“Hack” năng suất làm việc bằng 1 tư duy, 3 quy tắc, 5 phương pháp quản lý thời gian

Phương pháp quản lý thời gian hiệu quả là kỹ năng thiết yếu giúp tối ưu hóa công việc và cân bằng cuộc sống. Việc quản lý thời gian không chỉ là kiểm soát công việc, mà còn giúp giảm căng thẳng và tăng hiệu suất. Một phương pháp được nhiều chuyên gia đề xuất là tư duy tối giản. Thay vì làm nhiều việc cùng lúc, tư duy này khuyến khích chọn lọc nhiệm vụ quan trọng, loại bỏ xao lãng để tạo sự cân bằng. Bài viết dưới đây cùng MGE khám phá cách tư duy tối giản giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả và đạt thành công dài hạn.

1. Phương pháp quản lý thời gian trong thời đại mới

1.1. Thách thức trong việc tìm phương pháp quản lý thời gian

Chúng ta đang sống trong thời đại mà thông tin và công nghệ phát triển vượt bậc. Điều này mang lại rất nhiều lợi ích nhưng đồng thời cũng tạo ra nhiều thách thức cho việc quản lý thời gian. Các thiết bị điện tử, mạng xã hội, email liên tục gửi thông báo làm gián đoạn sự tập trung của chúng ta. Nhiều người rơi vào tình trạng bị “ngập” trong khối lượng công việc và thông tin, dẫn đến sự căng thẳng và giảm năng suất.

Trong hoàn cảnh đó, việc quản lý thời gian bằng các phương pháp quản lý thời gian truyền thống không còn đủ hiệu quả. Để đối phó với khối lượng công việc lớn, cần có cách tiếp cận mới, đơn giản hơn, giúp bạn tập trung vào những công việc quan trọng và không bị phân tán bởi những yếu tố ít giá trị.

1.2. Tư duy tối giản: Bước đầu tiên để kiểm soát thời gian

Tối giản là một triết lý sống được nhiều người áp dụng không chỉ trong việc quản lý đồ vật mà còn trong cách họ tổ chức thời gian. Tối giản là một triết lý sống được nhiều người áp dụng không chỉ trong việc quản lý đồ vật mà còn trong cách họ tổ chức công việc. Khi thực hiện tư duy này, bạn sẽ biết cách xác định những công việc nào đáng để ưu tiên và loại bỏ những nhiệm vụ không quan trọng.

Tối giản hóa thời gian không chỉ giúp bạn tăng cường hiệu quả làm việc, mà còn giúp giảm bớt căng thẳng và cảm giác quá tải. Thay vì cố gắng nhồi nhét quá nhiều công việc trong một ngày, hãy tập trung vào những nhiệm vụ tạo ra giá trị lớn nhất. Điều này cũng giúp bạn có thêm thời gian để dành cho gia đình, bạn bè và chăm sóc sức khỏe cá nhân.

2. 3 quy tắc thay đổi cách bạn sử dụng thời gian

2.1. Quy luật 80/20: Làm ít, đạt nhiều

Quy luật 80/20, hay còn gọi là Pareto Principle, là một trong những quy tắc nổi tiếng trong quản lý thời gian và năng suất. Theo quy luật này, 80% đầu ra là kết quả của 20% đầu vào. Nói cách khác, chỉ một phần nhỏ của công việc bạn thực hiện hằng ngày thực sự tạo ra giá trị lớn, trong khi phần lớn công việc còn lại chỉ mang lại ít hoặc không có giá trị đáng kể.

Để áp dụng quy luật này, bạn cần học cách xác định đâu là 20% nhiệm vụ quan trọng nhất trong danh sách công việc của mình theo phương pháp quản lý thời gian 80/20. Những nhiệm vụ này có thể là những công việc chiến lược, liên quan trực tiếp đến mục tiêu dài hạn của bạn. Khi bạn biết cách tập trung vào chúng, bạn sẽ nhận ra rằng mình có thể làm ít hơn nhưng đạt được nhiều hơn. Điều này cũng giúp giảm thiểu cảm giác căng thẳng khi bạn không cần phải làm tất cả mọi việc trong danh sách mà chỉ cần hoàn thành những nhiệm vụ quan trọng nhất.

>>> Xem thêm: Nâng cao hiệu suất làm việc với 4 bước đơn giản

2.2. Thuyết bốn lò lửa: Cân bằng giữa công việc và cuộc sống

Thuyết bốn lò lửa (The Four Burners Theory) cũng là một phương pháp quản lý và đồng thời là hình ảnh ví von để mô tả sự cân bằng giữa các khía cạnh khác nhau của cuộc sống. Mỗi người đều có bốn “lò lửa” đại diện cho gia đình, bạn bè, sức khỏe và công việc. Để đạt được thành công xuất sắc trong một lĩnh vực, bạn phải chấp nhận “tắt” một hoặc hai lò lửa khác. Điều này có nghĩa là để đạt được hiệu suất tối đa trong công việc, bạn có thể cần phải giảm bớt thời gian dành cho bạn bè hoặc gia đình trong một thời gian.

Thuyết này không khuyến khích chúng ta từ bỏ hoàn toàn bất kỳ lò lửa nào, mà thay vào đó, nó cho thấy rằng không có sự cân bằng hoàn hảo. Tùy theo từng giai đoạn của cuộc sống, bạn cần biết điều chỉnh năng lượng và thời gian sao cho phù hợp. Ví dụ, trong giai đoạn công việc đòi hỏi sự tập trung cao độ, bạn có thể tạm thời giảm thời gian dành cho các mối quan hệ xã hội, và ngược lại.

2.3. Quy tắc Parkinson: Làm nhanh, làm gọn, không trì hoãn

Quy tắc Parkinson nói rằng “công việc sẽ mở rộng để lấp đầy thời gian bạn cho phép”. Điều này có nghĩa là nếu bạn dành quá nhiều thời gian cho một nhiệm vụ, công việc đó sẽ trở nên phức tạp hơn và tiêu tốn nhiều thời gian hơn mức cần thiết. Ngược lại, khi bạn đặt ra những giới hạn thời gian ngắn, bạn sẽ buộc phải tập trung và hoàn thành công việc trong thời gian quy định.

Một trong những cách hiệu quả để áp dụng quy tắc Parkinson để có được một phương pháp quản lý thời gian hiệu quả là tự đặt ra deadline cho mình ngay cả khi công việc không có hạn chót rõ ràng. Điều này không chỉ giúp bạn chống lại sự trì hoãn mà còn giúp tăng tốc độ làm việc. Hãy luôn nhớ rằng, bạn càng có ít thời gian để làm một việc, bạn sẽ càng phải tìm cách hoàn thành nó nhanh chóng và hiệu quả hơn.

3. Bạn đã biết những phương pháp tối ưu thời gian này chưa?

3.1. Ma trận Eisenhower: Làm chủ mọi quyết định

Ma trận Eisenhower là một công cụ quản lý thời gian nổi tiếng, giúp bạn phân loại các công việc dựa trên mức độ quan trọng và khẩn cấp. Ma trận này chia công việc thành bốn nhóm:

• Khẩn cấp và quan trọng (nên làm ngay)
• Quan trọng nhưng không khẩn cấp (cần lên kế hoạch để làm sau)
• Khẩn cấp nhưng không quan trọng (có thể ủy thác cho người khác)
• Không khẩn cấp và không quan trọng (nên loại bỏ)

Việc áp dụng ma trận Eisenhower vào quản lý công việc giúp bạn tránh tình trạng bị cuốn vào những nhiệm vụ khẩn cấp nhưng không quan trọng. Thay vì liên tục xử lý những công việc mang tính cấp bách trước mắt, hãy dành thời gian để hoàn thành những nhiệm vụ quan trọng có ảnh hưởng lâu dài đến sự phát triển của bản thân và công việc. Điều này giúp bạn xây dựng một thói quen làm việc chiến lược và lâu dài hơn.

3.2. Kỹ thuật Pomodoro: Tập trung cao độ, nghỉ ngắn hiệu quả

Kỹ thuật Pomodoro là một phương pháp quản lý thời gian giúp tăng cường sự tập trung và năng suất làm việc thông qua việc chia nhỏ thời gian làm việc thành các chu kỳ ngắn, thường là 25 phút làm việc, sau đó nghỉ ngắn 5 phút. Sau 4 chu kỳ Pomodoro, bạn có thể nghỉ dài hơn từ 15 đến 30 phút.

Phương pháp này không chỉ giúp duy trì sự tập trung trong khoảng thời gian ngắn mà còn ngăn ngừa tình trạng mệt mỏi khi phải làm việc liên tục trong thời gian dài. Việc nghỉ ngắn xen kẽ giúp não bộ có thời gian “làm mới” và chuẩn bị cho chu kỳ làm việc tiếp theo. Kỹ thuật này rất hiệu quả đối với những công việc đòi hỏi sự tập trung cao độ như lập trình, viết lách hay nghiên cứu.

3.3. Phương pháp Batching: Tạo ra “dòng chảy” công việc liên tục

Batching là phương pháp gom nhóm các công việc tương tự nhau để thực hiện cùng một lúc thay vì xử lý dàn trải trong suốt cả ngày. Ví dụ, bạn có thể dành ra một khoảng thời gian cố định trong ngày để kiểm tra và trả lời email thay vì liên tục dừng lại để kiểm tra mỗi khi có tin nhắn mới.

Phương pháp quản lý thời gian này giúp bạn tạo ra “dòng chảy” công việc liên tục, giúp tiết kiệm thời gian và tăng cường sự tập trung. Khi bạn thực hiện cùng một loại công việc trong một khoảng thời gian dài, não bộ sẽ dần quen với nhiệm vụ đó và làm việc hiệu quả hơn. Đây là một cách tốt để xử lý các công việc nhỏ nhưng lại có xu hướng chiếm nhiều thời gian nếu không được quản lý tốt.

3.4. Kỹ thuật Time Blocking: Lập kế hoạch thời gian cụ thể

Kỹ thuật Time Blocking là một phương pháp quản lý thời gian mà bạn phân chia ngày làm việc thành các khối thời gian cụ thể để thực hiện các nhiệm vụ hoặc hoạt động khác nhau. Bạn sẽ đặt ra một khoảng thời gian cố định cho từng công việc và chỉ tập trung vào công việc đó trong suốt thời gian đã định.

Ví dụ, bạn có thể dành 2 giờ vào buổi sáng để làm việc tập trung, 30 phút để kiểm tra email, và 1 giờ cho các cuộc họp. Kỹ thuật này giúp bạn tránh tình trạng phân tâm và tạo ra cảm giác có trật tự trong lịch trình làm việc. Khi các nhiệm vụ đã được lập kế hoạch và giới hạn thời gian cụ thể, bạn dễ dàng hơn trong việc duy trì sự tập trung và hoàn thành công việc đúng hạn.

3.5. Kỹ thuật SMART: Đặt mục tiêu cụ thể và khả thi

Kỹ thuật SMART là một phương pháp hiệu quả để thiết lập và đạt được mục tiêu. SMART là viết tắt của năm tiêu chí cần có cho mục tiêu:

1. Specific (Cụ thể): Mục tiêu cần rõ ràng và cụ thể, không mơ hồ.
2. Measurable (Đo lường được): Bạn cần có cách để đo lường tiến độ và kết quả.
3. Achievable (Có thể đạt được): Mục tiêu cần thực tế và khả thi với nguồn lực bạn có.
4. Relevant (Liên quan): Mục tiêu phải phù hợp với những gì bạn muốn đạt được trong cuộc sống hoặc công việc.
5. Time-bound (Thời hạn rõ ràng): Bạn cần có một khoảng thời gian cụ thể để hoàn thành mục tiêu.

Bằng cách áp dụng kỹ thuật SMART, bạn sẽ dễ dàng hơn trong việc lập kế hoạch và theo dõi tiến độ của mình. Phương pháp này giúp bạn xác định được những gì thực sự quan trọng và tập trung nỗ lực vào việc đạt được các mục tiêu cụ thể, từ đó tối ưu hóa thời gian và năng suất làm việc.

>>> Xem thêm: 8 công cụ quản lý thời gian hiệu quả dành cho nhà quản trị

4. MGE: Giải pháp quản lý thời gian cho doanh nghiệp hiện đại

Để quản lý thời gian một cách hiệu quả và tối ưu hóa công việc, nhiều doanh nghiệp hiện nay đang sử dụng hệ thống MGE. MGE không chỉ là một công cụ hỗ trợ quản lý mà còn là giải pháp toàn diện giúp các tổ chức kết nối, thúc đẩy truyền thông minh bạch, và xây dựng văn hóa học tập. Với các tính năng nổi bật như quản lý thông tin, chia sẻ kiến thức, và tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả, MGE giúp bạn và doanh nghiệp tận dụng thời gian một cách tối ưu. Nhờ đó, không chỉ nâng cao hiệu suất mà còn tạo điều kiện để nhân viên phát triển cá nhân và gắn kết với công việc. Việc sử dụng MGE như một phần của chiến lược quản lý thời gian sẽ góp phần lớn vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

MGE – Hệ thống đào tạo trực tuyến dành cho nội bộ doanh nghiệp

5. Kết luận

Quản lý thời gian hiệu quả là chìa khóa để đạt thành công bền vững trong cả công việc và cuộc sống. Để tối ưu hóa hiệu suất và duy trì sự cân bằng lâu dài, việc áp dụng tư duy tối giản kết hợp với các phương pháp quản lý khoa học là rất quan trọng. Tư duy tối giản giúp bạn tập trung vào những nhiệm vụ thực sự quan trọng, đồng thời loại bỏ những công việc không cần thiết. Để đạt được thành công mà bạn mong muốn, hãy bắt đầu bằng việc xác định những nhiệm vụ ưu tiên, giảm thiểu sự phân tán và sử dụng thời gian một cách thông minh. MGE mong khi bạn áp dụng các phương pháp quản lý thời gian này sẽ không chỉ giúp bạn hoàn thành công việc nhanh chóng và hiệu quả hơn mà còn giúp bạn duy trì sự cân bằng trong cuộc sống, từ đó tạo ra những kết quả dài hạn mà bạn hướng đến.

>>> Xem thêm: Deadline trở nên dễ dàng hơn nhờ vào phương pháp quản lý thời gian M.I.T