Bạn đã bao giờ cảm thấy như thời gian đang trôi qua quá nhanh, deadline cận kề mà công việc vẫn còn ngổn ngang? Cảm giác lo lắng, căng thẳng khiến bạn mất tập trung và hiệu quả làm việc giảm sút. Nhưng đừng lo lắng, bạn không đơn độc. Rất nhiều người đã từng trải qua những cảm giác tương tự. Tuy nhiên, có những cách để chúng ta có thể “đánh bại” deadline và biến áp lực thành động lực để đạt được thành công. Hãy cùng MGE khám phá những cách quản lý thời gian hiệu quả và khắc phục tình trạng trễ deadline nhé.
Ngưng trì hoãn là yếu tố quan trọng nhất trong cách quản lý thời gian hiệu quả?
Không hoặc hạn chế trì hoãn là một trong những yếu tố quan trọng nhất trong cách quản lý thời gian hiệu quả. Thói quen trì hoãn thường xuất phát từ sự lo lắng, sợ hãi, hoặc cảm giác quá tải trước khối lượng công việc. Khi trì hoãn, áp lực thời gian và deadline dồn ép, dẫn đến tình trạng căng thẳng và giảm chất lượng công việc.
Để ngưng trì hoãn, hãy bắt đầu bằng việc chia nhỏ công việc thành các nhiệm vụ nhỏ và dễ quản lý hơn. Đặt ra mục tiêu cụ thể cho từng nhiệm vụ và tạo ra một lộ trình hoàn thành rõ ràng. Điều này giúp bạn không cảm thấy choáng ngợp và dễ dàng bắt đầu. Ngoài ra, việc thiết lập môi trường làm việc tập trung, loại bỏ các yếu tố gây xao nhãng cũng rất quan trọng.
Thêm vào đó, sử dụng kỹ thuật Pomodoro, làm việc trong khoảng thời gian ngắn (khoảng 25 phút) và nghỉ ngơi ngắn giữa các phiên làm việc, giúp duy trì động lực và tăng hiệu quả làm việc. Hãy nhớ rằng, bắt đầu công việc ngay lập tức không chỉ giúp bạn hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn mà còn giảm bớt áp lực và căng thẳng, mang lại sự hài lòng và cân bằng trong cuộc sống.
Ví dụ, Buffer – một công ty nổi tiếng về quản lý mạng xã hội – đã áp dụng mô hình làm việc từ xa hoàn toàn. Nhân viên của Buffer được khuyến khích tự đặt ra các mục tiêu cụ thể, từ đó tự lập kế hoạch công việc hàng tuần. Việc này không chỉ giúp họ duy trì động lực làm việc mà còn giảm thiểu tối đa tình trạng trì hoãn và sai sót trong cuộc việc.
Trì hoãn là một thói quen xấu trong cách quản lý thời gian hiệu quả
Đừng cố gắng hoàn hảo – hãy hoàn thành
Tư duy cố gắng hoàn hảo thường làm cản trở quá trình hoàn thành công việc. Nhiều người dành quá nhiều thời gian và công sức để làm mọi thứ hoàn hảo ngay từ đầu, dẫn đến việc chậm trễ và căng thẳng không cần thiết. Thay vào đó, hãy tập trung vào việc hoàn thành công việc trước. Việc này giúp bạn đạt được mục tiêu nhanh hơn và duy trì tiến độ công việc.
Hoàn thành công việc trước không chỉ giảm áp lực mà còn giúp bạn kiểm soát tốt hơn quỹ thời gian của mình. Sau khi công việc đã được hoàn thành, bạn có thể quay lại và cải thiện các chi tiết nhỏ để đạt được sự hoàn hảo nếu cần thiết. Đây là cách quản lý thời gian hiệu quả hơn, đồng thời tăng cường năng suất và chất lượng công việc.
Ví dụ về Tesla, khi Tesla ra mắt các bản cập nhật phần mềm tự lái, họ không ngần ngại về việc tồn tại một số lỗi nhỏ. Thay vào đó, họ chấp nhận rằng sẽ có những vấn đề cần giải quyết và dựa vào phản hồi của người dùng để cải tiến. Ví dụ, trong những bản cập nhật trước đây, Tesla đã triển khai tính năng tự lái Autopilot và thường xuyên phát hành các bản cập nhật bao gồm vá lỗi và cải tiến dựa trên các phản hồi và dữ liệu thu thập được từ hàng triệu km mà người dùng đã lái.
Tầm quan trọng của việc bắt đầu và hoàn thành công việc
Tóm lại, thay vì dành quá nhiều thời gian để cố gắng hoàn hảo ngay từ đầu, hãy tập trung vào việc hoàn thành công việc. Khi bạn đã có kết quả ban đầu, bạn có thể điều chỉnh và nâng cấp để đạt được sự hoàn hảo mà mình mong muốn. Điều này không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn giúp duy trì động lực và giảm bớt căng thẳng trong công việc hàng ngày.
Tự tạo deadline cho bản thân
Tự tạo deadline cho bản thân là một trong những cách quản lý thời gian hiệu quả và đảm bảo công việc được hoàn thành đúng hạn. Khi bạn tự đặt ra các mốc thời gian cụ thể cho từng nhiệm vụ, bạn sẽ có động lực và sự tập trung cao hơn để hoàn thành công việc. Đây không chỉ là một phương pháp giúp bạn làm việc hiệu quả hơn mà còn mang lại nhiều lợi ích khác nhau.
Tự tạo deadline có giúp ích gì trong cách quản lý thời gian hiệu quả của bạn?
- Tăng cường kỷ luật bản thân: Tạo deadline giúp bạn duy trì sự kỷ luật và trách nhiệm, tránh việc trì hoãn và mất tập trung. Vì khi đặt ra mục tiêu cụ thể với thời hạn rõ ràng, từ đó tạo ra động lực để tuân thủ các kế hoạch và hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn.
- Quản lý công việc tốt hơn: Chia nhỏ công việc thành các nhiệm vụ cụ thể với thời hạn rõ ràng giúp bạn dễ dàng quản lý và theo dõi tiến độ công việc. Điều này giúp tránh tình trạng dồn việc vào phút cuối và giảm bớt áp lực.
- Giảm áp lực: Khi có kế hoạch rõ ràng và tuân thủ các deadline tự đặt ra, chúng ta sẽ không phải lo lắng về việc dồn nén công việc vào phút cuối. Điều này giúp giảm căng thẳng, giảm tải áp lực, mang lại sự cân bằng và thoải mái trong công việc.
Cách tạo deadline hiệu quả
- Xác định mục tiêu rõ ràng: Đặt ra mục tiêu cụ thể và chia nhỏ công việc thành các nhiệm vụ nhỏ hơn. Việc này giúp mỗi cá nhân có định hướng rõ ràng, dễ dàng tập trung và theo dõi vào những vấn đề quan trọng.
- Đặt thời hạn thực tế: Chọn thời hạn phù hợp với khối lượng công việc và khả năng của mỗi người là một yếu tố quan trọng cần lưu ý. Đừng quá tham vọng hoặc đặt ra những deadline không thể đạt được, vì điều này chỉ làm tăng thêm áp lực và dẫn đến thất bại.
- Sử dụng công cụ hỗ trợ: Việc sử dụng các công cụ hỗ trợ quản lý thời gian như lịch, ứng dụng nhắc nhở, hoặc các phần mềm quản lý dự án… Điều này giúp quá trình theo dõi thuận tiện hơn, hỗ trợ nhắc nhở các deadline được hoàn thành đúng thời hạn đã đặt ra. Những công cụ này không chỉ giúp bạn tổ chức công việc mà còn cung cấp cái nhìn tổng quan về tiến độ và các mục tiêu cần đạt được.
>>>> Xem thêm: Phương pháp để làm chủ thời gian hiệu quả nhất
Lợi ích của việc thiết lập deadline khoa học
Ngoài ra, MGE là hệ thống mạng nội bộ giúp biến áp lực deadline thành động lực để đạt hiệu quả cao trong công việc. Với các công cụ cung cấp thông tin nhanh, chia sẻ thông tin liên tục và cải thiện truyền thông nội bộ, MGE tin chắc rằng, MGE sẽ giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn, xây dựng văn hóa doanh nghiệp tích cực, hỗ trợ họ vượt qua áp lực và quản lý thời gian tốt hơn.
Kết luận
Cách quản lý thời gian hiệu quả là chìa khóa để bạn thành công hơn. Không chỉ giúp bạn hoàn thành công việc đúng hạn, nó còn giúp bạn giảm căng thẳng, tăng cường kỷ luật bản thân và đạt được hiệu suất làm việc cao hơn. Bằng cách loại bỏ thói quen trì hoãn, tập trung vào việc hoàn thành công việc thay vì theo đuổi sự hoàn hảo tuyệt đối, và tự đặt ra các mốc thời gian cụ thể, bạn sẽ nhanh chóng kiểm soát được thời gian và đạt được nhiều thành quả hơn.
>>>> Xem thêm: Phương pháp để đánh bay trì hoãn một cách hiệu quả
