Trong bối cảnh doanh nghiệp cần ngày càng chuyên nghiệp hóa quy trình quản trị dự án, thì WBS (Work Breakdown Structure, hay cấu trúc phân chia công việc) trở thành một công cụ không thể thiếu. Đặc biệt với các doanh nghiệp SME đang chuyển mình để quản lý nhiều dự án cùng lúc, việc hiểu và áp dụng WBS đúng cách sẽ giúp tối ưu hóa nguồn lực, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu suất công việc. Vậy WBS là gì và vì sao nó lại quan trọng đến vậy? Hãy cùng MGE tìm hiểu ngay dưới đây.
1. WBS là gì?
WBS (Work Breakdown Structure) là một sơ đồ phân chia công việc có hệ thống, giúp chia nhỏ dự án thành các phần việc cụ thể, có thể đo lường, kiểm soát và thực thi được.
WBS như “bản đồ chi tiết hóa dự án”. Từ mục tiêu tổng thể, dự án được chia thành các hạng mục lớn, rồi tiếp tục tách nhỏ thành từng nhiệm vụ, cho đến khi có thể giao việc cụ thể cho từng nhóm hoặc cá nhân phụ trách.
Cấu trúc cơ bản của WBS gồm 3 cấp độ chính:
- Cấp 1: Tổng thể dự án hoặc mục tiêu chính cần đạt được.
- Cấp 2: Các giai đoạn, hạng mục công việc lớn (Phase hoặc Deliverable).
- Cấp 3 trở đi: Các nhiệm vụ chi tiết, công việc nhỏ cụ thể có thể giao cho từng nhân sự hoặc bộ phận.
Việc chia nhỏ công việc không chỉ giúp dễ quản lý, mà còn tạo nền tảng để doanh nghiệp theo dõi tiến độ, phân bổ nguồn lực, kiểm soát chi phí và đánh giá hiệu suất sau khi dự án hoàn tất.
Sơ đồ phân chia công việc WBS
2. Tầm quan trọng của WBS trong quản lý dự án
WBS giúp doanh nghiệp phân chia công việc hiệu quả hơn, từ đó, giúp đạt được năng suất cao hơn. Dưới đây là những tính năng mà WBS mang lại:
2.1. Xác định rõ phạm vi công việc (Scope)
Một trong những lý do nhiều dự án thất bại là do không xác định rõ phạm vi công việc từ đầu, dẫn đến phát sinh thêm việc ngoài kế hoạch hoặc bỏ sót các đầu việc quan trọng. WBS giúp doanh nghiệp liệt kê đầy đủ công việc cần thực hiện để đạt được mục tiêu, hạn chế tối đa tình trạng “scope creep” – phát sinh ngoài kiểm soát.
2.2. Dễ dàng phân chia nhiệm vụ và giao việc
WBS giúp chia nhỏ công việc thành các đầu mục rõ ràng, cụ thể, giúp người quản lý dễ dàng phân công công việc phù hợp với từng cá nhân hoặc nhóm. Mỗi đầu việc đi kèm với trách nhiệm và tiêu chuẩn đầu ra cụ thể, tránh sự chồng chéo hay bỏ sót công việc.
2.3. Hỗ trợ lập kế hoạch chi tiết
Khi đã chia nhỏ công việc, nhà quản lý dễ dàng lên lịch trình, phân bổ thời gian, nhân sự, thiết bị và chi phí phù hợp với từng giai đoạn. Điều này đặc biệt quan trọng với các doanh nghiệp SME có nguồn lực hạn chế, cần tối ưu hóa từng đồng chi phí và từng giờ lao động.
2.4. Theo dõi tiến độ và kiểm soát rủi ro
Nhờ WBS, nhà quản lý có thể dễ dàng theo dõi từng bước công việc, nhận diện sớm các rủi ro phát sinh và điều chỉnh kế hoạch phù hợp để đảm bảo dự án vận hành trơn tru. WBS cho phép nhà quản lý:
- Theo dõi tiến độ từng hạng mục nhỏ
- Phát hiện điểm nghẽn (bottleneck) sớm để kịp thời điều chỉnh
- Kiểm soát rủi ro liên quan đến tiến độ, chi phí và chất lượng
2.5. Làm cơ sở cho báo cáo và đánh giá hiệu suất sau dự án
Một trong những giá trị lớn nhất của việc xây dựng WBS chính là tạo ra cơ sở dữ liệu minh bạch cho việc đối chiếu, phân tích và đánh giá hiệu quả dự án sau khi hoàn thành. Khi doanh nghiệp có trong tay một WBS rõ ràng, việc lập báo cáo tổng kết không chỉ dừng lại ở việc liệt kê thành tích hay thất bại mà nó còn cho phép so sánh chi tiết giữa kế hoạch ban đầu và thực tế triển khai.
2.6. Tăng cường sự phối hợp giữa các bộ phận
WBS giúp mọi người có cái nhìn tổng thể về mối liên hệ giữa các nhiệm vụ. Nhờ đó, sự phối hợp giữa các phòng ban trở nên nhịp nhàng hơn, hạn chế tối đa mâu thuẫn hay chồng chéo nhiệm vụ.
6 vai trò của WBS trong quản lý dự án
>>> Xem thêm: Cách nâng cao hiệu quả phối hợp công việc giữa các phòng ban thông qua giao tiếp nội bộ
3. Các bước xây dựng WBS hiệu quả cho doanh nghiệp
Để Cấu trúc phân chia công việc (WBS) trở thành công cụ hữu ích và thiết thực trong quản lý dự án, doanh nghiệp cần thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Xác định mục tiêu tổng thể
Trước tiên, hãy làm rõ mục tiêu cuối cùng mà dự án hướng đến là gì. Có thể là một sản phẩm hoàn thiện, một hệ thống đã triển khai, hay một dịch vụ cụ thể bàn giao cho khách hàng. Việc xác định rõ ràng kết quả cần đạt được sẽ là nền tảng để phân chia công việc một cách chính xác và logic.
Bước 2: Phân chia thành các hạng mục lớn
Dựa trên mục tiêu đã xác định, chia dự án thành các giai đoạn chính hoặc đầu mục công việc lớn, thường gọi là phase hoặc deliverable chính. Đây là những đầu công việc lớn có tính chất tổng hợp, mang tính phân loại theo quy trình, chức năng hoặc sản phẩm.
Ví dụ: Với một dự án xây dựng website, các hạng mục lớn có thể là: “Phân tích yêu cầu”, “Thiết kế giao diện”, “Lập trình chức năng”, “Kiểm thử”, “Triển khai”.
>>>Xem thêm: Khám phá bí quyết phân chia hạng mục dự án để tối ưu hóa nguồn lực
Bước 3: Bóc tách tiếp thành các nhiệm vụ nhỏ
Mỗi hạng mục lớn sau đó sẽ được phân chia tiếp thành các công việc cụ thể hơn, đủ rõ ràng để có thể giao trực tiếp cho cá nhân hoặc nhóm
Bước 4: Mã hóa các đầu việc
Sau khi phân rã xong, cần tiến hành đánh mã công việc theo hệ thống phân cấp. Việc mã hóa giúp theo dõi, báo cáo và tổ chức công việc một cách khoa học và dễ hiểu. Có thể sử dụng định dạng như 1.1, 1.2, 2.1, 2.2,… Việc này giúp theo dõi công việc dễ dàng và logic hơn.
Bước 5: Kiểm tra tính đầy đủ và logic
Trước khi đưa vào sử dụng, hãy rà soát lại toàn bộ cấu trúc WBS để đảm bảo không có đầu việc nào bị bỏ sót hoặc trùng lặp. Các công việc phải có liên kết chặt chẽ và đi theo trình tự hợp lý.
Lưu ý:
Một WBS hiệu quả cần đảm bảo 3 yếu tố:
- Mỗi nhiệm vụ có thể gán cho người phụ trách cụ thể.
- Có thời gian hoàn thành ước lượng rõ ràng.
- Có thể ước tính chi phí hoặc nguồn lực cần thiết.
4. MGE – Giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp quản lý dự án dễ dàng với WBS
Việc ứng dụng công nghệ là một bước tiến lớn giúp doanh nghiệp triển khai WBS một cách khoa học, trực quan và hiệu quả hơn. Trong đó, hệ thống mạng nội bộ MGE là một nền tảng tối ưu hỗ trợ các doanh nghiệp tổ chức, phân công và giám sát công việc một cách mạch lạc, theo đúng tinh thần của WBS.
Với MGE, bạn có thể:
- Tạo WBS trực quan theo sơ đồ cây hoặc bảng công việc.
- Phân công nhân sự, gán deadline, theo dõi tiến độ theo từng đầu mục công việc.
- Đồng bộ hoá với lịch biểu, thông báo nội bộ và hệ thống đánh giá.
- Tự động cảnh báo khi trễ deadline hoặc vượt ngân sách.
Không cần dùng đến hàng chục file Excel phức tạp, chỉ cần một nền tảng MGE, toàn bộ quản lý dự án sẽ trở nên minh bạch và chuyên nghiệp hơn bao giờ hết.
Ứng dụng hiệu quả WBS trong doanh nghiệp mới MGE
>>> Xem thêm: Khám phá cách doanh nghiệp triển khai WBS hiệu quả thông qua hệ thống đào tạo nội bộ MGE
5. Kết luận
WBS là một công cụ nền tảng trong quản lý dự án, giúp doanh nghiệp xác định rõ công việc, phân bổ nguồn lực hiệu quả và kiểm soát tiến độ toàn diện. Với sự hỗ trợ từ các nền tảng số như MGE, việc áp dụng WBS không còn phức tạp, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp SME đang muốn nâng cao năng lực vận hành và cạnh tranh trong thời đại mới.
Nếu bạn quan tâm đến phần mềm hỗ trợ lập kế hoạch, đào tạo và quản lý công việc toàn diện, hãy liên hệ MGE qua hotline +84 28 6680 5450 hoặc truy cập mge.vn để được tư vấn và trải nghiệm demo miễn phí.
