4 kiểu giao tiếp thường thấy ở văn hoá ứng xử trong công ty

Văn hóa ứng xử trong công ty không chỉ định hình cách giao tiếp mà còn ảnh hưởng đến sự thành công cá nhân và tập thể. Giao tiếp không đơn thuần là chia sẻ thông tin mà còn là công cụ tạo dựng mối quan hệ, giải quyết vấn đề và tối ưu hóa hiệu quả công việc. Mỗi người có phong cách riêng, và nếu không nhận diện, điều chỉnh kịp thời, chúng ta dễ gặp trở ngại trong tương tác. Bài viết này MGE sẽ giới thiệu 4 kiểu giao tiếp phổ biến, giúp bạn thấu hiểu và áp dụng hiệu quả trong công việc hàng ngày.

1. 4 kiểu giao tiếp thường thấy ở văn hoá ứng xử trong công ty

1.1 Giao tiếp thụ động: Khi “im lặng” không phải là vàng

Trong các cuộc họp, bạn có bao giờ gặp phải trường hợp đồng nghiệp luôn im lặng, chấp nhận mọi quyết định mà không phản hồi dù có thể có ý kiến riêng? Đây chính là điển hình của kiểu giao tiếp thụ động. Người giao tiếp thụ động thường tránh đối đầu và nhường nhịn người khác. Họ chọn cách im lặng thay vì bày tỏ quan điểm cá nhân, để tránh những tình huống căng thẳng hoặc gây mâu thuẫn.

Trong một số tình huống, giao tiếp thụ động có thể mang lại lợi ích cho văn hóa ứng xử trong công ty, đặc biệt khi cần giữ hòa khí trong nhóm. Tuy nhiên, việc lạm dụng kiểu giao tiếp này có thể khiến bạn mất tiếng nói trong các quyết định quan trọng. Hãy tưởng tượng bạn có một ý tưởng hay nhưng không dám chia sẻ trong cuộc họp. Cuối cùng, ý tưởng đó bị bỏ lỡ, khiến cơ hội phát triển của bạn và đội ngũ giảm đi đáng kể.

Để cải thiện tình hình, người giao tiếp thụ động nên rèn luyện cách tự tin bày tỏ suy nghĩ, dù chỉ là những phản hồi nhỏ. Đôi khi, chỉ cần một sự đóng góp nhỏ nhưng đúng lúc cũng đủ để tạo sự khác biệt lớn trong công việc.

1.2 Giao tiếp áp đảo: Khi sự mạnh mẽ trở thành gánh nặng

Trái ngược với thụ động, người giao tiếp áp đảo lại thể hiện rất rõ ràng ý kiến và sự quyết đoán của mình trong mọi tình huống. Họ thường chủ động đưa ra ý kiến và không ngại khẳng định quan điểm cá nhân, đôi khi đến mức lấn át ý kiến của người khác. Điều này khiến họ nổi bật trong các cuộc thảo luận, nhưng đôi khi cũng gây ra sự áp lực cho đồng nghiệp và làm mất cân bằng trong nhóm.

Kiểu giao tiếp áp đảo có thể mang lại hiệu quả cao trong những tình huống khẩn cấp, nơi cần ra quyết định nhanh chóng. Tuy nhiên, nếu không được kiểm soát, người giao tiếp theo cách này có thể tạo ra căng thẳng, xung đột và ảnh hưởng tiêu cực đến văn hóa ứng công ty.

Ví dụ, khi một cá nhân chiếm hết thời gian cuộc họp để trình bày quan điểm cá nhân mà không lắng nghe ý kiến của người khác, điều này không chỉ làm giảm hiệu quả làm việc nhóm mà còn gây ra sự bất mãn trong tổ chức.

Vì vậy, người có phong cách giao tiếp này cần học cách lắng nghe, tôn trọng và cho phép người khác có cơ hội bày tỏ ý kiến. Một cuộc thảo luận chỉ thực sự hiệu quả khi mọi người đều cảm thấy mình có tiếng nói.

1.3 Giao tiếp “bằng mặt không bằng lòng”: Khi lời nói và hành động không nhất quán

Đây là kiểu giao tiếp phổ biến nhưng thường gây khó chịu nhất trong môi trường làm việc. Người giao tiếp kiểu “bằng mặt không bằng lòng” thường không thể hiện ý kiến trực tiếp, nhưng lại bày tỏ sự không hài lòng một cách gián tiếp, qua thái độ mỉa mai, phàn nàn hoặc hành động lẩn tránh. Ví dụ, một đồng nghiệp có thể đồng ý với bạn trong cuộc họp nhưng lại tỏ ra bất mãn hoặc chỉ trích khi rời khỏi phòng họp.

Sự không rõ ràng này dễ gây hiểu lầm và tạo ra văn hoá ứng xử trong công ty thiếu minh bạch, khiến đồng nghiệp khó lòng tin tưởng và hợp tác lâu dài. Để cải thiện, người có kiểu giao tiếp này cần học cách thể hiện ý kiến một cách trực tiếp và chân thành hơn, thay vì né tránh hoặc sử dụng cách nói vòng vo. Một môi trường làm việc cởi mở và minh bạch là điều kiện lý tưởng để giảm bớt giao tiếp kiểu “bằng mặt không bằng lòng” này

1.4 Giao tiếp tự tin: Bí quyết để xây dựng văn hoá ứng xử trong công ty một cách bền vững

Đây là kiểu giao tiếp lý tưởng và được nhiều người hướng tới trong văn hóa ứng xử trong công ty. Người giao tiếp tự tin không chỉ biết cách bày tỏ ý kiến của mình một cách rõ ràng mà còn luôn duy trì thái độ tôn trọng và lắng nghe đối phương. Họ có khả năng cân bằng giữa việc diễn đạt quan điểm và tiếp thu ý kiến từ người khác, từ đó tạo ra sự đồng thuận và tinh thần hợp tác cao trong nhóm.

Giao tiếp tự tin giúp xây dựng niềm tin từ đồng nghiệp và cấp trên, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển cá nhân trong công việc. Người giao tiếp tự tin không chỉ nói về những điều mình nghĩ, mà còn truyền đạt thông tin một cách mạch lạc và tích cực, giúp giải quyết vấn đề nhanh chóng và hiệu quả. Họ biết cách đưa ra phản hồi, xây dựng mối quan hệ bền vững và giữ cho các cuộc thảo luận luôn cởi mở.

>>> Rèn luyện kỹ năng giao tiếp bằng những cuộc trò chuyện ngẫu nhiên tại văn phòng

2. Giao tiếp ảnh hưởng thế nào đến sự thành công trong công việc?

Mỗi ngày, chúng ta dành phần lớn thời gian để giao tiếp với đồng nghiệp, khách hàng và cấp trên. Phong cách giao tiếp của bạn không chỉ ảnh hưởng đến hiệu suất công việc mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến mức độ gắn kết với đội nhóm và cơ hội phát triển sự nghiệp.

2.1. Những yếu tố tích cực trong phong cách giao tiếp:

• Truyền tải thông tin rõ ràng: Một phong cách giao tiếp hiệu quả giúp bạn truyền đạt thông tin một cách chính xác và dễ hiểu, đảm bảo mọi người đều nắm bắt đúng ý tưởng của bạn.
• Thể hiện sự tôn trọng và lắng nghe: Khi bạn biết cách lắng nghe người khác, bạn tạo cảm giác tôn trọng và khuyến khích sự hợp tác giữa các thành viên trong đội.
• Khả năng điều hướng cuộc trò chuyện trong tình huống căng thẳng: Giữ được sự bình tĩnh và kiểm soát cuộc trò chuyện trong những tình huống khó khăn là một kỹ năng quan trọng giúp đạt được các mục tiêu chung.

2.2. Những yếu tố tiêu cực trong phong cách giao tiếp:

• Truyền tải thông tin thiếu rõ ràng: Việc truyền đạt thông tin không rõ ràng có thể dẫn đến sự hiểu lầm, làm giảm hiệu quả công việc và gây ra sai sót không đáng có.
• Thiếu lắng nghe và tôn trọng: Không lắng nghe người khác hoặc thể hiện sự thiếu tôn trọng có thể gây ra xung đột và làm giảm mức độ hợp tác giữa các thành viên.
• Phản ứng căng thẳng trong các tình huống khó khăn: Khi không biết cách giữ bình tĩnh hoặc điều hướng cuộc trò chuyện trong tình huống căng thẳng, bạn có thể làm trầm trọng thêm vấn đề và gây ra xung đột không cần thiết.

3. Làm sao để nhận ra kiểu giao tiếp của mình?

Nhận biết kiểu giao tiếp của bản thân là bước đầu tiên để cải thiện kỹ năng và tạo ra sự thay đổi tích cực văn hoá ứng xử trong công ty và cũng như là công việc. Hãy tự hỏi: Ở các cuộc họp, bạn thường lên tiếng hay im lặng? Bạn có dễ dàng bày tỏ ý kiến cá nhân hay thường né tránh? Bạn có lắng nghe người khác khi họ nói không? Những câu hỏi này sẽ giúp bạn tự đánh giá và nhận diện phong cách giao tiếp của mình.

Một cách khác để nhận biết là lắng nghe phản hồi từ đồng nghiệp. Nếu mọi người thường cảm thấy thoải mái khi làm việc với bạn, có thể bạn đang giao tiếp hiệu quả. Ngược lại, nếu bạn thường xuyên gặp mâu thuẫn hoặc bị lờ đi trong các cuộc họp, có lẽ bạn cần thay đổi cách tiếp cận.

4. Cách cải thiện kỹ năng giao tiếp để thành công hơn trong công việc

4.1 Rèn luyện sự tự tin

Sự tự tin trong giao tiếp không chỉ đến từ việc nói, mà còn từ khả năng lắng nghe và truyền đạt thông tin rõ ràng. Việc mạnh dạn chia sẻ ý kiến cá nhân, ngay cả khi đối diện với sự phản đối, sẽ giúp bạn cải thiện kỹ năng này. Đừng quên sử dụng ngôn ngữ cơ thể như duy trì ánh mắt, giọng nói rõ ràng và tư thế đứng thẳng để thể hiện sự chắc chắn.

Ví dụ: Trong buổi họp, khi thuyết trình về dự án, bạn có thể nhìn thẳng vào mọi người, nói dứt khoát và sử dụng giọng nói rõ ràng. Điều này giúp nhóm tin tưởng vào năng lực và quyết định của bạn.

4.2 Hiểu người đối diện

Mỗi người có một phong cách giao tiếp khác nhau, và việc hiểu được đối phương là yếu tố quyết định trong việc tạo dựng mối quan hệ. Bạn cần quan sát cách họ truyền tải thông tin, lắng nghe tông giọng và chú ý đến ngôn ngữ cơ thể để điều chỉnh cách tiếp cận sao cho phù hợp. Điều này không chỉ giúp giao tiếp trở nên dễ dàng hơn mà còn tạo ra sự kết nối trong công việc, đồng thời thể hiện sự tôn trọng đối với văn hoá ứng xử trong công ty.

Ví dụ: Nếu bạn làm việc với một đồng nghiệp có phong cách giao tiếp trực tiếp, hãy trình bày ngắn gọn và cụ thể để phù hợp với cách họ thích tiếp nhận thông tin.

4.3 Diễn đạt rõ ràng và ngắn gọn

Sự rõ ràng và ngắn gọn trong giao tiếp là rất cần thiết, đặc biệt trong môi trường làm việc. Khi bạn truyền tải thông tin một cách dễ hiểu và mạch lạc, người nghe sẽ nắm bắt thông điệp nhanh hơn, giảm thiểu sự hiểu lầm. Hãy suy nghĩ trước về những gì bạn muốn nói và tập trung vào những điểm chính, tránh đi vào chi tiết không cần thiết. Điều này giúp tối ưu hóa thời gian của cả hai bên.

Ví dụ: Khi báo cáo tiến độ dự án, bạn nên tóm tắt những phần quan trọng như thời gian hoàn thành, vấn đề gặp phải và các bước tiếp theo, tránh đi sâu vào các chi tiết không cần thiết.

4.4 Quản lý cảm xúc khi giao tiếp

Cảm xúc có thể ảnh hưởng lớn đến hiệu quả giao tiếp. Nếu bạn để cảm xúc lấn át, bạn có thể mất kiểm soát trong việc truyền đạt thông điệp. Việc quản lý cảm xúc thông qua các kỹ thuật như hít thở sâu và tập trung vào vấn đề chính sẽ giúp bạn giao tiếp bình tĩnh và hiệu quả hơn, đặc biệt khi đối diện với những tình huống căng thẳng hoặc phản hồi tiêu cực. Đây cũng là yếu tố quan trọng trong văn hoá ứng xử trong công ty, nơi việc duy trì sự chuyên nghiệp và kiềm chế cảm xúc đóng vai trò then chốt trong giao tiếp hàng ngày.

Ví dụ: Khi sếp đưa ra những phản hồi chưa tốt về công việc, thay vì phản ứng ngay lập tức, bạn có thể giữ bình tĩnh, lắng nghe hết ý kiến của họ, sau đó đặt câu hỏi để làm rõ những điểm chưa hiểu, tránh tranh cãi hoặc thể hiện sự khó chịu.

>>> Những nguyên tắc vàng để tạo dựng văn hóa ứng xử trong công ty

5. MGE – Công cụ hỗ trợ văn hóa ứng xử hiệu quả trong công ty

MGE không chỉ là một nền tảng kết nối mà còn giúp nâng cao văn hóa giao tiếp trong doanh nghiệp thông qua các tính năng nổi bật sau:

• Kết nối mạnh mẽ: MGE giúp mọi thành viên trong công ty dễ dàng trao đổi thông tin, tăng cường sự liên kết và thấu hiểu lẫn nhau.
• Truyền thông minh bạch: Hệ thống đảm bảo mọi thông tin được truyền đạt rõ ràng và nhanh chóng, tạo sự tin tưởng và đồng thuận trong nội bộ.
• Xây dựng văn hóa học tập: Với các chương trình đào tạo và tài liệu chia sẻ, MGE khuyến khích việc học hỏi và phát triển liên tục trong doanh nghiệp.
• Chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm: Nhân viên có thể dễ dàng chia sẻ thông tin, từ đó tạo ra một môi trường giao tiếp cởi mở và hợp tác hiệu quả.
• Quản lý tài liệu: MGE hỗ trợ lưu trữ và chia sẻ tài liệu nội bộ, giúp thông tin được quản lý và truy cập dễ dàng.

MGE – Mạng xã hội chuyên đào tạo dành cho nội bộ doanh nghiệp

>>> Giải pháp nâng cao hiệu quả đào tạo cho nội bộ doanh nghiệp của MGE

Kết luận

Giao tiếp trong công ty không chỉ là phương tiện trao đổi thông tin mà còn là chìa khóa mở ra sự thành công và hợp tác lâu dài. Qua việc nhận diện bốn kiểu giao tiếp phổ biến, từ thụ động, áp đảo, “bằng mặt không bằng lòng” cho đến tự tin, mỗi cá nhân có thể tự điều chỉnh để cải thiện kỹ năng của mình. Khi nắm vững nghệ thuật giao tiếp, chúng ta không chỉ xây dựng được các mối quan hệ tốt đẹp mà còn đóng góp tích cực vào văn hóa làm việc chung.

Liên hệ ngay với MGE để tạo dựng văn hoá ứng xử trong công ty hiệu quả, kết nối mạnh mẽ và phát triển bền vững cho doanh nghiệp của bạn.

>>> Tiềm năng và thách thức của việc ứng dụng hệ thống LMS vào doanh nghiệp