Hiệu suất làm việc là yếu tố quan trọng trong môi trường công việc và giữ vai trò trong sự thành công cá nhân hay tổ chức. Hiện nay, để nâng cao hiệu suất, các doanh nghiệp đã áp dụng mô hình SMART trong việc quản lý và xác định mục tiêu công việc. Hãy cùng tìm hiểu 9 yếu tố và cách ứng dụng mô hình SMART để nâng cao hiệu suất làm việc qua bài viết sau đây.
Hiệu suất làm việc là gì?
Hiệu suất làm việc là mức độ hiệu quả và năng suất mà một cá nhân, một nhóm hoặc một tổ chức đạt được trong quá trình thực hiện công việc. Nó được đo lường trong một bối cảnh và thời gian nhất định như một nhiệm vụ hoặc dự án. Hiệu suất làm việc thường được đánh giá dựa trên các tiêu chí:
- Đạt được kết quả: Một yếu tố quan trọng trong đánh giá hiệu suất là khả năng của cá nhân hoặc tổ chức để đạt được kết quả mong muốn. Điều này bao gồm hoàn thành các nhiệm vụ, dự án hoặc mục tiêu đề ra, và đạt được các chỉ tiêu và tiêu chí đã được xác định.
- Chất lượng công việc: Hiệu suất cũng được đánh giá dựa trên chất lượng của công việc được thực hiện. Điều này bao gồm việc đạt được chuẩn mực chất lượng, đáp ứng nhu cầu khách hàng hoặc người tiêu dùng, và tuân thủ các quy trình, quy định và tiêu chuẩn liên quan.
- Sáng tạo và cải tiến: Sự sáng tạo và khả năng cải tiến trong công việc cũng là một yếu tố đánh giá hiệu suất. Điều này bao gồm việc đề xuất ý tưởng mới, tìm kiếm giải pháp sáng tạo và tham gia vào quá trình cải tiến và phát triển.
- Quản lý thời gian: Khả năng quản lý thời gian hiệu quả cũng đóng vai trò quan trọng trong đánh giá hiệu suất. Điều này bao gồm khả năng ưu tiên công việc, lập lịch làm việc, hoàn thành công việc theo hạn chót và sử dụng thời gian một cách hiệu quả.
- Tương tác và cộng tác: Hiệu suất cũng có thể được đánh giá dựa trên khả năng tương tác và cộng tác trong môi trường làm việc. Điều này bao gồm khả năng làm việc nhóm, giao tiếp hiệu quả, hỗ trợ đồng đội và tạo môi trường làm việc tích cực.
- Hiệu quả sử dụng nguồn lực: Đánh giá hiệu suất cũng liên quan đến khả năng sử dụng tài nguyên như thời gian, nguồn lực và công cụ một cách hiệu quả. Điều này bao gồm việc tận dụng nguồn lực có sẵn, tránh lãng phí và tối ưu hóa sự sử dụng nguồn lực.
Hiệu suất làm việc là gì?
Mô hình thiết lập mục tiêu SMART giúp nâng cao hiệu suất làm việc
Để nâng cao hiệu suất làm việc, hiện nay, các cá nhân hoặc tổ chức thường xác định trước mục tiêu của công việc hay dự án. Một trong những phương pháp được áp dụng nhiều nhất đó là mô hình SMART. Mô hình SMART là một phương pháp đặt mục tiêu thông minh và hiệu quả. “SMART” là viết tắt của năm từ tiếng Anh: Specific, Measurable, Achievable, Relevant và Time-bound. Trong đó, mỗi chữ cái có ý nghĩa cụ thể như sau:
- Specific (Tính cụ thể): Mục tiêu nên được xác định rõ ràng và cụ thể. Thay vì đặt mục tiêu mơ hồ, hãy định rõ những gì bạn muốn đạt được, bằng cách trả lời các câu hỏi: “Ai?”, “Làm gì?”, “Khi nào?”, “Ở đâu?”.
- Measurable (Tính khả thi): Mục tiêu có tính khả thi thường được đo lường bằng con số cụ thể. Điều này giúp bạn xác định được những đầu việc cần làm và hỗ trợ bạn đánh giá hiệu suất của bản thân một cách rõ ràng hơn.
- Achievable (Có thể đạt được): Mục tiêu nên khả thi và có thể đạt được trong khả năng của bạn. Hãy đánh giá những yếu tố như nguồn tài nguyên, kỹ năng và thời gian mà bạn có để đảm bảo rằng mục tiêu khả thi.
- Relevant (Tính liên quan): Mục tiêu nên liên quan hoặc dựa trên mục tiêu chung của công việc. Khi đặt những mục tiêu nhỏ cho bản thân, bạn cần cân nhắc xem điều đó có đang đóng góp cho sự phát triển của dự án hoặc công ty hay không.
- Time-bound (Thời hạn đạt được mục tiêu): Mục tiêu nên được đặt một thời hạn cụ thể để tạo ra sự cam kết và áp lực thực hiện. Thời hạn giúp bạn tập trung và tổ chức công việc một cách hiệu quả.
Ví dụ: Tôi sẽ hoàn thành bài báo cáo về dự án ABC trong vòng 2 tuần (thời hạn) bằng cách nghiên cứu tài liệu, phân tích dữ liệu và viết báo cáo (cụ thể, đo lường được, khả thi, liên quan)
Mô hình SMART
9 yếu tố cần cải thiện giúp nâng cao hiệu suất làm việc
Cải thiện kỹ năng giao tiếp
Giao tiếp hiệu quả là điều cần thiết để thành công ở bất kỳ nơi làm việc nào. Nhân viên có kỹ năng giao tiếp tốt có thể trình bày rõ ràng ý tưởng của mình, biết đặt câu hỏi để hiểu rõ nhu cầu công việc, xây dựng mối quan hệ với đồng nghiệp và giải quyết xung đột một cách hiệu quả,… Cải thiện kỹ năng giao tiếp không chỉ giúp tạo ra một môi trường làm việc thoải mái, mà còn tạo điều kiện cho sự hiểu biết, hợp tác và tương tác tốt hơn trong công việc. Điều này có thể dẫn đến việc tăng cường hiệu suất và đạt được kết quả tốt hơn.
- Ví dụ cách đặt mục tiêu với mô hình SMART:
Tôi muốn cải thiện khả năng trình bày thông tin một cách rõ ràng và tự tin (tính cụ thể) trong buổi thuyết trình công việc.
Cải thiện kỹ năng giải quyết vấn đề
Kỹ năng giải quyết vấn đề rất quan trọng để xác định và giải quyết các yêu cầu trong công việc. Người có kỹ năng giải quyết vấn đề tốt có thể phân tích “đề bài” một cách hiệu quả, tạo ra các giải pháp sáng tạo để nâng cao hiệu suất.
- Ví dụ: Tôi sẽ hoàn thành 2 task được giao trong vòng 3 ngày.
Cải thiện kỹ năng giao tiếp giúp nâng cao năng suất làm việc
Cải thiện năng suất và hiệu quả
Hiệu suất công việc được đánh giá qua chất lượng của kết quả, vì vâỵ việc cải thiện năng suất và hiệu là điều cần thiết. Người có năng suất và hiệu quả công việc tốt sẽ đảm bảo được cả khối lượng và chất lượng công việc, hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao và không làm ảnh hưởng tiêu cực đến tiến độ công việc chung của công ty.
- Ví dụ: Tôi sẽ hoàn thành tất cả các nhiệm vụ được giao trong tuần này đúng thời hạn bằng cách làm nó mỗi ngày.
Cải thiện các kỹ năng kỹ thuật số
Bước vào giai đoạn chuyển đổi số, mọi người cần học cách phối hợp các kỹ thuật công nghệ vào quá trình giải quyết công việc sẽ giúp gia tăng hiệu suất. Các ứng dụng, phần mềm ra đời đã hỗ trợ việc tự động hóa quy trình công việc, chia sẻ nguồn thông tin, quản lý thời gian, tìm kiếm nguồn tài liệu số,…
- Ví dụ: Tôi sẽ đạt được số điểm từ 80% trở lên trong bài kiểm tra chứng chỉ về kỹ năng kỹ thuật liên quan trong vòng sáu tháng tới.
Cải thiện kỹ năng chăm sóc khách hàng
Kỹ năng này giúp cá nhân hay tổ chức xây dựng mối quan hệ tích cực với khách hàng và đảm bảo sự hài lòng của họ. Người có kỹ năng chăm sóc khách hàng tốt có thể giao tiếp hiệu quả với khách hàng, giải quyết các vấn đề của khách hàng kịp thời từ đó giúp nâng cao hiệu suất của công việc.
- Ví dụ: Từ tuần sau, tôi sẽ đi học một lớp tâm lý trong vòng 1 tháng để có thể hiểu được khách hàng hơn.
Cải thiện kỹ năng lãnh đạo
Đối với cách cấp quản lý, cải thiện kỹ năng lãnh đạo là vô cùng cần thiết bởi chính họ sẽ là những dẫn dắt, truyền cảm hứng và thúc đẩy công việc diễn ra suôn sẻ hơn. Cần trau dồi các yếu tố nhỏ trong kỹ năng lãnh đạo như cách phân chia vai trò, quản lý tiến độ công việc, học cách lắng nghe,…
- Ví dụ: Tôi sẽ hướng dẫn các bạn thực tập sinh hoàn thành công việc đúng thời hạn.
>> Xem thêm: 15 cách giúp thúc đẩy tinh thần làm việc cho nhân viên
Cải thiện tính chuyên cần
Việc đi làm đều đặn và đúng giờ rất quan trọng để duy trì năng suất và thể hiện sự cam kết với doanh nghiệp. Những người biết xây dựng tính chuyên cần sẽ đáng tin cậy hơn, tập trung tốt hơn và ít có khả năng bỏ lỡ những nhiệm vụ quan trọng.
- Ví dụ: Tôi sẽ đi làm đầy đủ các ngày trong vòng 3 tháng cuối năm.
Quản lý tiến độ công việc
Tiến độ công việc là một trong những tiêu chí để đánh giá hiệu suất làm việc. Mọi người nên quản lý thời gian hiệu quả, đặt ra thời hạn phân chia các nhiệm vụ vào các khoảng thời gian cố định để hoàn thành công việc với hiệu suất cao.
- Ví dụ: Tôi muốn giảm thời gian hoàn thành dự án XYZ từ 6 tháng xuống còn 4 tháng.
Nâng cao hiệu suất làm việc qua cách cải thiện kỹ năng lập ngân sách và quản lý chi phí
Ngân sách giữ vai trong quan trọng trong mỗi dự án. Để quá trình làm việc diễn ra suôn sẻ, cần biết cách lập ngân sách hiệu quả để quản lý nguồn tài chính, kiểm soát chi phí và đạt được các mục tiêu tài chính. Người có kỹ năng lập ngân sách tốt có thể theo dõi chi phí, xác định các cơ hội tiết kiệm và đưa ra quyết định tài chính sáng suốt.
- Ví dụ: Tôi sẽ phát triển và triển khai hệ thống theo dõi ngân sách cho tất cả các chi phí của bộ phận trong vòng sáu tháng tới.
Hiện nay, để nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, nhiều doanh nghiệp đã sử dụng phương pháp training trực tuyến thông qua các lớp học online của hệ thống MGE. MGE hỗ trợ các doanh nghiệp thiết kế chương trình đào tạo, xây dựng bài học có độ phức tạp cao gồm nhiều bài giảng nhỏ kết hợp các bài kiểm tra năng lực. Hình thức này giúp dễ dàng kiểm soát chất lượng nguồn nhân lực với sự hỗ trợ của công nghệ đồng thời tối ưu hoá chi phí của công ty.
Kết
Hiệu suất làm việc có tác động lớn đến sự phát triển và thành công của doanh nghiệp. Để nâng cao hiệu suất làm việc, quý doanh nghiệp cũng như các cá nhân cần cải thiện những yếu tố có liên quan trực tiếp bằng cách đặt ra mục tiêu rõ ràng thông qua mô hình SMART. Đặc biệt, nếu đang quan tâm đến việc đào tạo nguồn lực thông qua các nền tảng trực tuyến, MGE chính là sự lựa chọn tối ưu cho các doanh nghiệp. Để tìm hiểu thêm các thông tin về dịch vụ, hãy liên hệ ngay với MGE để được hỗ trợ.
