Bạn có bao giờ cảm thấy rằng phương pháp quản lý thời gian của mình chưa thực sự hiệu quả, khiến bạn dễ bị cuốn vào những công việc nhỏ nhặt và bỏ quên các nhiệm vụ quan trọng nhất? Sự trì hoãn dần len lỏi, làm mất đi động lực và hiệu quả công việc. Đừng lo, bạn không phải là người duy nhất rơi vào tình trạng này. Nhưng bạn hoàn toàn có thể thay đổi nhờ một phương pháp đơn giản nhưng rất hiệu quả “Eat The Frog”. Cùng MGE khám phá chi tiết về phương pháp này và cách nó có thể giúp bạn thoát khỏi vòng luẩn quẩn của sự trì hoãn.
1. Phương pháp quản lý thời gian “Eat The Frog” là gì và tại sao lại cần thiết?
Phương pháp “Eat The Frog” khuyến khích bạn ưu tiên hoàn thành những công việc khó khăn nhất trước, nhằm tạo đà cho một ngày làm việc hiệu quả hơn. Việc này không chỉ giúp bạn vượt qua sự trì hoãn, mà còn tạo cảm giác thành công ngay từ đầu ngày, giúp bạn duy trì năng lượng và động lực làm việc.
1.1. Phương pháp quản lý thời gian này giúp bạn làm chủ công việc như thế nào?
Hãy nghĩ về lần cuối cùng bạn phải làm một báo cáo phức tạp hay hoàn thành một dự án khó khăn. Có phải bạn thường trì hoãn, để nó đến cuối ngày, hoặc tệ hơn là cuối tuần không? Đây là một dạng của sự trì hoãn, và khi kéo dài, nó không những ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc mà còn làm tăng căng thẳng và lo lắng. Nhưng nhờ “Eat The Frog”, bạn sẽ học cách làm chủ danh sách công việc của mình bằng cách chọn ra những nhiệm vụ thật sự quan trọng để hoàn thành trước tiên.
Có một nguyên tắc vàng trong quản lý công việc: “Làm ít nhưng chất lượng”. Thay vì cố gắng hoàn thành quá nhiều công việc nhỏ trong ngày, phương pháp này giúp bạn tập trung vào nhiệm vụ có giá trị cao nhất, thứ sẽ tạo ra tác động lớn nhất. Khi nhiệm vụ khó nhất đã được xử lý, bạn sẽ có một cảm giác thành công, và điều này sẽ tạo động lực để hoàn thành các nhiệm vụ còn lại với tốc độ nhanh hơn.
1.2. Tại sao nên chọn công việc phức tạp vào buổi sáng?
Sáng sớm là thời điểm mà não bộ và cơ thể của chúng ta hoạt động tốt nhất. Đây là khi năng lượng, sự tập trung và động lực cao nhất, giúp bạn dễ dàng giải quyết những vấn đề phức tạp. Brian Tracy, người đã phổ biến phương pháp quản lý thời gian này qua cuốn sách “Eat That Frog!”, chỉ ra rằng khi bạn hoàn thành nhiệm vụ khó khăn nhất vào đầu ngày, phần còn lại sẽ trở nên dễ dàng hơn nhiều.
Ngoài ra, từ góc độ sinh học, buổi sáng là thời điểm mà khả năng xử lý vấn đề của não bộ ở mức cao nhất. Khi bạn xử lý các nhiệm vụ quan trọng vào lúc này, hiệu quả công việc sẽ được tối đa hóa. Bằng cách tập trung vào nhiệm vụ quan trọng nhất, bạn không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo rằng mình đang làm việc một cách hiệu quả nhất.
Làm ít nhưng chất lượng – đó là nguyên tắc vàng
2. Cách áp dụng phương pháp “Eat The Frog” vào thực tế
Bên cạnh là chọn nhiệm vụ khó nhất để hoàn thành, phương pháp “Eat The Frog” đòi hỏi bạn phải có một kế hoạch cụ thể và một số thói quen tốt để đảm bảo thành công. Dưới đây là các bước hướng dẫn giúp bạn dễ dàng áp dụng phương pháp quản lý thời gian này vào công việc hàng ngày.
2.1. Bước 1: Xác định nhiệm vụ quan trọng của bạn
Trước khi bắt đầu ngày mới, bạn cần xác định đâu là nhiệm vụ quan trọng nhất. Điều này không có nghĩa là bạn phải bỏ qua tất cả các công việc khác, nhưng việc giải quyết công việc này đầu tiên sẽ giúp bạn đạt được hiệu quả cao hơn trong cả ngày.
Một cách đơn giản để xác định nhiệm vụ “con ếch” là xem xét: Nhiệm vụ nào, nếu hoàn thành, sẽ mang lại tác động lớn nhất đến công việc hoặc mục tiêu dài hạn của tôi? Đó có thể là nhiệm vụ liên quan đến dự án dài hạn, một cuộc họp quan trọng với khách hàng hoặc một quyết định lớn cần phải đưa ra.
Hãy nhớ rằng, nhiệm vụ đó thường là những việc bạn không muốn làm, hoặc đã trì hoãn nhiều lần. Chính vì vậy, chúng đòi hỏi sự tập trung cao độ và quyết tâm để giải quyết.
2.2. Bước 2: Lập kế hoạch và chuẩn bị
Sau khi đã xác định được nhiệm vụ quan trọng, bước tiếp theo là lập kế hoạch rõ ràng để xử lý nó. Đừng để mình bị phân tâm bởi những công việc nhỏ nhặt, hãy chuẩn bị sẵn sàng để dành toàn bộ thời gian buổi sáng cho nhiệm vụ này.
Việc chuẩn bị trước từ tối hôm trước có thể giúp bạn dễ dàng bắt đầu hơn. Ví dụ, bạn có thể sắp xếp tài liệu, chuẩn bị công cụ làm việc hoặc vạch ra các bước cần thực hiện. Khi bạn thức dậy vào sáng hôm sau, mọi thứ đã sẵn sàng và bạn chỉ cần bắt tay vào làm.
Ngoài ra, bạn cũng có thể áp dụng kỹ thuật time-blocking – chia thời gian làm việc thành các khung giờ cụ thể, để đảm bảo bạn không bị gián đoạn khi đang tập trung vào nhiệm vụ quan trọng nhất.
2.3. Bước 3: Hoàn thành trước khi làm việc khác
Đây là bước cốt lõi của phương pháp quản lý thời gian này. Hãy đảm bảo rằng nhiệm vụ quan trọng nhất được hoàn thành trước tiên, trước khi bạn bị cuốn vào những công việc khác như kiểm tra email, cuộc gọi hoặc họp hành. Điều này không những giúp bạn hoàn thành nhiệm vụ một cách nhanh chóng mà còn tạo ra cảm giác thành công, giúp bạn duy trì động lực suốt cả ngày.
Khi đã hoàn thành nhiệm vụ quan trọng, bạn sẽ cảm thấy nhẹ nhõm và có thêm năng lượng để xử lý những công việc còn lại với hiệu suất cao hơn.
Một kế hoạch cụ thể và một phương pháp quản lý thời gian tối ưu là bước đầu tiên để đạt được thành công
>>> 5 bí quyết quản lý công việc hiệu quả giúp nâng cao hiệu suất nhóm
3. Làm thế nào để duy trì thói quen “Eat The Frog” mỗi ngày?
Không phải ngày nào cũng giống nhau và đôi khi, việc duy trì thói quen “Eat The Frog” có thể gặp khó khăn. Nhưng đừng lo, dưới đây là một vài mẹo giúp bạn biến phương pháp này thành một thói quen lâu dài và bền vững.
3.1. Tạo môi trường làm việc tập trung
Sự tập trung là chìa khóa để hoàn thành nhiệm vụ quan trọng nhất. Để tập trung một cách hiệu quả, bạn cần tạo ra một môi trường làm việc không bị gián đoạn. Hãy tắt thông báo điện thoại, email, tránh xa mạng xã hội và các yếu tố gây phân tâm khác trong suốt thời gian làm việc.
Bạn cũng có thể thông báo cho đồng nghiệp hoặc người thân biết về lịch làm việc của mình để tránh bị gián đoạn trong những khoảng thời gian quan trọng. Việc này bên cạnh giúp bạn làm việc hiệu quả hơn mà còn duy trì được nhịp độ công việc ổn định.
3.2. Điều chỉnh phương pháp theo nhịp sinh học cá nhân
Không phải ai cũng làm việc tốt vào buổi sáng. Có người có thể hoạt động tốt hơn vào buổi chiều hoặc tối. Điều này hoàn toàn bình thường, và bạn có thể điều chỉnh phương pháp “Eat The Frog” để phù hợp với nhịp sinh học cá nhân.
Điều quan trọng là bạn phải chọn được thời điểm mà bạn có năng lượng và sự tập trung cao nhất để giải quyết nhiệm vụ quan trọng nhất. Nếu buổi sáng không phải là thời gian làm việc tốt nhất của bạn, hãy chuyển nhiệm vụ quan trọng sang một thời điểm khác trong ngày khi bạn cảm thấy mình sẵn sàng nhất.
3.3. Ghi nhận và khen thưởng bản thân
Một phần quan trọng để duy trì động lực khi áp dụng phương pháp “Eat The Frog” là ghi nhận thành quả của mình. Sau mỗi ngày hoàn thành nhiệm vụ quan trọng, hãy dành thời gian để khen thưởng bản thân, dù chỉ là một phần nhỏ. Điều này giúp bạn duy trì cảm giác hài lòng và động lực tiếp tục phương pháp quản lý thời gian vào những ngày tiếp theo.
Bạn có thể lập danh sách các nhiệm vụ đã hoàn thành hoặc sử dụng các ứng dụng quản lý công việc để theo dõi tiến trình của mình. Mỗi lần đánh dấu hoàn thành một nhiệm vụ quan trọng, đó là một chiến thắng mà bạn xứng đáng được ghi nhận.
Thói quen tốt sẽ tạo ra hiệu quả lâu dài
>>> Các công cụ giúp quản lý thời gian hiệu quả nhất dành cho doanh nghiệp
4. “Eat The Frog” và sự liên quan đến hiệu suất làm việc
Phương pháp quản lý thời gian “Eat The Frog” không chỉ giúp bạn vượt qua sự trì hoãn, mà còn tăng cường đáng kể hiệu suất làm việc thông qua việc tối ưu hóa sự tập trung và thời gian. Bằng cách hoàn thành nhiệm vụ khó khăn nhất vào đầu ngày, bạn tạo ra một nền tảng vững chắc để làm việc hiệu quả hơn trong suốt phần còn lại của ngày.
4.1. Hiệu quả khi tập trung vào nhiệm vụ quan trọng nhất
Việc bắt đầu ngày làm việc với nhiệm vụ khó khăn nhất sẽ:
- Tăng khả năng tập trung: Khi làm việc vào đầu ngày, não bộ của bạn đang ở trạng thái tỉnh táo nhất, giúp giải quyết công việc phức tạp hiệu quả hơn. Nghiên cứu cho thấy, những người giải quyết nhiệm vụ khó đầu tiên tăng 20-30% hiệu suất so với những người trì hoãn nhiệm vụ này.
- Tạo động lực mạnh mẽ: Hoàn thành nhiệm vụ lớn giúp giải phóng căng thẳng, tạo cảm giác thành tựu, khởi đầu ngày mới với tinh thần tích cực hơn.
4.2. Giảm phân tâm và tối ưu hóa thời gian
Phương pháp “Eat The Frog” giúp bạn tránh khỏi những phân tâm không cần thiết:
- Tránh lãng phí thời gian: Thay vì bị cuốn vào những việc nhỏ lẻ không quan trọng như kiểm tra email hay họp hành sớm, bạn dành thời gian quý báu buổi sáng cho nhiệm vụ thực sự quan trọng.
- Nghiên cứu từ Harvard Business Review cho thấy, phân tâm có thể làm giảm tới 40% năng suất làm việc. Việc tập trung vào nhiệm vụ quan trọng đầu ngày giúp bạn duy trì tiến độ công việc ổn định.
Bắt đầu ngày mới với nhiệm vụ lớn giúp nâng cao năng suất
>>> Checklist thông minh – cách sắp xếp công việc hiệu quả “đỉnh của chóp”
4.3. Hiệu ứng tích cực kéo dài cả ngày
Khi nhiệm vụ khó khăn nhất được giải quyết, bạn sẽ tạo đà tâm lý tích cực, nó xảy ra khi bạn hoàn thành việc lớn trước giúp tạo ra hiệu ứng domino, khơi dậy động lực làm việc cho những nhiệm vụ còn lại. Đồng thời phương pháp quản lý này còn giúp bạn xây dựng thói quen hoàn thành nhiệm vụ quan trọng vào đầu ngày giúp bạn hình thành một lịch làm việc khoa học, dễ dàng duy trì hiệu suất lâu dài.
4.4. Tối ưu năng lượng làm việc
Phương pháp quản lý thời gian “Eat The Frog” cũng giúp bạn tận dụng tối đa thời gian và năng lượng trong ngày. Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng năng lượng của con người có xu hướng giảm dần theo thời gian, đặc biệt là sau buổi trưa. Khi bạn hoàn thành nhiệm vụ khó khăn vào lúc năng lượng và tinh thần còn dồi dào nhất, bạn sẽ có khả năng giải quyết công việc nhanh hơn và chính xác hơn.
Các CEO nổi tiếng như Elon Musk hay Jeff Bezos đều áp dụng phương pháp này trong việc quản lý thời gian của mình. Họ thường sắp xếp các cuộc họp quan trọng hoặc đưa ra các quyết định lớn vào đầu buổi sáng, khi sự tập trung và khả năng tư duy sáng suốt ở mức cao nhất. Nhờ vậy, họ có thể đảm bảo rằng những quyết định quan trọng nhất được đưa ra trong điều kiện tối ưu, giúp nâng cao hiệu suất cá nhân cũng như toàn bộ công ty
Hoàn thành nhiệm vụ khó khăn tạo ra hiệu ứng domino cho toàn bộ ngày
MGE – Giải pháp toàn diện cho quản lý thời gian và công việc hiệu quả
Việc kết hợp phương pháp “Eat The Frog” với hệ thống quản lý công việc như MGE mang lại nhiều lợi ích vượt trội cho cá nhân và tổ chức:
- Quản lý công việc hiệu quả: MGE giúp bạn theo dõi và quản lý các nhiệm vụ quan trọng, đảm bảo rằng không công việc nào bị bỏ sót.
- Tăng cường kết nối: Hệ thống cho phép các thành viên dễ dàng trao đổi thông tin, chia sẻ kiến thức, tạo ra một môi trường làm việc cởi mở và minh bạch.
- Xây dựng thói quen làm việc khoa học: Sử dụng MGE, bạn có thể lập kế hoạch rõ ràng, sắp xếp công việc hợp lý để tối ưu hóa thời gian và năng lượng.
- Tạo động lực và thúc đẩy hiệu suất: Khi kết hợp với phương pháp “Eat The Frog”, MGE sẽ giúp bạn hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng nhất ngay từ đầu ngày, tạo động lực cho phần còn lại.
- Phát triển bền vững: MGE không chỉ nâng cao năng lực làm việc mà còn góp phần xây dựng một nền văn hóa học tập và chia sẻ lâu dài trong doanh nghiệp.
MGE – Mạng xã hội chuyên đào tạo dành cho nội bộ doanh nghiệp
>>> Giải pháp nâng cao hiệu quả đào tạo cho doanh nghiệp
Kết luận
Phương pháp “Eat The Frog” không chỉ giúp bạn vượt qua sự trì hoãn mà còn tạo ra một thói quen làm việc hiệu quả, có tổ chức hơn. Bằng cách đối mặt với nhiệm vụ khó khăn nhất ngay từ đầu ngày, bạn sẽ cảm thấy tự tin hơn, nhẹ nhàng hơn và đạt được nhiều thành tựu hơn. MGE tin rằng, nếu bạn kiên trì áp dụng phương pháp này, công việc của bạn sẽ trở nên dễ dàng hơn và bạn sẽ sớm cảm nhận được sự thay đổi rõ rệt trong cách làm việc của mình.
Liên hệ MGE ngay hôm nay để khám phá thêm những giải pháp giúp bạn quản lý công việc hiệu quả và phát triển sự nghiệp!
>>> 13 cách giúp quản lý thời gian hiệu quả nhất mà bạn không nên bỏ qua
