Việc quản lý nguồn nhân lực làm việc từ xa luôn là mối bận tâm lớn của các doanh nghiệp áp dụng mô hình làm việc remote. Bài viết dưới đây sẽ nêu ra các thách thức của doanh nghiệp khi quản lý nhân viên từ xa, kèm theo đó là những tuyệt chiêu giúp tổ chức giải quyết những vấn đề này.
Quản lý nguồn nhân lực là gì?
Quản lý nguồn nhân lực là hoạt động then chốt trong một tổ chức
Quản lý nguồn nhân lực là hoạt động xây dựng chiến lược để quản lý hiệu quả nhân viên trong một tổ chức để giúp doanh nghiệp đó phát triển hơn có được lợi thế cạnh tranh. Nó được thiết kế để tối đa hóa hiệu suất và sự hài lòng của nhân viên nhằm phục vụ các mục tiêu kinh doanh của chủ doanh nghiệp.
Quản lý nhân sự bao gồm các chức năng quản lý như lập kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo và kiểm soát. Nó liên quan đến việc tuyển dụng, đào tạo phát triển, đảm bảo lợi ích nhân viên và duy trì nguồn nhân lực. Ngoài ra, quản lý nhân sự cũng đề cập đến việc xây dựng tinh thần đồng đội và làm việc nhóm.
Thách thức của doanh nghiệp khi quản lý nhân viên từ xa
Thông thường, có 4 thách thức chính mà người quản lý và chủ doanh nghiệp gặp phải khi quản lý nhân sự từ xa:
1. Thời gian sinh hoạt, làm việc trái ngược nhau
Khi tuyển dụng nhân viên từ xa sẽ gặp trường hợp có những nhân viên đến từ nhiều quốc gia trên thế giới, vì thế múi giờ sinh hoạt của họ cũng khác nhau, dẫn đến khó trao đổi thông tin và những việc liên quan. Chẳng hạn như doanh nghiệp bạn ở Việt Nam và nhân viên của bạn ở Đức, điều này sẽ gây cản trở trong việc thiết lập một cuộc họp lý tưởng khi múi giờ hai bên lệch nhau 5 tiếng.
2. Thiếu tương tác trực tiếp
Con người là sinh vật xã hội, vì vậy sự tương tác mặt đối mặt là rất quan trọng đối với những trao đổi hàng ngày của chúng ta. Điều này bao gồm các cuộc gặp gỡ tại nơi làm việc. Giao tiếp mặt đối mặt có thể giúp xây dựng lòng tin thông qua các tín hiệu phi ngôn ngữ như: Giao tiếp bằng ánh mắt, tông giọng, nét mặt.
Các ban quản lý thường dựa vào các cuộc gặp gỡ tại nơi làm việc như một phương tiện để theo dõi năng suất và sự cống hiến. Điều đó cũng dễ dàng hơn để theo dõi tâm trạng nhân viên và chủ động giải quyết những nỗi thất vọng đang gia tăng trong không gian làm việc chung.
Các thành viên làm việc từ xa có thể cảm nhận rõ sự thiếu vắng giao tiếp trực tiếp – có lẽ còn nhiều hơn thế, đặc biệt là vào giai đoạn đại dịch Covid-19 vừa rồi.
>>> Tham khảo: 5 thách thức của quản trị nguồn nhân lực trong kỷ nguyên số
3. Khó khăn trong việc đào tạo nhân viên
Nhân viên sẽ muốn rời đi nếu doanh nghiệp không thực hiện đào tạo nội bộ
Nghiên cứu của MindEdge/ HCRI đã chỉ ra rằng, gần 40% chuyên gia nhân sự cảm thấy việc onboarding và đào tạo ban đầu sẽ gây khó khăn hơn cho họ đối với lực lượng lao động từ xa. Một nhân viên đi làm trực tiếp ở văn phòng sẽ dễ dàng tham gia các khoá đào tạo và tương tác với mọi người tốt hơn so với nhân viên làm việc từ xa.
Tuy nhiên, đừng vì những bất cập trong việc đào tạo nhân viên từ xa mà quyết định không xây dựng chương trình đào tạo cho họ. Nếu doanh nghiệp không triển khai đào tạo nội bộ, nhân viên dần dần sẽ cảm thấy mất phương hướng trong công việc, dẫn đến chán nản, từ đó đưa ra quyết định nghỉ việc.
4. Giảm hiệu suất do xung quanh gây mất tập trung
Giảm năng suất làm việc là một khả năng có thể xảy ra đối với lực lượng lao động từ xa. Trong một môi trường không có sự giám sát hàng ngày, một số thành viên có thể không sử dụng thời gian của họ một cách khôn ngoan, hoặc họ có những mối bận tâm khác ở nhà như gia đình, việc cá nhân, hoặc đôi khi có những thành viên làm việc quá sức và trở nên kiệt sức.
4 tuyệt chiêu giúp tổ chức quản lý nguồn nhân lực từ xa hiệu quả
1. Lựa chọn kênh giao tiếp trực tuyến phù hợp
Nếu muốn giao tiếp hiệu quả với những nhân viên làm việc từ xa, hãy chọn ra một nền tảng liên lạc hữu ích, phù hợp với mục tiêu của tổ chức. Những nền tảng trao đổi phổ biến hiện nay có thể kể đến như: Skype, Slack, Telegram, Viber,… Một doanh nghiệp mà thiếu giao tiếp sẽ tác động tiêu cực đến doanh thu. Bạn nên chú ý đến tần suất trò chuyện giữa các nhân viên với nhau, qua đó biết được nhân viên nào đang gặp vấn đề trong giao tiếp mà giúp họ cải thiện điều này.
Lựa chọn nền tảng giao tiếp online phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp
Ngoài ra, ban quản lý có thể sử dụng các kênh giao tiếp online để tổ chức những hoạt động gắn kết nhân viên. Chẳng hạn như: Nếu công ty bạn có truyền thống chúc mừng sinh nhật cho nhân viên và hát tại văn phòng, hãy đảm bảo làm điều tương tự với các nhân viên ở xa bằng cách tập hợp mọi người lại với nhau để thực hiện một cuộc gọi điện video thông qua các nền tảng họp mặt trực tuyến mà công ty lựa chọn.
2. Đặt ra các tiêu chuẩn năng suất làm việc từ xa rõ ràng
Với nhân viên làm việc từ xa, bạn sẽ không thể quan sát quá trình làm việc của họ, vì thế việc đặt ra các tiêu chuẩn năng suất làm việc là điều nên làm. Bảng tiêu chuẩn này có thể áp dụng không chỉ riêng cho nhân viên từ xa, mà còn cho toàn bộ nhân lực trong công ty. Chẳng hạn như ban quản lý đặt ra quy định: tất cả các email của khách hàng sẽ được trả lời vào cuối ngày hoặc mọi người đều phải báo cáo tiến độ làm việc vào thứ tư hàng tuần…
3. Sắp xếp các cuộc họp theo định kỳ
Cho dù nhân viên của bạn làm việc online một phần hay toàn bộ, điều bạn cần thiết làm là thiết lập các cuộc họp và các hoạt động xây dựng nhóm online để thúc đẩy tinh thần đoàn kết, giúp các nhân viên gắn kết với nhau. Những cuộc họp này tạo điều kiện cho các nhân viên hiểu nhau hơn, xây dựng kết nối và giao tiếp với nhau một cách thường xuyên hơn.
Ngoài ra, các cuộc họp nhóm cho phép những người làm việc từ xa có cơ hội đóng góp ý. Lúc này bạn sẽ có cơ hội hiểu hơn về nguyện vọng cũng như những khó khăn mà nhân viên của bạn đang gặp phải trong quá trình làm việc.
Để thực hiện được điều này, bạn cần thống nhất với các nhân viên của mình về thời gian tham gia buổi họp. Như đã đề cập phía trên, nhiều nhân viên đến từ các quốc gia khác nhau gây tình trạng lệch múi giờ. Hãy cố gắng sắp xếp làm sao cho tất cả mọi người đều thuận tiện tham gia để chất lượng buổi họp đạt kết quả tốt nhất. Ghi chép lại các nội dung đã thống nhất trong cuộc họp cũng là điều quan trọng không kém để những nhân viên không thể tham dự nắm bắt kịp tiến độ công việc.
4. Xây dựng nền tảng đào tạo trực tuyến cho doanh nghiệp
Nếu các khoá đào tạo nội bộ thật khó để thực hiện trực tiếp, doanh nghiệp có thể cân nhắc chuyển hình thức đào tạo sang trực tuyến, vừa tiết kiệm thời gian, chi phí, mà còn vừa thuận tiện cho các nhân viên làm việc từ xa. Với nền tảng đào tạo trực tuyến, bạn có thể triển khai 3 hình thức học, phù hợp với nhu cầu đào tạo nhân sự của doanh nghiệp bạn:
- Đào tạo theo thời gian thực: Đây là hình thức học tập trực tuyến phổ biến nhất hiện nay. Theo đó, các khoá đào tạo online sẽ được tổ chức thông qua các phần mềm thiết lập trên đám mây. Lợi thế vượt trội của hình thức này chính là khả năng tương tác cao và giữa người dạy và người học. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần phải lên lịch trước để mọi người đều sẵn sàng học cùng nhau.
- Tự học từ giáo trình tài liệu: Doanh nghiệp sẽ tạo ra các bài giảng và đăng tải trước trên đó, nhân viên có thể truy cập nội dung đào tạo vào bất cứ nơi nào ở mọi thời điểm, tham gia học và thực hiện các bài kiểm tra dựa trên thời hạn doanh nghiệp đưa ra. Với hình thức này, bạn cần một thư viện tài liệu đào tạo được cập nhật thường xuyên để nhân viên được hưởng lợi.
- Đào tạo kết hợp: Đây là sự kết hợp giữa học tập theo thời gian thực và tự học theo giáo trình. Nó sẽ tiện ích nếu doanh nghiệp đó có các nhu cầu đào tạo phức tạp và cần linh động về cách thức học tập.
Nền tảng MGE giúp xây dựng các khoá học nhanh chóng, hiệu quả
Nền tảng MGE được xây dựng bởi MangoAds cung cấp giải pháp đào tạo nội bộ trực tuyến hiệu quả cho các doanh nghiệp. Nền tảng sở hữu những tính năng ưu việt giúp giải quyết hầu hết mọi vấn đề trong quá trình đào tạo như tiết kiệm chi phí, thời gian, mang đến hiệu quả đào tạo tối ưu nhất. Một số tính năng nổi bật của MGE có thể kể đến như:
- Công nghệ bảo mật 3 lớp cùng server an toàn tuyệt đối.
- Đa dạng mô hình học tập từ livestream đến hệ thống bài giảng bằng video, văn bản, hình ảnh được số hoá.
- Tạo khoá học và bài đánh giá năng lực dễ dàng, đơn giản: Chỉ bằng thao tác kéo thả, doanh nghiệp có thể còn tạo ra các bài giảng và bài kiểm tra phù hợp với lộ trình học tập của từng nhân viên.
- Cung cấp hệ thống được thiết kế với giao diện độc quyền vừa độc đáo vừa dễ nhận diện
- Thân thiện với mọi thiết bị điện tử thông minh.
- Đồng bộ hóa chương trình đào tạo trực tuyến cho toàn thể nhân viên tại nhiều chi nhánh khác nhau.
- Khả năng cá nhân hoá lộ trình học tập, nhân viên chủ động theo dõi tiến độ học tập.
Tổng kết
Quản lý nguồn nhân lực chưa bao giờ là chuyện dễ dàng nhưng luôn là nhiệm vụ quan trọng nhất trong mọi tổ chức, vì nhân sự chính là yếu tố then chốt quyết định sự sống còn của một doanh nghiệp. Bài viết đã nêu ra những thách thức nổi bật khi quản lý nhân viên làm việc từ xa, từ đó đưa ra 4 tuyệt chiêu giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn vừa đề cập. Hy vọng với bài viết này, bạn sẽ tìm ra được hướng giải quyết đúng đắn khi áp dụng mô hình làm việc từ xa cho doanh nghiệp mình.
