực tiếp vào quá trình thực hiện, đảm bảo rằng mọi người đều hiểu rõ mục tiêu và phương pháp của quá trình thay đổi. Trong quá trình thực hiện, doanh nghiệp cần linh hoạt và sẵn sàng điều chỉnh kế hoạch nếu gặp phải những trở ngại hoặc phản hồi từ nhân viên. Điều này giúp đảm bảo rằng quá trình chuyển đổi luôn diễn ra một cách suôn sẻ và đạt được mục tiêu đề ra.

2. Củng cố hành vi mới trong doanh nghiệp

Khi một hành vi mới đã được giới thiệu vào tổ chức, việc củng cố và duy trì hành vi đó là điều cực kỳ quan trọng. Nếu không có những biện pháp hỗ trợ, những hành vi mới có thể nhanh chóng bị lãng quên hoặc bị thay thế bởi những thói quen cũ.

2.1 Cơ chế chính thức và không chính thức

Để củng cố hành vi mới, doanh nghiệp cần áp dụng cả các cơ chế chính thức và không chính thức. Cơ chế chính thức có thể bao gồm việc điều chỉnh các chính sách và quy định của công ty, chẳng hạn như thay đổi cách đánh giá hiệu suất, xét lại lương thưởng hoặc tạo ra các chương trình đào tạo để hướng dẫn nhân viên về các hành vi mới. Cơ chế không chính thức cũng đóng một vai trò quan trọng.

Những cơ chế này có thể bao gồm việc khuyến khích các nhóm nhỏ, cộng đồng nhân viên trong công ty tham gia vào việc thúc đẩy và duy trì hành vi mới. Cụ thể như các nhóm này có thể tổ chức các buổi thảo luận hoặc chia sẻ kinh nghiệm để giúp nhau hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của những thay đổi và cách thức thực hiện chúng một cách hiệu quả.

2.2 Tạo vòng lặp thói quen trong thay đổi văn hóa doanh nghiệp

Một cách hiệu quả để củng cố hành vi mới là tạo ra một vòng lặp thói quen liên tục. Vòng lặp này bao gồm các bước: đào tạo, thực hành, đánh giá và khen thưởng. Khi nhân viên liên tục được đào tạo, thực hành trong công việc hàng ngày, được đánh giá và khen thưởng cho những nỗ lực của mình, họ sẽ có động lực để duy trì hành vi đó.

Một ví dụ điển hình là việc thiết lập các chương trình khen thưởng dựa trên hiệu suất. Khi nhân viên nhận thấy rằng họ có thể nhận được những phần thưởng hấp dẫn nếu duy trì hành vi mới, họ sẽ có xu hướng tuân thủ và phát triển thói quen này lâu dài. Kết quả là, hành vi mới sẽ dần dần trở thành một phần tự nhiên trong văn hóa doanh nghiệp.

3. Xác định và phát huy vai trò cốt lõi văn hóa

Trong bất kỳ tổ chức nào, luôn có những cá nhân đóng vai trò hạt nhân văn hóa. Đây là những người có ảnh hưởng lớn và có khả năng lan tỏa các giá trị văn hóa mới đến các đồng nghiệp xung quanh.

3.1 Tiêu chí chọn cốt lõi văn hóa

Để quá trình thay đổi văn hóa diễn ra thành công, doanh nghiệp cần xác định những cốt lõi văn hóa trong tổ chức. Những người này thường là những cá nhân có tầm ảnh hưởng lớn, được đồng nghiệp tin tưởng và ngưỡng mộ. Họ có khả năng truyền đạt và lan tỏa những hành vi mới một cách tự nhiên và hiệu quả. Tiêu chí để chọn cốt lõi văn hóa bao gồm khả năng giao tiếp, uy tín trong tổ chức, sự cam kết với các giá trị của doanh nghiệp và khả năng lãnh đạo. Những cá nhân này cần phải hiểu rõ về mục tiêu của quá trình thay đổi văn hóa và sẵn sàng tham gia vào việc thúc đẩy các hành vi mới.

Cụ thể doanh nghiệp cũng cần đảm bảo rằng những cốt lõi văn hóa được hỗ trợ đầy đủ trong suốt quá trình chuyển đổi. Điều này bao gồm việc cung cấp cho họ các công cụ và tài nguyên cần thiết để thực hiện vai trò của mình, cũng như tạo điều kiện cho họ tham gia vào các hoạt động đào tạo và phát triển.

>>>Xem thêm: 3 yếu tố then chốt để xây dựng văn hóa doanh nghiệp bền vững

3.2 Đào tạo và khen thưởng

Để các cốt lõi văn hóa có thể thực hiện tốt vai trò của mình, việc đào tạo và khen thưởng là vô cùng quan trọng. Họ cần được trang bị đầy đủ kiến thức về các hành vi mới, cũng như các kỹ năng để truyền đạt và hướng dẫn những người khác. Việc khen thưởng kịp thời cho các cốt lõi văn hóa không chỉ giúp họ có động lực để tiếp tục đóng góp mà còn khuyến khích những người khác noi theo. Khen thưởng có thể ở dạng tài chính, chẳng hạn như tiền thưởng, hoặc phi tài chính, chẳng hạn như công nhận công khai hoặc các cơ hội thăng tiến.

Một ví dụ thành công trong việc phát huy vai trò của cốt lõi văn hóa là tại các công ty công nghệ lớn, nơi mà những cá nhân có khả năng lan tỏa các giá trị sáng tạo và hợp tác được trao cơ hội tham gia vào các dự án quan trọng, từ đó khuyến khích họ tiếp tục thúc đẩy các giá trị này trong toàn bộ tổ chức.

>>>Xem thêm: 9 cách tạo động lực làm việc cho nhân viên giúp nâng cao hiệu quả công việc

4. Phát huy các giá trị văn hóa hiện tại

Khi nói đến thay đổi văn hóa doanh nghiệp, không phải lúc nào cũng cần phải loại bỏ hoàn toàn những giá trị cũ. Trên thực tế, việc giữ lại và phát huy các giá trị văn hóa hiện tại có thể giúp quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ hơn. Trong mỗi doanh nghiệp, luôn tồn tại những giá trị văn hóa đã được xây dựng và duy trì qua nhiều năm. Những giá trị này có thể đã góp phần vào sự thành công của công ty trong quá khứ, và do đó, việc hoàn toàn loại bỏ chúng có thể gây ra sự bất mãn và kháng cự từ phía nhân viên.

Doanh nghiệp cần thực hiện một cuộc đánh giá kỹ lưỡng để hiểu rõ các giá trị văn hóa hiện tại đang đóng vai trò gì trong tổ chức. Những giá trị nào đang thúc đẩy hiệu suất và sự phát triển, và những giá trị nào có thể đang cản trở sự tiến bộ? Sau khi đã xác định được điều này, doanh nghiệp có thể quyết định giữ lại những giá trị nào và thay đổi những giá trị nào. Duy trì các giá trị tích cực từ văn hóa cũ sẽ giúp nhân viên cảm thấy thoải mái và an tâm hơn khi tiếp nhận những thay đổi mới. Đồng thời, nó cũng giúp duy trì sự liên tục và ổn định trong tổ chức, điều này đặc biệt quan trọng trong giai đoạn chuyển đổi.

5. Lãnh đạo làm gương

Vai trò của lãnh đạo trong quá trình thay đổi văn hóa doanh nghiệp là vô cùng quan trọng. Họ không chỉ là người định hướng chiến lược mà còn là những người cần làm gương trong việc thực hiện các hành vi mới. Nhân viên thường học hỏi từ hành vi của các lãnh đạo cấp trên. Nếu lãnh đạo không thực hiện các hành vi mà họ mong muốn nhân viên làm theo, thì quá trình thay đổi sẽ khó có thể đạt được thành công. Do đó, lãnh đạo cần thể hiện một cam kết mạnh mẽ đối với quá trình thay đổi bằng cách làm gương cho những hành vi mà họ mong muốn nhân viên học hỏi.

Nếu mục tiêu là thúc đẩy sự hợp tác và giao tiếp cởi mở trong tổ chức, lãnh đạo cần chủ động tham gia vào các cuộc thảo luận, khuyến khích sự đóng góp ý kiến từ mọi người và thể hiện sự tôn trọng đối với các quan điểm khác nhau. Bằng cách làm gương, lãnh đạo không chỉ thúc đẩy nhân viên thực hiện các hành vi mới mà còn tạo ra một văn hóa doanh nghiệp dựa trên sự cam kết và trách nhiệm. Điều này sẽ giúp quá trình thay đổi văn hóa diễn ra một cách tự nhiên và bền vững hơn.

>>>Xem thêm: 8 đòn bẩy văn hóa doanh nghiệp giúp lãnh đạo tối ưu hóa hiệu suất công việc

6. Giải thích tác động của hành vi mới

Cuối cùng, để nhân viên thực sự chấp nhận và áp dụng các hành vi mới, họ cần hiểu rõ lý do tại sao các hành vi này lại quan trọng và tác động của chúng đối với sự thay đổi văn hóa doanh nghiệp. Nhân viên thường có xu hướng kháng cự những thay đổi mà họ không hiểu rõ hoặc không thấy được lợi ích ngay lập tức.

Do đó, việc giải thích một cách nhất quán và chi tiết về lý do thay đổi là cần thiết. Lãnh đạo cần giải thích rõ ràng mục đích của các hành vi mới, cách chúng sẽ cải thiện công việc hàng ngày và góp phần vào sự phát triển chung của tổ chức. Việc giải thích rõ ràng không chỉ giúp nhân viên hiểu rõ mục tiêu của quá trình thay đổi mà còn giúp họ thấy được vai trò của mình trong đó. Khi nhân viên cảm thấy rằng họ là một phần quan trọng của quá trình thay đổi, họ sẽ có xu hướng tham gia tích cực hơn và cam kết với các mục tiêu của doanh nghiệp.

MGE là một hệ thống cổng thông tin nội bộ toàn diện, được thiết kế để giúp doanh nghiệp kết nối các thành viên, thúc đẩy truyền thông minh bạch, xây dựng văn hóa học tập và chia sẻ kiến thức. Trong quá trình thay đổi văn hóa doanh nghiệp, MGE có thể “Chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm”. Việc xây dựng văn hóa học tập và chia sẻ kiến thức giúp tổ chức dễ dàng thực hiện các nguyên tắc cốt lõi của việc thay đổi văn hóa, như củng cố hành vi mới, phát huy các giá trị văn hóa hiện tại, và làm gương trong lãnh đạo, cung cấp nền tảng giúp nhân viên dễ dàng truy cập, chia sẻ thông tin và kinh nghiệm, từ đó thúc đẩy sự gắn kết và đồng thuận trong quá trình này.

>>>Xem thêm: Bí quyết xây dựng văn hóa doanh nghiệp mạnh mẽ để thu hút nhân tài cùng MGE

Lời kết

Thay đổi văn hóa doanh nghiệp là một nhiệm vụ đầy thách thức nhưng không thể tránh khỏi nếu doanh nghiệp muốn phát triển bền vững trong môi trường kinh doanh hiện đại. Việc áp dụng 6 nguyên tắc cốt lõi đã đề cập sẽ giúp doanh nghiệp vượt qua những khó khăn trong quá trình chuyển đổi và đạt được những thành công mong muốn. Hãy cùng MGE nắm bắt những nguyên tắc này để xây dựng một môi trường văn hóa doanh nghiệp tích cực và hiệu quả.