Top 11 phương pháp nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên hiệu quả

Nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên là chìa khóa giúp doanh nghiệp duy trì sự phát triển bền vững. Tuy nhiên, để đạt được hiệu suất tối ưu, các nhà lãnh đạo cần áp dụng những phương pháp quản lý và hỗ trợ phù hợp. Từ việc tối ưu hóa thời gian đến xây dựng thói quen làm việc hiệu quả, bài viết dưới đây sẽ giới thiệu 11 phương pháp thiết thực giúp nhân viên phát huy tối đa năng lực, góp phần cải thiện hiệu quả hoạt động của tổ chức

1. Mô hình Deep Work

Mô hình Deep Work, do Cal Newport phát triển, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tập trung sâu vào công việc mà không bị phân tâm. Để thực hiện điều này, nhà lãnh đạo cần thiết lập khoảng thời gian “không làm phiền” cho nhân viên, nơi họ có thể tập trung hoàn toàn vào nhiệm vụ mà không bị quấy rầy. Điều này rất quan trọng trong việc nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên. Xác định khoảng thời gian cố định trong ngày để nhân viên có thể làm việc mà không bị gián đoạn.

Ví dụ, một số công ty áp dụng quy tắc “không họp” vào buổi sáng để nhân viên có thể tập trung vào công việc chính. Từ đó nhân viên có thể làm việc trong trạng thái tập trung tuyệt đối.

2. Kỹ thuật Time Blocking

Kỹ thuật Time Blocking giúp nhân viên chia nhỏ thời gian làm việc thành các khối cụ thể. Điều này giúp họ duy trì sự tập trung và tránh xa sự phân tâm.

Lập kế hoạch thời gian: Khuyến khích nhân viên sử dụng lịch điện tử để lên kế hoạch cho từng khối thời gian trong ngày. Nhân viên nên xác định thời gian cho từng nhiệm vụ và tuân thủ kế hoạch đó, giúp nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên.

Chia nhỏ nhiệm vụ: Hướng dẫn nhân viên chia nhỏ các nhiệm vụ lớn thành các khối thời gian nhỏ hơn, giúp dễ quản lý hơn. Ví dụ, thay vì dành cả ngày cho một dự án lớn, hãy chia nó thành các nhiệm vụ nhỏ hơn và thực hiện từng nhiệm vụ trong khoảng thời gian nhất định.

Thời gian nghỉ ngơi: Đảm bảo có khoảng thời gian nghỉ giữa các khối thời gian để tái tạo năng lượng. Việc này rất quan trọng để duy trì sự tập trung và năng suất làm việc.

3. Phương pháp Eat The Frog

Phương pháp này khuyến khích nhân viên bắt đầu ngày mới bằng việc hoàn thành nhiệm vụ khó khăn nhất. Việc này không chỉ giúp giảm căng thẳng mà còn tạo cảm giác thoải mái và tự tin cho nhân viên.

Xác định nhiệm vụ khó khăn: Khuyến khích nhân viên lập danh sách công việc và xác định nhiệm vụ khó nhất để thực hiện đầu tiên. Điều này giúp họ cảm thấy nhẹ nhõm hơn khi hoàn thành nhiệm vụ lớn nhất trong ngày.

Tâm lý tích cực: Giúp nhân viên hiểu rằng việc hoàn thành nhiệm vụ khó khăn sẽ mang lại cảm giác thành công và động lực cho các nhiệm vụ tiếp theo. Khi họ hoàn thành nhiệm vụ khó, họ sẽ có thêm năng lượng để tiếp tục với các nhiệm vụ khác, góp phần nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên.

Khen thưởng: Thưởng cho những nhân viên hoàn thành nhiệm vụ khó khăn sớm, tạo động lực cho họ. Một bữa ăn trưa miễn phí hoặc một phần thưởng nhỏ có thể là động lực lớn cho nhân viên.

4. Mô hình Eisenhower

Mô hình Eisenhower giúp phân loại công việc theo mức độ quan trọng và khẩn cấp, từ đó giúp nhân viên tập trung vào những nhiệm vụ cần ưu tiên.

Bảng phân loại: Tạo bảng phân loại công việc theo 4 tiêu chí: quan trọng và khẩn cấp, quan trọng nhưng không khẩn cấp, không quan trọng nhưng khẩn cấp, không quan trọng và không khẩn cấp. Điều này giúp nhân viên dễ dàng nhận biết nhiệm vụ nào cần ưu tiên hơn.

Hướng dẫn nhân viên: Giúp nhân viên nhận biết và ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng để tập trung vào. Việc này không chỉ giúp họ làm việc hiệu quả hơn mà còn giúp họ cảm thấy tự tin hơn trong quyết định của mình, nhờ đó nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên.

Theo dõi tiến độ: Khuyến khích nhân viên theo dõi tiến độ hoàn thành các nhiệm vụ đã phân loại. Việc này giúp họ có cái nhìn rõ ràng về những gì họ đã hoàn thành và những gì còn lại.

5. Cải thiện giấc ngủ

Giấc ngủ là yếu tố quan trọng trong việc cải thiện khả năng tập trung. Nhà lãnh đạo nên tổ chức hội thảo về tầm quan trọng của giấc ngủ và khuyến khích nhân viên tạo thói quen ngủ đều đặn, và giao task phù hợp để tạo điều kiện cho nhân viên, không một nhân viên nào phải “thâu đêm”.

Giáo dục về giấc ngủ: Cung cấp thông tin về lợi ích của giấc ngủ đối với sức khỏe và năng suất làm việc. Nhân viên cần hiểu rằng giấc ngủ đủ và chất lượng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng tập trung và làm việc của họ, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên.

Thói quen ngủ: Khuyến khích nhân viên thiết lập thói quen ngủ đều đặn, như đi ngủ và thức dậy vào cùng một giờ mỗi ngày. Việc này giúp cơ thể họ điều chỉnh nhịp sinh học và cải thiện chất lượng giấc ngủ.

Môi trường ngủ: Tư vấn cách tạo môi trường ngủ tốt, như giảm ánh sáng và tiếng ồn. Một không gian ngủ thoải mái sẽ giúp nhân viên có giấc ngủ sâu hơn và thức dậy với tinh thần sảng khoái vào các giờ nghỉ trưa.

6. Nghe nhạc không lời

Âm nhạc có thể có tác động tích cực đến khả năng tập trung. Tạo danh sách phát nhạc không lời cho nhân viên nghe khi làm việc sẽ giúp họ tập trung hơn vào công việc mà không bị phân tâm bởi lời ca.

Lựa chọn âm nhạc: Khuyến khích nhân viên tìm kiếm các thể loại nhạc không lời phù hợp với sở thích cá nhân. Âm nhạc nhẹ nhàng, không lời thường giúp tạo ra không gian yên tĩnh và tập trung.

Tạo danh sách phát: Tạo danh sách phát âm nhạc cho văn phòng để mọi người cùng nghe. Việc này không chỉ giúp nhân viên tập trung mà còn tạo ra không khí làm việc tích cực.

Thí nghiệm: Khuyến khích nhân viên thử nghiệm với nhiều thể loại âm nhạc khác nhau để tìm ra loại nhạc giúp họ tập trung tốt nhất. Mỗi người có một sở thích âm nhạc khác nhau, và việc tìm ra âm nhạc phù hợp sẽ giúp nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên.

7. Tạo không gian làm việc yên tĩnh

Môi trường làm việc yên tĩnh đóng vai trò quan trọng trong khả năng tập trung. Đảm bảo văn phòng có các khu vực riêng biệt cho những nhân viên cần sự tĩnh lặng sẽ giúp họ dễ dàng hoàn thành nhiệm vụ.

Thiết kế văn phòng: Tạo không gian làm việc yên tĩnh, có thể sử dụng các vách ngăn hoặc phòng riêng cho những ai cần tập trung. Các khu vực yên tĩnh sẽ giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn.

Chính sách im lặng: Thiết lập quy tắc im lặng trong một số khu vực của văn phòng để giảm thiểu tiếng ồn. Điều này sẽ giúp nhân viên cảm thấy thoải mái hơn khi làm việc.

Thời gian yên tĩnh: Khuyến khích nhân viên dành thời gian trong ngày để làm việc trong sự yên tĩnh. Việc này sẽ giúp họ tập trung hơn vào công việc và nâng cao hiệu suất làm việc

8. Tập thể dục đều đặn

Tập thể dục không chỉ tốt cho sức khỏe mà còn giúp cải thiện khả năng tập trung. Khuyến khích nhân viên tham gia các hoạt động thể dục định kỳ sẽ giúp họ tái tạo năng lượng và cảm thấy thoải mái hơn trong công việc.

Lịch tập thể dục: Tạo lịch tập thể dục hàng tuần cho nhân viên tham gia. Các hoạt động như yoga, chạy bộ, hoặc thể dục nhịp điệu có thể giúp nhân viên giảm căng thẳng và cải thiện sức khỏe, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên.

Hoạt động nhóm: Tổ chức các hoạt động thể dục nhóm như yoga, chạy bộ để tăng cường sự gắn kết. Việc này không chỉ giúp nhân viên khỏe mạnh mà còn tạo ra mối quan hệ tốt hơn giữa các đồng nghiệp.

Khuyến khích vận động: Khuyến khích nhân viên đứng dậy và vận động trong giờ làm việc để tránh tình trạng ngồi lâu. Những bài tập nhẹ nhàng giữa giờ làm việc sẽ giúp họ tái tạo năng lượng và nâng cao hiệu suất.

9. Sử Dụng Caffeine Hợp Lý

Caffeine có thể giúp tăng cường khả năng tập trung, nhưng cần sử dụng một cách hợp lý. Hướng dẫn nhân viên sử dụng caffeine thông minh sẽ giúp họ duy trì năng lượng mà không bị mất ngủ.

Thời điểm sử dụng: Khuyến khích nhân viên uống cà phê vào buổi sáng hoặc giữa buổi chiều để duy trì năng lượng. Việc này sẽ giúp họ tỉnh táo và tập trung hơn trong công việc, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên.

Lượng caffeine: Hướng dẫn nhân viên không nên tiêu thụ quá nhiều caffeine để tránh tình trạng lo âu và mất ngủ. Một số nghiên cứu cho thấy việc tiêu thụ quá nhiều caffeine có thể gây ra tác dụng ngược.

Thay thế lành mạnh: Đề xuất các loại đồ uống thay thế như trà xanh hoặc nước lọc để giữ cho cơ thể đủ nước. Uống đủ nước cũng rất quan trọng cho việc duy trì năng suất làm việc.

10. Quy tắc 20-20-20

Quy tắc 20-20-20 giúp giảm mỏi mắt và cải thiện khả năng tập trung. Theo quy tắc này, mỗi 20 phút làm việc, nhân viên nên nhìn vào một vật ở xa khoảng 20 feet trong ít nhất 20 giây.

Nhắc nhở: Sử dụng ứng dụng hoặc đồng hồ để nhắc nhở nhân viên thực hiện quy tắc này. Việc này sẽ giúp họ nhớ rằng cần phải nghỉ ngơi cho mắt sau mỗi khoảng thời gian làm việc.

Giải thích lợi ích: Giải thích cho nhân viên về lợi ích của việc giảm mỏi mắt và cải thiện sự tập trung. Khi họ hiểu rõ về lợi ích, họ sẽ dễ dàng áp dụng quy tắc này hơn.

Thực hành thường xuyên: Khuyến khích nhân viên thực hiện quy tắc này trong suốt thời gian làm việc. Việc này không chỉ giúp họ giảm mỏi mắt mà còn giúp cải thiện khả năng tập trung trong công việc.

11. Sử dụng phương pháp Pomodoro

Phương pháp Pomodoro là kỹ thuật quản lý thời gian giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn. Nhân viên có thể chia nhỏ thời gian làm việc thành các khoảng thời gian ngắn, sau đó nghỉ ngơi một chút.

Thời gian làm việc: Khuyến khích nhân viên làm việc trong 25 phút và nghỉ 5 phút. Việc này giúp họ duy trì sự tập trung mà không cảm thấy mệt mỏi.

Sử dụng ứng dụng: Đề xuất các ứng dụng Pomodoro để giúp nhân viên dễ dàng theo dõi thời gian. Các ứng dụng này thường có giao diện thân thiện và dễ sử dụng, hỗ trợ nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên.

Đánh giá kết quả: Khuyến khích nhân viên ghi chú lại những gì họ đã hoàn thành trong mỗi phiên làm việc để theo dõi hiệu suất. Việc này giúp họ nhận ra rằng họ đã đạt được nhiều hơn những gì họ nghĩ.

>>> 9 cách sử dụng công cụ quản lý thời gian hiệu quả dành cho doanh nghiệp

MGE – Giải pháp giúp tối ưu hiệu suất làm việc

Để nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên, không chỉ cần áp dụng các phương pháp cá nhân mà còn phải có hệ thống hỗ trợ toàn diện từ tổ chức. Hệ thống cổng thông tin nội bộ MGE đóng vai trò như một cầu nối, giúp doanh nghiệp duy trì thông tin minh bạch, khuyến khích sự kết nối và chia sẻ giữa các thành viên. Bằng cách tạo ra một môi trường làm việc hợp tác và hiệu quả, MGE giúp nhân viên phát huy tối đa khả năng, đồng thời xây dựng văn hóa học tập và phát triển liên tục. Điều này góp phần trực tiếp vào việc nâng cao hiệu suất và tăng cường hiệu quả hoạt động của tổ chức.

MGE – Mạng xã hội nội bộ chuyên đào tạo dành cho doanh nghiệp

>>> Giải pháp đào tạo nội bộ trực tuyến dành cho doanh nghiệp

Kết luận

Việc nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên là một hành trình liên tục, yêu cầu sự kết hợp giữa kỹ thuật quản lý thời gian, cải thiện thói quen làm việc và cả sự hỗ trợ từ tổ chức. Áp dụng 11 phương pháp đã nêu sẽ giúp nhân viên tập trung hơn, tăng cường năng lượng và duy trì động lực làm việc. Khi có thêm sự hỗ trợ từ các giải pháp nội bộ như MGE, doanh nghiệp không chỉ giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn mà còn tạo ra một môi trường làm việc năng động, gắn kết và bền vững.

Hãy để MGE đồng hành cùng doanh nghiệp bạn trên chặng đường nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên và phát triển bền vững.

>>> Các tiêu chí và phương pháp để đánh giá hiệu suất làm việc nhân viên