Trước sự bùng nổ của mô hình hybrid working trong thời đại công nghệ ngày nay, các doanh nghiệp đang đối mặt với một thách thức đầy tiềm năng và cơ hội. Việc kết hợp giữa làm việc từ xa và làm việc tại văn phòng đã mở ra không chỉ là một phương thức làm việc mới mà còn là một chiến lược thu hút và giữ chân nhân tài. Tuy nhiên, để thành công trong việc triển khai mô hình này, các tổ chức cần phải cân nhắc và thực hiện một số lưu ý quan trọng.
Mô hình hybrid working đang được nhiều doanh nghiệp áp dụng
1. Xây dựng chiến lược phát triển mô hình hybrid working
Mục tiêu ngắn hạn giúp doanh nghiệp có thể kiểm soát và điều chỉnh kế hoạch một cách linh hoạt và kịp thời. Đầu tiên, doanh nghiệp cần lập kế hoạch ngắn hạn với các mục tiêu cụ thể để triển khai mô hình làm việc kết hợp. Các mục tiêu này có thể là việc duy trì sự liên tục của công việc, đảm bảo hiệu suất làm việc của nhân viên và cung cấp các công cụ hỗ trợ cần thiết.
Việc đảm bảo an toàn cho nhân viên là điều tối quan trọng. Doanh nghiệp cần cung cấp các biện pháp bảo vệ dữ liệu và thiết lập các quy trình làm việc rõ ràng, minh bạch. Điều này không chỉ giúp bảo vệ thông tin mà còn tạo ra môi trường làm việc an toàn về mặt vật lý cho nhân viên. Thông báo rõ ràng và kịp thời về các chính sách và yêu cầu của công ty sẽ giúp nhân viên hiểu và tuân thủ, giảm thiểu rủi ro và sự cố không mong muốn.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần xây dựng một chiến lược dài hạn để hỗ trợ và phát triển mô hình hybrid working. Chiến lược này bao gồm việc liên tục cải tiến các quy trình làm việc, đầu tư vào công nghệ và công cụ hỗ trợ, và duy trì sự gắn kết của đội ngũ nhân viên. Với một kế hoạch dài hạn, doanh nghiệp có thể tạo ra một môi trường làm việc kết hợp hiệu quả và bền vững, đáp ứng được nhu cầu và mong đợi của nhân viên và khách hàng.
Doanh nghiệp nên trang bị công cụ hỗ trợ để duy trì sự gắn kết của nhân viên
2. Các chính sách quản lý cần thiết
Khi doanh nghiệp áp dụng mô hình hybrid working, việc điều chỉnh các quy định và chính sách quản lý hiện có là cần thiết để đảm bảo sự phù hợp với tình hình mới. Điều này bao gồm việc thay đổi quy định về giờ làm việc, nơi làm việc, và các quyền lợi của nhân viên.
Ví dụ: Doanh nghiệp có thể cần linh hoạt hơn về giờ làm việc để phù hợp với các nhân viên làm việc từ xa hoặc tại văn phòng. Đồng thời, cần thiết lập các quy định rõ ràng về nơi làm việc, bao gồm các điều kiện làm việc từ xa và các yêu cầu an toàn khi làm việc tại nhà.
Doanh nghiệp cần thiết lập các tiêu chí đánh giá mới để đảm bảo công bằng và hiệu quả trong việc đánh giá hiệu suất của nhân viên. Các tiêu chí này nên phản ánh đúng bản chất của công việc kết hợp, tập trung vào kết quả công việc hơn là số giờ làm việc. Điều này giúp đảm bảo rằng nhân viên được đánh giá dựa trên năng lực và kết quả công việc thực tế, thay vì dựa trên sự hiện diện vật lý tại văn phòng.
Ngoài ra, cần xác định rõ ràng vai trò và trách nhiệm của từng nhân viên trong mô hình hybrid working. Bao gồm việc định rõ các nhiệm vụ cụ thể, thời gian hoàn thành, và cách thức báo cáo kết quả công việc. Khi mỗi nhân viên hiểu rõ trách nhiệm của mình, họ sẽ có khả năng tự giác và chủ động trong công việc, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc và sự hài lòng trong công việc.
>> Xem thêm: Thách thức của quản lý nguồn nhân lực làm việc từ xa
Việc điều chỉnh chính sách và quy định không chỉ giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả trong mô hình làm việc kết hợp mà còn tạo ra một môi trường làm việc công bằng, minh bạch và đáng tin cậy cho tất cả nhân viên. Qua đó, nâng cao hiệu suất làm việc và tăng cường sự gắn kết, hài lòng của nhân viên đối với doanh nghiệp.
3. Cần đảm bảo các quy định pháp lý
Trong quá trình triển khai mô hình hybrid working, việc hợp pháp hóa và tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành là rất quan trọng. Doanh nghiệp cần xác định rõ các điều khoản hợp đồng lao động và đảm bảo rằng các quyền lợi của nhân viên được bảo vệ khi họ làm việc từ xa. Điều này bao gồm việc cập nhật và điều chỉnh các điều khoản hợp đồng để phản ánh các thay đổi về hình thức làm việc, đồng thời đảm bảo rằng các quyền lợi về lương, bảo hiểm và phúc lợi khác được duy trì đầy đủ cho nhân viên dù họ làm việc tại nhà hay tại văn phòng.
Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng các quy định pháp lý liên quan đến lao động, bảo hiểm xã hội và các phúc lợi khác được áp dụng một cách công bằng và hợp lý cho tất cả nhân viên, bất kể họ làm việc ở đâu. Điều này đòi hỏi sự kiểm tra và cập nhật thường xuyên các quy định nội bộ để đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi nhất cho nhân viên.
Yếu tố pháp lý tạo ra môi trường làm việc công bằng và hấp dẫn
Ngoài ra, việc bảo đảm quyền lợi và phúc lợi cho nhân viên là yếu tố quan trọng để duy trì sự hài lòng và động lực làm việc. Doanh nghiệp cần cam kết đầy đủ các quyền lợi này, không để hình thức làm việc kết hợp trở thành lý do để giảm đi bất kỳ quyền lợi nào của nhân viên. Điều này không chỉ giúp duy trì sự gắn kết của nhân viên với doanh nghiệp mà còn tạo ra môi trường làm việc công bằng và hấp dẫn, thu hút và giữ chân nhân tài.
Như vậy, doanh nghiệp cần chú trọng đến yếu tố pháp lý để mô hình hybrid working có thể phát triển bền vững và mang lại lợi ích tối đa cho cả doanh nghiệp và nhân viên.
4. Giao tiếp và truyền thông hiệu quả
Giao tiếp hiệu quả là yếu tố then chốt trong mô hình hybrid working. Doanh nghiệp cần triển khai các phương thức giao tiếp hiệu quả để đảm bảo thông tin được truyền tải kịp thời và chính xác. Sử dụng các công cụ họp trực tuyến như Zoom, Microsoft Teams, email, và các nền tảng chat như Slack hoặc Skype giúp nhân viên dễ dàng trao đổi và nắm bắt thông tin cần thiết.
Để duy trì sự kết nối và gắn kết giữa các nhân viên, doanh nghiệp cần tạo cơ hội cho các buổi gặp mặt trực tiếp. Mặc dù phần lớn công việc có thể được thực hiện từ xa, nhưng các hoạt động gặp mặt định kỳ, team building hoặc các sự kiện ngoại khóa vẫn rất cần thiết. Những hoạt động này không chỉ giúp tăng cường sự gắn kết giữa các nhân viên mà còn xây dựng và duy trì văn hóa doanh nghiệp mạnh mẽ. Các buổi họp mặt định kỳ có thể được tổ chức hàng tháng hoặc hàng quý để nhân viên có cơ hội trao đổi, chia sẻ kinh nghiệm và tăng cường mối quan hệ làm việc.
Giao tiếp tốt mang lại hiệu quả công việc cao
5. Công nghệ và thiết bị hỗ trợ
Để hỗ trợ mô hình hybrid working, doanh nghiệp cần đầu tư vào các công nghệ và thiết bị hiện đại, đảm bảo tất cả nhân viên có kết nối internet ổn định và các thiết bị cần thiết để làm việc hiệu quả. Điều này bao gồm việc cung cấp máy tính xách tay, tai nghe chất lượng cao, và các phần mềm làm việc trực tuyến như bộ công cụ Microsoft Office 365 hay Google Workspace. Kết nối internet ổn định là yếu tố quan trọng để đảm bảo nhân viên có thể tham gia các cuộc họp trực tuyến, gửi và nhận email, cũng như truy cập các tài liệu công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả.
An ninh mạng là một vấn đề quan trọng khi làm việc từ xa. Doanh nghiệp cần cung cấp các giải pháp bảo mật dữ liệu như VPN, phần mềm chống virus, và các biện pháp bảo vệ khác để đảm bảo an toàn cho hệ thống thông tin. Nhân viên cần được đào tạo về nhận thức an ninh mạng và cách bảo vệ dữ liệu cá nhân cũng như dữ liệu công ty. Việc thiết lập các chính sách bảo mật nghiêm ngặt và thường xuyên kiểm tra, cập nhật hệ thống bảo mật giúp ngăn chặn các mối đe dọa từ bên ngoài và đảm bảo tính bảo mật của thông tin doanh nghiệp.
Hệ thống chia sẻ văn hoá công ty của MGE sẽ cung cấp kiến thức về môi trường doanh nghiệp cũng rất quan trọng góp phần nâng cao năng lực và hiệu quả hoạt động, giúp đội ngũ nhân viên dễ dàng xây dựng và duy trì văn hóa học tập và chia sẻ kiến thức hiệu quả trong tổ chức; từ đó thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
>> Xem thêm: Cách xây dựng văn hóa học tập từ xa cho nhân viên
Công nghệ hỗ trợ là yếu tố then chốt cho mô hình hybrid working
Kết luận
Mô hình hybrid working không chỉ đơn thuần là một xu hướng nhất thời, mà là một bước tiến tất yếu trong cách chúng ta làm việc. Nó mở ra cơ hội to lớn cho doanh nghiệp để thu hút và giữ chân nhân tài, tăng cường sự hài lòng và gắn kết của nhân viên, đồng thời tối ưu hóa chi phí vận hành. Tuy nhiên, để khai thác hết tiềm năng của mô hình này, doanh nghiệp cần phải chủ động đối mặt và giải quyết những thách thức đặt ra. Bằng cách kết hợp hài hòa giữa làm việc từ xa và làm việc tại văn phòng, doanh nghiệp có thể tạo ra một môi trường làm việc linh hoạt, sáng tạo và hiệu quả, đáp ứng tốt hơn nhu cầu của cả nhân viên và tổ chức. Hãy theo dõi MGE để cập nhật thêm những bài viết hay nhé!
