Đào tạo nhân sự mới là yếu tố quan trọng để tổ chức phát triển nguồn nhân lực chất lượng. Tuy nhiên, nhiều công ty vẫn gặp khó khăn trong việc cấu trúc quy trình đào tạo của họ. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn cho bạn cách xây dựng quy trình đào tạo nhân viên mới trong 03 tháng đầu tiên. Hãy cùng MGE tìm hiểu nhé!
Vì sao cần xây dựng quy trình đào tạo nhân viên mới?
Theo một cuộc khảo sát của Indeed, 39% người tìm việc đã rời bỏ công việc của họ trong vòng sáu tháng đầu tiên nói rằng việc onboarding và đào tạo nội bộ mới hiệu quả hơn đã có thể giữ chân họ ở lại lâu hơn.
Đào tạo quản lý nhân sự giúp nhân viên hiểu được vai trò của họ trong doanh nghiệp
Đào tạo nhân viên mới giúp họ hiểu được vai trò của bản thân trong doanh nghiệp, những gì ban quản lý mong đợi ở họ và các kiến thức, kỹ năng họ cần để có thể đạt được mục tiêu đó. Quy trình đào tạo nhân viên mới một cách hiệu quả có thể giúp họ làm việc năng suất hơn và từ đó có những đóng góp tích cực vào kết quả kinh doanh của công ty, mặt khác, nếu xét về phía nhà quản lý thì đào tạo nhân sự sẽ tăng tỷ lệ giữ chân nhân viên. Điều này cũng giúp loại bỏ sự không chắc chắn và thất vọng mà ứng viên cảm thấy khi họ không được hỗ trợ đầy đủ trong những ngày và tuần đầu tiên đi làm.
Quy trình đào tạo nhân sự mới trong 3 tháng đầu doanh nghiệp cần biết
Với nhân viên mới, bạn cần có một quy trình đào tạo nhân lực chi tiết, rõ ràng, mang lại hiệu quả cao. Hãy tham khảo những bước dưới đây để có sự chuẩn bị tốt nhất:
1. Trước ngày bắt đầu làm việc
Sau khi nhân viên chấp nhận thư mời làm việc, bộ phận nhân sự sẽ thông tin đến các bộ phận liên quan để trưởng các bộ phận bố trí chỗ ngồi, phân công công việc và nhân sự phù hợp để hướng dẫn người mới. Bằng cách gửi trước tài liệu về quy trình đào tạo nhân viên mới, các công ty có thể rút ngắn thời gian đào tạo, đồng thời nhân viên mới có thể nhanh chóng nắm bắt được tình hình công việc.
2. Ngày làm việc đầu tiên
2.1. Đào tạo theo định hướng của công ty
Mỗi công ty đều có mục tiêu và hướng phát triển riêng. Quy trình đào tạo nhân viên mới phải được thực hiện theo chính sách và văn hóa của công ty đó.
- Nắm bắt được các thông tin chung về doanh nghiệp như lịch sử thành lập, mục tiêu, giá trị cốt lõi của doanh nghiệp, sản phẩm – dịch vụ cung cấp, các thành tựu tiêu biểu…
- Biết được hệ thống quản trị của tổ chức: Các phòng ban, bộ phận, nhân sự trong từng bộ phận.
- Hiểu được các quy định công ty như giờ làm việc, quy định về trang phục, thái độ làm việc, cách giao tiếp, ứng xử với đồng nghiệp, cấp trên.
- Nắm bắt được các chính sách về lương thưởng, đãi ngộ một cách rõ ràng.
2.2. Đào tạo theo chuyên môn từng vị trí
Quy trình đào tạo nhân sự mới theo chuyên môn từng vị trí
Bên cạnh những kiến thức chung về doanh nghiệp, nhân viên mới cần phải nắm rõ về những công việc họ sẽ làm vào ngày đầu tiên đi làm. Lúc này doanh nghiệp nên thiết kế chương trình đào tạo nhân sự phù hợp với chuyên môn của từng nhân viên, tùy theo phòng ban, bộ phận. Chẳng hạn như:
- Quy trình đào tạo nhân viên mới bán hàng: Nội dung đào tạo xoay quanh các kỹ năng mềm, kỹ năng giao tiếp với khách hàng, xem và diễn giải các báo cáo theo dõi KPI cho nhân viên hoặc đội ngũ bán hàng.
- Nhân viên kế toán – tài chính: Tập trung đào tạo kỹ năng mềm và các nghiệp vụ liên quan, cần có thái độ làm việc chuyên nghiệp, chịu trách nhiệm về các chứng từ mình làm.
2.3. Giải đáp những thắc mắc
Ngày đầu tiên làm việc chắc chắn sẽ có nhiều bỡ ngỡ và thắc mắc liên quan đến công việc cũng như các chế độ của tổ chức. Lúc này, bộ phận nhân sự nên trao đổi, giải đáp các thắc mắc của nhân viên, đồng thời tiếp thu những ý kiến đóng góp tích cực của họ.
Quy trình đào tạo nhân viên mới đôi khi sẽ phát sinh nhiều vấn đề liên quan. Ban quản lý cần ghi chú lại để rút kinh nghiệm để cải thiện tốt hơn cho lần sau. Đồng thời theo dõi sát sao từng nhân viên mới sau ngày đầu tiên đào tạo.
3. Sau một tháng làm việc
3.1. Kiểm tra kiến thức chuyên môn
Ban quản lý nên giao chưa nhân viên mới những đầu công việc có thể phản ánh được kiến thức chuyên môn của nhân viên. Qua đó bạn có thể thấy được khả năng nắm bắt công việc, xử lý tình huống của nhân viên mới.
3.2. Đào tạo nghiệp vụ liên quan
Cung cấp đào tạo kỹ năng và kiến thức cơ bản của các bộ phận có liên quan
Ngoài những kiến thức trực tiếp liên quan đến công việc, công ty cần cung cấp đào tạo kỹ năng và kiến thức cơ bản của các bộ phận khác có liên quan. Hiểu được công việc của các bộ phận khác có thể giúp nhân viên mới giải quyết các vấn đề phát sinh và phối hợp công việc với nhau một cách hiệu quả.
3.3. Đào tạo về các kỹ năng khác
Ngoài việc đào tạo chuyên môn nghiệp vụ thì công ty cũng triển khai các buổi huấn luyện cơ bản cho nhân viên mới. Ví dụ như giới thiệu cho nhân viên về an ninh mạng cũng như cách truy cập vào phần mềm nội bộ doanh nghiệp, cách bảo mật thông tin trên máy tính,…
4. Quy trình đào tạo nhân viên mới sau ba tháng làm việc
4.1. Tiếp tục nâng cao kỹ năng chuyên môn
Doanh nghiệp nên tiếp tục triển khai các buổi đào tạo chuyên môn vì đây là nội dung quan trọng, ảnh hưởng mạnh mẽ đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Trong quá trình học tập, người giảng dạy nên cung cấp các tài liệu, công cụ liên quan để có thể hỗ trợ tối đa việc học tập cho nhân viên, phát triển kỹ năng nghề nghiệp.
4.2. Đánh giá và góp ý
Sau 03 tháng làm việc, ban quản lý sẽ tổng kết và đánh giá quá trình làm việc của nhân viên mới trên các phương diện:
- Khả năng hiểu và xử lý được các phát sinh trong công việc
- Thái độ độ làm việc có chủ động, tích cực không?
- Kỹ năng giao tiếp, ứng xử với mọi người có hòa nhã, chuyên nghiệp không?
Qua đó, doanh nghiệp đưa ra những nhận xét cụ thể cho từng nhân viên mới ở các bộ phận để họ biết được bản thân như thế nào để tiếp tục hoàn thiện, phát huy thế mạnh của mình. Đồng thời, ban lãnh đạo cũng nên khen thưởng những nhân viên mới xuất sắc hoàn thành tốt vai trò của mình và nhiệt tình hỗ trợ, phối hợp với các phòng ban.
Hệ thống MGE hỗ trợ doanh nghiệp trong quy trình đào tạo nhân viên mới
Để xây dựng chương trình đào tạo nhân sự mới thành công, nhiều doanh nghiệp trên thế giới đã bắt đầu ứng dụng các hệ thống đào tạo trực tuyến vào công tác đào tạo nội bộ nhằm tiết kiệm thời gian, chi phí và đồng nhất được chương trình đào tạo cho các chi nhánh công ty. Việc xây dựng một hệ thống LMS cho doanh nghiệp rất có lợi vì nhân viên có thể học tập bất cứ lúc nào, ở bất cứ đâu, thay vì phải di chuyển đến một địa điểm nhất định vào khoảng thời gian cố định, từ đó thúc đẩy nhân viên tham gia chương trình đào tạo hơn.
Kết luận
Việc đào tạo nhân sự mới cần phải được lên kế hoạch và triển khai kỹ càng nhằm mang lại hiệu quả tốt nhất. Qua bài viết trên, chắc hẳn doanh nghiệp đã phần nào hiểu được quy trình đào tạo nhân viên mới vào 3 tháng đầu tiên. Hy vọng bạn sẽ xây dựng được một quy trình chi tiết, phù hợp với mục tiêu doanh nghiệp sau khi đọc những thông tin chúng tôi cung cấp phía trên. Nếu doanh nghiệp có nhu cầu xây dựng hệ thống đào tạo trực tuyến, hãy liên hệ với MGE để nhận tư vấn nhiệt tình và trải nghiệm thử những tính năng ưu việt của hệ thống MGE mang lại nhé!
