Trong môi trường làm việc năng động và đầy thử thách, kỹ năng đặt câu hỏi không chỉ là một công cụ giao tiếp thông thường mà còn là chìa khóa then chốt để mở ra cánh cửa thành công. Một câu hỏi đúng lúc, đúng chỗ không chỉ giúp chúng ta thu thập thông tin, giải quyết vấn đề mà còn tạo dựng mối quan hệ, thúc đẩy sự sáng tạo và phát triển bản thân. Hãy cùng MGE khám phá nghệ thuật kỹ năng đặt câu hỏi khi giao tiếp tại nơi công sở.
Đặt câu hỏi thông minh: Cách để thu thập thông tin và xây dựng mối quan hệ
Kỹ năng đặt câu hỏi là khả năng đưa ra những câu hỏi một cách hiệu quả để thu thập thông tin, làm rõ vấn đề, hoặc thúc đẩy suy nghĩ và thảo luận. Đây không chỉ đơn thuần là việc hỏi, mà còn là nghệ thuật sử dụng câu hỏi để khám phá kiến thức, giải quyết vấn đề và xây dựng mối quan hệ. Một câu hỏi hay có thể khơi gợi sự tò mò, kích thích tư duy phản biện và mở ra những cánh cửa mới cho sự hiểu biết.
Kỹ năng đặt câu hỏi trong môi trường công sở là rất quan trọng
Trong mọi lĩnh vực của cuộc sống, kỹ năng đặt câu hỏi đóng vai trò vô cùng quan trọng. Trong học tập, nó giúp người học tiếp thu kiến thức sâu hơn, phát triển tư duy độc lập và sáng tạo. Trong công việc, kỹ năng này hỗ trợ giải quyết vấn đề, đưa ra quyết định sáng suốt và xây dựng môi trường làm việc hiệu quả. Trong giao tiếp hàng ngày và tại nơi công sở, đặt câu hỏi thể hiện sự quan tâm, tôn trọng và giúp xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với người khác.
Các dạng đặt câu hỏi phổ biến
Trong giao tiếp, việc sử dụng các dạng câu hỏi khác nhau sẽ giúp chúng ta thu thập thông tin hiệu quả và tạo ra những cuộc trò chuyện thú vị, sâu sắc hơn. Trong đó, có 5 dạng đặt câu hỏi phổ biến gồm câu hỏi đóng, câu hỏi mở, câu hỏi hình nón, câu hỏi thăm dò và câu hỏi tu từ. Mỗi dạng đặt câu hỏi đều có tính ứng dụng riêng trong các trường hợp giao tiếp cụ thể tại môi trường làm việc, cụ thể như sau:
- Câu hỏi đóng: Câu hỏi đóng là dạng câu hỏi yêu cầu câu trả lời ngắn gọn, thường là “có” hoặc “không”. Loại câu hỏi này có lợi ích trong việc xác nhận thông tin nhanh chóng và tập trung vào một khía cạnh cụ thể của vấn đề. Tuy nhiên, câu hỏi đóng thường không khuyến khích đối phương chia sẻ suy nghĩ hoặc cảm xúc một cách sâu sắc. Ví dụ về câu hỏi đóng, trong cuộc họp, bạn có thể hỏi: “Bạn đã hoàn thành báo cáo chưa?” để biết tiến độ công việc của đồng nghiệp.
- Câu hỏi mở: Câu hỏi mở là dạng câu hỏi khuyến khích câu trả lời chi tiết, mở ra không gian cho đối phương chia sẻ ý kiến, quan điểm và kinh nghiệm của họ. Loại câu hỏi này có lợi ích trong việc xây dựng mối quan hệ, tạo sự tin tưởng và thu thập thông tin đa chiều. Ví dụ, khi phỏng vấn ứng viên, bạn có thể hỏi: “Bạn có thể chia sẻ về kinh nghiệm làm việc trước đây của mình không?” để hiểu rõ hơn về năng lực của họ.
Có đa dạng các dạng đặt câu hỏi phù hợp với từng tình huống giao tiếp trong công sở
- Câu hỏi hình nón: Câu hỏi hình nón là dạng câu hỏi bắt đầu từ khái quát rồi dần đi vào chi tiết. Loại câu hỏi này có lợi ích trong việc thu thập thông tin một cách có hệ thống và toàn diện. Ví dụ, khi phân tích một vấn đề, bạn có thể hỏi: “Vấn đề chính là gì? Nguyên nhân gây ra vấn đề đó là gì? Chúng ta có thể làm gì để giải quyết vấn đề này?”
- Câu hỏi thăm dò: Câu hỏi thăm dò là dạng câu hỏi nhằm tìm hiểu sâu hơn về một vấn đề bằng cách hỏi “tại sao” liên tục. Loại câu hỏi này có lợi ích trong việc tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề và đưa ra giải pháp hiệu quả. Ví dụ, khi một dự án gặp sự cố, bạn có thể hỏi: “Tại sao sự cố này xảy ra? Tại sao biện pháp khắc phục không hiệu quả? Tại sao chúng ta không lường trước được sự cố này?”
- Câu hỏi tu từ: Câu hỏi tu từ là dạng câu hỏi không yêu cầu câu trả lời trực tiếp mà nhằm nhấn mạnh một điểm nào đó hoặc khơi gợi suy nghĩ. Loại câu hỏi này có lợi ích trong việc thu hút sự chú ý, tạo ấn tượng và làm cho cuộc trò chuyện trở nên thú vị hơn. Ví dụ, trong một bài thuyết trình, bạn có thể hỏi: “Ai mà không muốn thành công trong sự nghiệp?” để nhấn mạnh tầm quan trọng của chủ đề bạn đang trình bày.
>>> Cách rèn luyện kỹ năng giao tiếp nội bộ hiệu quả đối với cấp trên
Nguyên tắc kỹ năng đặt câu hỏi
Xác định mục tiêu của việc đặt câu hỏi
Trước khi đặt câu hỏi, hãy xác định rõ mục tiêu bạn muốn đạt được. Bạn muốn xác nhận thông tin, tìm hiểu sâu hơn về một vấn đề, hay tạo ra sự tương tác và thảo luận? Việc xác định mục đích câu hỏi sẽ giúp bạn lựa chọn dạng câu hỏi phù hợp và tập trung vào thông tin cần thiết.
Ví dụ: Trong một cuộc họp dự án, nếu bạn muốn biết tiến độ công việc của đồng nghiệp, bạn có thể hỏi một câu hỏi đóng như “Anh/chị đã hoàn thành phần việc được giao chưa?”. Tuy nhiên, nếu bạn muốn tìm hiểu sâu hơn về những khó khăn mà đồng nghiệp gặp phải, bạn có thể đặt một câu hỏi mở như “Anh/chị có gặp phải khó khăn gì trong quá trình thực hiện công việc không?”.
Đặt câu hỏi phù hợp với từng mối quan hệ trong công sở
Mối quan hệ giữa bạn và người bạn đang giao tiếp sẽ ảnh hưởng đến cách bạn đặt câu hỏi và cách họ trả lời. Với đồng nghiệp thân thiết, bạn có thể sử dụng ngôn ngữ thoải mái và trực tiếp hơn. Tuy nhiên, với cấp trên hoặc đối tác, bạn cần sử dụng ngôn ngữ lịch sự và tôn trọng.
Ví dụ: Khi trao đổi với đồng nghiệp, bạn có thể hỏi thẳng thắn: “Cậu nghĩ sao về kế hoạch này?”. Tuy nhiên, khi trao đổi với cấp trên, bạn nên hỏi một cách tôn trọng hơn: “Anh/chị có ý kiến gì về kế hoạch này không ạ?”.
Sử dụng từ ngữ phù hợp
Ngôn từ bạn sử dụng trong câu hỏi nên rõ ràng, dễ hiểu và phù hợp với ngữ cảnh. Tránh sử dụng những từ ngữ mơ hồ, khó hiểu hoặc có thể gây hiểu lầm. Đồng thời, hãy sử dụng ngôn ngữ tôn trọng và tránh những từ ngữ có thể gây khó chịu cho đối phương.
Cần sử dụng ngôn từ phù hợp khi đặt câu hỏi
Ví dụ: Thay vì hỏi “Tại sao báo cáo này lại tệ như vậy?”, bạn có thể hỏi một cách nhẹ nhàng hơn: “Tôi có một vài thắc mắc về báo cáo này, anh/chị có thể giải thích thêm cho tôi được không?”.
Lắng nghe chân thành và tôn trọng trong giao tiếp
Lắng nghe là một phần quan trọng của việc đặt câu hỏi. Khi đối phương trả lời, hãy tập trung lắng nghe, thể hiện sự quan tâm và tôn trọng ý kiến của họ. Điều này không chỉ giúp bạn hiểu rõ hơn về vấn đề mà còn tạo ra một môi trường giao tiếp tích cực và cởi mở.
Ví dụ: Khi đồng nghiệp đang trình bày ý kiến, hãy tập trung lắng nghe, ghi chú lại những điểm quan trọng và không ngắt lời họ. Sau khi họ trình bày xong, bạn có thể đặt câu hỏi để làm rõ những điểm chưa hiểu hoặc đưa ra ý kiến phản hồi của mình.
>>> Thay đổi cách tiếp cận trong giao tiếp nội bộ: Từ bỏ “Tôi không biết”, hướng tới “Tôi sẽ tìm hiểu”
Làm sao để rèn luyện kỹ năng đặt câu hỏi?
Để làm chủ kỹ năng đặt câu hỏi, bạn cần có những phương pháp hiệu quả để luyện tập và thực hành. Dưới đây là gợi ý những cách thức hữu hiệu giúp nâng cao kỹ năng này trong môi trường công sở.
Lắng nghe tích cực
Lắng nghe tích cực không chỉ là nghe những gì người khác nói mà còn là hiểu được ý nghĩa và cảm xúc đằng sau lời nói đó. Trong môi trường công sở, việc lắng nghe tích cực thể hiện sự tôn trọng và quan tâm đến đồng nghiệp, cấp trên và khách hàng. Điều này giúp bạn đặt được những câu hỏi sâu sắc và phù hợp hơn, đồng thời xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với mọi người.
Ví dụ: Trong cuộc họp nhóm, khi một đồng nghiệp trình bày về một ý tưởng mới, hãy tập trung lắng nghe, quan sát ngôn ngữ cơ thể và đặt câu hỏi để làm rõ những điểm chưa hiểu hoặc yêu cầu thêm thông tin chi tiết.
Giao tiếp cởi mở, không phán xét
Khi đặt câu hỏi, hãy giữ thái độ cởi mở và không phán xét. Điều này khuyến khích mọi người chia sẻ ý kiến một cách tự do và chân thành. Trong môi trường làm việc, điều này đặc biệt quan trọng để tạo ra một không gian làm việc thoải mái, nơi mọi người cảm thấy được lắng nghe và tôn trọng.
Ví dụ: Thay vì nói “Ý tưởng này không khả thi”, bạn có thể nói “Tôi có một vài lo ngại về tính khả thi của ý tưởng này. Chúng ta có thể thảo luận thêm về những khó khăn tiềm ẩn được không?”.
Việc lắng nghe, cởi mở trong giao tiếp là hai yếu tố nền tảng tạo nên sự thành công của kỹ năng đặt câu hỏi
Kiên nhẫn trong quá trình giao tiếp
Đừng vội vàng kết luận hoặc ngắt lời người khác khi họ đang trình bày. Hãy cho họ thời gian để diễn đạt ý kiến của mình một cách đầy đủ. Sự kiên nhẫn thể hiện sự tôn trọng và giúp bạn có cái nhìn toàn diện hơn về vấn đề.
Ví dụ: Khi một đồng nghiệp đang giải thích về một vấn đề phức tạp, hãy kiên nhẫn lắng nghe và đặt câu hỏi để làm rõ những điểm chưa hiểu. Đừng ngắt lời hoặc đưa ra kết luận vội vàng.
Đặt câu hỏi cụ thể, rõ ràng
Câu hỏi rõ ràng và cụ thể giúp người nghe hiểu đúng ý của bạn và đưa ra câu trả lời chính xác. Tránh sử dụng những câu hỏi mơ hồ, chung chung hoặc chứa đựng quá nhiều thông tin.
Ví dụ: Thay vì hỏi “Dự án này thế nào rồi?”, bạn có thể hỏi “Anh/chị có thể cho tôi biết tiến độ hiện tại của dự án và những khó khăn mà chúng ta đang gặp phải không?”.
Sử dụng nhiều dạng đặt câu hỏi khác nhau
Việc kết hợp các dạng câu hỏi đóng, mở, thăm dò, hình nón và tu từ sẽ giúp bạn thu thập thông tin từ nhiều góc độ khác nhau. Hãy linh hoạt lựa chọn dạng câu hỏi phù hợp với từng tình huống và mục đích giao tiếp.
Ví dụ: Trong một buổi phỏng vấn, bạn có thể bắt đầu bằng những câu hỏi mở để ứng viên chia sẻ về kinh nghiệm và kỹ năng của họ. Sau đó, bạn có thể sử dụng câu hỏi thăm dò để tìm hiểu sâu hơn về cách họ giải quyết vấn đề và đưa ra quyết định.
Kiên trì hỏi thêm nếu chưa rõ
Nếu bạn chưa hiểu rõ câu trả lời hoặc cần thêm thông tin, đừng ngại đặt thêm câu hỏi. Điều này thể hiện sự cầu thị và mong muốn tìm hiểu sâu hơn về vấn đề.
Kiên trì đặt thêm câu hỏi trong trường hợp chưa hiểu rõ là điều cần thiết
Ví dụ: Nếu đồng nghiệp trả lời một cách chung chung về tiến độ dự án, bạn có thể hỏi thêm “Anh/chị có thể cho tôi biết cụ thể hơn về những công việc đã hoàn thành và những công việc còn đang dang dở không?”.
>>> Cách giao tiếp hiệu quả để lại ấn tượng ngay ngày đầu nhận việc
Trên thực tế, tại các doanh nghiệp, việc nâng cao kỹ năng giao tiếp, đặt câu hỏi tại môi trường công sở là điều vô cùng quan trọng. Trong đó, để thực hành những điều này một cách khả thi và trên diện rộng, các doanh nghiệp có thể trang bị hệ thống truyền thông nội bộ MGE. MGE là nơi cung cấp thông tin, nâng cao văn hóa chia sẻ, giao tiếp nội bộ và xây dựng văn hóa doanh nghiệp. Với MGE, các tổ chức có thể dễ dàng quản lý và chia sẻ thông tin, giúp nhân viên phát triển hơn mỗi ngày, củng cố mối liên kết trong tổ chức, xây dựng một môi trường làm việc đồng nhất và hiệu quả. MGE là giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất, thích nghi linh hoạt với môi trường kinh doanh hiện đại.
Kết luận
Kỹ năng đặt câu hỏi là chìa khóa vạn năng giúp nâng cao hiệu suất làm việc nhóm và khả năng giải quyết vấn đề tại công sở. Bằng sự lắng nghe, cởi mở, kiên nhẫn và ngôn từ phù hợp sẽ giúp người hỏi thu thập thông tin, giải quyết vấn đề và xây dựng mối quan hệ bền vững. Hãy biến việc đặt câu hỏi thành thói quen, để mỗi câu hỏi là cơ hội học hỏi, phát triển và mở rộng tầm nhìn, giúp mỗi nhân viên khám phá tiềm năng bản thân và đạt được những thành tựu vượt bậc trong công việc.
