Cải thiện khả năng ghi nhớ của nhân viên khi tham gia đào tạo nội bộ

Mất tập trung là một tình trạng diễn ra khá phổ biến đối với người lao động hiện nay, đặc biệt là khi họ phải làm nhiều việc cùng một lúc. Chẳng hạn như vừa phải hoàn thành công việc được giao hằng ngày vừa tham gia vào các chương trình đào tạo nhân sự trong doanh nghiệp. Điều này không chỉ khiến cho nhân viên dễ bị xao nhãng, quên đi các kiến thức mình được training mà còn có khả năng làm giảm đi hiệu suất công việc của mỗi người. Vậy làm thế nào để doanh nghiệp có thể cải thiện hiệu quả đào tạo nhân viên trong khi vẫn giúp họ đảm bảo hiệu suất công việc hàng ngày?

Câu trả lời chính là doanh nghiệp cần phải xây dựng nên các chương trình đào tạo hấp dẫn có khả năng tạo ra sự hứng thú cho nhân viên và giúp họ ghi nhớ những thông tin quan trọng để cải thiện hiệu suất công việc hàng ngày. Trong bài viết sau đây hãy cùng MGE tìm hiểu những cách có thể giúp cho doanh nghiệp nâng cao khả năng ghi nhớ thông tin đào tạo cho nhân viên của mình nhé.

Lợi ích của việc cải thiện khả năng ghi nhớ thông tin

Một trong những cách đơn giản nhất để giúp cho nhân viên cảm thấy hạnh phúc và hài lòng với công việc là đầu tư nâng cao năng lực của họ thông qua các chương trình đào tạo và phát triển. Điều này rất quan trọng, đặc biệt là đối với những nhân viên mới. Cụ thể, theo Harvard Business Review, các doanh nghiệp sở hữu quy trình đào tạo onboarding bài bản thường có năng suất tuyển dụng cao hơn 62%, cùng với tỷ lệ giữ chân nhân viên mới cao hơn 50%. Trong khi đó theo một khảo sát thì có tới 20% nhân viên sẵn sàng nhảy việc trong 45 ngày đầu tiên nếu không nhận được sự đào tạo phù hợp từ doanh nghiệp.

Do đó để xây dựng nên các chương trình học tập và phát triển hiệu quả dành cho nhân viên, doanh nghiệp cần đặt ra các câu hỏi:

• Làm thế nào đo lường hiệu quả của việc đào tạo nhân viên?
• Chúng ta có thể lường trước và tránh những cạm bẫy nào?
• Doanh nghiệp muốn chỉ định những vai trò nào khi nói đến các chương trình đào tạo và ai sẽ là người phụ trách chúng? 
• Liệu những nhân viên trong bộ phận HR có nên tham gia không, và nếu có thì ở mức độ nào?

Theo Forbes, có 4 yếu tố chính để giúp cho doanh nghiệp có thể đào tạo nhân viên một cách hiệu quả. Đó là:

• Microlearning giúp tăng khả năng ghi nhớ kiến ​​thức: Thay vì cố gắng nhồi nhét quá nhiều kiến thức vào trong đầu mỗi nhân viên, bạn chỉ cần giới thiệu cho họ những thông tin quan trọng với khối lượng ít. Điều này sẽ giúp tăng khả năng ghi nhớ cũng như lưu giữ thông tin lâu hơn 30 ngày.
• Sử dụng công nghệ: Sự phát triển của eLearning trong những năm gần đây đã giúp cho doanh nghiệp xây dựng nên các chương trình học tập trực tuyến chất lượng cao. Từ đó góp phần giúp cho nhân viên của mình luôn tập trung và có thể tiếp cận với các tài liệu một cách dễ dàng hơn bao giờ hết.
• Làm cho các kiến thức khô khan trở nên sống động hơn. Cung cấp các ví dụ thực tiễn và kinh nghiệm học tập thực tế để giúp cho nhân viên ghi nhớ và hiểu nội dung tốt hơn nhiều so với việc họ chỉ đọc về nội dung đó trong một cuốn sách hoặc trên màn hình.

Sau khi đã biết được tầm quan trọng của việc cải thiện trải nghiệm học tập và đào tạo nhân viên, tiếp theo chúng ta sẽ cùng nhau khám phá vai trò của trí nhớ. Hiểu cách bộ não hoạt động và học tập là một yếu tố quan trọng để giúp bạn tạo ra các chương trình đào tạo phù hợp cho nhân viên của mình. 

Vai trò của trí nhớ

Học tập và trí nhớ vốn dĩ là những phạm trù phức tạp đối với các nhà tâm lý học, nhà khoa học thần kinh,… Tuy nhiên, khi nói đến việc tạo ra trải nghiệm đào tạo tích cực và lâu dài cho nhân viên thông qua quá trình học tập và ghi nhớ, chúng ta chỉ cần hiểu những điều cơ bản như sau:

Đầu tiên, hãy phân tích sự khác biệt giữa học tập và trí nhớ. 

Học tập là một quá trình giúp cho người học tiếp thu những cái mới hoặc bổ sung trau dồi các kiến thức và kỹ năng mà mình đã có. Có ba hình thức học tập chính là :

1. Phản xạ có điều kiện: Là một loại học tập xuất hiện khi có sự kích thích từ một tác nhân bên ngoài giúp thúc đẩy người học tạo ra các phản xạ tự nhiên
2. Điều kiện hoạt động: Là một loại học tập kết hợp mà qua đó sức mạnh của một hành vi được sửa đổi bằng cách củng cố hoặc trừng phạt.
3. Học tập quan sát: Là một loại học tập xảy ra thông qua quá trình quan sát hành vi của người khác

Đối với doanh nghiệp, bạn nên tránh các điều kiện hoạt động và ưu tiên những trải nghiệm học tập quan sát được xây dựng dựa trên phản ứng thực tế và cảm xúc của người học. Bởi những loại trải nghiệm học tập này sẽ giúp bạn xây dựng nên đội ngũ nhân viên sáng tạo, trung thành và đoàn kết. 

Trí nhớ là sự biểu hiện của kiến thức hoặc kỹ năng mà bạn đã có được trong một khoảng thời gian nhất định. Để có thể phân biệt giữa học tập và trí nhớ, chúng ta nên xem xét lượng thời gian liên quan đến chúng. Nếu một kỹ năng được học qua một quá trình dài và gian khổ, thì đó chính là học tập. Ngược lại, nếu một kỹ năng được ghi nhớ ngay lập tức thì đó chỉ đơn giản là trí nhớ hay ký ức của bạn. 

Đối với một doanh nghiệp, bạn nên yêu cầu các nhân viên ưu tiên quá trình học tập hơn quá trình ghi nhớ tại nơi làm việc. Bên cạnh đó bạn cũng phải thường xuyên yêu cầu nhân viên sử dụng những thứ họ đã học trước đây để giúp cải thiện khả năng ghi nhớ cũng như phản xạ của cơ thể.

Một phần của quá trình học tập sẽ có liên quan mật thiết đến việc cải thiện các chức năng của trí nhớ và nhận thức. Vì thế bạn cần phải kết hợp chúng lại với nhau để giúp làm cho một kỹ năng hoặc kiến ​​thức nào đó trở nên dễ hiểu và hữu ích về lâu dài.

Dưới đây sẽ là một số cách để giúp doanh nghiệp thúc đẩy khả năng học tập và ghi nhớ cho các nhân viên của mình. Hãy nhớ rằng khả năng của mỗi người là khác nhau, vì vậy bạn nên dành thời gian để trao đổi cụ thể với nhân viên của mình thay vì yêu cầu phải đáp ứng đúng theo kỳ vọng của bạn ngay từ đầu.

• Khuyến khích các nhân viên thường xuyên học một cái gì đó mới bằng cách đặt ra quy định về thời gian cụ thể mỗi tháng mà bạn muốn nhân viên tham gia vào các hoạt động phát triển nghề nghiệp. Điều này sẽ giúp tạo động lực và thúc đẩy nhân viên chăm chỉ học tập. Bên cạnh đó doanh nghiệp có thể cung cấp thêm các công cụ cần thiết cho sự phát triển của nhân viên hoặc khuyến khích họ sáng tạo theo cách riêng của mình.
• Hãy sử dụng các từ viết tắt, chữ viết tắt và các thiết bị ghi nhớ để giúp cho các nhân viên lưu giữ thông tin được lâu hơn.
• Khuyến khích nhân viên sử dụng tất cả các giác quan khi học. Trình bày cách họ có thể làm điều này để tham gia vào việc học tập quan sát.
• Khuyến khích nhân viên của bạn tạo ra sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống bên ngoài, nhằm tăng cường sức khỏe toàn diện và mang lại hiệu quả cao trong công việc. 
• Xây dựng một nền văn hóa công ty tích cực bằng cách khuyến khích các hoạt động giải trí giúp giải tỏa căng thẳng và giữ cho đầu óc được nhạy bén, minh mẫn và sáng suốt..

>>> Cách chọn phương pháp đào tạo nhân sự trong doanh nghiệp lớn

>>> Làm sao để đánh giá hiệu quả đào tạo nhân sự?

Các phương pháp cải thiện khả năng lưu giữ thông tin

Sau khi đã có được những hiểu biết cơ bản về trí nhớ và khả năng học tập, tiếp theo chúng ta sẽ cùng nhau xem xét một số ý tưởng có thể giúp cải thiện khả năng học tập và nhận thức ở mỗi nhân viên. 

Trước tiên, hãy bắt đầu với một ví dụ. Đa số các công ty hay tập đoàn lớn hiện nay đều sở hữu cho mình các chương trình đào tạo và phát triển nhân sự xuất sắc. Vậy điều gì đã giúp họ trở nên khác biệt so với phần còn lại? Câu trả lời nằm ở một số nguyên nhân phổ biến sau đây:

• Tập trung vào việc phát triển công nghệ và xem nó như một công cụ để tạo ra các mô-đun học tập độc đáo và thu hút học viên, chẳng hạn như sử dụng trí tuệ nhân tạo và thực tế ảo
• Sử dụng công nghệ đám mây để tổ chức và chia sẻ tài liệu đào tạo. Những nội dung này có thể được sử dụng lại trong tình huống cần thiết vì nó không bao giờ hết hạn
• Nhận thức được rằng đào tạo nhân viên là điều cần thiết, vì vậy họ chú trọng đầu tư vào các chương trình đào tạo nổi bật với lợi tức đầu tư cao.

Ngoài những điều trên, đây là những gì chúng tôi khuyên bạn nên cân nhắc khi cải tiến ý tưởng đào tạo nhân viên của mình:

• Sử dụng công nghệ để cá nhân hóa việc học tập cho từng thời điểm hoặc từng cá nhân.
• Đảm bảo thường xuyên kết hợp đào tạo nâng cao kỹ năng cả kỹ năng cứng và kỹ năng mềm để nhân viên có thể cập nhật nhanh các xu hướng của ngành. Từ đó giúp cho tổ chức của bạn có được những ưu thế cạnh tranh trước đối thủ cũng như thu hút thêm những nhân tài hàng đầu về với công ty.
• Thay đổi suy nghĩ về việc học tập như những sự kiện tạm thời chỉ diễn ra một lần mà hãy xây dựng nó thành một chu trình liên tục, diễn ra đều đặn và thường xuyên.
• Hãy để nhân viên học hỏi bằng cách cho phép họ kết hợp các kỹ năng và kiến ​​thức sẵn có từ các công việc hoặc kinh nghiệm khác để áp dụng vào công việc hiện tại, đồng thời khuyến khích họ chia sẻ điều này với nhóm và lãnh đạo của họ.
• Đảm bảo rằng nhân viên áp dụng các kỹ năng / kiến ​​thức mới học được của họ vào công việc, đồng thời cung cấp cho họ các cơ hội để sử dụng chúng thường xuyên để ghi nhớ lâu hơn.
• Dành không gian và thời gian thích hợp cho cả phần giảng dạy và phần thực hành.
• Khuyến khích nhân viên áp dụng những gì họ đã học được vào công việc của họ.
• Kết hợp giữa ý tưởng và cảm xúc cá nhân vào việc học để nhân viên dễ dàng áp dụng kiến ​​thức mới vào nhiều tình huống khác nhau.
• Thường xuyên theo dõi và đo lường kết quả của các chương trình đào tạo nhân viên thông qua việc sử dụng các cuộc khảo sát, phản hồi của nhân viên, chương trình cố vấn, v.v. 

Kết luận

Mặc dù đã có những hiểu biết cơ bản về trí nhớ, học tập cũng như sự ảnh hưởng của chúng đến các chương trình đào tạo nhân viên, tuy nhiên điều quan trọng là doanh nghiệp cần phải giúp đảm bảo cho nhân viên của mình có thể dễ dàng ghi nhớ và lưu giữ những kiến thức đã được đào tạo. 

Một cách tuyệt vời để làm điều này đó là làm việc với các nhóm lãnh đạo của bạn và yêu cầu họ áp dụng những thông tin này trong tổ chức của mình. Điều đó sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng nên các chương trình đào tạo và phát triển nhân sự hiệu quả đồng thời giúp cho các khoản đầu tư mang về ROI cao và cung cấp nhiều không gian hơn để nhân viên của bạn cảm thấy hài lòng trong vai trò hiện tại. Nếu doanh nghiệp bạn đang tìm kiếm một nền tảng đào tạo nội bộ trực tuyến cho nhân viên, hãy liên hệ MangoAds để được khám phá hệ thống MGE. Đây là nền tảng đào tạo trực tuyến bao gồm web, app đa nền tảng và blog  chia sẻ những kiến thức trong công việc cũng như cung cấp những thông tin về quy định, tầm nhìn sứ mệnh, văn hoá doanh nghiệp cho những nhân viên mới vào. Hệ thống sẽ cung cấp những tính năng như làm bài tập kiểm tra, cấp chứng chỉ cho nhân viên sau mỗi khóa học. Các bài học cũng sẽ được phân bố theo từng phòng ban cụ thể nhằm tiếp cận đúng đối tượng nhân viên. Ngoài ra, hệ thống đào tạo online MGE còn cung cấp các bản báo cáo từ chi tiết đến tổng quát nhằm giúp ban lãnh đạo dễ dàng nắm bắt tình hình học tập, làm việc của từng nhân viên. Với MGE sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hệ thống đào tạo, cho nhân viên thấy rõ con đường phát triển trong công việc. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn cụ thể hơn về hệ thống MGE nhé.

>>> Làm sao để đào tạo hội nhập cho nhân viên khi mới vào công ty?

>>> Xây dựng quy trình đào tạo nhân sự mới tiết kiệm chi phí, hiệu quả tối ưu