Xây dựng phương pháp quản lý thời gian hiệu quả với 3 quy tắc quan trọng

Quản lý thời gian tối ưu không chỉ là cách để hoàn thành công việc nhanh hơn, mà còn giúp nâng cao năng suất và giảm căng thẳng. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách sắp xếp thời gian một cách hợp lý để đạt được hiệu quả tối đa. Nếu bạn thường xuyên cảm thấy quá tải và không đủ thời gian để hoàn thành mọi thứ, có thể bạn chưa áp dụng chưa đúng phương pháp. Cùng MGE tìm hiểu về tư duy và ba quy tắc quan trọng để xây dựng phương pháp quản lý thời gian phù hợp với mỗi cá nhân trong bài viết dưới đây.

1. Tư duy tối giản trong quản lý thời gian

Nhiều người thường nghĩ rằng làm nhiều việc cùng lúc sẽ giúp hoàn thành công việc nhanh hơn, nhưng thực tế, điều này chỉ khiến hiệu suất giảm sút và gây ra căng thẳng. Tư duy tối giản trong quản lý thời gian không phải là làm ít đi, mà là tập trung vào những gì thực sự quan trọng, loại bỏ sự phân tán để tối ưu hiệu quả làm việc.

• Xác định nhiệm vụ cốt lõi: Dành thời gian cho những công việc mang lại giá trị cao nhất, thay vì dàn trải sức lực vào những việc không quan trọng.
• Loại bỏ hoặc ủy thác công việc không cần thiết: Mạnh dạn từ bỏ những nhiệm vụ không quan trọng hoặc giao phó chúng cho người phù hợp.
• Duy trì năng lượng và sự tập trung: Chỉ tập trung vào những công việc quan trọng sẽ giúp hiệu quả hơn, tránh được tình trạng kiệt sức do ôm đồm quá nhiều.

2. Ba quy tắc quan trọng trong quản lý thời gian

Áp dụng ba quy tắc này sẽ giúp kiểm soát tốt hơn quỹ thời gian của mỗi người, nâng cao hiệu suất làm việc và đạt được sự cân bằng trong cuộc sống:

2.1. Quy luật 80/20 (Pareto Principle)

Quy luật 80/20, hay còn gọi là nguyên tắc Pareto, chỉ ra rằng 80% kết quả đến từ 20% công việc quan trọng nhất. Nên tập trung vào những công việc mang lại giá trị cao nhất thay vì dàn trải đều thời gian cho tất cả các nhiệm vụ. Nếu biết cách xác định đâu là 20% nhiệm vụ cốt lõi sẽ giúp tối ưu hóa hiệu suất làm việc một cách đáng kể.

Cách ứng dụng quy luật 80/20:

• Xác định 20% công việc quan trọng nhất và ưu tiên thực hiện trước để tạo ra tác động lớn nhất.
• Loại bỏ hoặc tối giản 80% công việc còn lại nếu chúng không đóng góp đáng kể vào mục tiêu chính.
• Thường xuyên đánh giá và điều chỉnh để đảm bảo thời gian được phân bổ hợp lý và tập trung vào những gì thực sự hiệu quả.

2.2. Thuyết Bốn lò lửa

Thuyết Bốn lò lửa là một phép ẩn dụ về bốn khía cạnh quan trọng trong cuộc sống: công việc, gia đình, bạn bè và sức khỏe. Để đạt hiệu suất tối ưu cần phải cân bằng giữa các lĩnh vực này, nhưng thực tế, không phải lúc nào cũng có thể duy trì tất cả ở mức cao cùng một lúc.

Điều quan trọng là xác định đâu là “lò lửa” cần được ưu tiên trong từng thời điểm, đồng thời đảm bảo rằng không có yếu tố nào bị bỏ quên hoàn toàn. Biết cách điều chỉnh và phân bổ thời gian hợp lý cho từng lĩnh vực sẽ giúp duy trì sự ổn định và phát triển bền vững trong cả công việc lẫn cuộc sống cá nhân.

2.3. Luật Parkinson

Luật Parkinson chỉ ra rằng công việc có xu hướng kéo dài theo thời gian. Nếu có một ngày để hoàn thành một nhiệm vụ thì rất có thể nhiều người sẽ mất cả ngày đó để làm. Nhưng nếu chỉ có hai giờ, mọi người sẽ tìm cách hoàn thành công việc đó trong hai giờ. Điều này cho thấy phương pháp quản lý thời gian đặt ra giới hạn rõ ràng sẽ giúp làm việc nhanh và hiệu quả hơn.

Để áp dụng luật Parkinson một cách hiệu quả, cần thiết lập các deadline ngắn hơn cho từng nhiệm vụ nhằm tạo động lực và áp lực tích cực để hoàn thành công việc đúng hạn. Việc giới hạn thời gian như vậy giúp tránh trì hoãn, duy trì sự tập trung và hoàn thành công việc nhanh hơn mà không bị kéo dài không cần thiết.
>>> Xem thêm: Làm thế nào để quản lý thời gian tốt hơn: khám phá 10 cách cải thiện năng suất

3. Xây dựng phương pháp quản lý thời gian phù hợp cho từng cá nhân

Khi đã có được tư duy đúng đắn và hiểu được những quy tắc quan trọng, bước tiếp theo là xây dựng phương pháp quản lý thời gian phù hợp với thời gian biểu của mỗi người. Mỗi cá nhân sẽ có lịch trình công việc và cuộc sống khác nhau, tuy nhiên có thể tham khảo một số mẹo sau đây:

3.1. Xác định mục tiêu rõ ràng

Mục tiêu rõ ràng là yếu tố cốt lõi giúp định hướng công việc và sử dụng thời gian hiệu quả. Khi không có mục tiêu cụ thể sẽ dễ rơi vào trạng thái làm việc không có kế hoạch, mất nhiều thời gian cho những nhiệm vụ không quan trọng.

Có thể áp dụng nguyên tắc SMART để thiết lập mục tiêu một cách khoa học. Khi biết rõ cần làm gì sẽ dễ dàng sắp xếp công việc hợp lý, hãy tập trung vào những nhiệm vụ mang lại giá trị cao và tránh lãng phí thời gian vào những việc không cần thiết.

3.2. Sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc

Không phải tất cả công việc đều quan trọng như nhau. Nếu không biết cách ưu tiên, nhiều người sẽ bị cuốn vào những nhiệm vụ không thực sự cần thiết. Để làm việc hiệu quả, hãy phân loại công việc theo mức độ ưu tiên.

• Nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp: Cần được xử lý ngay lập tức để tránh ảnh hưởng đến tiến độ chung.
• Nhiệm vụ quan trọng nhưng không khẩn cấp: Có thể lên kế hoạch thực hiện vào thời gian phù hợp.
• Nhiệm vụ khẩn cấp nhưng không quan trọng: Có thể ủy thác cho người khác để tiết kiệm thời gian.
• Nhiệm vụ không quan trọng và không khẩn cấp: Nên được loại bỏ hoặc làm sau cùng.

3.3. Đặt thời gian giới hạn cho từng nhiệm vụ

Việc giới hạn thời gian cho từng công việc không chỉ giúp tập trung hơn vào công việc mà còn ngăn chặn tình trạng trì hoãn. Khi không có thời gian cụ thể, nhiều người dễ rơi vào tâm lý làm việc kéo dài, dẫn đến giảm hiệu suất.

Bên cạnh đó, không nên dành quá nhiều thời gian cho những việc nhỏ nhặt mà không mang lại giá trị cao. Khi rèn luyện thói quen làm việc trong thời gian giới hạn sẽ nâng cao khả năng tập trung và hoàn thành công việc nhanh hơn.

3.4. Lựa chọn khung giờ vàng để làm việc hiệu quả

Mỗi người đều có những thời điểm trong ngày khi mức độ tập trung và năng suất làm việc đạt đỉnh. Đây được gọi là “khung giờ vàng” – thời gian lý tưởng để thực hiện các nhiệm vụ quan trọng và đòi hỏi sự sáng tạo.

Thay vì dàn trải công việc ngẫu nhiên trong ngày, nên xác định khoảng thời gian làm việc hiệu quả nhất và tận dụng nó cho những nhiệm vụ quan trọng. Cách tối ưu hóa “khung giờ vàng” sẽ giúp hoàn thành công việc nhanh hơn và đạt được kết quả tốt hơn mà không cần phải làm việc quá nhiều.

3.5. Dành thời gian nghỉ giải lao hợp lý

Nhiều người lầm tưởng rằng làm việc liên tục sẽ giúp hoàn thành nhiều việc hơn, nhưng thực tế, điều này có thể dẫn đến kiệt sức và giảm hiệu suất. Nghỉ ngơi hợp lý không chỉ giúp tái tạo năng lượng mà còn giúp duy trì sự tập trung trong suốt cả ngày.

Một số hoạt động thư giãn đơn giản như đi dạo ngắn, thiền, hít thở sâu hoặc thưởng thức một tách cà phê có thể giúp lấy lại tinh thần và làm việc hiệu quả hơn. Việc nghỉ giải lao đúng lúc sẽ giúp não bộ phục hồi và cải thiện khả năng tư duy và nâng cao hiệu suất làm việc.

3.6. Tổ chức công việc khoa học là phương pháp quản lý thời gian hiệu quả

Một trong những yếu tố quan trọng giúp quản lý thời gian hiệu quả là tổ chức công việc một cách khoa học. Việc lên kế hoạch từ trước sẽ tránh tình trạng lộn xộn và làm việc thiếu định hướng. Hãy sử dụng lịch làm việc để thiết lập kế hoạch dài hạn, ghi chú thời hạn hoàn thành các dự án quan trọng và sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên.

Khi có một kế hoạch rõ ràng, bạn sẽ biết chính xác mình cần làm gì mỗi ngày và không bị mất thời gian vào những việc không cần thiết. Một hệ thống quản lý công việc hiệu quả sẽ giúp tối ưu thời gian và giảm căng thẳng trong quá trình làm việc.

3.7. Loại bỏ các hoạt động không cần thiết

Một trong những nguyên nhân khiến nhiều người cảm thấy quá tải là họ dành quá nhiều thời gian cho những hoạt động không mang lại giá trị thực sự. Để quản lý thời gian hiệu quả, cần học cách nói “không” với những nhiệm vụ không quan trọng và tập trung vào những công việc có ý nghĩa nhất. Sẽ có nhiều không gian hơn để tập trung vào những điều thực sự quan trọng khi kiểm soát được cách sử dụng thời gian.

3.8. Lên kế hoạch công việc hàng ngày

Một ngày làm việc hiệu quả luôn bắt đầu bằng một kế hoạch rõ ràng. Hãy tạo thói quen viết danh sách công việc (to-do list) vào cuối ngày hôm trước để buổi sáng hôm sau có thể bắt tay vào làm việc ngay mà không bị lúng túng.

Việc này giúp kiểm soát tốt hơn tiến độ công việc và tránh bỏ sót những nhiệm vụ quan trọng. Ngoài ra, điều chỉnh kế hoạch vào mỗi sáng cũng giúp tăng khả năng linh hoạt khi có những thay đổi bất ngờ. Lên kế hoạch một cách chủ động không chỉ giúp hoàn thành công việc đúng hạn mà còn giảm thiểu căng thẳng trong quá trình làm việc.

MGE – Nền tảng quản lý nội bộ cho doanh nghiệp

Việc tiếp cận nhanh chóng với thông tin, tài liệu và công cụ hỗ trợ là yếu tố quan trọng giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất. MGE là hệ thống mạng nội bộ doanh nghiệp, không chỉ cung cấp một nền tảng quản lý thông tin chặt chẽ mà còn hỗ trợ đào tạo, truyền thông nội bộ và xây dựng văn hóa doanh nghiệp một cách hiệu quả.

Nhờ khả năng tập trung tài liệu quan trọng, tổ chức công việc khoa học và kết nối nhân viên trong cùng một hệ thống, MGE giúp giảm thiểu thời gian tìm kiếm thông tin, tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao sự phối hợp giữa các bộ phận. Khi mọi thông tin cần thiết đều có sẵn trên một nền tảng duy nhất, nhân viên có thể dễ dàng áp dụng các phương pháp quản lý thời gian, từ sắp xếp ưu tiên công việc đến tối đa hóa hiệu suất cá nhân và đội nhóm.

Kết luận

Nền tảng MGE giúp doanh nghiệp quản lý nội bộ doanh nghiệp

Quản lý thời gian không chỉ là kỹ năng giúp hoàn thành công việc đúng hạn mà còn là chìa khóa để nâng cao hiệu suất, giảm căng thẳng và cân bằng cuộc sống. Bằng cách áp dụng tư duy tối giản, ba quy tắc quan trọng – quy luật 80/20, thuyết Bốn lò lửa, luật Parkinson – và xây dựng phương pháp làm việc phù hợp, bạn có thể kiểm soát quỹ thời gian của mình một cách chủ động và hiệu quả hơn.

Khi thời gian được sử dụng thông minh, không chỉ công việc trở nên thuận lợi mà bạn còn có thêm cơ hội để phát triển bản thân và tận hưởng cuộc sống. Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm một phương pháp quản lý thời gian hiệu quả, đăng ký MGE để trải nghiệm demo hệ thống và khám phá cách vận hành tổ chức tối ưu hơn!

>>> Xem thêm: Chinh phục deadline dễ dàng với phương pháp quản lý thời gian M.I.T