Hệ thống quản lý học tập giờ đây là công cụ hỗ trợ tuyệt vời khi đảm bảo được mức chi phí thấp, thời gian được tiết kiệm và đồng thời tự động hóa vài thao tác từ con người trong việc nâng cao chuyên môn nhân viên. Tuy nhiên, sự xuất hiện một vài tình huống như khi hệ thống LMS liên tục gặp lỗi, bảo trì phức tạp sẽ là những rào cản cho quy trình hoạt động tổng thể. Đây là vấn đề rất đáng quan tâm và nên được cảnh báo sớm cho các nhà quản trị doanh nghiệp khi tìm đến công nghệ này. Nắm bắt được những yêu cầu đó, bài viết sau sẽ cung cấp một vài tiêu chuẩn đánh giá sơ bộ nhằm giúp doanh nghiệp có cho mình một hệ thống đào tạo chất lượng nhất.
Thế nào là một hệ thống LMS chất lượng?
Một hệ thống được đánh giá là chất lượng khi cung cấp cho người dùng sự linh hoạt, thao tác dễ dàng, sử dụng đơn giản mà không cần sự hướng dẫn chi tiết quá nhiều. Những khả năng này không chỉ mang lại lợi ích cho riêng người sử dụng mà còn cho cả người quản lý. Việc có một hệ thống quá phức tạp sẽ làm phát sinh nhiều chi phí liên quan như chi phí thành lập đội ngũ bảo trì, chi phí cơ sở vật chất, chi phí xây dựng kho lưu trữ,…làm tăng gánh nặng dòng tiền trong hoạt động kinh doanh. Do đó, việc tối giản hóa sẽ giúp cho doanh nghiệp kiểm soát nguồn lực đáng kể, phả bỏ đi tính chất rườm rà hay cồng kềnh trong quy trình đào tạo nhân sự
Hệ thống đào tạo không đủ chất lượng sẽ làm phát sinh thêm chi phí bảo trì trong tương lai
Ngoài ra, đi kèm với sự đơn giản thì hệ thống cũng phải đảm bảo được độ bảo mật của mình khi hạn chế tối đa khả năng xâm nhập từ các bên thứ ba. Thời đại công nghệ càng phát triển thì việc tiếp cận trái phép dần trở nên dễ dàng hơn nếu chúng ta mất cảnh giác. Chưa kể, hệ thống quản lý học tập doanh nghiệp có thể chứa những thông tin nhân viên, bí mật doanh nghiệp mà nếu để xảy ra tình trạng rò rỉ thì hậu quả sẽ khó khắc phục. Khả năng cao những tình huống trên diễn ra là có, nếu như lớp tường lửa hoặc các lớp bảo mật chưa được hoàn thiện và sẽ gây tổn hại đến lợi ích người dùng nói riêng và uy tín doanh nghiệp nói chung.
Xem tiếp >>> Vấn đề bảo mật đối với việc đào tạo nội bộ doanh nghiệp
Các yếu tố đánh giá một LMS chất lượng khi vận hành
Giao diện thân thiện với người dùng
Màu sắc của hệ thống LMS có tác động đến tâm lý người dùng khi bước đầu tiếp xúc
Yếu tố đầu tiên buộc phải kể đến đó là giao diện hiển thị của hệ thống phải tạo được hiệu ứng tích cực và ấn tượng tốt cho người dùng với điểm chạm đầu tiên. Khi tiếp xúc với hệ thống, hình ảnh thiết kế, bố cục, màu sắc là những thành phần sẽ được chú ý trước cả khi người dùng tìm hiểu các nội dung bên trong. Việc những thành tố này trở nên quan trọng vì chúng có tác động mạnh đến tâm lý hay trạng thái của người xem.
Ví dụ theo thông tin từ tâm lý học màu sắc, các gam màu ấm như đỏ, vàng hoặc cam sẽ tạo cảm giác năng động, vui tươi và phấn khởi và các gam màu lạnh như xanh dương, tím lại đem đến sự tập tập trung, bình tĩnh và thư giãn đến người xem. Với những doanh nghiệp khi thiết kế có mình một giao diện quản lý học tập thì họ cần chọn những gam màu lạnh vì người học sẽ phải dành khá nhiều thời gian trước màn hình để nghiên cứu và lắng nghe nên họ cần tránh sao nhãng nhiều nhất có thể. Đồng thời hạn chế các màu sáng có thể gây mệt mỏi hoặc khó chịu trong khoảng thời gian dài. Một lời khuyên khác dành cho doanh nghiệp đó là có thể sử dụng màu sắc trong hình ảnh thương hiệu để áp dụng vào trong hệ thống nhằm tạo sự thân thuộc trong tâm trí.
Màu sắc chỉ là một khía cạnh dùng để đánh giá, vẫn còn đó các thành phần khác trong thiết kế như những khối nội dung bị chồng chéo, sắp xếp thanh menu không hợp lý, hoặc khó tìm kiếm mục nội dung mong muốn vẫn sẽ gây khó khăn trong quá trình sử dụng. Doanh nghiệp khi tìm đến giải pháp tự phát triển hệ thống thì nên dành mức đầu tư đáng kể trong việc thiết kế giao diện phù hợp.
Đọc thêm >>> 7 cách đánh giá giao diện người dùng khi demo hệ thống LMS
Chức năng tích hợp trong đăng tải và biên soạn tài liệu học tập
Việc tích hợp những chức năng như đồng bộ dữ liệu trên nền tảng Web và Mobile, kéo thả dữ liệu từ offline sang online hoặc điều chỉnh thông tin trong cùng một trang hiển thị sẽ giúp tiết kiệm khá nhiều thời gian cho người biên soạn tài liệu học tập. Càng đơn giản hóa các quy trình này thì hiệu suất sử dụng hệ thống sẽ tăng lên và khiến người dùng sẽ cảm thấy thuận tiện nhất có thể.
Khả năng tương tác của hệ thống với đa dạng ứng dụng bên ngoài nền tảng thể hiện mức độ thân thiện, tương tích tốt và không gây quá nhiều sự cản trở khi sử dụng. Đây là những lời nhận xét đế nói lên một hệ thống LMS chất lượng và việc phổ biến rộng rãi công cụ này trên thị trường trở nên dễ dàng hơn vì rằng khách hàng ưa thích linh động kết hợp hơn là việc bị gò bó trong phạm vi hệ thống.
Tích hợp các chức năng đồng bộ, kéo thả và điều chỉnh thông tin trên hệ thống LMS sẽ giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian
Thông tin được lưu trữ, sắp xếp và phân loại theo các thư mục rõ ràng
Một hệ thống quản lý học tập được xem là chất lượng khi những thông tin về khóa học, tiến độ hoàn thành, các đánh giá được lưu trữ theo thời gian và dễ dàng tìm lại. Điều này là hết sức cần thiết cho những nhân viên khi có nhu cầu tìm lại những kiến thức và xem lại các đánh giá điểm mạnh hoặc điểm yếu thông qua những bài kiểm tra nhằm cải thiện thêm kỹ năng, chuyên môn mới cho chính mình. Các thông tin nên được phân chia theo thời gian bắt đầu khóa học và theo lĩnh vực đào tạo với chuyên môn của người nhân viên đó.
Ví dụ, khi một nhân viên bán hàng tham gia lớp học Digital Marketing trên hệ thống trong thời gian 2 năm trước và người nhân viên đó có nhu cầu tìm lại lượng kiến thức cũ. Anh hoặc chị ta có thể tìm kiếm trong mục lĩnh vực đào tạo “Thương mại điện tử” và xem các khóa học đã hoàn thành và tìm các đáng giá, nhận xét từ bài kiểm tra kết thúc.
Việc luôn duy trì thông tin và quản lý tốt có thể chỉ mang tính chất bổ sung thêm nhưng tác dụng lại có thể lớn hơn rất nhiều vì rằng người dùng sẽ có lòng tin hơn với hệ thống. Có thể chắc chắn rằng, nếu như hệ thống đào tạo trực tuyến không lưu trữ hoặc truy xuất lại được những thành quả mà nhân viên đã đạt được thì sẽ gây ra sự khó chịu hay bất mãn nhất định với công cụ này.
Tối ưu đăng nhập và cấp lại thông tin thuận tiện
Đối với người dùng Internet ngày thì việc có nhiều tài khoản ứng dụng trực tuyến là hết sức bình thường và tài khoản đăng nhập vào hệ thống LMS cũng làm một trong số đó. Có lẽ, ai cũng từng trải qua tình huống như quên mật khẩu đăng ký, hay tên người dùng để vào được trang chủ và sử dụng. Tuy vậy, chúng ta cũng không cần phải quá lo lắng vì chức năng “Quên mật khẩu” đã được tích hợp nhằm giải quyết vấn đề trên. Nhưng dù đã có chức năng đấy, việc thủ tục để cấp lại thông tin có dễ dàng và thuận tiện không là một vấn đề khác.
Quy trinh xác minh nhiều bước sẽ gây khó khăn cho người dùng khi quên mật khẩu
Đối với một vài doanh nghiệp thì họ đã lo lắng thái quá khi đã thêm nhiều thao tác xác minh không cần thiết như thông tin cá nhân, thông tin về doanh nghiệp trong quy trình cấp lại mật khẩu. Điều này sẽ tạo cảm giác phiền phức và mất thời gian cho nhân viên để phải xem lại các thông tin cần điền. Do vậy, điều cần thiết mà doanh nghiệp nên làm đó là giảm tải đi các công đoạn dư thừa và cung cấp sự hỗ trợ 24/7 trực tuyến trên hệ thống để nhân viên có thể dễ dàng tiếp cận và xử lý.
Thời gian tải trang nhanh chóng và tần số hiển thị ổn định
Cuối cùng, một yếu tố không thể không kể là mức độ tải trang ổn định từ hình ảnh đến nội dung của hệ thống phải được tối ưu. Tiêu chí này thể hiện qua hoạt động người dùng lướt và truy cập nhiều sẽ không bị hiện tượng giật, lag và treo máy. Trong những giai đoạn cao điểm hoặc số lượng nhân viên đào tạo nhiều thì lúc này chất lượng hệ thống phải đảm bảo tốc độ truyền tải trang phải như nhau hoặc độ trễ ở mức độ cho phép. Người dùng có xu hướng rời đi khi việc tải trang kéo dài hơn 5s và gây tiêu cực trong trải nghiệm sử dụng. Sự cố có thể không hoàn toàn nằm ở hệ thống mà có thể từ tốc độ Internet, cấu hình máy, tuy nhiên, với việc doanh nghiệp cung cấp nội dung cho việc vận hành thì nên chú ý chọn lọc những nội dung đã được tối ưu dung lượng dữ liệu.
Các sự cố treo trang web hoặc giật lag làm ảnh hưởng rất lớn đến trải nghiệm người dùng
Tổng kết
Thông qua nội dung bài viết, có 5 tiêu chí trải dài từ vấn đề hệ thống, thiết kế và vận hành mà doanh nghiệp cần phải quan tâm khi mong muốn cho mình một hệ thống quản lý đào tạo chất lượng. Còn đối với những tổ chức kinh doanh đã có sẵn cho mình một hệ thống LMS nhưng vẫn chưa đạt được hiệu quả sử dụng thì có thể dựa vào thông tin tham khảo trên để có được những bước tiến trong hoạt động nâng cấp của mình. Hy vọng các doanh nghiệp vận dụng tốt nền tảng công nghệ này trong việc đẩy mạnh tốc độ chuyển độ số của mình.
Xem thêm >>> Giải pháp đào tạo nội bộ doanh nghiệp
Giới thiệu hệ thống MGE cho doanh nghiệp
