Những điều cần biết về hệ thống quản lý học tập LMS

LMS là viết tắt của cụm từ Learning Management System hay Hệ thống quản lý học tập. Đây là một phần mềm được dùng để quản lý và lưu trữ các nội dung đào tạo trực tuyến của doanh nghiệp. 

Trên thực tế có rất nhiều loại LMS để doanh nghiệp lựa chọn, mỗi LMS sẽ có các tính năng và lợi ích khác nhau. Trong khi đó mỗi công ty cũng sẽ có những kế hoạch đào tạo khác nhau, điều đó khiến cho việc làm thế nào để xác định và lựa chọn được LMS phù hợp với nhu cầu của công ty trở nên khó khăn.

Do đó để giúp cho các doanh nghiệp hiểu được những vấn đề cơ bản xoay quanh hệ thống đào tạo trực tuyến LMS chẳng hạn như đối tượng nào thật sự cần sử dụng, các trường hợp sử dụng phổ biến, cách triển khai và chọn LMS phù hợp cho nhu cầu đào tạo của công ty, mời quý doanh nghiệp hãy cùng MGE theo dõi bài viết sau đây.

LMS được sử dụng để làm gì?

Trên thực tế, không có câu trả lời chính xác cho câu hỏi này. Bởi vì mục đích sử dụng của LMS sẽ phụ thuộc hoàn toàn vào nhu cầu đào tạo của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp có thể sử dụng LMS cho các khóa đào tạo nội bộ nhân viên hay đào tạo bên ngoài cho khách hàng hoặc đối tác. Để chọn được LMS phù hợp, doanh nghiệp cần phải căn cứ vào nhu cầu cũng như phương pháp đào tạo mà bạn đang sử dụng. 

Đào tạo nhân viên

Hệ thống quản lý học tập LMS có thể giúp doanh nghiệp phát triển nguồn nhân lực hiện có, hoặc đào tạo nhân viên mới. Bên cạnh đó, LMS còn giúp cho nhân viên của bạn trở nên tự tin hơn khi bắt đầu một vai trò mới, cho phép họ phát triển và phát huy hết tiềm năng của mình.

Đào tạo khách hàng

Nếu doanh nghiệp đang có nhu cầu đào tạo khách hàng thì LMS có thể hỗ trợ giúp thúc đẩy và củng cố mối quan hệ của cả hai. Mặt khác, việc đào tạo khách hàng về sản phẩm còn cho phép doanh nghiệp xây dựng một cộng đồng gồm các chuyên gia có kiến thức sâu rộng về sản phẩm của bạn.

Đào tạo đối tác

Việc đào tạo các đối tác bằng cách sử dụng hệ thống quản lý học tập LMS sẽ giúp xây dựng, thúc đẩy mối quan hệ của cả hai. Đồng thời giúp tăng trưởng doanh thu của công ty.

Các loại LMS

Hệ thống quản lý học tập LMS bao gồm nhiều công cụ khác nhau. Những công cụ này có nhiều điểm khác biệt và phục vụ cho những đối tượng người dùng rất khác nhau. Ví dụ, phần mềm LMS được sử dụng bởi một trường đại học sẽ rất khác so với LMS được sử dụng bởi một công ty phần mềm. Vậy làm thế nào để xác định được loại LMS mà doanh nghiệp bạn sẽ cần.

Kinh doanh và học thuật

Thông thường, một doanh nghiệp sẽ chọn LMS kinh doanh, trong khi các trường học hoặc trường đại học sẽ chọn hệ thống LMS học thuật. Sự khác biệt chính giữa hai loại LMS này nằm ở số lượng các tính năng và công cụ mà chúng cung cấp. 

Một LMS kinh doanh sẽ thường xuyên được cập nhật và cải tiến với các tính năng mới, tùy chỉnh giao diện phù hợp với định vị thương hiệu. Trong khi đó, một LMS học thuật sẽ không cung cấp các bản cập nhật tính năng thường xuyên và không có khả năng hỗ trợ tích hợp.

Đám mây và hệ thống lưu trữ

Một câu hỏi được đặt ra là nên cài đặt LMS trên phần cứng của doanh nghiệp hay sử dụng dịch vụ đám mây. Trên thực tế, hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đều đã chuyển sang lưu trữ dữ liệu trên đám mây. Trong khi một số doanh nghiệp còn lại vẫn đi theo lộ trình cài đặt tại chỗ nhằm tuân thủ luật pháp ngành hoặc các yêu cầu cụ thể khác.

Đối tượng nào cần sử dụng LMS?

Câu trả lời là bất cứ ai cần được đào tạo. Hệ thống quản lý học tập LMS sẽ giúp cho doanh nghiệp giảm thiểu được thời gian dành cho việc tạo, phân phối và báo cáo các khóa học. Bên cạnh đó, LMS còn có thể áp dụng cho các doanh nghiệp hoạt động trong mọi lĩnh vực và quy mô khác nhau.

Doanh nghiệp vừa và nhỏ

Trong trường hợp này, LMS sẽ được sử dụng để làm giảm thời gian doanh nghiệp dành cho việc đào tạo. Thông thường công tác đào tạo sẽ khiến cho các công ty mất rất nhiều thời gian và công sức nếu được thực hiện thủ công. Trong khi đó với sự hỗ trợ của LMS, hệ thống này sẽ giúp “giải phóng” thời gian của người học, các học viên sẽ được học mọi lúc mọi nơi, được đào tạo các kỹ năng và kiến thức phù hợp, trong khi vẫn có thời gian để hoàn thành các nhiệm vụ khác. 

Doanh nghiệp lớn

Những doanh nghiệp có quy mô lớn, họ thường có nhu cầu đào tạo đa dạng hơn so với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Một số chương trình đào tạo phổ biến nhất mà các doanh nghiệp lớn thường thực hiện bao gồm đào tạo nhân viên để hỗ trợ cho việc tuyển dụng mới hoặc đào tạo khách hàng để nâng cao kiến ​​thức về sản phẩm.

Đào tạo sản phẩm chuyên biệt

Các công ty có sản phẩm chuyên biệt thường sử dụng hệ thống LMS để đào tạo khách hàng hoặc đối tác của họ về sản phẩm. Ví dụ như các công ty phần mềm, nhà cung cấp thiết bị y tế và nhiều doanh nghiệp khác. Lợi ích của loại hình đào tạo này giúp làm giảm bớt tỷ lệ khách hàng rời đi, đồng thời thu hút được nhiều khách hàng có tiềm năng hơn.

Cách thức hoạt động của LMS

Trước khi đi vào tìm hiểu cách thức hoạt động bên trong của một LMS, chúng ta cần biết rằng LMS thường có hai giao diện chính. Đầu tiên là giao diện quản trị. Giao diện này chỉ có quản trị viên, người quản lý hoặc người hướng dẫn mới có quyền truy cập. Tại đây, doanh nghiệp có thể xây dựng các khóa học đa dạng hấp dẫn mà không cần phải có chuyên môn kỹ thuật, mở rộng quy mô và quản lý nội dung đào tạo cũng như theo dõi và báo cáo dữ liệu đào tạo trực tiếp từ hệ thống LMS.

Tiếp theo là giao diện người dùng. Sau khi người học được thêm vào LMS, họ có thể ghi danh vào bất kỳ khóa học nào được cung cấp. Một số LMS cung cấp cho các học viên khả năng tùy chọn tạo nhóm được tổ chức theo vai trò công việc, bộ phận hoặc nhu cầu đào tạo cụ thể. Người học có thể tham gia khóa đào tạo trong trình duyệt trên máy tính để bàn, máy tính xách tay, máy tính bảng hoặc thiết bị di động để hỗ trợ việc học mọi lúc, mọi nơi (đảm bảo nhà cung cấp LMS của bạn thân thiện với thiết bị di động).

Lợi ích của việc sử dụng LMS

LMS là một công cụ giúp doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu đào tạo của tổ chức. Nó không chỉ giúp ích cho người học mà còn có thể mang lại lợi ích đáng kể cho bạn và doanh nghiệp của bạn.

Tiết kiệm thời gian

So với các phương pháp đào tạo truyền thống (các buổi trực tiếp), hệ thống quản lý học tập LMS đã giúp tối ưu hóa mọi quy trình đào tạo của doanh nghiệp. Theo đó với cách đào tạo truyền thống, người học thường bắt buộc phải dành ra một khoảng thời gian nhất định trong ngày cho việc học tập, điều đó khiến họ có thể bỏ lỡ công việc hoặc chuyến du lịch của mình. Tuy nhiên với việc triển khai LMS, mọi chuyện đã thay đổi. Giờ đây học viên chỉ cần đăng nhập vào nền tảng LMS của doanh nghiệp và hoàn thành các khóa học mọi lúc mọi nơi, dù đang ngồi trên xe buýt đến nơi làm việc hay trong giờ nghỉ giải lao. Có thể nói LMS đã giúp tiết kiệm được đáng kể thời gian của cả bạn và người học.

Giảm chi phí

Thực tế cách học truyền thống không chỉ gây lãng phí thời gian mà còn lãng phí về tiền bạc của doanh nghiệp. Họ buộc phải chi trả tiền để thuê người hướng dẫn, ngày đào tạo, chi phí đi lại, tài liệu đào tạo, thuê địa điểm,…. Trong khi đó, sự hỗ trợ từ hệ thống quản lý học tập LMS sẽ giúp cho doanh nghiệp giảm thiểu được chi phí đáng kể cho việc đào tạo. 

Mặt khác do chương trình đào tạo hoàn toàn trực tuyến, đồng nghĩa với việc người học sẽ được đào tạo bất cứ thời điểm nào. Vì thế, nếu doanh nghiệp muốn thực hiện các buổi face-to-face, bạn sẽ cần có sự hỗ trợ từ các chiến lược học tập với hệ thống LMS thông qua việc kết hợp các hoạt động đào tạo trực tuyến và ngoại tuyến. Tất cả sẽ được theo dõi thông qua một hệ thống chung. 

Thể hiện tác động đào tạo

Một trong những lợi ích lớn nhất của hệ thống quản lý học tập LMS đó là những dữ liệu đào tạo “vô giá” mà doanh nghiệp có thể nhận được. Cụ thể bạn sẽ có quyền truy cập vào các báo cáo như tỷ lệ hoàn thành bài kiểm tra, lịch sử đào tạo, tiến độ khóa học,… Đây là những thống kê cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về công tác đào tạo của doanh nghiệp cũng như giúp cho người xem biết được việc đào tạo đang tác động như thế nào đến lợi tức đầu tư của doanh nghiệp.

ROI của đào tạo

Hệ thống quản lý học tập LMS có thể cho doanh nghiệp biết được nhiều thông tin hữu ích hơn thay vì chỉ xoay quanh tiến độ của người học hoặc tỷ lệ tương tác của học viên. Doanh nghiệp có thể sử dụng những thông tin này để xác định được lợi tức của các khoản đầu tư (ROI) cho các chương trình đào tạo của công ty.

Có rất nhiều công thức để tính lợi tức đầu tư mà doanh nghiệp có thể tìm thấy thông qua công cụ tìm kiếm của Google, từ các mẹo tính nhanh đến các phương trình toán học phức tạp. Tuy nhiên, cách tốt nhất vẫn là giữ cho nó đơn giản nhất có thể. Hãy bắt đầu bằng cách thảo luận về các mục tiêu đào tạo với lãnh đạo công ty. Có thể Customer Success team muốn NPS được cải thiện hoặc Sales team cần tỷ lệ giữ chân khách hàng cao hơn. Do đó để đạt được các mục tiêu đã đặt ra, doanh nghiệp sẽ cần phải xác định các chương trình đào tạo cần thiết và phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. 

Tiếp theo, hãy ưu tiên những gì cần đo lường, chẳng hạn như tỷ lệ giữ chân người dùng hoặc sự hứng thú của khách hàng đối với các bản nâng cấp sản phẩm. Sau đó tìm dữ liệu phù hợp và áp dụng công thức ROI để biết chính xác các chỉ số cần tìm, vị trí của chúng và cách để tính chỉ số ROI đào tạo của bạn.

Sử dụng lại các tài liệu đào tạo hiện có

Việc tải lên các tài liệu đào tạo sẵn có sẽ giúp cho doanh nghiệp rút ngắn công đoạn chuẩn bị. Bạn có thể sử dụng các tệp như PowerPoint hoặc PDF sau đó tải lên hoặc nhúng video. Điều này sẽ giúp cho các khóa học được xây dựng nhanh chóng và không mất thêm phí. Quá trình này cũng không yêu cầu người thực hiện phải có bất kỳ chuyên môn kỹ thuật nào.

Nhiều lựa chọn phương pháp đào tạo hơn

Với hệ thống quản lý học tập LMS, doanh nghiệp có thể lựa chọn nhiều phương pháp đào tạo khác nhau cho chương trình đào tạo của mình và sử dụng phương pháp thích hợp nhất cho từng tình huống hoặc chủ đề cụ thể. Các phương pháp này có thể được áp dụng cho nhiều kiểu phương tiện, bài đánh giá hoặc thậm chí doanh nghiệp có thể kết hợp chúng với các buổi hội thảo trên web trực tiếp và nội dung theo yêu cầu để phù hợp với nhu cầu của công ty.

Quản lý đào tạo hiệu quả

Một trong những điểm khó khăn đối với nhiều doanh nghiệp hiện nay đó là làm thế nào để quản lý công tác đào tạo một cách hiệu quả nhất. Từ việc thông báo cho người học về quy trình đăng ký, đến theo dõi việc hoàn thành – có quá nhiều thứ phải quản lý, đặc biệt việc này sẽ càng khó khăn hơn nếu nhóm chịu trách nhiệm quản lý chương trình đào tạo có quy mô nhỏ. Với hệ thống quản lý học tập LMS, mọi thứ sẽ trở nên dễ dàng khi tất cả công việc sẽ được thực hiện theo cơ chế tự động hóa. Doanh nghiệp có thể tự động thêm người học hoặc phân chia học viên vào các khóa học thích hợp, triển khai các kỳ thi, cấp chứng chỉ và truy cập vào các báo cáo. Điều này cũng giúp cho người dùng có được nhiều thời gian để hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng hơn.

Đào tạo tập trung

Thông qua hệ thống quản lý học tập LMS, toàn bộ nội dung khóa học, dữ liệu và tài liệu đào tạo của doanh nghiệp sẽ được tập trung ở một nơi. Nhờ đó các học viên có thể dễ dàng tiếp cận các khóa học trong khi doanh nghiệp cũng có thể cung cấp một cách nhất quán và hiệu quả các chương trình đào tạo cho nhân viên của mình.

Theo dõi tiến độ học tập của người học

Làm thế nào để doanh nghiệp biết được liệu các nhân viên có đang tham gia vào khóa đào tạo của công ty hay không? Rất đơn giản, doanh nghiệp chỉ cần theo dõi báo cáo tiến độ học tập của học viên thông qua các khóa học của bạn. Loại báo cáo này sẽ hiển thị cho bạn biết người dùng đã đăng ký những khóa học cụ thể nào. Ngoài ra, bạn còn có thể xem thông tin hồ sơ của học viên để biết khi nào họ bắt đầu khóa học, thời gian hoàn thành cũng như điểm số của họ.

Chứng nhận

Các chứng nhận có vai trò nhằm đảm bảo rằng học viên của bạn đang được tiếp cận với các kỹ năng và kiến ​​thức phù hợp với họ. Nhiều LMS cung cấp cho các doanh nghiệp tùy chọn để tạo báo cáo dựa trên chứng nhận. Một số tùy chọn sẽ cho bạn biết tất cả các chứng chỉ mà một học viên đang nắm giữ, trong khi các báo cáo khóa học chỉ tạo ra danh sách những người dùng đã đạt được chứng nhận trong một khóa học cụ thể. Ngoài ra, ở một số loại hình đào tạo cụ thể yêu cầu phải thực hiện cấp chứng nhận lại cho học viên của mình. 

Ví dụ, một số khóa đào tạo bắt buộc cần được thực hiện hàng năm và mỗi năm doanh nghiệp đều phải cấp chứng nhân lại cho nhân viên. Tuy nhiên hiện nay hầu hết các hệ thống quản lý học tập LMS đều cho phép doanh nghiệp tự động đăng ký danh sách người dùng để được cấp chứng nhận lại. Vì thế việc của bạn chỉ là đặt lịch và ngồi chờ thôi.

>>> Chứng chỉ đào tạo – tiêu chí đánh giá nhân viên khách quan, minh bạch

Triển khai LMS

Để triển khai thành công hệ thống đào tạo trực tuyến LMS, trước hết doanh nghiệp cần phải có một kế hoạch tốt, nguồn nhân lực đầy đủ và ý tưởng rõ ràng về tác động của hệ thống quản lý học tập LMS đối với công ty của bạn. Đây là tất cả những gì bạn cần biết về triển khai LMS.

Các kiểu triển khai LMS

Doanh nghiệp có thể chọn triển khai nhiều loại LMS, tùy thuộc vào nhu cầu của mình. Có hai loại LMS phổ biến hiện nay đó là điện toán đám mây và tự lưu trữ.

Điện toán đám mây

Giải pháp này không yêu cầu doanh nghiệp phải cài đặt phần cứng hoặc phần mềm cụ thể để truy cập và sử dụng nó. Học viên chỉ cần đăng nhập vào cổng thông tin web là đã có thể truy cập vào các tính năng và khóa học. Đây là loại tùy chọn LMS phổ biến vì nó dễ thực hiện, chi phí bảo trì thấp, an toàn và có thể định cấu hình.

Tự lưu trữ

Loại tùy chọn LMS này được cài đặt cục bộ trên máy chủ của công ty. Một số LMS tự lưu trữ có thể có nhiều tùy chọn tùy chỉnh hơn, nhưng bộ phận CNTT của công ty bạn sẽ cần phải cài đặt các bản cập nhật và duy trì LMS.

Mất bao lâu để triển khai một LMS?

Tùy thuộc vào mức độ phức tạp của việc tích hợp cũng như khả năng của nhà cung cấp mà thời gian triển khai LMS sẽ khác nhau. Bên cạnh đó việc hệ thống quản lý học tập LMS có được ra mắt nhanh chóng hay không cũng phụ thuộc vào quy trình nội bộ của công ty. Khi so sánh và lựa chọn giữa các nhà cung cấp LMS khác nhau, doanh nghiệp nên đặt ra các mốc thời gian cụ thể. Nó sẽ giúp tạo ra một kỳ vọng rõ ràng về mức độ chuẩn bị cũng như khả năng đáp ứng đúng thời hạn của các nhà cung cấp.

Cách triển khai LMS

Các nhà cung cấp hệ thống quản lý học tập LMS nên có một nhóm chuyên dụng để giúp doanh nghiệp triển khai hệ thống dễ dàng hơn. Sau khi đã hoàn thành các mục tiêu và kế hoạch đề ra ban đầu, doanh nghiệp có thể bắt đầu xây dựng các khóa học và thêm người dùng. 

Bước tiếp theo là chọn một số ít học viên để kiểm tra LMS và các khóa học của bạn. Việc giới thiệu, quảng bá hệ thống học tập mới trước khi chính thức đi vào hoạt động cũng là điều cần thiết. Yêu cầu người đại diện Customer Success team xem xét mọi thứ trước khi khởi chạy hệ thống để đảm bảo mọi thứ được diễn ra đúng như mong đợi.

Tối ưu LMS cho nhu cầu sử dụng

Với hàng trăm hệ thống quản lý học tập để lựa chọn, rất khó để xác định được đâu là giải pháp tốt nhất cho nhu cầu của doanh nghiệp bạn. Để chọn được loại LMS phù hợp, doanh nghiệp nên tập trung vào một số lĩnh vực trọng tâm để từ đó thu hẹp được phạm vi lựa chọn.

MGE – giải pháp đào tạo trực tuyến cho doanh nghiệp

Trong trường hợp, doanh nghiệp vẫn chưa biết bắt đầu triển khai hệ thống training online như thế nào, MGE chính là giải pháp đào tạo trực tuyến phù hợp. MGE sở hữu đầy đủ các tính năng giúp doanh nghiệp xây dựng lộ trình học tập khoa học, bài bản cho từng phòng ban. Với MGE, doanh nghiệp có thể:

• Xây dựng khóa học cho từng phòng ban với độ phức tạo cao
• Trao quyền chủ động học tập cho nhân viên, nhưng vẫn dễ dàng đánh giá tiến độ củng cố kiến thức
• Đánh giá khả năng tiếp thu kiến thức của nhân viên nhanh chóng với tính năng kiểm tra trực tuyến với 8 dạng câu hỏi
• Tích hợp blog chuẩn SEO – nơi nhân viên chia sẻ các kinh nghiệm hay trong quá trình học tập hoặc case study từ các dự án và giúp doanh nghiệp truyền thông thương hiệu.
• Nhắc nhở nhân viên rèn luyện kỹ năng nhờ các thông báo đẩy được tích hợp sẵn trong hệ thống
• Triển khai ngay hệ thống trong vòng 1 tuần, dễ dàng chỉnh sửa giao diện theo định vị thương hiệu
• Đảm bảo an toàn mọi dữ liệu giảng dạy nội bộ nhờ công nghệ bảo mật tiên tiến
• Triển khai nhiều hình thức đào tạo trên 1 hệ thống duy nhất

Hệ thống quản lý học tập LMS của MGE giúp doanh nghiệp số hóa các tài liệu giảng dạy nội, đưa việc đào tạo nhân viên trở thành một quy trình chuẩn mực và chuyên nghiệp. Nếu doanh nghiệp đang có nhu cầu đào tạo nội bộ hoặc gặp phải bất kỳ vấn đề khó khăn nào trong việc triển khai hệ thống đào tạo trực tuyến LMS, hãy liên hệ ngay với MGE để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất nhé.