Trong bối cảnh kinh doanh hiện nay, nhiều doanh nghiệp đang phải đối mặt với những thách thức lớn khi chuyển đổi sang một nền văn hóa doanh nghiệp Agile (linh hoạt). Bài viết này sẽ làm sáng tỏ sự thay đổi văn hóa trong thế giới Agile thông qua bốn bài học thực tế rút ra từ những câu chuyện thành công của các doanh nghiệp trên thế giới.
Định nghĩa về văn hóa doanh nghiệp Agile
Văn hóa doanh nghiệp Agile (linh hoạt) là một triết lý và phương pháp làm việc nhấn mạnh tính linh hoạt, khả năng thích ứng và sự hợp tác trong môi trường làm việc. Nó được phát triển từ các phương pháp luận Agile được áp dụng trong phát triển phần mềm và hiện đã mở rộng ra nhiều lĩnh vực khác. Văn hóa Agile không chỉ là một bộ các công cụ và quy trình mà là một tập hợp các giá trị, nguyên tắc và hành vi giúp các tổ chức phản ứng nhanh chóng và hiệu quả với sự thay đổi.
Văn hóa doanh nghiệp Agile
Dưới đây là những đặc điểm chính của văn hóa Agile:
- Tính linh hoạt: Khả năng thay đổi hướng đi và thích ứng với các yêu cầu và điều kiện mới một cách nhanh chóng.
- Cải tiến liên tục: Liên tục tìm kiếm và áp dụng các cải tiến nhỏ để nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc.
- Tính minh bạch: Mọi người trong tổ chức đều có thể tiếp cận thông tin cần thiết và đóng góp ý tưởng cải tiến.
- Sự hợp tác: Khuyến khích làm việc nhóm, chia sẻ kiến thức và hỗ trợ lẫn nhau để đạt được mục tiêu chung.
- Tập trung vào khách hàng: Luôn đặt khách hàng vào trung tâm của mọi hoạt động và quyết định.
Ví dụ 1: Spark và hành trình định hình văn hóa Agile:
Spark, công ty viễn thông hàng đầu New Zealand, đã chứng minh rằng việc định hình hành vi mong muốn là chìa khóa then chốt trong việc chuyển đổi văn hóa doanh nghiệp sang Agile. Nhận thức được tầm quan trọng của sự thay đổi toàn diện, Spark đã chủ động xây dựng một môi trường làm việc linh hoạt và khuyến khích sự sáng tạo.
Điểm nhấn trong chiến lược của Spark là việc thành lập Sounding Board, một nhóm 70 tình nguyện viên đến từ mọi cấp bậc và bộ phận trong công ty. Nhóm này đóng vai trò như một cầu nối giữa ban lãnh đạo và nhân viên, đảm bảo mọi ý kiến đều được lắng nghe và tôn trọng. Sounding Board không chỉ thúc đẩy sự hiểu biết về Agile mà còn trực tiếp tham gia vào việc xây dựng các quy tắc ứng xử và giá trị cốt lõi của văn hóa mới.
Spark đã trang bị cho nhân viên một bộ quy tắc chuyển đổi hành vi và giá trị, giúp họ dễ dàng áp dụng các nguyên tắc Agile vào công việc hàng ngày. Các buổi đào tạo, hội thảo và hoạt động truyền thông nội bộ được tổ chức thường xuyên nhằm củng cố nhận thức và khuyến khích sự thay đổi tích cực.
Nhờ sự đầu tư nghiêm túc và nỗ lực không ngừng, Spark đã hoàn thành quá trình chuyển đổi sang Agile chỉ trong vòng chưa đầy một năm. Sự thành công này không chỉ thể hiện ở việc nâng cao hiệu suất làm việc mà còn tạo ra một môi trường làm việc năng động, nơi mọi người cảm thấy được trao quyền và có cơ hội phát triển.
Câu chuyện của Spark là một minh chứng rõ ràng cho thấy việc định hình hành vi mong muốn đóng vai trò quan trọng như thế nào trong việc xây dựng văn hóa Agile. Bằng cách tạo ra một môi trường làm việc cởi mở, khuyến khích sự tham gia của mọi thành viên và cung cấp các công cụ hỗ trợ cần thiết, doanh nghiệp có thể thúc đẩy sự thay đổi tích cực và đạt được thành công trong việc chuyển đổi văn hóa.
Spark tổ chức các buổi hội thảo định hình hành vi mong muốn về văn hóa Agile
>>> Biến công sở thành ngôi nhà thứ hai: Tăng gắn kết và hiệu quả làm việc
Ví dụ 2: Roche và quyết định chuyển đổi cá nhân “đi trước” chuyển đổi văn hóa tổ chức
Chuyển đổi cá nhân “đi trước” chuyển đổi tổ chức là một nguyên tắc quan trọng trong hành trình xây dựng văn hóa Agile. Nguyên tắc này nhấn mạnh rằng để đạt được sự thay đổi toàn diện và hiệu quả trong tổ chức, trước tiên cần tập trung vào việc thay đổi tư duy và hành vi của từng cá nhân, đặc biệt là các nhà lãnh đạo. Roche, một công ty công nghệ sinh học toàn cầu, đã áp dụng thành công nguyên tắc này trong quá trình chuyển đổi sang mô hình làm việc linh hoạt.
Roche bắt đầu quá trình chuyển đổi bằng việc tập trung vào nhóm lãnh đạo cấp cao, vì họ nhận ra rằng sự thay đổi thực sự cần bắt đầu từ những người đứng đầu tổ chức. Để thực hiện điều này, Roche đã triển khai chương trình Kinesis kéo dài bốn ngày, nhằm thay đổi tư duy của các nhà lãnh đạo. Chương trình này không chỉ cung cấp kiến thức về phương pháp luận Agile mà còn tạo ra môi trường để các nhà lãnh đạo thực hành và trải nghiệm trực tiếp các nguyên tắc của Agile trong công việc hàng ngày.
Roche tập trung vào chuyển đổi cá nhân ứng dụng phương pháp agile vào công việc hàng ngày
Trong suốt chương trình Kinesis, các lãnh đạo của Roche đã được khuyến khích chia sẻ những thách thức và cản trở mà họ gặp phải trong việc áp dụng mô hình Agile. Bằng cách tạo ra không gian để họ được lắng nghe và trao đổi, Roche đã giúp các lãnh đạo cảm thấy được hỗ trợ và hiểu rõ hơn về cách áp dụng Agile vào thực tế. Đây là một bước quan trọng, vì nó giúp các nhà lãnh đạo không chỉ nắm vững lý thuyết mà còn thấy được giá trị và lợi ích thực tế của mô hình linh hoạt.
Kết quả từ chương trình Kinesis đã cho thấy hiệu quả rõ rệt. 95% lãnh đạo của Roche đã chủ động ứng dụng phương pháp Agile (linh hoạt) trong nhóm và bộ phận của mình sau khi tham gia chương trình. Điều này không chỉ tạo ra sự thay đổi tích cực trong các nhóm làm việc mà còn lan tỏa tinh thần linh hoạt đến toàn bộ tổ chức. Các lãnh đạo trở thành những người tiên phong, gương mẫu cho nhân viên, tạo ra một môi trường làm việc tích cực, nơi mà mọi người cùng nhau học hỏi và cải tiến liên tục.
>>> Đồng nghiệp “khó ưa”? Không thành vấn đề! Bí quyết giữ vững tinh thần và đạt hiệu quả cao
Ví dụ 3: Magyar Telekom duy trì thiết kế cơ chế theo văn hóa Agile
Thiết kế cơ chế theo văn hóa là một phần quan trọng trong việc xây dựng và duy trì văn hóa Agile trong doanh nghiệp. Để đảm bảo rằng các hành vi và tư duy mới được duy trì và phát triển, các doanh nghiệp cần thiết kế lại các yếu tố về cấu trúc tổ chức, quy trình làm việc và công nghệ sao cho phù hợp và hỗ trợ cho văn hóa mới. Một ví dụ điển hình về việc này là quá trình chuyển đổi của Magyar Telekom, một trong những công ty cung cấp dịch vụ viễn thông hàng đầu của Hungary.
Magyar Telekom đã bắt đầu hành trình chuyển đổi sang mô hình Agile từ năm 2018. Nhận thấy rằng việc chỉ thay đổi tư duy và hành vi của nhân viên là chưa đủ, công ty đã tập trung vào việc thay đổi cơ chế vận hành để hỗ trợ và thúc đẩy văn hóa Agile. Đầu tiên, họ đã xác định rõ ràng các nhóm hành vi mong muốn chuyển đổi và truyền thông điều này đến toàn bộ nhân viên thông qua ba giá trị cốt lõi: Tập trung, Làm chủ, và Nhìn lại.
Magyar Telekom thay đổi cơ chế vận hành để thúc đẩy văn hóa doanh nghiệp Agile
Tiếp theo, Magyar Telekom đã tiến hành thiết kế lại cấu trúc tổ chức để phù hợp với văn hóa mới. Họ đã tạo ra các “vườn ươm hợp tác” thay vì duy trì các văn phòng truyền thống. Những không gian làm việc này được thiết kế để thúc đẩy sự hợp tác và giao tiếp mở, khuyến khích các nhóm làm việc cùng nhau và chia sẻ ý tưởng một cách hiệu quả.
Ngoài ra, quy trình làm việc của Magyar Telekom cũng được điều chỉnh để phù hợp với văn hóa Agile. Các quy trình phê duyệt và ra quyết định được đơn giản hóa và tối ưu hóa để giảm thiểu sự chậm trễ và tăng cường tính linh hoạt. Công ty cũng áp dụng các công nghệ hỗ trợ như công cụ quản lý dự án Agile và hệ thống giao tiếp nội bộ hiệu quả hơn. Những công cụ này giúp các nhóm có thể làm việc một cách linh hoạt, theo dõi tiến độ dự án dễ dàng và phản hồi nhanh chóng với các thay đổi.
Magyar Telekom cũng tập trung vào việc thay đổi cơ chế con người để hỗ trợ văn hóa mới. Họ đã thiết lập các chương trình đào tạo và phát triển kỹ năng dành cho nhân viên, giúp họ hiểu rõ và áp dụng các nguyên tắc Agile trong công việc hàng ngày. Bên cạnh đó, công ty cũng khuyến khích và tạo điều kiện cho nhân viên tham gia vào các hoạt động học hỏi và cải tiến liên tục, từ đó giúp nâng cao trình độ chuyên môn và khả năng thích ứng với môi trường làm việc linh hoạt.
Kết quả của những nỗ lực này là Magyar Telekom đã thành công trong việc tạo ra một môi trường làm việc linh hoạt, nơi mà các nhóm và cá nhân có thể hợp tác và làm việc hiệu quả hơn. Sự thay đổi trong cơ chế vận hành không chỉ giúp nâng cao hiệu suất làm việc mà còn tạo ra một nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững của công ty trong tương lai.
>>> Ma trận Eisenhower: Công cụ để tối ưu hóa thời gian và hiệu suất công việc
Ví dụ 4: ING lấy trọng tâm theo dõi và học hỏi làm gốc cho quá trình chuyển đổi văn hóa Agile
Việc theo dõi và học hỏi không ngừng là một yếu tố quan trọng trong quá trình chuyển đổi sang văn hóa Agile. Các doanh nghiệp cần phải liên tục đánh giá sự thay đổi hành vi và tác động của nó đối với hiệu suất làm việc.
ING, một tập đoàn dịch vụ tài chính đa quốc gia của Hà Lan, đã tiên phong trong việc áp dụng mô hình Agile trong ngành ngân hàng. Một trong những sáng kiến đầu tiên của ING là thực hiện một cuộc khảo sát gồm 40 câu hỏi với 1000 người tham gia. Cuộc khảo sát này được thực hiện 5 lần từ năm 2015 đến năm 2017. Các câu hỏi liên quan đến văn hóa được liên kết với các mục tiêu và kết quả kinh doanh của ngân hàng. Nhờ đó, ING có thể xác định được những yếu tố văn hóa nào có ảnh hưởng tích cực đến kết quả kinh doanh, và yếu tố nào quan trọng đối với sự thành công của quá trình chuyển đổi sang Agile.
Theo dõi và học hỏi đóng vai trò quan trọng trong quá trình ING chuyển đổi văn hóa Agile
ING sau đó đã triển khai một sáng kiến khác vào năm 2019, kết hợp giữa khảo sát 300 người và phỏng vấn lãnh đạo cấp cao ở 15 quốc gia. Các chỉ số đánh giá khả năng linh hoạt của ING bao gồm các câu hỏi liên quan đến văn hóa, chẳng hạn như việc nhân viên có cảm thấy có trách nhiệm hơn hay không, và liệu họ có cộng tác và học hỏi nhiều hơn hay không. Bên cạnh các phương pháp định lượng, ING cũng sử dụng các phương pháp định tính như đưa ra các khung đo hiệu suất và tổ chức các cuộc trao đổi đánh giá để theo dõi xem liệu nhân viên có đang áp dụng các hành vi mong muốn hay không.
Dữ liệu thu thập được từ các sáng kiến đánh giá này đã được ING sử dụng để thiết kế các phương pháp, nội dung học tập thực tế. Kết quả cũng được sử dụng trong các buổi đánh giá hàng quý và đối thoại với lãnh đạo để cải thiện quy trình chuyển đổi. Hơn nữa, ING còn chia sẻ những thông tin này với các trường đại học, vừa hỗ trợ cho nghiên cứu của họ vừa cải tiến quá trình đánh giá của công ty. Nhờ đó, ING đã ứng dụng mô hình Agile một cách hiệu quả, cải thiện sự gắn kết của nhân viên, tạo ra một môi trường làm việc tin cậy và khuyến khích sự đổi mới.
Từ những ví dụ điển hình trên đã chứng minh tầm quan trọng của văn hóa Agile và những tips hữu hiệu để chuyển đổi thành công sang văn hóa linh hoạt này. Trong đó, truyền thông nội bộ hiệu quả là điều quan trọng trong xây dựng văn hóa doanh nghiệp bền vững. Vì vậy, MGE, được thiết kế như một hệ thống mạng nội bộ cho doanh nghiệp, là nơi cung cấp thông tin, nâng cao văn hóa chia sẻ, giao tiếp nội bộ và xây dựng văn hóa doanh nghiệp. Với MGE, các tổ chức có thể dễ dàng quản lý và chia sẻ thông tin, giúp nhân viên phát triển hơn mỗi ngày, củng cố mối liên kết trong tổ chức, xây dựng một môi trường làm việc đồng nhất và hiệu quả. MGE là giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất, thích nghi linh hoạt với môi trường kinh doanh hiện đại.
>>> 4 ví dụ điển hình về công ty có môi trường làm việc tốt nhất
Kết luận
Nhìn chung, hành trình chuyển đổi sang văn hóa doanh nghiệp Agile đòi hỏi sự thay đổi toàn diện từ tư duy, hành vi đến cơ cấu tổ chức. Bằng cách tập trung vào việc định hình hành vi mong muốn, thúc đẩy sự thay đổi ở cấp độ cá nhân, thiết kế cơ chế hỗ trợ và không ngừng theo dõi và học hỏi, doanh nghiệp có thể xây dựng một nền văn hóa Agile vững mạnh, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động, thúc đẩy sự đổi mới và thích ứng linh hoạt với những thay đổi của thị trường. Agile không chỉ là một phương pháp làm việc mà còn là một triết lý kinh doanh, một chìa khóa để doanh nghiệp phát triển bền vững trong thời đại số.
