Work From Home là gì và vì sao ngày càng nhiều doanh nghiệp áp dụng hình thức này như một chiến lược dài hạn? Làm việc tại nhà mang đến sự linh hoạt nhưng cũng kéo theo không ít thách thức. Khi không còn môi trường văn phòng để hỗ trợ, nhân sự cần chủ động hơn trong cách tổ chức công việc, giao tiếp và quản lý thời gian.
Bài viết dưới đây do MGE thực hiện sẽ giúp bạn nhận diện 6 kỹ năng cốt lõi để làm việc tại nhà hiệu quả và bền vững trong kỷ nguyên số.
1. Work From Home là gì?
Work From Home (viết tắt WFH) là hình thức làm việc trong đó nhân sự không cần có mặt tại văn phòng, mà hoàn thành công việc tại nhà hoặc bất kỳ nơi nào có kết nối Internet.
Dù không làm việc trực tiếp, nhân viên vẫn đảm bảo tiến độ và chất lượng công việc thông qua các công cụ số như phần mềm quản lý, hệ thống trao đổi nội bộ, nền tảng họp trực tuyến và lưu trữ dữ liệu.
Mô hình này ngày càng phổ biến trong môi trường làm việc linh hoạt, nhưng cũng đòi hỏi người lao động phải chủ động, kỷ luật và có khả năng tổ chức công việc độc lập.
2. Đặc điểm nổi bật của WFH
Mô hình khái quát về Work From Home (viết tắt WFH)
Hình thức này mang lại nhiều lợi ích rõ ràng nhưng cũng đòi hỏi sự chủ động cao từ người lao động:
- Tự do về không gian làm việc: Không bị giới hạn bởi văn phòng, nhân sự được chọn nơi làm việc phù hợp với bản thân.
- Thời gian linh hoạt: Có thể điều chỉnh lịch trình phù hợp với cuộc sống cá nhân.
- Yêu cầu tính tự giác cao: Không có giám sát trực tiếp, người lao động cần tự quản lý tiến độ và kỷ luật cá nhân.
Tuy nhiên, nếu thiếu sự chuẩn bị kỹ lưỡng về tư duy làm việc độc lập và kỹ năng cá nhân, WFH rất dễ trở nên thiếu hiệu quả.
3. Các yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất khi WFH
Những yếu tố khiến làm việc từ xa không hiệu quả
Làm việc từ xa mang lại sự linh hoạt nhưng cũng đặt ra nhiều thách thức về hiệu suất. Để duy trì hiệu quả, người lao động cần hiểu rõ các yếu tố có thể tác động đến quá trình làm việc khi không có sự giám sát trực tiếp. Dưới đây là 4 yếu tố chính ảnh hưởng đến năng suất khi WFH:
- Quản lý tiến độ công việc: Thiếu khả năng kiểm soát tiến độ dễ dẫn đến trễ hạn, giảm hiệu suất tổng thể.
- Giao tiếp rõ ràng: Làm việc từ xa đòi hỏi trao đổi mạch lạc để tránh hiểu nhầm, giúp duy trì sự phối hợp trơn tru.
- Thiếu tập trung: Môi trường làm việc tại nhà dễ bị xao nhãng, ảnh hưởng đến độ tập trung và hiệu quả công việc.
- Giao tiếp không hiệu quả: Không kịp thời phản hồi, thiếu kết nối sẽ gây trì trệ, làm giảm sự phối hợp nhóm.
4. 6 kỹ năng cốt lõi để WFH hiệu quả
6 kỹ năng quan trọng để làm việc từ xa hiệu quả
Làm việc từ xa đòi hỏi người lao động tự vận hành công việc trong điều kiện thiếu giám sát và không gian tập trung. Để duy trì hiệu suất, dưới đây là 6 kỹ năng cần thiết để WFH hiệu quả:
4.1. Tự quản lý thời gian
Làm việc từ xa không có lịch trình cố định, vì vậy mỗi cá nhân cần chủ động xây dựng thời gian biểu hợp lý và tuân thủ nghiêm túc.
Để quản lý thời gian hiệu quả, có thể áp dụng các cách sau:
- Lập kế hoạch công việc theo ngày/tuần
- Xác định thời điểm tập trung cao để xử lý việc quan trọng
- Sử dụng công cụ quản lý thời gian như Google Calendar, Pomofocus
- Đánh giá tiến độ mỗi cuối tuần để điều chỉnh lịch trình
4.2. Kỹ năng giao tiếp online
Làm việc từ xa thiếu tương tác trực tiếp khiến trao đổi dễ hiểu sai hoặc thiếu thống nhất. Điều này ảnh hưởng đến tiến độ và làm giảm hiệu quả phối hợp giữa các thành viên.
Người lao động cần soạn email súc tích, ghi chú họp đầy đủ và phản hồi nhanh. Việc tham gia họp đúng vai trò, dùng biểu cảm hợp lý sẽ giúp duy trì sự kết nối trong môi trường số.
4.3. Kỹ năng sử dụng công cụ số
Công nghệ là nền tảng bắt buộc khi Work From Home. Việc sử dụng thành thạo các công cụ số giúp công việc trôi chảy, phối hợp dễ dàng và giảm thiểu gián đoạn.
Một số công cụ nên nắm vững:
- Zoom, Google Meet: Họp trực tuyến nhanh, ổn định.
- Notion, Trello, Asana: Quản lý đầu việc, theo dõi tiến độ.
- Slack, Microsoft Teams: Trao đổi nội bộ, giữ kết nối nhóm.
- Google Drive, Dropbox: Lưu trữ và chia sẻ tài liệu mọi lúc, mọi nơi.
Tận dụng các tính năng nâng cao như phân quyền, gắn deadline, đồng bộ lịch sẽ giúp tối ưu quy trình và nâng cao hiệu quả làm việc.
4.4. Sắp xếp không gian làm việc khoa học
Không gian làm việc là yếu tố then chốt ảnh hưởng đến hiệu quả khi Work From Home. Làm việc giữa nơi ồn ào, bừa bộn dễ khiến bạn mất tập trung và giảm năng suất.
Để WFH hiệu quả, hãy bố trí góc làm việc yên tĩnh, đủ ánh sáng, tách biệt sinh hoạt, có bàn ghế phù hợp và đường truyền mạng ổn định. Không gian gọn gàng giúp bạn giữ nhịp công việc đều đặn và chuyên nghiệp mỗi ngày.
4.5. Kỷ luật và tư duy chủ động
Làm việc tại nhà không đồng nghĩa với việc chờ đợi chỉ đạo hay phản hồi bị động. Người lao động cần thể hiện tinh thần chủ động trong suốt quá trình làm việc, từ tiếp nhận yêu cầu, theo dõi tiến độ đến giải quyết vấn đề phát sinh.
Một tư duy chủ động trong môi trường làm việc từ xa thường thể hiện qua những hành động cụ thể như:
- Tự lên kế hoạch công việc, báo cáo tiến độ định kỳ mà không cần nhắc nhở
- Đề xuất cải tiến quy trình hoặc hỗ trợ đồng đội khi thấy cần thiết
- Biết giới hạn thời gian làm việc, không để công việc lấn sang đời sống cá nhân
- Duy trì phong cách làm việc chuyên nghiệp, cam kết rõ ràng và đúng hạn
4.6. Duy trì tinh thần và năng lượng ổn định
Làm việc từ xa thường đi kèm với cảm giác cô lập, áp lực và thiếu tương tác, dễ ảnh hưởng đến tinh thần nếu không được kiểm soát tốt. Để duy trì năng lượng, bạn nên xây dựng nhịp sinh hoạt ổn định, nghỉ giữa giờ hợp lý và kết hợp vận động nhẹ để giảm căng thẳng trong ngày.
Ngoài ra, việc duy trì kết nối với đồng nghiệp qua nền tảng số và chủ động kết thúc công việc đúng giờ sẽ giúp bạn giữ tinh thần tích cực và làm việc hiệu quả hơn mỗi ngày.
>>> Xem thêm: 6 lý do nên áp dụng mạng xã hội nội bộ trong doanh nghiệp
5. Làm sao để rèn luyện các kỹ năng WFH?
Các bước để rèn luyện kỹ năng WFH hiệu quả
Làm việc tại nhà không chỉ cần thiết bị phù hợp mà còn đòi hỏi quá trình rèn luyện thói quen và tư duy làm việc lâu dài. Dưới đây là hai yếu tố quan trọng giúp bạn từng bước thích nghi và nâng cao hiệu suất khi WFH.
5.1. Thiết lập routine rõ ràng
Một lịch trình cố định giúp não bộ giữ nhịp làm việc ổn định và tránh mất tập trung khi không có môi trường văn phòng. Bạn nên đặt giờ bắt đầu và kết thúc cụ thể, chia thời gian nghỉ hợp lý và duy trì lịch họp định kỳ để giữ kết nối công việc.
Cuối tuần, hãy dành thời gian nhìn lại tiến độ, điều chỉnh kế hoạch nếu cần. Khi routine được duy trì đều đặn, bạn sẽ giảm áp lực, giữ vững tinh thần và duy trì hiệu suất bền vững.
Khi routine được duy trì đều đặn, cảm giác quá tải sẽ giảm đi rõ rệt, đồng thời giúp bạn duy trì sự tập trung và động lực trong dài hạn.
5.2. Học từ trải nghiệm thực tế
Làm việc tại nhà hiệu quả là quá trình hình thành qua thử sai. Mỗi lần mất tập trung hay trì hoãn là cơ hội để bạn hiểu rõ nguyên nhân và tìm cách cải thiện.
Hãy ghi lại các tình huống cụ thể, hỏi ý kiến đồng nghiệp hoặc quản lý và theo dõi tiến độ cải thiện theo tuần. Với sự kiên trì điều chỉnh, bạn sẽ ngày càng làm chủ cách làm việc từ xa một
Chỉ cần kiên trì và liên tục điều chỉnh, bất kỳ ai cũng có thể rèn luyện và nâng cao khả năng làm việc tại nhà một cách cách linh hoạt và tự tin hơn.
>>> Xem thêm: Mất động lực làm việc? Nguyên nhân và giải pháp
6. Quản lý WFH dễ dàng với MGE
MGE giải pháp tối ưu cho Work From Home
Quản lý Work From Home không đơn thuần là giao việc từ xa. Doanh nghiệp cần một hệ thống giúp kiểm soát tiến độ, kết nối đội nhóm và duy trì hiệu suất dù không làm việc tại văn phòng.
MGE đáp ứng toàn diện những nhu cầu này thông qua các tính năng sau:
- Theo dõi công việc minh bạch: Giao việc rõ ràng, cập nhật tiến độ theo thời gian thực, hỗ trợ giám sát từ xa mà không tạo áp lực không cần thiết
- Phân quyền và nhắc hạn linh hoạt: Quản lý khối lượng công việc theo vai trò, gắn deadline cụ thể, giúp cá nhân chủ động sắp xếp thời gian
- Tăng cường kết nối đội nhóm: Tạo không gian tương tác số giúp các thành viên phối hợp mượt mà, hạn chế hiểu sai và rút ngắn thời gian xử lý
- Hỗ trợ quản trị đa nền tảng: Dễ dàng truy cập, điều hành công việc mọi lúc mọi nơi, phù hợp với đặc thù làm việc linh hoạt của Work From Home
- Tối ưu vận hành dài hạn: Giúp doanh nghiệp xây dựng quy trình ổn định, tăng khả năng thích nghi và duy trì năng suất dù đội ngũ làm việc từ xa
>>> Xem thêm: Mạng xã hội nội bộ giúp nâng cao hiệu quả làm việc dành cho doanh nghiệp
Kết luận
Work From Home tạo điều kiện làm việc linh hoạt nhưng cũng đòi hỏi mỗi cá nhân nâng cao năng lực toàn diện. Việc làm chủ thời gian, sử dụng công cụ số hiệu quả và giữ tinh thần ổn định là yếu tố quyết định để duy trì hiệu suất lâu dài.
MGE cung cấp giải pháp xây dựng khóa học nội bộ giúp doanh nghiệp thích nghi với môi trường làm việc từ xa. Nền tảng hỗ trợ đào tạo tập trung, kết nối đội ngũ và giám sát tiến độ rõ ràng. Liên hệ +84 28 6680 5450 hoặc truy cập mge.vn để được tư vấn chi tiết.
>>> Xem thêm:
8 nguyên nhân khiến bạn không hài lòng với công việc mới
Sự khác biệt giữa đào tạo nhân viên mới và onboarding là gì?
