Hiện nay, việc họp ở các công ty diễn ra vô cùng phổ biến. Tuy nhiên, không phải cuộc họp nào cũng mang lại hiệu quả như mong đợi. Những công ty năng suất hàng đầu thế giới như Apple, Amazon và Tesla đã tìm ra những phương pháp họp thông minh góp phần gia tăng năng suất công việc. Hãy cùng MGE khám phá những ví dụ chi tiết dưới đây để tìm ra văn hóa họp phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn.
1. Hạn chế số lượng người tham gia và tần suất họp
Các doanh nghiệp hiện nay đang ngày càng nhận thức rõ hơn về tầm quan trọng của việc tối ưu hóa hiệu suất làm việc. Trong đó, cả Tesla, Amazon và Apple đã chứng minh việc hạn chế số lượng người tham gia và tần suất các cuộc họp là những giải pháp quan trọng cho một cuộc họp chất lượng.
1.1. Tại sao cần hạn chế số lượng người tham gia và tần suất họp?
Việc tham gia quá đông người vào một cuộc họp có thể gây ra nhiều vấn đề. Thứ nhất, quá nhiều người trong một cuộc họp có thể dẫn đến lãng phí thời gian. Khi có quá nhiều người, thời gian dành cho mỗi người để đóng góp ý kiến sẽ bị giới hạn, dẫn đến việc mất nhiều thời gian mà không mang lại hiệu quả. Thứ hai, khi có quá nhiều người, tình trạng “suy nghĩ theo đám đông” dễ xảy ra, khiến mọi người có xu hướng đồng thuận với ý kiến chung của nhóm mà không thực sự suy nghĩ kỹ, cản trở sự sáng tạo và những ý kiến đột phá. Cuối cùng, số lượng người quá đông cũng làm cơ hội thảo luận chi tiết về các vấn đề quan trọng bị hạn chế.
Việc hạn chế số lượng người tham gia họp giúp tăng cơ hội thảo luận chi tiết các vấn đề
Song song với đó, việc họp quá thường xuyên cũng gây ra nhiều vấn đề. Việc tổ chức họp quá nhiều sẽ làm gián đoạn công việc hàng ngày, khiến nhân viên phải liên tục chuyển đổi giữa công việc và họp, làm giảm hiệu suất làm việc. Đồng thời, các cuộc họp thường xuyên dễ trở nên nhàm chán và mang tính hình thức, không mang lại giá trị thực sự. Điều này có thể tạo ra áp lực và mệt mỏi cho nhân viên, ảnh hưởng đến tinh thần và sức khỏe của họ.
1.2. Cách thức thực hiện tại các công ty
- Tesla: là một công ty chuyên sản xuất xe ô tô điện, chủ của doanh nghiệp này – ông Elon Musk cho rằng các cuộc họp chỉ nên có từ 4 đến 6 người. Trong một email gửi tới nhân viên Tesla, vị CEO này nhấn mạnh rằng họp hành quá nhiều là không cần thiết. Ông khuyến khích nhân viên chỉ tham gia các cuộc họp mà họ cảm thấy có thể đóng góp ý kiến và nhận được thông tin hữu ích. Ông cũng khuyến nghị nên loại bỏ việc họp thường xuyên, trừ khi đang phải đối mặt với một vấn đề cực kỳ khẩn cấp. Sau khi vấn đề khẩn cấp được giải quyết, tần suất họp nên giảm nhanh chóng để không làm gián đoạn công việc của nhân viên.
- Amazon: là công ty công nghệ đa quốc gia nổi tiếng, CEO của doanh nghiệp này, ông Jeff Bezos, đã áp dụng quy tắc “2 chiếc pizza” – số lượng người tham gia không nên vượt quá số người có thể ăn hết hai chiếc pizza. Điều này giúp đảm bảo mọi người đều có thể đóng góp ý kiến mà không bị lấn át bởi số đông. Jeff Bezos cũng tránh các cuộc họp vào sáng sớm để giữ cho nhân viên có thời gian làm việc hiệu quả nhất. Ông giới hạn thời gian họp với các nhà đầu tư chỉ trong khoảng 6 tiếng mỗi năm, cho thấy sự cân nhắc kỹ lưỡng về tần suất họp.
Ông Jeff Bezos – CEO của Amazon chú trọng tần suất họp và hiệu suất cuộc họp
- Apple: là tập đoàn đa quốc gia lớn về công nghệ máy tính, ông chủ tập đoàn, ông Steve Jobs đã lựa chọn cẩn thận những cuộc họp mà ông tham dự, tránh các cuộc họp có quá nhiều người. Steve Jobs tin rằng việc giảm số lượng người tham gia sẽ tăng tính hiệu quả và tránh lãng phí thời gian. Khi tổng thống Obama mời ông đến một buổi tiệc thân mật với nhiều chuyên gia công nghệ, ông đã từ chối vì cho rằng quá đông người sẽ làm giảm hiệu quả của buổi tiệc. Ông cũng thường tránh các buổi họp không cần thiết, giúp nhân viên tập trung vào công việc chính và tăng cường hiệu quả làm việc.
>>> Tại sao Apple luôn có đội ngũ nhân viên đầy nhiệt huyết?
2. Người tham dự phải có vai trò và trách nhiệm cụ thể
Để nâng cao hiệu quả và chất lượng của các cuộc họp, việc xác định rõ vai trò và trách nhiệm của từng người tham gia là vô cùng quan trọng. Trên thực tế, điều này đã trở thành những nguyên tắc cần tuân thủ trong các cuộc họp của công ty lớn như Apple và Tesla.
2.1. Tại sao cần xác định vai trò và trách nhiệm cụ thể?
Việc xác định rõ vai trò và trách nhiệm của từng người tham gia trong cuộc họp có ý nghĩa quan trọng trong việc đảm bảo hiệu quả và chất lượng của cuộc họp. Thứ nhất, điều này giúp mọi người biết rõ nhiệm vụ của mình, từ đó chuẩn bị tốt hơn và đóng góp ý kiến một cách có hiệu quả hơn. Khi mỗi người biết mình cần phải làm gì, họ sẽ tập trung vào những nội dung cụ thể và mang lại giá trị thực sự cho cuộc họp.
Thứ hai, việc xác định rõ trách nhiệm cũng giúp tránh tình trạng mọi người đùn đẩy công việc cho nhau. Khi mỗi người đều có trách nhiệm cụ thể, họ sẽ tự giác hoàn thành nhiệm vụ của mình, tránh tình trạng công việc bị bỏ lỡ hoặc chậm tiến độ.
Cuối cùng, việc có vai trò và trách nhiệm cụ thể giúp tăng cường tính minh bạch và trách nhiệm cá nhân. Khi ai đó chịu trách nhiệm cho một phần công việc cụ thể, họ sẽ nỗ lực hơn để hoàn thành tốt nhiệm vụ, đồng thời cũng dễ dàng xác định trách nhiệm khi có vấn đề xảy ra.
2.2. Cách thức thực hiện tại các công ty:
- Apple: Tại Apple, mỗi cuộc họp đều có một quy trình gọi là DRI (Directly Responsible Individual – cá nhân trực tiếp chịu trách nhiệm). Quy trình này được áp dụng nhằm đảm bảo rằng mỗi người tham dự đều có một trách nhiệm cụ thể và rõ ràng. Điều này giúp mọi người biết chính xác nhiệm vụ của mình và làm việc một cách có hiệu quả. Ví dụ, khi một dự án cần được thực hiện, sẽ có một cá nhân cụ thể được chỉ định chịu trách nhiệm cho từng phần của dự án đó, từ việc lên kế hoạch đến triển khai và giám sát.
- Tesla: Elon Musk rất chú trọng đến việc xác định vai trò và trách nhiệm của từng cá nhân trong cuộc họp. Ông cho rằng việc tham gia cuộc họp mà không có vai trò gì là bất lịch sự. Tại Tesla, mỗi người tham gia cuộc họp đều phải có một nhiệm vụ cụ thể, và nếu họ cảm thấy không có gì để đóng góp, họ được khuyến khích rời khỏi cuộc họp để không làm lãng phí thời gian của cả nhóm. Điều này giúp đảm bảo rằng chỉ những người thực sự cần thiết và có thể đóng góp ý kiến mới tham gia vào cuộc họp, từ đó nâng cao hiệu quả và chất lượng của các buổi thảo luận.
Tesla chú trọng văn hóa họp đề cao việc mỗi người tham dự họp cần hiểu rõ vai trò, trách nhiệm cụ thể của mình trong cuộc họp
>>> Cách để xây dựng một văn hóa doanh nghiệp đổi mới hiệu quả
3. Sử dụng các phương pháp họp độc đáo và hiệu quả
Để tạo ra sự khác biệt và nâng cao chất lượng các cuộc họp, việc áp dụng các phương pháp họp độc đáo và hiệu quả đang là xu hướng được nhiều doanh nghiệp quan tâm. Trong đó, các doanh nghiệp lớn như Amazon và Apple đã có những sáng kiến mới lạ để không khí buổi họp luôn sôi nổi.
3.1. Tại sao cần sử dụng các phương pháp họp độc đáo và hiệu quả?
Sử dụng các phương pháp họp độc đáo và hiệu quả giúp tối ưu hóa thời gian và tăng cường sự tham gia của mọi người trong cuộc họp. Thứ nhất, các phương pháp này giúp làm mới cách thức họp truyền thống, tránh tình trạng nhàm chán và hình thức. Khi mọi người tham gia vào một cuộc họp với phương pháp mới mẻ, họ sẽ cảm thấy hứng thú và tích cực hơn trong việc đóng góp ý kiến.
Thứ hai, các phương pháp họp độc đáo giúp tạo ra môi trường khuyến khích tư duy phản biện và sáng tạo. Thay vì chỉ nghe và đồng ý, các phương pháp này khuyến khích mọi người tranh luận, đưa ra quan điểm cá nhân và đóng góp ý kiến một cách tự do, từ đó tạo ra những ý tưởng đột phá và giải pháp mới.
Cuối cùng, việc sử dụng các phương pháp họp hiệu quả giúp tối ưu hóa quá trình trao đổi thông tin và ra quyết định. Khi mọi người có đủ thời gian để hiểu rõ vấn đề trước khi thảo luận, quá trình trao đổi sẽ trở nên sâu sắc và hiệu quả hơn, từ đó giúp đưa ra những quyết định chính xác và nhanh chóng.
3.2. Cách thức thực hiện tại các công ty:
- Amazon: Jeff Bezos đã loại bỏ hoàn toàn các bài thuyết trình PowerPoint trong các cuộc họp và thay thế bằng phương pháp “Silent Meeting”. Trong các cuộc họp này, mọi người sẽ ngồi tại ghế và đọc bản tóm tắt bằng file Word dài 6 trang trong khoảng 30 phút đầu tiên. Sau đó, họ sẽ cùng nhau thảo luận về các vấn đề liên quan. Điều này giúp mọi người có đủ thời gian để hiểu rõ vấn đề trước khi thảo luận, từ đó tăng cường tính hiệu quả của cuộc họp. Phương pháp này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn khuyến khích mọi người tập trung vào nội dung thực sự quan trọng.
- Apple: Steve Jobs ghét các bài thuyết trình trang trọng và chỉ thích các cuộc họp trực tiếp, đối diện với nhân viên. Ông cấm sử dụng file thuyết trình trong các cuộc họp vì muốn nhân viên phải tranh luận mạnh mẽ và tư duy phản biện thay vì lệ thuộc vào công nghệ. Steve Jobs tin rằng những người thực sự hiểu biết về vấn đề sẽ không cần sử dụng PowerPoint để trình bày ý kiến của mình. Thay vào đó, các cuộc họp tại Apple thường mang tính chất tranh luận sôi nổi, nơi mọi người được khuyến khích đưa ra quan điểm cá nhân và tranh luận để tìm ra giải pháp tốt nhất.
Apple đề cao cuộc họp cần có phần tranh luận và tư duy phản biện thay vì phụ thuộc thuyết trình quá nhiều vào công nghệ slide trình chiếu
>>> Liệu văn hóa doanh nghiệp có thể tồn tại khi làm việc từ xa?
Thông qua các ví dụ trên, có thể thấy, mối liên hệ chặt chẽ giữa việc xây dựng văn hóa họp và gia tăng hiệu suất công việc. Để xây dựng được văn hóa này, các doanh nghiệp cần đẩy mạnh việc truyền thông nội bộ về những quy định và cách thức họp độc đáo, hiệu quả như những công ty lớn vừa nêu. Trong đó, hệ thống MGE được thiết kế như một hệ thống mạng nội bộ cho doanh nghiệp, MGE là nơi cung cấp thông tin, nâng cao văn hóa chia sẻ, giao tiếp nội bộ và xây dựng văn hóa doanh nghiệp. Với MGE, các tổ chức có thể dễ dàng quản lý và chia sẻ thông tin, giúp nhân viên phát triển hơn mỗi ngày, củng cố mối liên kết trong tổ chức, xây dựng một môi trường làm việc đồng nhất và hiệu quả. MGE là giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất, thích nghi linh hoạt với môi trường kinh doanh hiện đại.
Kết luận
Văn hóa họp của các công ty năng suất hàng đầu thế giới đều có những điểm chung như hạn chế số lượng người tham gia, xác định rõ vai trò và trách nhiệm của từng cá nhân, và áp dụng các phương pháp họp độc đáo. Những điểm chung này giúp họ tối ưu hóa thời gian, tăng cường sự sáng tạo và đảm bảo hiệu quả của mỗi cuộc họp. Các doanh nghiệp có thể học hỏi từ những công ty này để cải thiện văn hóa họp và nâng cao năng suất công việc.
